A gyűjtemény rendezése A gyarapítás során felhalmozott állomány holt anyag marad rendezés és feltárás nélkül. A rendezés tevékenységei: a dokumentumok különböző szempontok szerinti csoportosítása a visszakereshetőséghez szükséges megkülönböztető jelrendszerek kidolgozása és alkalmazása a kialakított rend fenntartása a gyűjtemény védelem, állagmegóvás + biztonság az állománynak, mint könyvtári vagyonnak az ellenőrzése

A gyűjtemény rendezése Gyűjteményrészek kialakítása Gyűjtőkör: egységes, pontosan körülhatárolt gyűjteményt eredményez, de ez nem zárja ki a gyűjtemény részekre bontását (részgyűjtemények) Gyűjtemény: legnagyobb hányad, törzsgyűjtemény + kisebb részgyűjtemények / különgyűjtemények / állománytestek Az egységes állomány részekre való osztásának szempontjai lehet: dokumentumtípusok (tárolás, állagmegőrzés, bibl. leírás, katalógusszerkesztés, használat módja miatt pl. AV dok.) tematikus gyűjtemények, szakrészlegek ( egy témához minden dok. típ.) a dokumentum használata alapján prézens (gyakori használat, kis példányszám- segédkönyvtári apparátus, adatbázisok) és kölcsönzési gyűjtemény hagyatéki különgyűjtemények (gyűjtemény eredet, provienciája )

A gyűjtemény rendezése A könyvtári raktározás története A változások az információhordozó és a mennyiség függvénye régen: „fejben”, tartalmi csoportosítás tekercs, táblák, szekrény, pultok (láncos kódex), teremkönyvtár (Eger, Pécs, Zirc, Keszthely) A visszakeresést lehetővé tevő jelzet: helyhez kötött: M II 3 szakrendi (tematikus) mechanikus (pl. számsorrend, nagyság szerint) Jelzet = a könyv helyének tömör, jelszerű kifejezése Lehet: tiszta kevert

A gyűjtemény rendezése Raktározási rendszerek Mechanikus raktározás: sima numerus kurrens nagyságrendi elhelyezés (A123, B…) ugrószámos numerus currens: méretcsoporthoz rendel számtartományt Probléma: többkötetes művek 1157/1, 1157/2… időszaki kiadványok egyes címek valamennyi kötete egy jelzet Előnyei: teljes helykihasználás, nincs szükség átrendezésre könnyű az egyedi raktári jelzet alapján a kikeresés és a visszaosztás Hátrány: kiszolgálás lassú, közvetett

A gyűjtemény rendezése Raktározási rendszerek 2. Rendszerező raktározás 2.1 Szakrendi, tematikus elhelyezés legismertebb: az ETO 10 főosztály + további bontás (három számjegy) a visszakeresés eszköze a szakjelzet A szakjelzet jellemzői: nem lehetnek azonosak az állomány nyilvántartási számmal alkalmas legyen a szakterület további tagolására csoporttípusú ( állományellenőrzéshez nem használható fel) Forrása: Könyvtári raktározási táblázatok 186 témakörnek van külön jelzete, + Cutter szám 510 A 10 kiemelkedő írók önálló C számot kapnak pl. Ady A 25, Babits B 11)

A gyűjtemény rendezése Raktári rendszerek A szakrendi elhelyezés előnyei: a könyvtáros gyorsan tud könyvet ajánlani, akkor is, ha a könyv nincs a helyén, talál más hasonlót a könyvtáros/olvasó egy-egy kérdés teljes irodalmát látja maga előtt az állomány katalógus nélkül is használható Hátránya: helyveszteség, időnként át kell rendezni több témát felölelő könyv csak egy helyre tehető a polcon nehéz a visszaosztás nehéz a rendet fenntartani a szakrend megváltozása esetén az egész könyvtárat át kell jelzetelni pl. 400- - 802, 803 stb.

A gyűjtemény rendezése Raktári rendszerek 2.2 Betűrendes elhelyezés - szépirodalom 2.3 Időrendi (kronológia) elhelyezés: inkább másodlagos elv régi nyomtatványok, kézirat, időszaki kiadványok, szakkönyvtárak 2.4 Földrajzi (helyrendi) rendezés: inkább másodlagos helyismereti gyűjtemény, térképtár, iskolai értesítők, úti jelentések, könyvtárismertetetők, szabványok 2.5 Nyelvi elrendezés: latin-görög napjainkban: vegyes anyanyelvű lakosság esetén 2.6 Egyes személyekhez kapcsolódó csoportok, ún. fondok Jogi személyek, közreadók publikációi 2.7 Tematikus állománycsoportok, kiemelések: alkalmi állandó (olvasói csoport: családi, gyermekrészlegek, műfaj, téma szerint, színcsík, piktogramok)

A gyűjtemény rendezése Raktári jelzet A raktári jelzet az az azonosító elem, amely a bibliográfiai leírásban a dokumentum raktári helyére utal. Fajtái: formai szempontból tiszta 62221 kevert A 21 a műhöz való viszonya szerint egyedi –egyetlen mű/pld –mechanikus tárolásnál csoportos – rendszerező tárolásnál a polchoz való viszony szerint helyhez kötött helyhez nem kötött – egymáshoz viszonyított helyzet

A gyűjtemény rendezése Raktári jelzet A raktári jelzetet felkell tüntetni: dokumentumon katalóguscédulákon ( számítógépes rekord) egyedi nyilvántartásban (leltárkönyv) Helye: gerinc + a címlap verziójára nyomtatott tulajdonbélyegző fölé katalóguscédula bal felső sarka Közkönyvtárakban előfordul részlegek, különgyűjtemények külön jelölése, pl. OT, S

A gyűjtemény rendezése A tárolás terei A hozzáférés alapján: zárt raktár szabadpolcos terek 1. Zárt 1.1 Jellemzői: jó térkihasználás nagyon biztonságos, de nehézkes 1.2 Állománya: különleges értékű, használók köre korlátozott nem forgalmi anyag (letét, fölöspéldány) ritkán keresett anyag speciális tárolást igénylő dokumentumok különleges alakú dokumentumok csak helyben használható állomány

A gyűjtemény rendezése A tárolás terei 1.3 Zárt raktár fajtái: törzsraktár kézi raktár letéti raktár fölöspéldány raktár különgyűjtemények raktára ömlesztett anyag raktára külső (kisegítő) raktár tároló raktár

A gyűjtemény rendezése A tárolás terei 2. Szabadpolcos terek Az olvasók közvetlenül hozzáférhetnek az állományhoz. 2.1 Kialakulása: 1890 Cleveland 1894 Anglia 2.1 Jellemzői: kevésbé biztonságos helyigényes olvasóbarát ( jó világítás, közlekedés, feliratok) 2.2 Állománya: legkeresettebb állományrészek övezetekre tagozódik –minden övezethez speciális berendezés pl. gyermekrészleg, kézikönyvtár, OT A használóhoz igazodó könyvtár: kiismeri magát az olvasó jó feliratok elegendő alapterület praktikus állványzat jó technikai felszereltség

A könyvtári állomány önálló egységei, az állománytestek A gyűjtemény rendezése A tárolás A könyvtári állomány önálló egységei, az állománytestek összes állomány szabadpolcra helyezhető állomány belső raktári állomány kölcsönzési állomány helybeli olvasásra szánt (prezens állomány) ténylegesen szabadpolcon lévő állomány kiegészítő raktárban lévő állomány segéd- könyvtári állomány olvasótermi állomány

A könyvtári állomány önálló egységei, az állománytestek A gyűjtemény rendezése A tárolás A könyvtári állomány önálló egységei, az állománytestek teljes állomány kölcsönzési állomány prézens állomány letéti állomány külön- gyűjtemények belső raktárban lévő állomány szabadpolcos állomány szolgálati segéd- könyvtári állomány olvasótermi állomány kiegészítő raktárban ténylegesen a szabadpolcon (a szaggatott vonal csupán raktározási kettőséget jelent)

A gyűjtemény rendezése A tárolás eszközei 1. Állványok, könyvállványok polc – állvány- utcák/folyosók – főutca/ főfolyosó /lásd kép/ Polc: pfm., mélység, magasság, állíthatóság Anyaga: fa, fém Elhelyezés: függ attól, hogy zárt vagy szabadpolcos rész tömörraktár Egyéb: téka, papucs: puha fedelű, vékony füzetek, kották, különlenyomatok Folyóirat-állványok Hanglemeztartó állványok

A gyűjtemény rendezése A raktár elrendezése 1,50 – 0,60 folyosó állványköz 1,00 szakasz folyosó 1,00 – 1,20 egyes állvány iker állvány 0,75 – 0,90 1,25 – 1,35 állványsor

A gyűjtemény rendezése A tárolás eszközei 2. Szekrények: kisnyomtatványok függőtasakos szekrényekben plakátok térképek, metszetek, diafilmek lapos fiókos szekrényben mikrodokumentumok, videodokumentumok dobozban, fiókban értékes dokumentumok páncélszekrényben A szállításeszközei: kézi - könyvtári kocsi gépi - lift, futószalag, robot!

A gyűjtemény rendezése A raktári rend biztosítása Fontos: a rosszul visszaosztott dokumentum kiesik a forgalomból! 1. Raktári nyilvántartás: cédula vagy számítógépes 2. Eligazító feliratok szabadpolc raktár 3. Az állomány mozgatása: keresett a szabadpolcra 4. A rend megőrzése: őrjegy: szabadpolc zárt raktárban is folyamatos visszaosztás esetleges költözés: csomagolva, ládákban megőrizve a dokumentumok eredeti sorrendjét

A gyűjtemény rendezése A raktári rend biztosítása Raktári nyilvántartás: a dokumentumok tárolási rendjét tükrözi, annyi csoportra bomlik, ahány gyűjteményegysége van a könyvtárnak számítógépes nyilvántartásnál: jelölni, mely részlegbe tartozik, ill. hol található a dokumentum A raktári lap adatai: a raktári jel, a dokumentum adatai, leltári szám, ár vagy becsérték, a kötés módja, a dok. állapota, beszerzés forrása Folyamatos gondozást igényel – általában a feldolgozó könyvtáros, osztály feladata