PROTOKOLL ÉS RENDEZVÉNYSZERVEZÉS Fekete Rita Szent István Egyetem Gyakran olyan hallgatóságnak kell szakmai előadást tartani, amely nem ismeri a témát vagy a szakszavakat. Az anyag esetleg összetett és rengeteg adatot tartalmaz. A hatékony előadáshoz alkalmazzuk a Dale Carnegie Training® által kialakított irányelveket.   Vegyük figyelembe a rendelkezésre álló időt és rendszerezzük megfelelően a tananyagot. Szűkítsük le a témakört. Osszuk fel a bemutatót világosan elkülönített részekre. Állítsunk fel logikus sorrendet. Végig egy témára összpontosítsunk. A bemutatót összefoglalással zárjuk, ismételjük meg a fontos lépéseket vagy vonjunk le következtetést. Ne feledkezzünk el a hallgatóságról. Fontos például, hogy az adatok érthetőek és lényegesek legyenek a téma szempontjából. Az adatok és a szakszavak mennyiségét igazítsuk a hallgatósághoz. A fontosabb pontok és lépések magyarázatához használjunk szemléltetőeszközöket. Mindig tartsuk szem előtt a hallgatóság igényeit, és akkor képesebbek lesznek az elhangzottak befogadására.

Bevezetés Ez a rész tartalmazza azokat az általános célkitűzéseket, amelyeket a hallgatóval el szeretnénk érni, a tankönyv elsajátítása után. Tisztázni kell a tankönyvben elsajátítandó ismereteket.

A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS FOGALMA A rendezvényszervezés előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kul- turális, sport, egyéb) adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangoló munka. Magában foglalja az esemény megvalósí- tásával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín, technika, tolmácsolás) biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást (szállás…).

AZ IDŐZÍTÉS A szállítási határidők, a tevékenységek végrehajtási határidejének és a rendezvény időpontjának egyeztetése. A más eseményekkel való ütközések. Részletes, reális időzítések, menetrend készítése. A menetrendek az ügyféllel, az alvállalkozókkal stb… történő ismertetése. Az ügyfél, a vezetés tájékoztatása minden esetleges késedelemről.

A HELYSZÍN hagyományos vagy kuriózumszerű technikai felszereltség megfelelő méret megközelíthetőség parkolási lehetőség bérleti díj

A PROGRAM Legyen kreatív! Legyen pontos forgatókönyve. Kövessen tematikus rendet: kezdés kibontás bezárás

A KÖLTSÉGVETÉS Valamennyi tevékenység költségkihatásának egyeztetése. A járulékos tevékenységek költségeinek dokumentálása. Tájékoztatás a váratlanul felmerülő, extra költségekről, és ezek elfogadtatása.

ELLENŐRZŐ LISTA I. (Helyszín, időpont, előadók) A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 1. Időpont a naptár ellenőrzése 2. Helyszín, cím bejárás, ajánlatkérés 3. Terem neve bejárás, ellenőrzés 4. Programtervezés 5. Előadók nevei felkérések és az előadások címei 6. Az előadók életrajzai, fordíttatás

ELLENŐRZŐ LISTA II. (Nyelvezet, technikák) A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 7. Az előadások nyelve 8. Tolmács(ok) szinkrontolmács berendezés 9. Technika írásvetítő - fólia diavetítő - filmek filmvetítő - filmek projektor - video magnó - kazetták számítógépes programok (multimédia) 10. Anyagleadási határidő (magyarul és idegen nyelven)

ELLENŐRZŐ LISTA III. (Nyomtatványok, ajándéktárgyak) A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 11. Fotók, ábrák formátum, darabszám 12. Nyomtatványok tervezés, ajánlatkérés 13. Példányszám, design programfüzet, szakanyag plakát konferenciatáska táblák, dekoráció egyéb:

ELLENŐRZŐ LISTA IV. (Költségvetés készítése) A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 14. Költségvetés készítése: terembérlet-ajánlatok bekérése terem/helyszín megrendelése technikabérlet-ajánlatok bekérése technika megrendelése tolmácsok és technika megrendelése hostess és személyzet ajánlatok (tapasztalat) alapján történő megrendelés

ELLENŐRZŐ LISTA V. (Költségvetés készítése) A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 14. Költségvetés készítése: cathering tervezése, ajánlatok bekérése cathering megrendelése kísérő programok tervezése kísérő programok ajánlatainak bekérése nyomtatványok elkészítésének ajánlatai nyomtatványok megrendelése (száll.) nyomtatványok korrektúrája, imprimatúrája kísérő levelek megírása

ELLENŐRZŐ LISTA VI. (Kommunikáció) A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 15. A meghívandók listájának összeállítása 16. Meghívók szétküldése (postázás) 17. Felvezető kommunikáció tervezése: News Release készítése News Release médiakör kiválasztása sajtóanyag készítése (magyar-idegen nyelv) meghívandó újságírók listájának összeáll. News Release szétküldése az újságírói meghívók szétküldése

Hírlevelet, kész, professzionálisan megírt cikket jelent. A NEWS RELEASE Hírlevelet, kész, professzionálisan megírt cikket jelent. A sajtómunka egyik fontos eleme, a nyomtatott médiának szól. - Legyen érdekes a cím! - Az információk feleljenek meg a valóságnak! - Legyen érthető, világos! - Elemei: ki, mit, miért, hol, mikor?

ELLENŐRZŐ LISTA VII. (Helyszín) A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 18. A helyszínre szállítás: okmányok szállítmányozás helyszíni fogadása a küldeményeknek biztosítás, helyszíni őrzés 19. A regisztráció megszervezése regisztrációs technika és személyzet 20. Helyszíni felügyelet: stáblista, feladatkörök hostessek!

ELLENŐRZŐ LISTA VIII. (Sajtóközpont) A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 21. Sajtóiroda, sajtóközpont felállítása: (Sajtótájékoztató szerv!) helye vezetője felszerelése személyzete interjúigények felmérése interjúszoba (telefonvonal) bérlése nyilatkozók ellenőrzése nyilatkozók felkészítése

ELLENŐRZŐ LISTA IX. (Helyszíni dekoráció) A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 22. Helyszíni dekoráció a dekorációs terv alapján 23. Fotó- és videó rögzítés, dokumentáció ajándék felvételek iránti igény felmérése sokszorosítás a kép és felvételanyagok átadása albumkészítés későbbi felhasználás lehetőségei

ELLENŐRZŐ LISTA X. (Follow up) A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 24. Follow up pénzügyi végelszámolás számlák bekérése és kifizetése anyagok, kellékek visszaszállítása köszönő levelek küldése a regisztráció alapján fotós beszámoló készítése a sajtónak News Release II. küldése a sajtónak, sajtófigyelés a tapasztalatok összegzése, ezek rögzítése

ELLENŐRZŐ LISTA XI. (Különleges helyzetek) A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 25. Váratlan események, veszélyhelyzetek, melyekre a szervezőknek mindenképpen készülniük kell!: A felkért előadó nem érkezik meg. A technikai berendezések felmondják a szolgálatot. Az előadók, vendégek közül valaki rosszul lesz. Bombariadó zavarja meg a programot. Tűz üt ki a helyszínen. Fontos, hogy a szervező gárda minden tagja ismerje feladatait ilyen esetekben is!

IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS 8:00-14:30 Előkészületek (han- a techn. ber. R.C. 7 óra 30 p. gosítás, svédasztal ellenőrzése balett fénytechnika 14:30-15:30 Főpróba balett-show R.C. 1 óra 15:30-16:45 A vendégek érkezé- R.C. 1 óra 45 p. sének előkészítése 16:45-17:10 A vendégek érk. welcome drink A menedzsm. K.F.J. 30 perc regisztráció felszolgálása vez. fogad 17:11-17:14 Elhelyezkedés halk háttérzene R.C.

IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS 17:15-17:19 A cég képviselője A szöveget elkészíti: R.C. 5 perc köszönti a vend., felkéri a helyettes államtitkárt a pohár- köszöntő megtartására. 17:20-17:25 Pohárköszöntő Felkészítő egyeztetés R.C. 5 perc az államtitkárral. 17:26-17:30 Dr. Minta Aladár K.F.J. 4 perc felkonferálása 17:31-17:41 Dr. Minta Aladár A beszéd tartalmi elemei: A.L. 10 perc beszéde

IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS 17:42-17:46 Vendég 2 K.F.J. 4 perc felkonferálása 17:47-17:57 Vendég 2 A beszéd tartalmi elemei. K.F.J. 10 perc beszéde 17:58-18:00 A balett felkonferálása K.F.J. 18:00-18:07 Balett-show Villanyok le! Színes fények R.C. 6 perc (a kommunikációról) a táncosokra irányulnak 18:08-18:10 Invitálás az állófogadásra Világítás! K.F.J. 18:11- Állófogadás A munkatársak ismerkednek a vendégekkel, közben lágy háttér zene szól. R.C.