Microsoft Project 2010 bevezetési esettanulmány Projektportfólió-menedzsment az MVM Csoportban Balázs István – MVM Zrt. 2013.10.17. Bemutatkozás MVM MVM Társaságcsoport 58 társaságból áll (PART, Partner, MAVIR), évi Y beruházási volumen Árbevétel: 767 Mrd Állomány: 7800 Projektportfólió-menedzsment kompetencia kiépítése

Tematika 1 2 3 4 Portfóliómenedzsment kompetencia kiépítése Működés PPM eszköz bevezetése 4 Tapasztalatok

Portfóliómenedzsment kompetencia kiépítése Előzmények A megváltozott piaci események, valamint az MVM stratégiai programjainak finanszírozási igénye miatt a szabadon felhasználható fejlesztési forráskeret csökkent, a fejlesztési források elosztására kiemelt hangsúlyt kellett helyezni. Finanszírozási lehetőségek és kihívások: A gazdasági környezet miatt szűkülő források Jelentős tőkeigényű fejlesztések finanszírozási igényei Átalakított, egységes csoport irányítási struktúra Nem egy általános vállalatirányítási funkció. Mi tette szükségessé a portfóliómenedzsment bevezetését? Egységes üzletpolitikai koncepció a társaságcsoportban.ás Csoportszinten egységes döntési rendszer vált szükségessé a fejlesztési források optimális felhasználása érdekében.

Portfóliómenedzsment kompetencia kiépítése Előzmények „Jó projekteket indítani!” Portfóliómenedzsment Felsővezetői elvárások „Jót és jól!” Egykapus forrásallokációs és döntési mechanizmus az indítandó beruházások kiválasztására Stratégiai hozzájárulás követhetősége Csoportszintű projekt koordináció a projektek teljes életciklusában Nyomonkövetés és beavatkozási lehetőség az MVM Zrt. felsővezetés számára a források racionális felhasználása érdekében Kiemelt projektek támogatása Kiinduló állapot Projektmenedzsment Projektmenedzsment Üzleti potenciál azonosítási képesség „Projekteket jól vezetni!” Stabil gyakorlat – Nem terjedelem Üzleti potenciál megvalósítási képesség

Portfóliómenedzsment kompetencia kiépítése Projekt szakaszai Az eszköz bevezetését megelőzte a folyamati / szabályzati környezet kialakítása. Portfóliómenedzsment kompetencia kiépítésének kezdete Folyamati élesindulás PPM eszköz élesindulás Körkapcsolás 2011 2012 2013 2014 Kezde-ményezés Folyamat / szervezet kialakítása Támogató eszközök bevezetése Portfóliótudatosság fejlesztése Finomhangolás BPO kialakítása projekt (Expertive / AAM) Módszertani támogatás Szervezet felépítése Szabályzati keretek megteremtése Integráció a Csoport működésébe MS Project 2010 (PPM) SAP PS PPM – SAP integráció Hangsúlyos változáskezelés: HÍD projekt Folyamat, működés folyamatos finomhangolása Fókuszterületek erősítése Szabályzati felülvizsgálat

Értékelés, priorizálás, projektindítás Működés Folyamat A folyamat-ciklus összehangolja a finanszírozási, kontrolling és projekt előrehaladás követésével kapcsolatos információkat, ezek együttesen befolyásolják egy projekt indításának esélyeit. Finanszírozási keretek alapján források top-down allokálása, igények bottom up tervezése Igények besorolása, további értékelési feladatok meghatározása, ütemezése Tervezés Kategorizálás Kitűzött célok, költségvetés, stb. teljesülésének értékelése projekt záráskor és a haszon realizáció időszakában Zárás és visszamérés Igények értékelése, rangsorolása, döntés projekt jóváhagyásról/elutasításról Értékelés, priorizálás, projektindítás Projektek és programok nyomonkövetése a tervezett célok függvényében. Monitoring

Működés Alportfóliók A csoportszintű projektportfólióban minden alportfóliónak saját gazdája van, definiált hatáskörökkel és szabadságfokkal. Csoportszintű koordinátor (BPO) Területi koordinátor Társasági koordinátor Projektvezető Irányítási terület alportfólió 1 Társasági alportfólió 1 Programok Projektek Programok Projektek Programok Projektek Projektek Társasági alportfólió 2 Programok Projektek Programok Projektek Programok Projektek Projektek MVM Csoport fejlesztési portfólió Társasági alportfólió 3 Programok Programok Projektek Projektek Programok Projektek Projektek Irányítási terület alportfólió 2 Társasági alportfólió 4 Programok Projektek Programok Projektek Programok Projektek Projektek Társasági alportfólió n Programok Projektek Programok Projektek Programok Projektek Projektek

Működés Hol tartunk most? Az elmúlt másfél évben a portfóliómenedzsment a vállalatirányítás szerves részévé vált. Résztvevők A folyamati terjedelem a Csoport 22 társaságára terjed ki. Több, mint 300 ember érintett a folyamatokban, használja az eszközöket. Projektek 1200 projekt / igény szerepel a PPM nyilvántartásban. 600 párhuzamosan futó projekt. Kezelt beruházás volumen (2012): több 10 Mrd Ft / év. Döntéshozók Havonta ülésező felsővezetői fórum.

PPM eszköz bevezetése Üzleti elvárások Eszköz követelmények Eredmény 1 Egységes, naprakész projekt nyilvántartás 2 Transzparens értékelési és döntési folyamat leképezése 3 Költségvetési keretkezelés integrációja a beszerzéssel (SAP PS, SRM) 4 Elemzési képesség (kategorizálás) Támogassa az engedélyezési és igénykezelési folyamatokat Tegye lehetővé a portfólió meghatározott szempontok szerinti folyamatos értékelését, az értékelési szempontok változtathatóak legyenek. Támogassa a projektstátuszok elosztott, végrehajtói szintű bevitelét Rendszeres riportok automatikus és konfigurálható előállítását tegye lehetővé, ezzel támogassa a vezetői döntések előkészítését. 5 Priorizálás (projektek objektív összehasonlítása) 6 Portfólió riportok

PPM eszköz bevezetése Terjedelem Az elsősorban tervezést támogató dobozos funkciókat fejlesztetett komponensek egészítik ki. Dobozos Fejlesztés Project Server / Project Web Access Sharepoint Business Intelligence & Reporting SAP integráció Komplex workflow Űrlap funkcionalitások

PPM eszköz bevezetése Integráció A PPM rendszer integráltan működik a csoportszinten bevezetett SAP-val és a pénzügyi tervező rendszer TM1-el. PPM Integráció feladatai PPM-ben engedélyezett projektek és pénzügyi keretek SAP PS-be SAP-ban aktív keretfigyelés a beszerzésekre Pénzügyi tényadatok PPM-be vissza TM1 SAP PS / BW

Tapasztalatok Bevezetési tapasztalatok A portfóliómenedzsment folyamat működtetése és a PPM alkalmazás bevezetése során azonosított tapasztalatokat felhasználjuk a működés finomhangolására, továbbfejlesztésére. Mit csinálnánk máshogy? Miben fejlődhetne az alkalmazás? Folyamat hosszabb érlelése, gyakorlati használata az eszköz bevezetése előtt Még nagyobb hangsúly a változáskezelésen, a portfólió tudatosság fejlesztésén (pl. HID projekt) Egyszerűbb jobb Sebesség, válaszidő Workflow motor Hozzáférési jogosultságok egyszerűsítése Portfólió és projekt integráltságának további növelése

Köszönöm a figyelmet!

Tapasztalatok Merre tovább? Idő A legjobb projektek, pontos tervezéssel visszaméréssel 2016 2014 Fejlesztések visszamérése II. 2013 Megtérülés alapú döntések, fejlesztések visszamérése I. 2012 Központi döntés- előkészítés és kontroll Projekt-portfóliómenedzsment fejlettség