Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat MINOR Rendszerház Rt – MultiWorX dokumentumkezelés Előadók: Szőts Antal – Fejlesztési Igazgató, Molnár András – Projektvezető (e-önkormányzati megoldások)

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Ügyfél igények „Papírhegyek, nem fér már el a sok dosszié!”, „Minden le van fűzve a mappában?” „Melyik dossziéban van?”, „Melyik a jelenleg érvényes verzió?”, „Látta már az illetékes?” „Melyik ajánlatban volt az X szolgáltatás?” „A most érkezett dokumentum még ahhoz a beadvány/ügy/ügyfél/projekt/programhoz tartozik, vagy már egy másikhoz?” „Foglalkozik valaki ezzel a dokumentummal? Ki?” „Mindenki jóváhagyta a szerződést?” „Melyek a jövőre lejáró szerződéseink?” „Most gépeljem be újra?” „Biztos, hogy ezt Ő írta?” „Most Te is átírtad? Én is!”

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat EDM (Electronic Document Management) értelmezések Eszközközpontú szemlélet - dokumentum bevitel és feldolgozás – hardware szállítók –Rögzítés (scannerek, fax szerverek, ) –Transzformálás (Képjavítás, Osztályozás, Információ kinyerés (imaging, OCR, ICR), Validálás) –Továbbítás (ERP, CRM, CMS, Portal) –Visszakereshetőség (Vonal-kód) Csoportmunka, Tudásmenedzsment (KM) –Szervezeten belül keletkező anyagok (Indexálás, teljes-szöveges kereshetőség, verzió kezelés, közös használat, elektronikus hitelesítés, workflow támogatás, szöveges konferencia (whiteboarding), változás értesítés (előfizetés), jogosultságkezelés, időzítés menedzsment stb.) Szervezeti funkcionális, adminisztratív alrendszerek –Iktató rendszerek (szerződéstár, érkeztetés, iktató szám/ könyv, postázás, stb)

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Menedzsment irányzatok – IT rendszerek Menedzsment divatok Vezetési Rendszerek Korlátozott Racionalitás Stratégiai Menedzsment Folyamat Menedzsment Tudás- menedzsment AlkalmazásokTermelés Tervezési Rendszerek Döntéstámogató rendszerek Szervezetközi rendszerek Folyamatvezérlő eszközök Szakértői rendszerek MIS típusú vezetői információs rendszerek Korai Mesterséges intelligencia alkalmazások Workflow és groupware Szoftverrobotok Internet és EDIVállalati intranetek IT szerepe„támogatás”„intelligens támogatás” „támogatja a stratégiát” „katalizátor”„alapfeltétel” ’60s‘70s’80s’90s’00s (Drótos György alapján)

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Iratkezelés törvényi háttere Vállalati szektor: –40/1998. (III.6.) Kormány rendelet és a 38/1998. (IX.4.) BM rendelet –Helyi Iratkezelési szabályzatok (ISO) Közigazgatási szektor: –KEIR projekt 2003 novemberében indult projekt célja: iratkezelés egységességéhez szükséges jogszabályok kidolgozása Szabványos informatikai eszközállomány beszerzését előkészítő előminősítő eljárások idolgozása A szabályozásról szóló kormány előterjesztés elkészítése –MOREQ A specifikáció az Elektronikus Iratok Kezelésére vonatkozó Modell Követelményeket (Model Requirements for the Management of Electronic Record (MoReq) fogalmazza meg.

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Bevezetési nehézségek Kompatibilitás – Meglévő rendszerek támogatása (Ügyviteli, Pénzügyi, CRM, IT támogató szoftverek) – Standard formátumok támogatása BMP, TIFF, HTML, XML, PDF Integráció alacsony szintje –Humán erőforrás alapú integráció jelenléte –Adatkonzisztencia hiánya, –üzleti folyamatok alkalmazásokba integráltan jelennek meg Könnyű adaptálhatóság –Szervezeti ellenállás, –workflow és docflow változás –Papír alapú dokumentumok racionalizálása

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat MultiWorX – A kezdetek 1999 – MultiWorx –Exchange 5.5 / Exchange 2000 (Web Storage System) Kevésbé struktúrált adattárolás (MS Office dokumentumok és különböző Web lapok) ADO 2.5,OLE DB adatelérés WSS Event model (Event agent Echange 5.5) DME (Document Management Extension) –Outlook (Outlook formok) Outlook Forms Designer –CDO Workflow for Exchange / Key Flow Script futtatás(Restricted / Privileged) Workflow designer for Exchange

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat MultiWorX NG – Az új generáció 2001 – MultiWorx NG –Exchange 2000 (Web Storage System) HTTP elérés, Natív XML támogatás –XML alapú dinamikus űrlapok ActiveX kontrollok (VB kliensek) ASP –Minor Workflow Engine Minor Workflow designer

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat MultiWorX.Net 2003 – MultiWorx.Net –MS SQL Server 2000 Struktúlát adattárolás, metainformációk, –MS Share Point Portal 2003 támogatás Teljes szöveges keresés –ASP.NET / C# ASP.NET C# Windows Forms –Minor Workflow Engine Minor Workflow designer –Fejlett jogosultságkezelés ADAM / MS AzMan (Authorization Manager) –MS CRM Integráció

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat MultiWorX – SPS 2003 Document workspace (task, links, shared dokumentumok) Dokumentum Library –Standard (verzió követés, check-in/check-out, jóváhagyás) –Backward-compatible – WSS alapú (jóváhagyás routing) – plusz szerep (Olvasó, Szerző, Koordinátor mellet megjelenik a – jóváhagyó) Soros vagy párhuzamos jóváhagyás

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat MultiWorX Dokumentumkezelési Infrastruktúra Üzleti modulok: Iktató modul Szerződéskezelő / generátor modul HelpDesk modul Önkormányzati ügyviteli modul Folyamatkezelő modul Termék nyilvántartó modul

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat MultiWorX Referenciák MAGYAR EXPORT HITEL BIZTOSÍTÓ RT POLGÁRI NEMZETBIZTONSÁGI SZOLGÁLATOKAT IRÁNYXÍTÓ TÁRCA NÉLKÜLI MINISZTER HIVATALA Postabank és Takarékpénztár Rt Phoenix Mecano Rt. TRANSELEKTRO CSOPORT BUDAPEST AIRPORT RT. ANTENNA HUNGÁRIA RT AM-IT RT MAGYAR EXPORT HITEL BIZTOSÍTÓ RT Budapest Bank Rt

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Ügyfélszolgálati tevékenység támogatása (esettanulmány) Előadó: Molnár András (Minor Rt.)

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Tartalom Ügyfélszolgálat a közigazgatásban Ügyfélszolgálati információs rendszer SPS támogatással –Folyamattámogatás –Tudásbázis Eredmények, tapasztalatok Kérdés-válasz

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Ügyfélszolgálati tevékenység a közigazgatásban Elvárások, célok –Szolgáltatási színvonal emelése –Szakmai információs tudásbázis –Ügyfélszolgálati folyamatok támogatása –Gyakori kérdések nyilvántartása, kereshetőség –Ügyfél elégedettség növelése

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Rendszer átfogó képe

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Fontosabb funkciók Ügyfélszolgálati folyamatok támogatása –Ügyfélmegkeresések rögzítése, lekérdezése –Beadványok, speciális beadványok kezelése Tudásbázis –Hierarchikus tudásbázis –Információ megosztás –Gyors kereshetőség –Szellemi tőke kutathatósága Egyéb (törzskezelés, adminisztratív funkciók, riportok)

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Tudásbázis kiszolgálása Microsoft SharePoint Portal Server-el Keresés keresési sablonnal Szabadszöveges keresés Kulcsszavas keresés Keresés dokumentumokban Keresés külső elemekben Rugalmas, hierarchikus kialakítás

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Eredmények, tapasztalatok Hatékony ügyfélkapcsolat Magasabb szintű szolgáltatás Jobb kommunikáció Mérhető ügyfélszolgálat Dokumentáltság Szakmai tudásbázis, elektronikus dokumentumok, információk elérhetősége

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Köszönjük a figyelmüket! Szőts Antal Molnár András Minor Rendszerház Rt., 1033, Budapest Vörösvári Út