Min múlik a siker? Integrált projektmenedzsment támogató eszközök eredményes használatbavételének előfeltételei, sikertényezői és buktatói Előadó: Lipi Gábor, PMP partner, üzletágvezető SZINERGIA Projekt-, Működés- és Változásmenedzsment Kft.

Egy projektmenedzsment támogató eszköz használatbavétele nem informatikai probléma Témakörök: Projektorientált működés(fejlesztés) célterületei Projektmenedzsment kompetencia megteremtése „Projektbarát” szervezeti struktúra és működés projektekmódszeresség projekt- és portfóliószinten IT és infrastruktúrális háttér Az egészséges fejlesztési folyamat

Négy építő- és egy kötőelem Stabil és fenntartható projektorientált működéshez a négy terület harmonikus fejlesztése szükséges! A projektkultúra kialakulása a vezetői mintaadás következménye.

Projektmenedzsment kompetenciát nemcsak projektmenedzsereknek Projektrendszer kulcsszereplői: Projekt megbízók, szponzorok, felsővezetők Projektvezetők, projektmenedzserek Erőforrásgazdák Projekt tagok, közreműködők A sikeres projektekhez mindenkinek kell PM kompetencia, de eltérő jellegű!

Megbízók, szponzorok, felsővezetők Szükséges ismeretek: Projekt szemléletmód és módszeresség megismerése és megértése Stratégiai felügyeleti szerep, portfólió-menedzsment folyamatai Miben működjenek közre és mibe ne avatkozzanak be? Projekt szervezet illesztése a funkcionális szervezethez

Projektvezetők, projektmenedzserek Szükséges ismeretek: Projekt módszertan: definiálás, tervezés, szervezet és szervezés, kontroll, kommunikáció, stb. Vezetési ismeretek: teamépítés, csoportdinamika, moderáció, motiváció, konfliktuskezelés, kommunikáció, stb. Projekt tartalmi ismeretek Üzleti ismeretek

Erőforrásgazdák Szükséges ismeretek: Projekt módszertan: tervezés, delegálás, kontroll, értékelés Projektszervezet, szervezés és szervezeti illesztés Erőforrások kompetencia ismerete

Projekt tagok és közreműködők Szükséges ismeretek: Projekt módszertan: tervezés, jelentések, kontroll, értékelés Projektszervezet, szervezés és szervezeti illesztés különös figyelem a projekt mátrixban működésre Kommunikáció a projektben

Projektszervezetek, feladatok és hatáskörök, együttműködés tisztázása Projektszervezet felépítése: Stratégiai vezetés és felügyelet szintje (PIB, PFB, SC) Operatív projektvezetés szintje Projekt végrehajtás szintje Projekt SZMSZ. Célszerű sematizálni és sztenderdizálni a projekt szervezetet és szerepköröket!

Projektszervezet illesztése a funkcionális szervezethez Illesztési mód = erőforrásbiztosítás a projekthez: Funkcionális koordináció: projektfeladatok koordinálása funkcionális vezetőkkel Projekt mátrix (gyenge, kiegyensúlyozott, erős): részmunkaidős bevonás a projektmunkába a funkcionális területekről Tiszta projekt szervezeti forma: 100%-os delegálás a projektmunkára Vegyes megoldás: a három lehetőég kombinációja valósul meg

Projektrendszerhez és portfóliókezeléshez szükséges funkciók (1.) Portfólió-bizottság (felsővezetői funkció): átfedhet a projektek stratégiai vezetésével és a cég felsővezetésével projektek megalapítása, jóváhagyása felsőszintű erőforrásgazdálkodás projektek priorizálása stratégiai konfliktuskezelés projektek között projektek lezárása, felfüggesztése

Projektrendszerhez és portfóliókezeléshez szükséges funkciók (2.) Projektiroda (operatív funkció): Lehetséges pozicionálása: projekt szint, operatív koordinátori szint, PM pool, stratégiai vezetés (CPO - Chief Project Officer) Lehetséges projektiroda funkciók: Projekt adatbázisok kezelése projektleltár, portfólió nyilvántartás (alap és teljesítmény adatok) erőforrás nyilvántartás (statikus és dinamikus adatok) tapasztalatok nyilvántartása PM módszertani támogatás projekteknek PM módszertani támogatás a szervezetnek Módszertan és sztenderdek fejlesztése, karbantartása PM informatikai rendszer szervezeti gazdája PM képzés és kultúrafejlesztés Projektmenedzseri pool kezelése

Módszeresség a pojektek és a portfóliókezelés szintjén Sztenderd PM eszköztár és folyamat a projektekre: Kezdeményezés Definiálás, célok Zárás és értékelés Tervezés Végrehajtás

Tisztázott portfóliókezelési folyamatok Szervezeti környezet menedzselése Stratégiai tervezés Projekt portfólió menedzselése Projektek kezdeményezése Priorizálás és erőforrások allokálása Ösztönző teljesítménymérési és érdekeltségi rendszer kialakítása projekt sikerek elősegítése érdekében.

A rendszerbevezetés menete – nem lehet helyből a 3. emeletre ugrani! EPM rendszerbevezetés előfeltételei: legalább tapasztalati szinten legyenek projekt kompetenciák (módszertani és szervezeti) informatikai felhasználói (Office, e-mail, WEB) kultúra szintje műszaki feltételek

A célszerű lépéssorozat = evolúciós rendszerfejlesztés Lépések (nemcsak tartalmi, hanem szervezetfejlesztési folyamat is!): Helyzetfeltárás, PM érettség szintje, kompetenciák, módszerek Alapozó projektmenedzsment képzések (felsővezetők!!!, projektvezetők, munkatársak) Szervezeti megoldások kialakítása (projektillesztés, projektiroda) Projekt módszertan kialakítása (folyamatok, eszközök, dokuk) Pilóta projekteken a módszertan kipróbálása, finomítása Célzott módszertani oktatások (a saját folyamatra, eszköztárra) Portfóliókezelés folyamatainak, szerepköreinek, funkcióinak kialakítása Rendszer stabilizálás, kiterjesztés, finomítás Integrált informatikai támogatás bevezetése (EPM) Folyamatos továbbfejlesztés, csiszolás

Tipikus buktatók… Túl nagyot nem lehet egyszerre lépni, projektorientált feladatkultúra kialakítása időigényes (evolúciós) folyamat. Csak az informatikai eszköz bevezetésétől várják a megoldást. Az IT terület „nyomja” csak a dolgot a felsővezetés megértése és valós támogatása nélkül – meg kell találni és mutatni az EPM üzleti értékét a döntéshozók számára. Rosszul pozícionálják a Projektiroda szerepét, helyét, funkcióit – folyamatos konfliktusokat okozva ezáltal. Rosszul illesztik a projektszervezetet, emiatt az erőforrás-gazdálkodás nem hatékony. Csak a projektmenedzserek kompetenciáit fejlesztik, a felsővezetők és a munkatársak nem értik a projektműködés lényegét. Nem tesznek ösztönző rendszert a projekorientált működés mögé. Túlzott önbizalom, a feladat lebecsülése.

Köszönöm a figyelmet! Lipi Gábor, PMP Elérhetőségeim: Lipi.Gabor@szinergia.hu Tel: 06-30-4133-937