Kutatók és ügyfelek kiszolgálása Dékány Szilveszter – Komlósi-Gera Zsófia − Nagy Gábor

Page  2 A Kutatói nyilvántartás fejlesztésénél meghatározó szempontok, követelmények – jogszabályoknak való megfelelés – kettős nyilvántartások (párhuzamosan papír alapú és elektronikus) megszűntetése – kutatótermi kikéréshez kapcsolódó munkafolyamatoknak való megfelelés, a folyamatok elektronikus lekövetése – egységesség (integráció, egységes kutatószolgálat) – az iratőrző osztályok, a kutatószolgálat és a kutatók együttes részvételére építő megközelítés – statisztikai adatszolgáltatás

Page  3 A kutatószolgálati nyilvántartás jogszabályi háttere – évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (Levéltári törvény) 22. § (2) – (3) – (4) – 10/2002. (IV. 13.) NKÖM-rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről (NKÖM-Rendelet) 47. § – 49. §

Page  4 Kötelezően nyilvántartandó adatok  Kutatói adatok – látogatójegy a kutató természetes személyazonosító adatai lakcím  Kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartás  A kikérés módja Kér ő lap kutató neve az általa kutatásra igényelt levéltári anyag pontos jelzete a kérőlap beadásának kelte Kísér ő lap uaz mint a kérőlap a levéltári anyag kezelésével kapcsolatos feljegyzések Őrjegy a kutatásra kért raktári vagy levéltári egység pontos jelzete kérőlap iktatószáma Levéltári törvényNKÖM-Rendelet

Page  5 Kötelezően nyilvántartandó adatok  A kérések nyilvántartásának módját – Kérőlapok iktatókönyve – a kérőlapokat naptári évenként eggyel kezdődő számsorrendben a külön e célra rendszeresített iktatókönyvben kell nyilvántartani – az iktatókönyvben fel kell tüntetni: a kérőlap iktatószámát, keltét, a levéltári anyag visszahelyezésének keltét  Látogató jegy nyilvántartás (kutatói adatok nyilvántartási adatai)  Kutatónapló a kutatási eset sorszáma a kutatás dátuma a látogatói jegy iktatószáma a levéltári anyagot igénylő kérőlap sorszáma

Page  6 Kutinfo, Scope KIINDULÓ HELYZETE-LEVÉLTÁR KutinfoScope – Fond-X alapú, az adatok nem frissülnek– a Scope egységes rendszerben kezeli az iratanyag nyilvántartást és a hozzá kapcsolódó kutatói folyamatokat (kérések, másolatkérések) – az iratanyag különbözőségeit rugalmasan kezeli, ugyanakkor nem egységes az egyes kutatótermekben – minden kutatóteremben egyforma, sok kutatóterem kezelésére is alkalmas, ugyanakkor az iratanyag különbözőségeit mereven kezeli – a kutató a honlapra feltöltött segédletek segítségével, vagy a helyszínen elérhető segédletek alapján, üzenetben vagy helyszínen adhatja le a kérésétwww.mnl.gov.hu – a kutató a ScopeQuery-n keresztül ki tudja választani a hierarchiából a leírási egységet (foglaltság, várólista), elektronikus kikérés – a jelenlegi kutatószolgálati igényekhez illeszkedik, egyszerű nyilvántartási munkafolyamatok alakíthatóak ki – összetettebb, így bonyolultabb nyilvántartási folyamatok, a jövőbeli igényeket figyelembe veszi, ilyen például az elektronikusan beadott kérőlapok fogadása – a teljes kutatószolgálati folyamatok nyilvántartása a papír alapú nyilvántartásokkal együtt valósítható meg – a papír alapú nyilvántartások teljesen elhagyhatóak

Page  7 Az elektronikus szolgáltatások kialakításánál meghatározó szempontok – kutató- és ügyfélközpontú szolgáltatások (Kutatói kérdőív, november, a kiértékelést végezték Szakács Annamária és Török Ádám) – a levéltári anyaghoz (hagyományos és elektronikus levéltári anyag) való hozzáférés megkönnyítése – nyitott munkakörnyezet – a kutatók bevonása az új folyamatokba (elektronikus regisztráció, ügyfélszolgálati kérelmek, tárhely szolgáltatás, elektronikus kutatás, elektronikus kikérés) – európai (nemzetközi) trend

Page  8