Kakuk Ilona, projektvezető Nyikes Tamás szoftver üzletágvezető HAISystems Kft. Levéltári archiválási rendszer megvalósíthatósága, az archiválás hagyományos és informatikai értelmezésének nehézségei

A HAISYSTEMS cégről röviden / 1 Alapítás 1998 (Haitec AG, Opsys, Fabicad), ma 100%- ban magyar tulajdon Név változtatás: HAITEC - HAISYSTEMS (2004) IBM alapú rendszerintegráció, és CATIA –Rendszermenedzsment –e-Business, portálok –Nagyvállalati dokumentum archiválás (EÜM, Filharmónia) –IT Biztonság (tűzfal, PKI, azonosítás, SLA) Premier IBM HW és SW partner legnagyobb Tivoli partner (2004) VMware Enterprise VIP Partner

ISO 9001:2001 minősítés Munkatársak 90% felsőfokú végzettségű, 70%-a rendelkezik speciális szakmai vizsgákkal Referenciák: –Audi –MOL –EÜM, PM, FVM, HÖR –Electrolux –TVK, Akzo-Nobel –Magyar Országos Levéltár: elektronikus levéltári projekt. A pilot rendszer tervezése, implementálása, tesztelése. (2002) A HAISYSTEMS cégről röviden / 2

Az elektronikus levéltári pilot rendszer ismertetése - Előzmények 2002:…. Informatikai eszközök alkalmazása a kormányszervekben és a közhivatalokban; Tömegével keletkeztek maradandó értékű elektronikus iratok Az iratok levéltári átvétele, feldolgozása és megőrzése a közlevéltárak feladata Megérkeztek az első elektronikus iratokat is tartalmazó levéltári anyagok (szalagok, lemezek…) A Magyar Országos Levéltár célul tűzte ki: Az Elektronikus Kormányzat Program keretében előkészítse az Elektronikus Levéltár megvalósítását –1.lépés: pilot projektet indítása –2.lépés: az elektronikus kormányzati iratkezelést, archiválást és levéltári feladatokat átfogóan szabályozó jogszabály megalkotásának az előkészítése

A Pilot projekt célja Az elektronikus levéltár megvalósításának megalapozása Ehhez szükséges: Az iratok hosszú távú archiválását és levéltári kezelését modellező Elektronikus archiváló pilot-rendszer tervezése, kivitelezése a szükséges háttértámogatás biztosítása Funkcionális modellkísérletek elvégzése A továbblépéshez következtetések levonása Technológiai és szabályozási irányelvek, javaslatok megfogalmazása

A Pilot projekt feladatai 1. Helyzetfelmérés –a probléma megfogalmazása, –a jelenlegi archiválási helyzet feltárása Funkcionális, technológiai elemzés –funkcionális követelmények megfogalmazása –Adat, formátum, szabványok és technológiai követelmények –Rendszerelemzés Koncepció kialakítása –A hosszútávú, hiteles és biztonságos elektronikus archiválási koncepció kialakítása –az Elektronikus Levéltárra vonatkozó elsődleges koncepció kialakítása

A Pilot projekt feladatai 2. A PILOT megvalósítása –Rendszertervezés –A pilot modell kialakítása –A pilot rendszerterv elkészítése –A rendszer implementációja - a fejlesztési és/vagy paraméterezési feladatok végrehajtása –Pilot rendszer beüzemelése, tesztelése, átadása. Adatátvétel a szervektől –Manuális és automatizált adatátvételi lehetőségek vizsgálata –A kiválasztott szervekkel egyeztetés –az átadási formátumok és módszerek meghatározása Funkciók modellezése –Modell-kísérletek az elektronikus iratok archiválására

A Pilot projekt eredményei 1. Helyzet és igényfelmérés: –Az akkori archiválási helyzet feltárása Alaptevékenységek, egyes események, és a hozzájuk tartozó funkciók, adatok és nyilvántartások Informatikával támogatott funkciók ismertetése Levéltári elektronikus feldolgozási igények felmérése –Nemzetközi kezdeményezések és példák: Nemzetközi szakmai szervezetek ajánlásai (Dublin Core, ICA, DLM…) Kutatási és megvalósíthatósági tanulmányok (GB, Australia, Kanada, EU…) Technológiai szabványok, ajánlások (adatformátum, adathordozó, interoperabilitás, archiválás…) Mintaértékű megoldások, modelleket (ausztrál, holland…) –Hazai kezdeményezések elemzése: Hazai tanulmányok (pl. Matisz: eIrat konzorcium) Hazai iratkezelő rendszerek –Szabványosítási igények felmérése: Szabványosítási törekvések, hitelességi kérdések, elektronikus aláírás –Elektronikus iratfeldolgozás jogszabályi körülményeinek felmérése

Feladat ProblémaSzakmai kihívás Adat átvétel 15 évvel ezelőtti: adatok, formátumok, adathordozók, programok Szabványosítási és hosszú távú megőrzés kritériumait megfogalmazni Nyilvántartásba vétel, feldolgozás 11 szintű adatstruktúra (Fond) Átszervezések követése Csatolás, segédletek kezelése Munkafolyamatok követése Indexelési struktúra, Csatolások hozzáfűzése, dokumentumok áthelyezése, Kigyűjtések, listák, Adatbázisok archiválása Megőrzés, Hitelesség Állományvédelem Hosszútávú hiteles megőrzés Módosítás kizárása Formátum és verziókövetés Hitelesség biztosítása formátumkövetés, verziókövetés Konverziók után, új formátumok hozzáadásával biztosítani kell az eredeti megjelenést és adat-tartalmat, formátumkövetés, verziókövetés Keresés, kutatás Bonyolult adatstruktúra, kutatói jogosultsági rendszer Publikálás Helyi, internetes kutatás 2. Koncepcionális, funkcionális elemzés eredményei T ö r v é n y i k ö t e l e z e t t s é g e k n e k m e g f e l e l n i !

AZ (ELEKTRONIKUS) IRAT FOGALMA: Irat – logikai egységbe tartozó adatsor: file, lista, adatbázis, kép, link… Ügyirat –irategyüttes, azonos ügyben keletkezett összetartozó iratok Tétel – tárgyi csoportok, iratfajták szerinti csoportosítás ADATSTRUKTÚRA: Megjelenése: iratok, metaadatok, csatolások hierarchikus rendszere Megvalósítása: index-struktúrák, csatolt állományok logikai rendszere ADATBÁZISOK: ma CSV listák átvétele, a jövő az XML technológia HOSSZÚTÁVÚ MEGŐRZÉS KRITÉRIUMAI: Adat-formátumok: Csak a nyilvános vagy nyilvánossá tett kódú rendszerek jelentenek hosszútávú biztonságot! (pl. txt, Adobe,rtf, pdf, sgml, xml, tiff, jpg, mpeg, mp3, csv) Adathordozók: a gyártókkal együtt technológiai szabványok is elvesznek, vállalt adat-megőrzési időn belül rendszeres adatátírás 3. Technológiai elemzés eredményei

4. A koncepció kialakítása Az adatokkal együtt kell őrizni az adatok előállításához szükséges minden adatot. Minden adatnak ön-dokumentálónak kell lennie! Minden rendszerinformációt tartalmaznia kell, hogyan állították elő, hogyan állítható elő! –a környezeti feltételek leírását, a megtekintésükhöz szükséges viewer és infrastrukturális feltételeket, adatkapcsolatok leírását stb., –Az idő múltával a rekordok migrálásra kerülnek és a kifutott hw/sw eszközök emulálásához szükséges adatokat is tartalmaznia kell az adatoknak, hogy az eredeti állapotban mindvégig előállíthatóak legyenek. A meta-adatoknak bővíthetőnek kell lenni: új metadatok, típusok hozzákapcsolása

5. A koncepció kialakítása A meta-adatok javasolt struktúrája: –Bibliográfiai metaadatok: az adat keletkezése, szerzője, stb szempontok szerinti metadatok –Strukturális metaadatok: az adat-elemek közötti kapcsolatok leírására –Adminisztratív metaadatok: az adatkezelés követési információi, mint pl. Ip-címek, ki mikor olvasta stb. elektronikus aláírások stb –Technikai metaadatok: installációs és sw/hw infrastrukturális követelmények az adat előállításához, formátumok, viewer, kódolási információk…stb –Megőrzési metaadatok: az adat keletkezése óta milyen emulációkat kellett használni, hogy az azóta nem létező eszközök kiváltására, hogy az adat ma is olvasható legyen. (ezt a pilotban egyelőre nem alkalmazzuk) felépítésénél minden szinten figyelembe kell venni, hogy tartalmazzák a következő csoportosítású információkat: – irat / ügyirat / tétel szintre jellemzően metadat-szintek – indexállomány - konkrét indexelés struktúra beállítása

6. A koncepció megvalósítása Hardver és szoftver függőség kikerülése A hitelesség biztosítása A tárolhatóság biztosítása Archiválásra alkalmas file, adat és média formátumok, eszközök biztosítása Az adatbázisok archiválása – listák alapján Mozgókép, hang, linkek, összetetett adat-struktúrák archiválásának biztosítása Centralizált, decentralizált archiválási modell megvalósítására ad lehetőséget

7. A Pilot megvalósítása Fejlesztés Felhasználói interfész (automatikus indexelés) Workflow kialakítása Alapfunkciók és adatstruktúra paraméterezése jogosultságok paraméterezése

Az IBM Content Manager alapú archiváló rendszer: Hosszú távú nyitott, bővíthető, biztonságos, szabványos, hiteles iratkezelési technológia Kizárja az utólagos módosításokat, a leltári nyilvántartás követi a dokumentum életciklusát Egységes adatmenedzsment és keresési funkciók, metaadat, adatstruktúra Szabályozott helyi és távoli hozzáférés Több mint 200+ féle adatformátum fogadása és elektronikus archiválása Új formátumok további definiálási lehetősége Könnyen kezelhető grafikus kezelőfelület, továbbfejlesztési lehetőség Nyitott, multiplatform működés, újabb hardver és szoftver elemek bekapcsolhatók Az IBM megoldása 100 évre garantálja az elektronikus adatok archiválását és menedzselhetőségét. (elektronikus levéltári referenciával rendelkezik) 8. A kiválasztott technológia

CM Server 9. A Pilot rendszer modell: Websphere Tetszőleges böngésző Library Server WAS Kliens Interfész Tűzfal Szerver - kliens határa EIPe-clientEIPe-client Object Server HTTPHTTP HTTPHTTP CM Kliens

CM Admin main menü Admin nyelv definíció Adat formátum definíció Felhasználó menedzsment

CM index osztályok Kliens kézi indexelés Kliens auto indexelés Kliens keresés eredménye Kliens dok. megtekintése

10.Adatátvétel a szervektől Kiválasztott szervek: –PÉNZÜGYMINISZTÉRIUM –VPOP –VAS MEGYEI MUNKAÜGYI HIVATAL 15 évre visszamenően - még nem rendelkeztek - a levéltár részére átadható értékelhető adatokkal Az átadott adatok többnyire strukturálatlan formában listázott iktatókönyv kivonati listák voltak - metadatok és kezelési, értelmezési információk nélkül. Csatolt adatállományokat egyetlen szerv sem tudott azonnal a rendelkezésünkre bocsátani. A Pilot részére kellett speciálisan előállítani a szükséges adatokat, listákat, csatolmányokat. Következtetés: A szervek nem felkészültek az elektronikus dokumentumok átadására; Ezért az átadási mechanizmust, feltételeit és az átadandó adatok körét, tartalmát, a kötelezően átadandó metaadatok leírását, feltétlenül szabályozni szükséges; A szervek a hatályos jogszabályi előírásokat sem minden esetben tartják be; Így fennállt a tömeges adatvesztés esélye (pl lsd lecserélt iktatóprogramok, hiányzó metaadatok, ügyviteli szempontból már érdektelen iratok migrációjának a hiánya miatti olvashatatlan médiák …)

Az elektronikus iratok archiválásának a Pilot során modellezett mozzanatai: Az elektronikus iratok átvételének modellezése, a levéltári állomány gyarapodása: –Állományvédelmi ellenőrzés –Iratátvétel –Nyilvántartásba vétel Általános levéltárosi munkahely feladatainak modellezése, a levéltári anyag megőrzése, feldolgozása: –Rendezés –Selejtezési jegyzék készítése –Nyilvántartások módosítása –Megsemmisítés –Segédletkészítés Kutatószolgálati funkciók modellezése, a levéltári anyag használata: –Kutatás Technikai karbantartás modellezése WEB-es elérési lehetőség modellezése tűzfalon keresztül egy kliensről. Az átvett iratokat a modellkísérletben a levéltár funkciójának megfelelően feldolgoztuk, archiváltuk és a szokásos (átlagos) felhasználói igények szerinti jelképes használatra bocsátottuk. 11.Funkciók modellezése

A javasolt megoldás alkalmas a hosszútávú archiválás követelményeit teljesíteni Képes széleskörű formátumok befogadására és tárolására Megfelel a nemzetközi szabványoknak és ajánlásoknak A modell gyakorlati realizációja megkívánja, hogy az önálló folyamatokat önálló rendszer-modulként definiáljuk, meghatározva azok egymással, más rendszerekkel és a külvilággal -nyílt interfaceken keresztül történő - kapcsolódását. A szabályozás azóta részben megtörtént – a KEIR projekt Következtetések, javaslatok

Elektronikus levéltárakat érintő szabályozás 2205/2003. (IX. 4.) Korm. Határozat az egységes iratkezelés koncepciójáról évi CXLIX. törvény: A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló évi LXVI. törvény módosításáról évi LXVI. Törvény: A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről. 335/2005. (XII. 29.) Korm. Rendelet: A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól A 40-es és a 150/2002. (VII. 2.) kormányrendelet módosítása: „A (BM) miniszternek a köziratok kezelése szakmai irányításával összefüggő feladat- és hatásköre” xx /2005. (xx) Korm. Határozata: A közigazgatási szervek egységes iratkezelési szabályozásának koncepciójáról szóló 2205/2003. (IX. 4.) Korm. határozat módosításáról 12/2005. (X. 27.) IHM rendelet: Az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet: A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól 193/2005. (IX. 22.) Korm. Rendelet: Az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól 194/2005. (IX. 22.) Korm. Rendelet: A közigazgatási hatósági eljárásokban felhasznált elektronikus aláírásokra és az azokhoz tartozó tanúsítványokra, valamint a tanúsítványokat kibocsátó hitelesítés-szolgáltatókra vonatkozó követelményekről 195/2005. (IX. 22.) Korm. Rendelet: Az elektronikus ügyintézést lehetővé tevő informatikai rendszerek biztonságáról, együttműködési képességéről és egységes használatáról Az 1044/2005 (V.11.) Korm határozat 182/1997. (X. 17. Korm. rendelet a műszaki termékek megfelelőségét vizsgáló, ellenőrző és tanúsító szervezetek kijelöléséről 4/1999. (II. 24) GM rendelet a műszaki termékek megfelelőségét vizsgáló, ellenőrző és tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól 150/2002. (VII. 2.) Korm. rendelet a belügyminiszter feladat- és hatásköréről 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályáról évi LXXVIII. törvény a Nemzeti Akkreditáló Testület szervezetéről, feladat- és hatásköréről, valamint eljárásáról IHM IOP / Interoperabilitási szabványtár a közigazgatás elektronikus rendszereinek fejlesztéséhez.(Tervezet) október 26. KIETB 21. Számú ajánlása: Az ügyfélkapu szolgáltatásaihoz történő kapcsolódás műszaki specifikációja Előkészületben lévő jogszabályok …/2006. (… …) BM-IHM rendelet az elektronikus iratok levéltárba adásáról és tárolásáról

Nagy mennyiségű kimeneti állományok automatikus archiválása. Papír alapú dokumentumok archiválása Elektronikus állományok archiválása Meglévő rendszerek integrációja Speciális állományok kezelése Hierarchikus tároló kezelés Workflow kezelése interoperabilitás és belső munkafolyamat kezelése Tetszőleges testre szabható megjelenési felület vastag kliensek mellett web alapú vékony, illetve JAVA alapú kliensek használata köztes szoftver alkalmazása - a dokumentumtárak integrációjára, hanem relációs adatbázisok, adattárházak, weboldalak, illetve egyéb alkalmazások integrációjára Portál felület alkalmazása Technológiai háttér

CM portfolió Imaging Document Management COLD Digital Asset Management DB2 Content Manager IBM DB2 Content Manager Archiving DB2 CommonStore - SAP - MS Exchange - Lotus Domino Records Management DB2 Records Manager Web Content Management Workplace Web Content Management Digital Rights Management Digital Asset Management WebSphere Information Integrator Content Edition Information Integration DB2 Document Manager DB2 Content Manager OnDemand DB2 Content Manager VideoCharger

IBM Content Manager komponensek Tárolás Könyvtár szolgáltaásokObjektum szolgáltatások Eszköz támogatás Menedzsment eszközök alkalmazások Komponensek, API-k kész kliens Bevitel Index Létrehozás Jogok kezelése Keresés/ hozzáférés archívum kezelése W l o o w r k f

CM topológia Client VideoCharger Windows, AIX, XLinux Websphere Erőforrás-menedzser Windows, AIX, Solaris,zOS, XLinux Könyvtár-szerver Windows, AIX, Solaris, Linux,zOS, XLinux DB2

CM dokumentum- továbbító workflow-építő

CM Portletek WebSphere Portal portlet-ek teljes gyűjteménye, az általános tartalom tárház teljes funkcionalitásának eléréséhez Bejelentkezés Keresés és eredménye Applet néző Dokumentum/Mappa néző Egyszeri belépés Dokumentum importálás Dokumentum letöltés Új mappa létrehozása Mappa hierarchiák kiterjesztése Elem törlése (dokumentumok, mappák) Elem tulajdonságainak szerkesztése (újraindexelés) Szöveg kereshető tulajdonságai és tartalma Munkafolyamatok és további portletek WebSphere Portal Click-to-Action-jának kihasználása Inter-portlet kommunikációs protokoll 2005-ben több kiadás – WebSphere Portlet Catalog-ban elérhető

CM Web Services Java alapú szerver implementáció Bármely Java-t támogató szerver implementáción fut Plug-in-ként támogatott WebSphere Application Server-en (servlet- alapú) Örökli a Websphere teljesítmény és skálázhatósági jellemzőit Durván granuláris interfészek a hálózati forgalom minimalizálásához Generikus műveletek (Create, Update, Delete, Retrieve, Search, etc.) Adatok XML dokumentumként kerülnek vissza Kötegelt mechanizmus műveletek csoportosításához Bináris adattámogatás DIME és MIME csatolások URL-ek Base 64 bináris tartalomhoz

Skálázhatóság többszörös Könyvtár-szerverrel zOS Könyvtár- szerver eClient-ek Erőforrás- menedzserek, szerverek Federált elérés szerver- farmon keresztül Win 2000 Könyvtár-szerver Erőforrás- menedzserek, szerverek

Replikáció és Gyorsmemória általi nagy teljesítmény és rendelkezésre állás Ugyanaz a dokument más- honnan kerül feltöltésre a repliká- ció és gyorstároló beállításai- nak megfelelően Stored Procedures DB2 UDB Könyvtár-szerver Rich Media Documents and Images WebSphere … Tivoli Storage Manager Rich Media Documents and Images WebSphere … Tivoli Storage Manager API (C++) Kliens Budapesten Lan cache API (C++) Kliens Miskolcon

HAISystems szerepe az együttműködésben Alap infrastruktúrális szolgáltatások –telepítés, oktatás, konzultáció, karbantartás Egyedi alkalmazások kifejlesztése Komplett IBM metodika alapján történő üzemeltetés Stratégiai tervezésben való részvétel dokumentum-menedzsment szempontból Elektronikus levéltári pilot rendszer tapasztalatai alapján centralizált vagy decentralizált elektronikus levéltári rendszer tervezése

Kakuk Ilona projektvezető, Nyikes Tamás szoftver üzletágvezető További információk a honlapon találhatók, illetve a címen kaphatók. Kakuk Ilona projektvezető, Nyikes Tamás szoftver üzletágvezető További információk a honlapon találhatók, illetve a címen kaphatók. Köszönjük a figyelmet!