GAZDASÁGI INFORMATIKA 4. BMF KGK Szervezési és Vezetési Intézet

Mibe kerül egy vállalati információs rendszer? Total Cost of Ownership (TCO) – a tulajdonlás teljes „költsége” A TCO főbb összetevői (az információs rendszer teljes életciklusára „számítjuk”) : beruházás (~16%), rendszer adminisztráció (~12%), műszaki támogatás (~16%), végfelhasználókkal kapcsolatos költségek (~56%)

TCO – beruházás ráfordításai hardver szoftver egyéb IT infrastruktúra (kommunikációs hálózat) konfigurálás Ezek egzakt módon meghatározhatók, hiszen számlák vannak róluk…

TCO – rendszer adminisztráció ráfordításai és költségei installáció (információs rendszerelemek illesztése, tesztelés, adatkonverzió) bővítések frissítések (verzióváltások) biztonsági kérdések megoldása (pl. adatmentés) egyedi igények utólagos kielégítése (pl. speciális lekérdezési lehetőségek biztosítása) vállalati folyamatok és az IR kezdeti összehangolása szoftveres rendszergazda bérköltsége

TCO – műszaki támogatás költségei hardverfelügyelet, vírusvédelem, szerviz (garanciaidőn túli meghibásodások)

TCO – végfelhasználókkal kapcsolatos költségek felhasználók formális képzése + informális betanulás külső szakmai tanácsadás állásidők (vírusmentesítés, mentés, verzióváltás, hardver karbantartás) probléma elhárítás

TCO – rejtett ráfordítások és költségek Pl. hálózatépítésből adódó teljesítmény csökkenés kiválasztásból adódó munkaidő kiesés képzés miatt jelentkező állásidő begyakorlási idő „csökkentett” dolgozói teljesítménnyel adatbázis karbantartás nem tervszerű leállások (számlázás elmaradása, adóbevallás késedelme, nem időben feladott beszerzési megrendelés…) A rejtett költségeket időegységre és szervezeti egységre számított árbevétellel lehet közelíteni…

A vállalat vezetése egyszerű, gyors és átlátható üzleti folyamatokat szeretne…  Üzemi folyamatok racionalizálása és automatizálása,  Átfutási idők csökkentése és a szállítási pontosság növelése,  Költségek és lekötött eszközök csökkentése, nyereség növelése,  Az átláthatóság fokozása,  Az ügyfelek kötődésének és elégedettségének javítása,  A céghatárokon túli együttműködés megteremtése az ügyfelek, szállítók és partnerek „hálózatba” kötésével. Mit jelent ez részletesen?

Feladatok és problémák 1.  Támogatás nélkül a rendelések követése, a termelés szervezése már nem áttekinthető, tehát nem biztonságos. Hibázni viszont nem lehet...  A vevő erős pozícióból diktál, tehát nagyon rugalmasan és gyorsan kell reagálni az igényeire, néha teljesen át kell tervezni a gyártást.  Nem a nagy hal eszi meg a kicsit, hanem a gyors a lassút.

Feladatok és problémák 2.  A logisztika és a termelés költségeit csökkenteni kell, ugyanez igaz az adminisztrációra is. Mindehhez hatékony eszközök és részletes vezetői információk kellenek.  A minőségirányítási rendszer és a vállalatirányítási rendszer működtetésében ne felesleges legyenek párhuzamosságok.

Következtetés:   Vállalatirányítási információs (ERP) rendszerre van szükség!

Követelmények 1. Költségek csökkentése a gyártásban:  nem elég követni a termelést, hanem irányítani kell,  jobb termelés-tervezés és vállalati logisztika,  alacsonyabb raktárkészlet,  jobb kapacitás-kihasználtság és pontos gyártásprogramozás,  kevesebb szűk keresztmetszet, ill. kapacitásfelesleg.

Követelmények 2. Költségek csökkentése az adminisztrációban:  minden termelési és pénzügyi információ egyetlen rendszerbe legyen megtalálható,  könnyen megszerezhető, átfogó vezetői információk a hatékonyság növeléséhez,  egyszerű logikájú rendszer kell könnyen kezelhető felülettel => gyorsabb munkavégzés,  workflow, a cégen belüli információáramlás javítása, a feladatok automatizálása,  a minőségügyi adatok integrálása.

Követelmények 3. Elégedettebb vevő:  ha mindent egy rendszerben kezelünk, nem felejtünk el semmit,  a határidők pontosabb megállapítása és betartása,  nagyobb rugalmasság a megrendelő igényeinek kielégítésében,  a manuális, de algoritmizálható feladatok átvétele => rövidebb átfutási és feldolgozási idők,  „biztos hátterű szállítóvá” válhatunk.

ERP-rendszerek evolúciója Gyártásközeli rendszer (termelésirányítás) Pénzügyi rendszer (főkönyv, folyószámla, eszköz) Integrált ERP (vállalatirányítási rendszer) ügyviteli modulok raktár rendeléskezelés beszerzés termelés

Egy vállalatirányítási információs rendszer felépítése...  PPS (Produktion Planning System – Gyártástervezés és Irányítás) :  Termelésirányítás  Anyag- és kapacitástervezés  Diszpozíció  Értékesítés  Beszerzés és készletgazdálkodás  Logisztika

PPS +  Főkönyvi könyvelés  Pénzügy-folyószámla (banki kapcsolattal)  Pénztár  Pénzügyi tervezés  Tárgyi eszköz  Kontrolling, vezetői információk  Bérügyvitel  Dokumentum-kezelés Egy vállalatirányítási információs rendszer felépítése...  ERP (Enterprise Resource Planning System):

Egy vállalatirányítási információs rendszer felépítése... … egyetlen komplett megoldásba integrálva. ERP +  e-Commerce (e-Sales & e-Procurement)  Supply Chain Management  Customer Relationship Management  ERP II.:

ERP rendszer működése  Igények (vevői rendelések, lehívások, belső gyártási program, minimumkészlet-figyelés, többszintű darabjegyzék lebontás...)  Diszpozició (szükségletek felismerése és azok kielégítésének megtervezése)  Eredmény (határidőzött beszerzési, ill. gyártási rendelési javaslatok)

Egy ERP rendszer fő üzleti folyamatai, ill. moduljai:  Gyártmányszerkesztés  Értékesítés  Diszpozíció  Beszerzés és készletgazdálkodás  Gyártás  Vállalatvezetés és ügyvitel

Gyártmányszerkesztés  cikk-törzsadatok  erőforráslisták  darabjegyzék/anyagszükséglet  műveletterv  gépek, gépcsoportok  üzemi napló, kapacitások  szerszámok  kapcsolat CAD rendszerekkel

Darabjegyzék, műveletterv és kapacitásadatok közötti kapcsolat

Diszkrét gyártók termékei alap- és segédanyagokműveletsorvégtermék végtermék szerelt egységek alkatrészgyártás és szerelés alap- és segédanyagok

Értékesítés  árlisták, ügyféltörzs, értékesítési cikkek karbantartása  ajánlatok feldolgozása, automatikus nyomonkövetése  rendelések, aktuális állapot, tételek rendelkezésre állása  szerződési-rendelési adatok nyilvántartása  egységárak, költségek, pénznemek  integrált bizonylatkezelés (ajánlat, szerződés, szállítólevél, számla)  fizetési, kiszállítási és szállítási feltételek

Diszpozíció  szimultán tervezés a forrásjegyzékek alapján minden erőforrásra  fogyásorientált anyagdiszpozíció  minimumkészlet, rendelési pont szerint  fix mennyiségű utánrendelés, készlethatárra feltöltés, vagy ütemezett utánpótlás  szükségletalapú anyagdiszpozíció  a vevői rendelések, lehívások adatai alapján  kapacitás-diszpozíció  kerekítési tényezők, összevonások, optimális sorozatnagyság szerint  => határidőzött beszerzési javaslatok  => határidőzött gyártási rendelési javaslatok

Beszerzés és készletgazdálkodás  a diszpozíció rendelési javaslatai alapján szállítói rendelések (akár automatikusan is...)  ajánlatkérések a szállítóktól  mennyiség- és érték alapú keretszerződések  áruszállítás  raktározás  szállítói számlák kezelése  megrendelések archiválása  határidő felügyelet  beszállítók minősítése  beszerzési és raktári statisztikák, leltározás

Gyártás  a diszpozíció gyártástervezése alapján  gyártási rendelések finomtervezése  teljes körű gyártási bizonylatkészlet (gyártáskísérők, raktárbizonylatok, műveleti utasítások)  operatív gyártásirányítás  kooperációs gyártás  technológiai kooperáció v. bérmunka anyagbiztosítással  tervezett kooperáció v. a kapacitások szűk keresztmetszeteinek kezelése

Vállalatvezetés és ügyvitel  főkönyv, folyószámla, tárgyi eszköz  termékkalkuláció (akár termékenként is, különböző kalkulációs sémák alapján…)  a gyártás tényadatai alapján folyamatos termelési kontrolling, terv-tény összehasonlítás  a termelési folyamatok teljes áttekintése  pénztár, pénzügyi tervezés  listák, statisztikák, kiértékelések  MIS (Management Information System)

Elektronikus adatcsere (Electronic Data Interchange - EDI) Hivatalos, ellenőrzött, elektronikus okmánycsere zárt adatvédelemmel ellátott számítógépes rendszerek között. Független nyelvtől, alkalmazott hardvertől és szoftvertől. Eredetileg nincs köze az Internet technológiáihoz. A két legelterjedtebb EDI szabvány: X.12 (inkább Észak-Amerika) EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport - inkább Európa) Ez utóbbinál kb. 800 szabványosított okmány (megrendelések, számlák, árlisták, átutalások, számlakivonatok, adóbevallás, visszagazolás, stb.)

Elektronikus adatcsere előnyei: gyorsabb adatbevitel, nagyobb pontosság és egyszerűbb adatkezelés, csökkenő adminisztrációs költségek, elmaradó egyeztetések, a folyamatok nem változnak, csökkenő átfutási idők, termelési folyamatok hatékonyabb ütemezése, JIT alkalmazás elősegítése és csökkenő raktárkészletek, termékhiány minimalizálása, belépés új piacokra (van, ahol az EDI „képesség” alapfeltétel), versenyelőny, szorosabb kapcsolat a partnerekkel.