0950-06 Kommunikációs és azzal kapcsolatos gazdasági és informatikai tevékenységek 1. tétel: A vállalat, ahol kommunikátori munkakörben dolgozik, egy új terméket kíván a piacra bevezetni. Az Ön feladata ezzel kapcsolatban egy sajtótájékoztató megszervezése és vezetése. Hogyan szervezi meg a tájékoztatót, milyen részfeladatai vannak, milyen munkatársakat von be a munkába? Nevezze meg a szokásosan használt kifejezéseket az Ön által előzetesen választott idegen nyelven, illetve előzetes bejelentés hiányában angolul! Információtartalom vázlata A tömegkommunikációs technika eszközei A nyilvánosság előtti beszéd technikája, retorika A beszéd felépítése, dramaturgiája, stiláris elemei Arculatépítés és public relations Alkalomhoz illő megjelenés, viselkedés, öltözködés, protokoll Sajtótájékoztató szervezése

Szakmai ismeretek alkalmazása a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Típus Szakmai ismeretek alkalmazása a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Az információtartalom vázlata alapján Pontszámok Max. Elért C A kommunikációelmélet modelljei és törvényei A tömegkommunikációs technika eszközei 5 D A beszédtechnika és retorika elemei A nyilvánosság előtti beszéd technikája, retorika A beszéd felépítése, dramaturgiája, stiláris elemei Az interperszonális kommunikáció lehetőségei és szabályai A public relations elemei Arculatépítés és public relations Sajtótájékoztató szervezése A nemzetközi protokoll előírásai Alkalomhoz illő megjelenés, viselkedés, öltözködés, protokoll Az öltözködés- és divattörténet alapfogalmai, a protokolláris öltözködés szabályai A protokoll általános előírásai Tömegkommunikációs ismeretek 10 A sajtóműfajok elmélete A stilisztika és sajtónyelv szabályai Műsorok szerkesztése, dramaturgiai alapfogalmak Összesen 60

A publicitásszervezés célja • A publicitásszervezés (nyilvánosságépítés) célja, hogy a szervezet, vállalat, közszereplő, celebritás a célmegvalósítása szempontjából fontos, tudatosan szervezett, jól célzott, vonzó formátumú információt eljuttassa a célcsoportjához a sajtó- és a médiakapcsolatain keresztül. → Az ismertség fokozása, az eladások növelése (piacszerzés) érdekében kölcsönös előnyökön alapuló kapcsolatot kell kialakítani a szegmensünk szempontjából jelentőségteljes sajtó és média munkatársaival. A péeres feladata, hogy megszervezze és gondozza a szervezet és a sajtó, média munkatársai közötti hatékony kapcsolati formákat.

Rendezvények A rendezvények mindig sajátos és fontos részét képezik a PR eszközöknek. Okai: Személyes kontaktus fontossága: a kommunikációja személyesen a leghatásosabb. A sajtótájékoztatón mód van az új termék, szolgáltatás megismerésére, tényleges kipróbálására, a fizikai megközelítés személyesen a leghatásosabb. A rendezvény soha nem önmagában élő eszköz, hanem az átfogó PR-terv része, mindig össze kell hangolni a többi eszközzel. A rendezvény mindig egy a kommunikációs aktivitások közül, melyekkel megkísérelünk megoldani egy konkrét helyzetet, amelyben beazonosítottunk egy – kommunikációval kezelhető – problémát!

A kiválasztás szempontjai Kommunikációs cél A PR tervben elfoglalt helye a rendezvénynek Helyszín Résztvevők Szükséges eszközök Költségek Időjárás Idő: (dátum, óra: esetleges ünnep…stb.)

Sajtótájékoztató 1. Mi a sajtótájékoztató? Egyszeri, adott témában tartott személyes találkozó, ahol közönség előtt élőben adunk elő anyagot, előre meghívott újságíróknak. A sajtótájékoztató akkor hatékony, ha médiaeseménnyel párosul. → Médiaesemény: olyan történés, amely szokatlansága miatt felkelti a sajtó figyelmét. Általában valami érdekes, jól filmezhető, fotózható történés (pl.: színházi főpróba). Médiaesemény sajtótájékoztató nélkül is létezik, de olyan is van, hogy maga az esemény a sajtótájékoztató.

Általános ügyintézési feladatok a sajtókapcsolat vonatkozásában: A médiakör kiválasztása. A résztvevők személyre szóló kiválasztása. A meghívók személyre szóló eljuttatása és a részvételei szándék kontrollálása. A helyszín kiválasztása és megrendelése. Catering (étkezés) kiválasztása és megrendelése. Az esetleges információs háttéranyagok előkészítése és biztosítása. A lehetséges publikációkhoz a sajtó részéről esetleg igényelt fotók, statisztikák, dokumentumok előkészítése, beszerzése és szükséges darabszámú biztosítása. A találkozó témakörével kapcsolatos várható újságírói kérdések felmérése a nyilatkozó vezető számára. A nyilatkozó vezető felkészítése, témakör szerint, kérdés-felelet formájában. A szervezet több résztvevője esetén témakör-egyeztetés megszervezése, külső szakértők meghívásának szervezése. Névjegyek ellenőrzése, pótlása. Témakör-egyeztetés a sajtó munkatársaival. A follow up, vagyis a sajtótalálkozó hatásának figyelemmel kísérése, a publikációk figyelése és összegyűjtése, elemzése. Visszajelzés a vezetőnek a folytatás tervezése érdekében.

2. Hogyan használjuk? Önmagában ritkán: csak akkor, ha ad hoc, pl. váratlan eseményhez kapcsolódunk, amiről tájékoztatót akarunk tartani. Legtöbbször egyéb rendezvény szerves része: pl. aláírási ceremónia, alapkőletétel, megnyitó, díjátadó, …stb. Nem mindig szükséges sajtótájékoztató, csak ha: igazán fontos, hírértékű információt közvetítünk, a személyes jelenlét, prezentáció kiemelt fontosságú az információ hitelesítése érdekében, a projekt fizikai jellemzőit csak a helyszínen lehet megfelelően bemutatni.

3. Helyszín kiválasztási szempontjai: Újságírók által könnyen megközelíthető legyen: Autóval és tömegközlekedéssel is. Viszonylag gyorsan megközelíthető legyen (a legtöbben nem utaznak 1 óránál többet szívesen) Kötődjön a hírértékű témához (projekthez, speciális üzenethez, stb.) Kényelmes, megfelelő számú ülőhely legyen. Megfelelő technikai háttér lehetősége (áram, világítás). Esztétikus környezet.

A sajtótájékoztató helyszíne: → Olyan helyszint kell választani, amely közvetíteni tudja a cég arculatát. Előnyös, ha a helyszín a vállalkozás székhelyén vagy telephelyén van, de bérelni is lehet termet. A vállalkozás arculatának közvetítését fokozhatjuk installációkkal, a felszólalók mögött elhelyezett bannerekkel, nyomtatott háttérpanelekkel, mobil szónoki emelvényekkel, hátterekkel (építkezések helyszínén elhelyezett tábla), zászlókkal. → Az újságírók szempontjait szem előtt kell tartania a helyszínválasztásnak. Érdemes mérsékelt befogadóképességű helyszínt választani, a felvételek így előnyösebben hatnak. Az újságírók kényelmes jegyzetelését asztalok biztosítsák, amelyeket körben vagy négyzetalakban is el lehet helyezni. Ha szükséges jó minőségű hangosító-berendezést is használjunk, melynek működését a sajtótájékoztató előtt próbáljuk ki. Ha kivetítést is alkalmazunk, az asztalok és székek elhelyezésekor ügyelni kell arra, hogy az információtartalom mindenhonnan látható legyen. Az alkalmazott technikát előtte ki kell próbálni. Külön kell ügyelni arra, hogy a sajtótájékoztatón alkalmazott program fut-e a számítógépen, illetve a terem megfelelően elsötétíthető-e. Célszerű kialakítani médiaszobát, ahol a média képviselői azonnal elkészíthetik anyagaikat és továbbíthatják is azt. Így legyen internet hozzáférés és fax. Jól hangszigetelt interjúterem kialakítása is fontos lehet.

4. Idő kiválasztás szempontjai Dátum: Ne legyen nemzeti s egyéb ünnep előtt se utána közvetlenül. Ne legyen hétfőn, vagy pénteken: hétfőn még, pénteken már túl fáradtak az újságírók. Ne egyen olyan nagy horderejű témájú napon, amikor amúgy is leköti az újságírókat az a másik esemény: pl. megbukik a Kormány,..stb. Ne legyen kormányülés napján (szerda) (kedd, csütörtök a legjobb) Ha kültéri a rendezvény, akkor az időjárás előrejelzést is figyelembe kell venni. Időpont (óra, perc): Legjobb délelőtt 10.00 és 14:00 között (ha ebédidőben van, akkor a bőséges catering kiemelten fontos, de amúgy is!) Az újságírók túl korán nem szeretnek kelni, túl későn már a lapzárta miatt nincs idejük!

5. Előkészületek: A., Helyszín időben kell lefoglalni B., Dekorációs, technikai eszközöket időben kell előkészíteni, egyeztetni (előadókkal, szervezőkkel: pl. cateringesek áramigénye előadók technikai igénye, tolmács). Sajtótájékoztatóhoz köthető költségtényezők: bérlemények (terem, hangosítás, egyéb eszközök), catering, az arculatot elmélyítő banner, táblák stb. készíttetése, sajtómappa elkészítése, tolmács, hosztesz szolgálat, biztonsági szolgálat, ha szükséges C., Cateringet időben kell megrendelni. D., Meghívottak körének kiválasztása: Előadók Újságírók Saját kapcsolataink Témához kapcsolódó médiumok Hírügynökségek (MTI, Havaria Press, Reuters,..stb.) – az MTI hírtükör jön el, s nem közvetlen meghívóval.) VIP személyek: nem szólalnak fel, de fontos protokoll szempontból a jelenlétük, illetve a helyszínen kérdezhetnek tőlük is az újságírók.

A sajtótájékoztató megszervezésének feladatai időrendi sorrendben (kezdve a leghamarabb megteendővel) 1. Az időpont kiválasztása 14-13 nappal a rendezvény előtt 2. a helyszín megválasztása 14-13 nappal a rendezvény előtt 3. médialista összeállítása 12 nappal a rendezvény előtt 4. meghívó megírása 12 nappal a rendezvény előtt 5. Háttéranyagi elkészítése 10-5 nappal a rendezvény előtt 6. telefonos egyeztetés 2-3 nappal a rendezvény előtt 7. sajtómappa összeállítása 1-2 nappal a rendezvény előtt Lebonyolítási szakasz Follow up szakasz: hírlevél szétküldése, fotódokumentáció, sajtódokumentáció, DM levelek

5. Előkészületek: E., Meghívás menete: (1.) Meghívók kiküldése Meghívók fajtái: (I.) Előadóknak külön meghívó a részletes forgatókönyvvel együtt. (II.) Újságíróknak csak egy max. 1 oldalas meghívó, kötelező elemei: téma (röviden, étvágykeltően.) program (röviden, étvágykeltően.) idő (nap, dátum, óra, perc) helyszín (pontos cím, esetleg térkép melléklet, ha nem túl ismert) RSVP (telefon, személy neve, esetleg még email is.) a meghívó személy, vagy szervezet pontos neve. az előadó(k) neve, titulusa.

5. Előkészületek: E., Meghívás menete: (1.) Meghívók kiküldése Az előadók, VIP vendégeket 2 héttel előbb kell meghívni. Az újságírókat max 4, de min. 2 .nappal előtte kell meghívni. Túl korán azért nem szabad, mert olyan sok meghívást kapnak, hogy ez esetben egyszerűen elfelejtik. Túl későn, meg azért mert akkor nem lesz idő a megfelelő visszaigazoltatás.

5. Előkészületek: E., Meghívás menete: (1.) Meghívók kiküldése Minta sajtómeghívóra:

Minta a sajtótájékoztató meghívójára (a meghívót fejléces lapra írjuk A …………………………………. (cég neve) meghívja Önt SAJTÓTÁJÉKOZTATÓJÁRA …………….. (naptári dátum) …………. (nap) ……. (pontos időpont) …………… (sajtótájékoztató pontos címe, megközelíthetősége) …………….…………………….. (a sajtótájékoztató pontos apropója). A sajtótájékoztató témái: (a felszólalások időrendjében, megjelölve a felszólaló nevét, funkcióját) (A sajtótájékoztató utáni esemény megjelölése pl.: sajtóebéd) Bővebb információ a cégről elérhető a ………………………… weblapcímen. Visszajelzést várjuk ……………………….. –ig. (visszajelzési határidő megjelölése) …………………………… (A meghívó személy aláírása) Sajtókapcsolat: …………………… (név) ……………………………. (elérhetőségek: mobiltelefon, e-mail cím)

5. Előkészületek: E., Meghívás menete: (1.) Meghívók kiküldése a sajtó és a média esetében a meghívottak sajtólistájának összeállítása: a sajtókapcsolati adatbázisból válogassunk; mindenfajta média képviselőjét hívjuk meg; a sajtótájékoztatóra e-mailben és levélben is meg lehet hívni a sajtó képviselőit) (2.) Visszaigazoltatás: meghívó megérkezésének ellenőrzése (a meghívottal javasolt beszélni (telefon) részvétel visszaigazoltatása (ő vagy képviselője, stábbal vagy egyedül, fotóssal stb.): név szerint kell rákérdezni a résztvevők személyére! Előzetes szóbeli tájékoztatás adhatunk, de ne mondjunk annyira sokat, hogy már ne legyen érdemes eljönni! A televíziók speciális eset: midig aznap reggel döntik el, hogy hova mennek, ezért a közvetlen kapcsolat a napi hírszerkesztővel javasolt!

Sajtólista A sajtólista a médiakapcsolati tevékenység alapja. A listának tartalmaznia kell a hazai és a nemzetközi médiumok menedzsereinek, illetve az adott iparággal foglalkozó szakújságíróinak a nevét és elérhetőségét. Egy alapos, folyamatosan aktualizált sajtólista komoly értéket képvisel. A sajtólista az adott vállalkozás szempontjából fontos médiumról, illetve kontaktszemélyeiről (főszerkesztő, rovatvezető, a terület újságírója) készült tematikus kimutatás. Ezt a kimutatást új médiumok megjelenése esetén, illetve személyi változások esetén módosítani szükséges. Feltétlen szánjunk időt arra, hogy a kiválasztott média és újságíró néhány utolsó munkáját tanulmányozzuk át. Ha felvettük az újságíróval a kapcsolatot – telefonon, vagy személyesen-, kérjük el a sajtólista összeállításához szükséges adatokat, személyes találkozáskor névjegykártyát cserélhetünk. A személyes találkozónak az is az előnye, hogy az újságíró reakcióit azonnal láthatjuk, kérdezési stílusát megismerhetjük stb.

Legalább az alábbi adatokat célszerű összegyűjteni a sajtólistán: újságíró neve beosztása elérhetőségei – telefonszám, e-mail cím, faxszám munkahely – médium – megnevezése, – címe: irányítószám, település megnevezése, házszám, levelezési cím, – elérhetőségei: központi telefonszám, e-mail cím, faxszám, az újságíró személyére vonatkozó megjegyzések a médiumra vonatkozó megjegyzések

5. Előkészületek: a forgatókönyv jelentősége Minden nagyobb rendezvényen két forgatókönyvet szoktak készteni. A sajtótájékoztatón az egyik forgatókönyv típus a programot részletezi. Tartalmazza: Hány órakor kezdődik, ki nyitja meg a tájékoztatót, ki tartja a tájékoztatót, mikor lehet kérdéseket feltenni, mikor adják meg a válaszokat a kérdésekre, mikor van vége a programnak? A másik forgatókönyv típus a technikai forgatókönyv (a rendezők munkájának összehangolását segíti). Részletesen azt tartalmazza, hogy a feladatokért ki felelős, mi a határideje a feladatok elvégzésének, valamint azt is, hogy a végrehajtásért felelős személyeket milyen telefonszámon lehet elérni.

A sajtótájékoztató vázlatos menete: 1 A sajtótájékoztató vázlatos menete: 1. A bejáratnál fogadunk mindenkit, névjegyet kérünk (sajtólista frissítéséhez előnyös lehet), ugyanekkor átadjuk a sajtóanyagot (legjobb lemezen és írásban is). 2. Kezdés: kb. 10 perccel a meghirdetett időpont után. 3. Legyen valaki, aki vezeti a sajtótájékoztatót. 4. Előadók: legfeljebb 3-4, mindenkinek legyen névtáblája. Mindenki röviden beszéljen, aki kint ül, de ne a kiadott sajtóanyagot olvassa fel! 5. Utána: szabad kérdések, általában nehezen indul be. Ha nincs kérdés, nem kell erőltetni. Ha van, minden, a témához kapcsolódó felvetést meg kell válaszolni. 6. Köszönjük meg a részvételt, a végén legyen egy szerény büfé.

5. Előkészületek: F., Forgatókönyv Lényege: Mindig óra-perc pontossággal kell megadni ki, mikor, hol és mit csinál! Célja: segédanyag a résztvevőknek és a szervezőknek Fajtái: részletes szervezői: minden technikai előkészületet is megmutat (mikor érkeznek a cateringesek stb.) részletes résztvevői: az eseményt részletese bemutató, idő felhasználással együtt (óra,perc pontossággal) vázlatos: csak röviden, főleg csak a sorrend a fontos

5. Előkészületek: F., Forgatókönyv Kik kapják?: Részletes szervezőit kapnak: Helyszínt biztosítók Cateringet adók Technikát biztosítók A rendezvényt biztosítók (biztonsági őr, dekoratőr) Részletes résztvevőit kapnak: előadók a fő asztalnál a főadókkal együtt ülő VIP vendégek Vázlatos: újságírók fel nem szólaló IP vendégek

5. Előkészületek: F., Forgatókönyv Milyen hosszúra terezzük?: Legfeljebb egyenként 5-10 perces beszédek és/vagy előadások javasolt Összesen max. 30-45 percjavasolt.: több, már fárasztja az újságírókat, s amúgy sincs sok idejük! De az esz esemény se legyen hosszabb 1-1,5 óránál. Cateringet (fogadás, kötetlen evés büfé: álló büfé javasolt rövid rendezvényeken) mindig tervezzünk: az újságírót egyrészt a hasán keresztül lehet jól meggyőzni! Amúgy is kevés az idejük rendesen ékezni, hát segítsünk ezen!

5. Előkészületek: F., Forgatókönyv Minta FORGATÓKÖNYV * Helyszín: MÜPA, Üvegterem, I. em., (Budapest, 1095 Budapest, Komor Marcell u. 1.) * Dátum: 2006. június 13. (kedd) * Főasztalnál ülnek: Dr. Csányi Sándor Dr. Takács Ildikó (MC) Szinetár Miklós Dr. Dávid Ferenc Dr. Lovassy Tamás

5. Előkészületek: F., Forgatókönyv Minta Idő esemény 08:30-09:50: CATERING, BERENDEZÉSEK, TECHNIKA FELSZERELÉSE 09:50: előadók, főasztalnál ülők érkezése 10: 00–10:10 gyülekező, sajtóregisztráció 10:10-10:12 Dr. Takács Ildikó (MC), üdvözli a megjelenteket, bemutatja az előadókat, röviden összefoglalja a rendezvény célját, átadja a szót Dr. Csányi Sándor úrnak. 10:12-10:14: Dr. Csányi Sándor beszéde: röviden üdvözli a megjelenteket a Kuratórium nevében, megköszöni, hogy megtisztelték a tájékoztatót. 10:14-10:15: MC megköszöni a beszédet és átadja a szót Szinetár Miklósnak.

5. Előkészületek: F., Forgatókönyv Minta Idő esemény 10:15-10:20: Szinetár Miklós beszéde: * miért lesz egy új sport kategória (ország-kép, magyar sport régi nagy hagyományok) * miért lesz új összevont magyar sajtó kategória, amely politikai újságírástól mentes lesz (politikamentesség hangsúlyozása, politikai újságírás kizárása) * új ifjúsági kategória (megfelelő támogató esetében: amennyiben bármelyik kategóriát felvállal egy szponzor teljes egészében, akkor annak költségeit átirányítjuk egy önálló Ifjúsági kategória kiadására. Nagyon sok a nagyon tehetséges fiatal!)

5. Előkészületek: F., Forgatókönyv Minta Idő esemény 10:20-10:21 MC megköszöni a beszédet és átadja a szót Dr. Dávid Ferencnek (VOSZ főtitkára). 10:21-10:26 Dr. Dávid Ferenc (VOSZ főtitkára) beszéde: Hagyományosan Vállalkozók Napján - idén december 8-án - lesz a Prima Primissima Díj Gálaestje. 2006-ban viszont minden rendezvényt itt, a Művészetek Palotájában fognak tartani, kezdve az Év Vállalkozója Díjátadástól, a vállalkozói szakmai konferenciáin és a Primissima Díjazottak kiválasztásán át a Prima Primissima Díjátadó Gálaestig. 10:26-10:27 MC megköszöni a beszédet és átadja a szót Dr. Lovassy Tamásnak.

5. Előkészületek: F., Forgatókönyv Minta Idő esemény 10:27-10:32 Dr. Lovassy Tamás beszéde: TTT tagok megújulásáról, PP Alapítvány átalakulásáról A jelölési procedúráról új átfogó támogatói lehetőségekről: szponzori csomagokról (kategóriatámogatásról, pénzbeli egyéb támogatásról, médiatámogatásról, nyereményautó felajánlásról. A részletes szponzori ajánlatokat a kiadandó sajtó szakanyag tartalmazza.) 10:32-10:33 MC megköszöni a beszédet, felajánlja a lehetőséget kérdésekre az újságíróknak. 10:33-10:48 KÉRDÉSEK/VÁLASZOK 10:48-11:20 Kötetlen fogadás, beszélgetés 11:20 rendezvény vége

5. Előkészületek: G., Berendezése: minta Büfé asztalok üvegterem Sajtó regisztrációs asztal könyöklők előtér Fő asztal

---------------------------------------------------------------- Ültetési rend sajtótájékoztatón,fórumon lényege, hogy a hallgatóság a beszélőkkel szemben ül,sorokban A szék ülőlapjának széle és a következő szék hátlapja között legalább 45 cm-nek kell lennie A sorokat két egyforma, párhuzamos részre kell osztani (2 „hasáb”) Praktikus a felhajtható írótáblás szék Az elnökségi asztal és az első sor szék között legalább 2,5 m-nek kell lennie Az elnökségben három maximum öt fő üljön Középre az ül, aki összehívta a konferenciát, ő vezeti le a fórumot, ő adja meg a szót a kérdezőnek, ő kéri fel válaszadásra az illetékest: H2 V1 H1 V2 H3 ---------------------------------------------------------------- V9 V7 V5 V4 V6 V8 Az elnökség nevét ki lehet írni Névtábláknak egyvonalban kell lenniük Az elnökségi asztalt elől a földig el kell takarni

5. Előkészületek: H., Előadandó anyagok előkészítése: Az előadók szóbeli vagy egyéb prezentációját készítessük el legalább 2 nappal a rendezvény előtt, hogy legyen idő : Átnézni és esetleg módosítani Elpróbálni I., : sajtó regisztrációhoz sajtólista készítése: külön a visszaigazolt s a kérdőjeles személyeket.

Öltözék, megjelenés: Kerüljük a feltűnő, mintás ruhadarabokat Öltözék, megjelenés: Kerüljük a feltűnő, mintás ruhadarabokat! A tiszta fehér a képernyőn vakít, az arcot is túl kreolossá változtatja (fehér ing, fehér blúz lehet, ha van rajtunk zakó, blézer). Ha az ing hófehér, a zakó pedig nagyon eltérő színű, a kamera nem tudja láttatni, a zakó színe egészen más lesz, mint az életben. A tűzpiros elmossa a kontúrokat sok készüléken. Az apró kockás vibrál. Cipőnk legyen nagyon tiszta, mert a homályos, piszkos cipő a képernyőn még piszkosabbnak tűnik. Férfiak: egysoros zakó! Ha leülnek, a kétsorosban tyúkmellük lesz. Ügyeljünk rá, hogy az ingünk gallérja mindig kilógjon a zakó hajtókája fölött. A profik mindig ráülnek a zakójuk szélére, ne csússzon fel a fülükig. Leülve a férfiak nyilván kigombolják a zakót, de a két szárát az alsó gombnál fogva húzzák kicsit össze. A nyakkendő soha ne álljon ferdén! Ne legyen apró kockás, vicces, vagy bármilyen módon értelmezhető, mert akkor elvonja a figyelmet. Nők: A szoknya jobb, ha hosszított, mert leülve még a térdig érő szoknya is láttatni engedi a combot. A blézert, kosztümkabátot gomboljuk ki, mert ülve nagyon megfeszül a háton, hónaljban, és kövér hatást kelt. A nadrág ne legyen túl feszes, mert ülve a gyűrődések mentén egyértelmű hangsúlyt kap a másodlagos nemi jelleg. A nők ne hordjanak vállat nem takaró blúzt, ruhát még nyáron sem – a váll gömbölyűsége a képernyőn egy húshegy lesz! Kerülni kell a csillogó és himbálózó ékszereket.

Kellékek: COMMUNICATION MATERIALS PRINTED INVITATIONS PRESS KIT (Romanian & English) INCLUDING SPIRAL PRESS KIT FRONT COVER AND BACK COVER PRESS RELEASE (English & Romanian) BRANDED CDs (including folder) RSVP MATERIALS FLAGS FLOWERS ON THE TABLE HUGE FLOWER ARRANGEMENT BANNERS FOLDERS FOR SIGNING CEREMONY FOLDERS FOR REGISTRATION PENS NAME CARDS (A4) HOSTESSES' OUTFITS BLUE TABLE COAT TECHNICAL EQUIPMENT PLASMA + STAND PROJECTOR LAPTOP INTERPRETERS SIMULTANEOUS TRANSLATION SYSTEM TRANSLATION CABIN HEADPHONES AND RECEIVERS SOUND SYSTEM (including audio mixer, 8 microphones for the speakers, 2 microphones for the audience, 4 acoustic boxes, CD layer+music) PERSONNEL HOSTESSES CAMERAMAN (including BETA tape, camera, microphone) PHOTOGRAPHER MC INTERPRETER for 12.05 meeting BODYGUARDS GUESTS' TRANSPORTATION

5. Lebonyolítás: A helyszínen előzetes technikai próba szükséges (hangosítás, prezentáció, …stb.) A belépéskor kell sajtóregisztrációt tartani: névjegy kérése, listán jegyzése (jelenléti ív) Az MC („Master of ceremony”: aki felvezeti, s mindig átadja a szót) kiválasztása kulcs: Megfelelő kommunikációs készség Megfelelő tudás a témában (hogy tudja, kinek átadni azt, …) Ő az „arca” az eseménynek, képviselője a sajtótájékoztató szervezőjének. Fő szabály :tartsuk magunkat lehetőleg a forgatókönyvhöz A helyszínen kiosztandó anyagok: hírközlemény Sajtó szakanyag: bővebb, részletesebb mint a hírközlemény. Esetleg kisebb ajándék: soha ne túl értékeset.

5. Follow up (Utómunkálatok) Minden meghívott újságírónak Hírközlemény elküldése Sajtó szakanyag elküldése Köszönő levél elküldése azoknak, akik megjelentek VIP, előadóknak: Újságíró címlista frissítse a leadott névjegyek, friss adatok alapján. Média monitorig készíttetése (Observer, Gyand K,..) Riport készítése (belső jelentés, archiválás) Résztvevők listája Előadott anyagok Helyszín kérdések, válaszok elemzése (melyik +,vagy -) Forgatókönyv Generált média megjelenések összefoglalása Képek vagy video felvétel szerkesztése.

5. Follow up (Utómunkálatok) Képek a sajtótájékoztatóról

More specifically, why hold a press conference? Because: Why should you hold a press conference? Press releases, interviews, and informal media contacts are excellent ways of getting your message across. A press conference is an additional media technique, for special occasions, when you really want to make an impression. More specifically, why hold a press conference? Because: You can give more information than in a press release. A press conference is interactive; you can answer questions from the press, and emphasize points you might not otherwise have a chance to make. You can announce an important development, and explain its significant local and wider implications. You can set the record straight if your group received negative publicity. You can often generate the kind of notice or publicity – a spot on the 6:00 TV news, for instance – that you’d otherwise have to pay a large amount for. When many media representatives are present, it makes your conference seem really newsworthy -- the media presence itself adds to the importance. A successful media conference can not only generate news, but can also boost the morale of your own group -- that is, your group can take pride in knowing that the press will really turn out to hear what you have to say.

When should you hold a press conference? Your organization could hold a press conference whenever there is an event your organization wants to inform the community about. However, in some cases, you will want to hold a press conference for fast breaking news. Remember, you don't want to hold a press conference too often. It is a special event, and should be treated as such. But here are some cases when a press conference might be a good idea: When the event includes a prominent individual to whom the media should have access. When you have significant announcements to make, such as a campaign start-up or a lobbying victory. When there is an emergency or crisis centered around your group or the issues it deals with. When a number of groups are participating in an action, and the show of support will emphasize that this action is news. When you want to react to a related event; for example, when a national report relevant to your issue is released.

How do you hold a press conference? Before the press conference: As we’ve discussed, you may have to schedule a press conference on short notice. If you do have lead time, however, you and your group will want to start planning at least a week or two before the press conference is to take place. The following steps should help you plan for your press conference: Define the message. Define the key message(s) that you and your group are trying to get out to the community. Your goal may be to introduce or shed more light on your issue, to announce a new program or event, to react to a news story or to a criticism of or attack on your effort, or to draw attention to an honor or award your effort has earned. Whatever the message, it should be summarized in clear 3-5 key points to the press. If a date, a time, an address or phone number, or other specific information is part of the message – if the purpose of the press conference is to announce an upcoming event, for example – make sure to give it more than once, and to have it displayed prominently in your press kit. Double- or triple-check any such information to make sure you have it right, both in speech and in print.

Schedule the date and time. You and your group will need to determine a date and time for the press conference, and make sure it doesn't conflict with other press events or media deadlines. One way to find this out is to check with the local media and the wire services, who will know if your press conference conflicts with another. Tuesdays, Wednesdays and Thursdays are the best days for press conferences, as they are considered slower news days. Try to have your press conference on one of these days if at all possible. The best time to schedule your press conference is between 10:00 a.m. and 11:00 a.m, to ensure maximum coverage by the media. If you schedule it later, you risk missing the afternoon paper or evening news. Remember, you are competing with all the other news of the day; so don't be too worried if everyone doesn't show up. Pick the site. Make sure you pick a location for the press conference that has adequate parking and is not too far away for reporters to travel. Also, pick a site that provides visual interest and relationship to each topic – such as the state capitol building, city courthouse, or a local clinic or other site where the activities you’re talking about are actually going on. Other considerations include picking a location relatively free from high levels of background noise (e.g., traffic, telephones, aircraft), and one which has adequate electrical outlets and extension cords for lighting, etc.

Select and train your participants. You will want your participants to be knowledgeable and articulate about the issue. They should be able to handle press questioning and scrutiny as well. People with high credibility may make effective spokespeople. Be clear and concise – avoid using jargon, rhetoric, or inflammatory language. You want to draw attention to the issue, not distract the audience with your words. Appearance counts – participants should be dressed neatly and appropriately for the occasion. Always tell the truth. If you don’t know the answer to a question, say so. Don’t exaggerate or give figures that aren’t backed up by evidence, and don’t state opinions as fact, or make charges that can’t be proven. You will need to find a moderator who is experienced with the press and the issue. He or she will be in charge of convening the press conference by introducing the issue and participants. The moderator also answers questions or directs them to the appropriate participants. Have someone from your group play devil’s advocate and see how participants respond. For example, a suitable response to a tough or misguided question might be, „That’s a good question, but it is not within the scope of this press conference. Our focus today is on...” If the question is legitimate but you don't know the answer to it, it's okay to call on someone else from your group who might know, or check out the answer and get back to that reporter later.

Contact the media. The first step in contacting the media is to create a comprehensive mailing list of assignment editors at television stations, news directors at radio stations, and at major newspapers, and editors at weekly newspapers. Others you'll want to be sure to include on your list are reporters you have worked with before, contacts in the media you may have, and reporters who may have covered the issue in recent months. If your organization has had occasion to work with the media before, you should have personal contacts with a number of media people. If you haven’t made those contacts, this is a good time to start. If you can make human contact with those folks, and especially if you can make their jobs easier, they’ll return the favor. You will also want to have a press advisory prepared and mailed about one week ahead of time to inform the media about the press conference. A press advisory is similar to a press release, with the difference being that press advisories can be used for background information to your media contacts. Follow up with the media. After you have mailed the press advisories to the media, you will want to follow up your press advisory with phone contact to the major media outlets. Give your press advisory three days to arrive, then begin your telephone follow-ups with the people you sent your press advisory to (if they say they never got one, offer to bring or FAX one to them). Also, follow up a second time the morning of the press conference.

Your press kit should contain the following: Develop a press kit. A press kit is a folder of information to give reporters background information about your issue or program. Press kits are very useful, if your group can afford it. If a press kit is beyond your budget, a press advisory will do. Your press kit should contain the following: A list of press conference participants. A press release, which should state your group's position on the issue, highlights of the press conference, and a few quotes from participants (for more, see Preparing Press Releases). Background information about the issue (i.e., statistics, historical background, case histories, or reprints of news stories). A few black & white glossy photographs (action photos are most interesting). Short (less than a page) biographies of participants. Related news stories from prestigious national publications (e.g., New York Times, Wall Street Journal, etc.). Putting the kit together: The press release goes in the right side of the folder, and the other information goes in the left side of the folder.

Prepare the room. There are a number of things you can do to prepare the room you're holding the press conference in. Here are some tips: Check the location of electrical outlets for microphones and lights. Set up the room with a table long enough to seat all your spokespeople, with name cards. Provide enough seating in the room for reporters, and enough room for their supporting equipment (e.g., cameras, microphone). Display visuals as a backdrop to your speaker's table: charts, posters, etc. Have a sign-in pad for attendance. Provide a podium for the moderator, perhaps with your organization's logo on it. Have coffee, tea, water, and any other refreshments set up.

At the Press Conference: Welcome members of the press as they arrive. Have members of the press sign in, with their affiliation, and give each of them a press kit. Seat the press conference participants behind the table facing the seated reporters. Check the sign in pad to see which media outlets are represented. You may also want to make personal contact with major media representatives before or after the press conference. Start approximately on time -- no later than 5 minutes after the scheduled time. Tape record the event, for your own records, and for possible media use. Have the moderator welcome the press, and introduce the issue and participants. Each participant should present for no more than 3-5 minutes, making his/her 3-5 key points. After all the presentations, the moderator should entertain any questions from the press, and direct questions to the appropriate participants. After about 45 minutes, bring the formal conference to an end. Thank the participants for presenting, and the media for attending. In many cases, you may want to encourage the media to stay for further informal conversation with the participants.

After the Press Conference To the extent that you can, make personal contact with representatives at least of the major media outlets represented. In a small town, this could mean one or two people; in a big city, there might be 20 or more. If you can have a short, pleasant conversation with these folks and make a good impression, they’ll remember you when they need information or a story about your issue, and they’ll respond when you contact them. By looking through your attendance register, you should be able to determine which major media were not represented. Not everyone may arrive, as your conference may be preempted by some late breaking news story elsewhere. You may want to hand deliver a press release and press packet to these people, send a tape feed, or, try to schedule an interview with a reporter and one of the press conference participants. You might also review the press conference with others from your organization that attended. What went well? What could you have done better? And how will you improve the next press conference you hold?