A TUDÁSKÖZPONT, MINT PHOENIX dr. Sajó Andrea Nemzeti Hírközlési Hatóság Információ- és Tudásmenedzsment Igazgatóság
A VÁLLALATI KÖNYVTÁRAK „FEJLŐDÉSE” 25-30 éve: „Állam az államban” (elhivatottság) ’90-es évek: statikus, kihasználatlan intézmények Stagnál Megszűnik IT előretörése --- fokozza a leépítési tendenciát
GUTENBERG-GALAXIS VÉGE? irány a világháló nincs szükség könyvtárra a hagyományos könyvtárosi tudás kevés internet és semmi más magam is megtalálom... a könyvek ideje lejárt tudásbázisok kellenek
PARADOXON Tudásgazdálkodás Vállalati könyvtárak megszüntetése
FELISMERÉSEK Az IT nem nyújt mindenre megoldást… Túl sok az adat és a lokális adatbázis… Kevesen értenek az információ kutatáshoz… Új munkatársak alkalmazása: „információmenedzserek, -kutatók” stb.
MARAD, KIKERÜL VAGY MEGSZŰNIK? Ha csak a vizsgálat pillanatában kezdjük el bizonygatni önmagunk fontosságát, már elkéstünk. Fokozatosan kell a korábbi elszigeteltségből a cég mindennapjainak részévé válnunk, olyan szervezetté, amely organikus egysége a vállalat egészének. Az 1. számú vezető megnyerése Tudatosítsuk a munkatársakban: értük vagyunk, kulcsszavunk a „szolgáltatás”, célunk munkájuk megkönnyítése. Ne akarjuk magunkra vállalni a speciális szakmai tudást igénylő teendőket!!!
AMI FONTOS… Minél részletesebben ismerjük anyaintézményünk szervezeti felépítését, alapvető feladatait Legyünk tisztában az egyes szakterületek információs igényeivel (proaktív információgyűjtés). Ismerjük a cég munkatársainak informálódási szokásait (elsődleges források, elvárások, igényelt outputok stb.), információhasználatát, valamint a preferált információforrásokat. Tudnunk kell, hogy mikor milyen mélységű kutatásra van szükség, s fel kell tudnunk becsülni az ehhez szükséges időt és munkaerőt. Minél nagyobb arányban vegyük rá a vállalat munkatársait arra, hogy használják, ismerjék és elismerjék, valamint értékeljék szolgáltatásainkat.
AZ INFORMÁCIÓS KÖZPONTOK ÚJ FELADATAI A tudás érájában radikálisan megváltozott: az információk mennyisége; az információk minősége; az információforrások és -hordozók típusa; az információs igény; az információk feldolgozásának módja; az információk keresése és megtalálásuk módja; az információt kereső felhasználók felkészültsége; az igényelt információs output formátuma; és az információs szakemberrel szembeni elvárás. Ezek a változások nagymértékben befolyással voltak és vannak a könyvtárosok hagyományos tevékenységeire, munkavégzésük módjára, szolgáltatásaikra, valamint a velük szembeni felhasználói elvárásokra.
VAN-E VÁLASZTÁSI LEHETŐSÉG? NEM maradhatunk a hagyományos könyvtári modellnél! VÁLLALATI TUDÁSKÖZPONTTÁ KELL VÁLNUNK!!!
MIT GYŰJTSÜNK? ADAT INFORMÁCIÓ TUDÁS
GYŰJTEMÉNY többféle hordozón lévő és különféle formátumú információ kezelése könyvtári dokumentumok vállalati dokumentumok munkatervek, kutatási jelentések, útijelentések, jogszabályok, belső szabályozók, utasítások, határozatok, projektdokumentációk, szabványok, szabadalmak, vállalati irodalom, belső munkaanyag, tanulmány és még számtalan helyi specialitás
AZ INFORMÁCIÓS KÖZPONT SZEREPE AZ INFORMÁCIÓS IGÉNY KIELÉGÍTÉSÉBEN Az IK által gyűjtött és szolgáltatott specifikus információk hozzájárulnak a szervezet információigényének helyes felméréséhez és kielégítéséhez. Az információs szakemberek fő feladata az információhoz és a tudáshoz való hozzáférés biztosítása Tisztában kell lenniük a különféle kommunikációs lehetőségek legfontosabb jellegzetességeivel
A különféle kommunikációs lehetőségek legfontosabb jellegzetességei (1) Az információ Beszéd Írás E-kommunikáció Rögzítése nem rögzített rögzített Forrása az információ birtokosa, a „kútfő” az írott/nyomtatott dokumentum elektronikus dokumentum Elérésének módja csak személyes kontaktus útján (térbeli és időbeli korlát) elérhetőség biztonsága nő (pl. könyvtárak igénybevételével), de a térbeli és időbeli korlát megmarad, bár könnyebben leküzdhetővé válik elméletileg korlátlan, nincs térbeli és időbeli korlát, probléma lehet az elérés korlátozása, védelme, stb. Mennyisége több tekintetben korlátozott (pl. a beszéd sebességé-nek, valamint a befogadó fél képességeinek függvénye) részben korlátozott (elért dokumentumok száma + olvasás sebessége) elméletileg korlátlan, gyakorlatilag a befogadótól függ (olvasás sebessége, stb.) Tárolásának helye emberi fej rögzített dokumentum szerverek (online), elektronikus hordozók (offline) Tárolásának ideje élethossz elvben tetszés szerinti ideig tárolható
A különféle kommunikációs lehetőségek legfontosabb jellegzetességei (2) Az információ Beszéd Írás E-kommunikáció Megsemmisülésé-nek veszélye betegség, halál fizikai megsemmisülés vírusok, hardverhibák, szoftverváltások, emberi mulasztás, stb. Állandósága változhat állandó változhat, szövegvariánsok feltűnése Megosztásának köre „dialógus-típusú”, korlátozott (max. néhány ember) széles kör, akár tömeges is lehet elméletben korlátlan kör Befogadása képzelethez kötött képzelet + illusztrációk képzelet + illusztrációk + virtuális valóság Mentése tudásátadás (nem teljeskörű), nem másolható másolható menthető, nyomtatható Pozitívum gondolatcsere, tudásmeg-osztás, nagy tanítómesterek letisztult gondolatok, lektorok közreműködése, forrásértékelés könnyebb hypertext, multimédia Negatívum „A szó elszáll…” elszemélytelenedés releváns forrás kiválasztása és értékelése nehéz
A TUDÁSMENEDZSMENT ÉS AZ INFORMÁCIÓS KÖZPONTOK KAPCSOLATA A vállalat információ- és tudásmenedzsmentje komoly feladatokat ró az információs szakemberekre: a könyvtárosoknak többletértéket teremtő információspecialistává kell válniuk; proaktivitás Feladat: kapcsolatteremtés az ismeretforrások és a felhasználók között, a szükséges információk villámgyorsan megtalálása, rendszerezése, értékelése, értéknövelése, Nem minden tudás kodifikálható, ill. kerül kodifikálásra, ezért az információs szakembernek a tudásgazda személyéről szóló metaadatokat kell rögzítenie;
A TUDÁSMENEDZSMENT ÉS AZ INFORMÁCIÓS KÖZPONTOK KAPCSOLATA (2) A felhasználó nem passzív résztvevője az információgyűjtés folyamatának. Információgyűjtők és -felhasználók (tudásbirtokosok) interaktív együttműködése; Egy IK nemcsak begyűjtője, hanem feltérképezője, feldolgozója, tárolója és szétosztója is az információnak. Professzionális megközelítést: valós használói igények kielégítésére igényes és színvonalas szolgáltatásokkal, friss információk begyűjtése, feldolgozása, adatbázisba szervezése és visszakereshetővé tétele (TM alapjainak lerakása). Az információs szakemberek a folyamat koordinálásának szerepét is képesek betölteni.
Fejlődési tendenciák, átalakulás (1) Hagyományos könyvtár Információ- és tudásközpont Munkafolyamatok dokumentum beszerzés információforrás beszerzés beszerzések nyilvántartása, dezideráta manuális módszerekkel integrált könyvtári rendszer – gyarapítási modul dokumentumleírás, katalógusépítés, cédulasokszorosítás manuális módszerekkel integrált könyvtári rendszerek (egyszeri adatbevitel) – rekordletöltés más rendszerekből folyóirat érkeztetés kardex lapokon manuális módszerekkel integrált könyvtári rendszer – időszaki kiadvány modul reklamáció hagyományos eszközökkel automatizált reklamáció, reklamációs levél generálása, e-mail küldés
Fejlődési tendenciák, átalakulás (2) Hagyományos könyvtár Információ- és tudásközpont Szolgáltatások papíralapú katalógus online katalógus (OPAC) hagyományos kölcsönzés vonalkódos gépi kölcsönzés olvasói tranzakciók (hosszabbítás, előjegyzés stb.) csak a könyvtároson keresztül online olvasói tranzakciók kezdetleges, elszigetelt adatbázisok professzionális adatbázisok, közös katalógusok korlátozott hozzáférés a nyitva tartás függvényében tértől és időtől független hozzáférés papírformátum hagyományos és digitális formátum másolatszolgáltatás, postázás elektronikus forma, e-mail lassú, bonyolult külső információszolgáltatás külső információszolgáltatás hálózaton keresztül, saját weboldal készítése könyvtárközi kölcsönzés ODR, Ariel olvasói információ csak a könyvtárostól online olvasói információk, lehetőségek információ az „ajtóra kitűzve” külső információszolgáltatás hálózaton keresztül a számítógép nem az olvasóké Internet- és adatbázis-használat biztosítása
Fejlődési tendenciák, átalakulás (3) Hagyományos könyvtár Információ- és tudásközpont Marketinglehetőségek, statisztika korlátozott marketing lehetőségek online marketing kérdőív online kérdőívek manuálisan vezetett adatok alapján készített statisztika automatizált statisztikai adatok Állományvédelem állományvédelem humán erőforrással elektronikus állományvédelem védett állomány digitalizálási projektek Szakmai ismeretek könyvtáros szakmai ismeretek informatikus könyvtáros ismeretek bonyolult és korlátozott keresési módok professzionális információkutatás
A TUDÁSKÖZPONTOK ÚJ FELADATAI Az információk mennyiségi növekedése nem jár együtt a minőség javulásával; az információdömping speciális információhiányhoz vezet a releváns információ minden esetben relatív és személyfüggő. Az információs szakembereknek részletesen tájékozódni kell az elvárt output attribútumairól.
A TUDÁSKÖZPONTOK ÚJ FELADATAI (2) Könyvtárak: minőségi információk biztosításában van a legnagyobb lehetőségük az értékhozzáadásra; az internetes forrásokban való keresések értékelésére, még nem alakultak ki igazán megbízható tudományos módszerek; általános technikák; ún. forrásminősítő adatbázisok létrehozása; egy eljárás kidolgozása a hálózati források, forráslelőhelyek, hálózati kiadók minőségi jellemzőinek rögzítésére.
A TUDÁSKÖZPONTOK ÚJ FELADATAI (3) Az információhoz való hozzáférés biztosítása a hálózati dokumentumok esetében meghaladja a hagyományos könyvtári kereteket. könyvtári információszolgáltatásnak ki kell lépnie önmaga zárt állományából, túl kell lépnie eddigi gyűjteményközpontú szemléletén, olyan virtuális dokumentumokat kell integrálnia és szolgáltatnia saját rendszerén keresztül, amelyek fizikai valójukban nem találhatók meg a polcokon. Új problémák: e-dokumentumok publikálása - szerzői jog, szoftververziókkal kapcsolatos gondok, archiválási dilemmák. !
Az IT belépése irodaautomatizálás, infrastruktúra kialakítása közös/megosztott mappák, file-ok e-mail, levelezési listák, fórumok (a nem strukturált tudás feltérképezése) dokumentumkezelő rendszerek adatbázisok adattárház, adatbányászat az érintett rendszerek és alkalmazások integrációja intranet/internet - tudásportál
Tudásbázis attribútumok a rögzített információk hatékony, strukturált tárolása valamennyi információ- és dokumentumtípus feldolgozása az információk többirányú elérési lehetősége kinyerhető adatok/információk sokfélesége (statisztika, stb.) objektumkezelés / csatolás objektum megjelenítés rugalmas jogosultsági és jóváhagyási rendszer webes interfész rugalmas keresési lehetőségek struktúra mentén, attributumok alapján Full Text keresés összetett keresések elmentése rugalmas megjelenítés, testreszabhatóság
TUDÁSPORTÁL az internet/intranet, mint információ-forrás (input), valamint információszolgáltatás (output) intranet, mint a belső kommunikáció eszköze sokféle forrásból származó információ egységes, szabványos felülete a lényeget emeli ki, de tovább bontható (rámutat a részletes információra) külső és belső forrásból is szolgáltathat információt kommunikációs szabványok támogatása tértől, időtől független elérési lehetőséget biztosít
A FENNMARADÁS ZÁLOGA Az információs központ jövője nagymértékben függ attól, hogy az intézmény számára milyen hasznos szolgáltatásokat tud nyújtani, s miben tudja támogatni a munkatársak tevékenységét. „A »nincs szükség a könyvtárra« állapotból eljutni a nélkülözhetetlenségig: nemcsak rögös út, hanem valódi versenyfutás. (Sándori Zsuzsanna)
E-mail: sajo.andrea@nhh.hu Köszönöm a figyelmet! E-mail: sajo.andrea@nhh.hu