Beszámoló az Elektronikus levéltár Az Ön jövőjébe ruházunk be! Beszámoló az Elektronikus levéltár projektről EKOP-1.2.8-08-2008-0001 MLE Vándorgyűlés Dr. Kenyeres István Balatonfüred, 2011. június 21.

Az előadás tárgya Az Elektronikus levéltár projekt főbb mérföldkövei (2007. október – 2011. június) Az Elektronikus levéltár projekt célja A most lezárult e-levéltári közbeszerzés eredményeként létrejövő rendszer bemutatása

Főbb hátralévő mérföldkövek Főbb mérföldkövek Főbb hátralévő mérföldkövek Időpontok Megjegyzés 1 Kiemelt projektjavaslat benyújtása (MOL-BFL-Kopint Datorg) 2007.09.27 2 Kiemelt projekt javaslat elfogadása a Kormány által (1095/2007. (XII. 5.) Korm. Határozat) 2007.12.05 3. Pályázati felhívás megjelentetése 2008. 10.03. 4. Projektjavaslat benyújtása 2008. 11. 24, 5. Projekt megkezdése 2009.02.01. Saját felelősségre! 6. Támogatási Szerződés megkötése 2009.06.24 7 Minőségbiztosítási közbeszerzés indítása és lezárása 2009.07.-09. Nyertes ajánlattevő: KÜRT Zrt. 8. A projekt határidejének meghosszabbítása 2012.02.29-ig 2010.05. 9. Első generálszállítói közbeszerzés 2010. 01. – 08. Sikertelen eljárás! 10. Második generálszállítói közbeszerzés 2011. 02. – 06. Sikeres eljárás!!! 11. MOL és BFL gépterem tervezés, lebonyolítás 2011. 04-től Folyamatban 12. Szabályozási beszerzés (MOL) 2011. 05-től 3

A generálszállítói közbeszerzés keretében létrejövő rendszer Elektronikus levéltári technológiai központok (MOL, BFL) Definíció: A levéltárakban futó szoftverek és az azokhoz szükséges hardver elemek együttese. A levéltári technológiai központ együttműködik a Központi Archívum Szolgáltatási Rendszerrel (KR).

Elektronikus levéltári technológiai központok (MOL, BFL) fontosabb elemei Levéltári alkalmazói szoftver a hagyományos és elektronikus iratok együttes kezelésének, nyilvántartásának, feldolgozásának és kutathatóvá tételének támogatására. Archiváló Laboratórium. Feladata: a) az off-line (adathordozón történő) iratátvétel, b) a problémás elektronikus állományok szükséges vizsgálatának, ellenőrzésének, a javításoknak, és szükséges átalakításoknak a támogatása, c) standard archiválási eljárások kidolgozása. Digitalizáló eszközrendszer (A/0 szkenner, digitális kamera, hangdigitalizációs eszközrendszer, mikrofilmszkenner stb.) Az 1-3. feladatok ellátáshoz szükséges tárolókapacitás.

Központi rendszer (KR) fontosabb levéltári funkciói Elektronikus iratok és a hozzájuk kapcsolódó nyilvántartások, metaadatok on-line átvétele. Az e-iratok hosszú távú, katasztrófatűrő tárolása. E-levéltári folyamatok támogatása Publikus iratokhoz való hozzáférés biztosítása. „Referencia levéltár” kialakítása

A KR-ben kialakuló alapszolgáltatások 1) Elektronikus iratok katasztrófatűrő, hosszú távú tárolása, megőrzése az adatok sérthetetlenségének, integritásának a biztosítása a joghatás folytonosságát biztosító elemi szolgáltatás készlet az olvashatóság feltételeit biztosító elemi szolgáltatás készlet az archívumon belüli keresés támogatása a kért adatok megjelenítéséhez szükséges elemi szolgáltatás készlet 2) A felhasználók részére az internetes elérése biztosítása felhasználók személyazonosítása Ügyfélkapun keresztül a kikért iratok értesítési tárhelyen történő átadása ( Ügyfélkapu) szolgáltatók részére Hivatali kapun keresztüli rendszerkapcsolatok kialakítása

A KR e-irattári szolgáltatása Az e-irattárhoz szerződéssel csatlakozott köziratképző szerv irattárazott e-iratokat helyezhet el átmeneti tárolás céljából legfeljebb az irattári terv szerinti levéltárba adásig/selejtezésig terjedő időszak végéig. Az e-irattárban tárolt iratok feletti rendelkezési jog az iratképző szervnél marad. Az e-irattár legalapvetőbb szolgáltatása a tárolási funkció biztosítása. Kapcsolódás: az akkreditált és az interoperabilitási követelményeknek megfelelő iratkezelő rendszerek részére a nyílt és megfelelően dokumentált csatlakozási szabványok mentén.

Funkcionális vázlat

Szolgáltatások - Levéltárak számára A két levéltár úgy veszi igénybe a KR szolgáltatásait, mintha az egy saját eLevéltári rendszer lenne Saját tartalom Saját szakmai műveletek Saját információs rendszer alkalmazások és azok kapcsolódása a KR-hez (MOL és BFL) Web felületű Referencia levéltár Közös eszközkészlet

Csatlakozás további levéltárak részére Referencia levéltár A KR levéltári szolgáltatásrétege úgy kerül kialakításra, hogy az a többi közlevéltár (első körben a területi általános levéltárak) részére is publikussá tehető. Ezek elérésével, használatával a többi levéltár költséghatékonyan csatlakozhat a rendszerhez, képesek lesznek megfelelni a legalapvetőbb e-levéltári feladatok megoldására (átvétel és hosszú távú megőrzés). Megoldandó feladat az e-levéltár projekt lezárulta (2012.02.29.) után: a levéltárak csatlakoztatás a KR levéltári szolgáltatás-rétegéhez, a helyi technológiai központok létrehozása az e-iratok off-line átvételére, szakszerű feldolgozására, metaadatolására, a papíralapú és e-iratok egységes levéltári kezelésének megoldására

Levéltári szoftverek A) LNYR = Levéltári Nyilvántartó Rendszer Feladata: a 10/2002. NKÖM rend. szerinti nyilvántartások vezetése A papíralapú és elektronikus iratok egységes nyilvántartása A levéltári feldolgozómunkát a nemzetközi levéltári szabványok (pl. ISAD(G), EAD, ISAAR(CPF) stb.) alapján támogató rendszer kialakítása (pl. „egyedi, iratspecifikus, adatbázis-építés” támogatása, névterek kezelése stb.) A levéltári munkafolyamatokat támogatása (kutatótermi adminisztráció, elektronikus kikérés, raktár-logisztika, levéltári munkafolyamatok kezelése, restaurálási modul stb.) Összességében: egy új AIS (Archival Information System) kialakítása és összekapcsolása az elektronikus levéltári folyamatokat kezelő szoftverrel

LNYR változások Módosítás a feltételrendszerben: Egységes LNYR mindkét levéltár (MOL és BFL) részére Az LNYR-eket ASP (= Application Service Providing) szolgáltatás jelleggel a Központi Rendszer részeként kell kiajánlani a felhasználó levéltárak részére Előny: olcsóbb, egyszerűbb üzemeltetés, az üzemeltetési felelősség és költségek nem a levéltárakat terhelik!

Levéltári szoftverek B) OAIS-funkcionalitást megvalósító szoftverréteg Irat átvétel (Ingest) és annak előkészítése (Pre- Ingest) Hosszú távú megőrzés tervezése (Preservation Planning) Hosszú távú iratmegőrzés, tárolás megvalósítása (Archival Storage) Archív tárolási funkciók kezelése az ún. SIP és AIP egységekre (Archival Storage) Használat (Access) Feldolgozás és adatkezelés (Data Management)

A nyertes ajánlat

LNYR – AIS megoldás Scope Archiv (CH) Felhasználók: 70 levéltár, 8 országban (Ausztria, Albánia, Belgium, Hollandia, Luxemburg, Németország, Svájc, Szlovénia), 1000 felhasználó Nemzeti levéltárak: Svájc, Ausztria, Szlovénia, Luxemburg Nagyobb területi levéltárak: Németország: Baden-Würtemberg, Sachsen-Anhalt, Hamburg Svájc: 13 kanton levéltára Szlovénia: a 6 területi levéltár Jelentősebb városi levéltárak: Amszterdam, Drezda, Zürich

LNYR – AIS megoldás Két alternatíva: E-Archívum továbbfejlesztés Kész alkalmazás beszerzése Scope Archiv Idea AdLib ArchiNet Feladat:40 követelmény késztermékkel történő lefedése

Scope funkciók Klasszikus levéltári funkciók lefedése Törzskönyv – szabadon definiálható, hierarchikus levéltári leírási rendszer (levéltártól az ügyiratdarabig) Naplók Szervnyilvántartás - szervdosszié Kutatók, ügyfelek nyilvántartása Raktári jegyzékek – raktári egységek fizikai kezelése és összekapcsolása a logikai leírással (törzskönyv) Raktárkataszter Kutatói kérések (online is) menedzselése 10/2002. NKÖM követelmények mindegyikének (kb. 95%) megfelel, ill. kis fejlesztéssel megfeleltethető a többinek (mo-i specialitások) is

Scope funkciók Klasszikus levéltári funkciók támogatása: Levéltári workflow támogatás (iratátvételek, gyűjtőterületi, kutatói ügyek dokumentálása, fonddosszié adminisztrálása, vezetői feladatok kiadása, ellenőrzése stb.) Névtértámogatás Adatmigrációs eszközök tömeges adatbetöltése Strukturált adatok (xml, csv, xls stb.) Képek tömeges kezelése

Scope funkciók Online elérés: scopeQuery Áttekintés a levéltári iratanyagról (böngészés) Egyszerű és összetett keresés Névteres keresés támogatása Több nyelvű keresési felület Kutatói kérések leadása Reprográfiai megrendelések

Scope – funkcionális felépítés és modulok

Scope – leírás

Naplók (gyarapodás, fogyaték, átmeneti, kölcsönzési, letéti)

Query – szlovén területi levéltárak keresője http://www.siranet.si

Svájci levéltárak közös portálja (nem csak scope rendszerek)

OAIS komponens: DOXiS4 Referenciák: Bundesarchiv Deutschland (nem teljes körű OAIS funkcionalitás) Stuttgarti Városi Levéltár ugyanilyen implementáció van folyamatban a kölni, münsteri és drezdai városi levéltárakban, valamint a wesztfáliai mezőgazdász szövetség archívumában, a SEW-Eurodrive nemzetközi hajtóműgyártó vállalat 45 millió dokumentumos on-line archívumában, az alsószászországi egészségpénztári egyesületnél (KVN=Kassenärztliche Vereinigung Niedersachsen).

A központi archívum szolgáltatásrendszer technológiai alapja és vázlatos felépítése

A projekt az Európai Unió támogatásával, Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósul meg. Köszönöm figyelmüket!