A munkakörelemzés 1 A munkakörelemzés fogalma és célja

Az előadások a következő témára: "A munkakörelemzés 1 A munkakörelemzés fogalma és célja"— Előadás másolata:

1 A munkakörelemzés 1 A munkakörelemzés fogalma és célja
2 A munkakörelemzés haszna 3 A munkakörelemzés során vizsgált tényezők 4 Munkakör-elemzési technikák 5 A munkakörelemzés folyamata, feladatai A felsorolás tartalmazza, hogy a munkakör-elemzésnek mint résztémának milyen tartalmi elemei vannak, és milyen sorrendben keressük a feltett kérdésekre a választ.

2 1. A munkakörelemzés fogalma és célja
Fogalma: A munkakörelemzés olyan emberi erőforrás- menedzsment módszer, amely lehetővé teszi, hogy a szervezet munkaköreiről irányítottan gyűjtsük össze és rendszerezzük az információkat további menedzsment célokra történő felhasználás érdekében. Célja: A munkakörről irányítottan összegyűjteni, rendszerezni a legfontosabb információkat Bemutatásra kerül a munkakör-elemzés fogalma, fő feladata. A munkaköröknek számos jellemzőjük van, amelyeknek széles körű ismerete hozzásegít, hogy minél jobban pontosítsunk és beazonosítsunk egy munkakört. A szervezeti célokra történő felhasználás érdekében azonban az szükséges, hogy az egyes munkakörökről rendszerezett, szervezett formában rendelkezzünk az éppen aktuális információkkal. A munkakörelemzés a teljes emberi erőforrás gazdálkodás alapját képezi, hiszen megalapozza a többi emberi erőforrás- gazdálkodási rendszer, módszer és technika alkalmazását. A munkakör elemzés lehetővé teszi, hogy a szervezet munkaköreiről irányítottan gyűjtsük össze a és rendszerezzük az információkat további célok érdekében. Feltárja a munkakör tartalmát (célját, feladatait, a kapcsolódó hatáskört és felelősséget) kapcsolatrendszerét és lehetővé teszi, hogy a munkakör ellátásához szükséges kompetenciákat meghatározzuk. munkakör célja, feladat, felelősség, szükséges problémamegoldás, kapcsolódó hatáskör, kapcsolatrendszer munkakör ellátásához szükséges kompetenciák meghatározása

3 2. A munkakörelemzés haszna
- Munkaköri követelmények meghatározása, - Munkaköri leírások készítése, - Átfedések, párhuzamosságok, kiküszöbölése a munkakörök között, - Kiválasztási, felvételi kritériumok meghatározása, - Teljesítménykritériumok (kompetenciák) meghatározása, - Az ergonómiai, munka-egészségügyi feltételek kidolgozása, - Létszámszükséglet meghatározása, - Utánpótlási források felderítése, karriertervezés, - Szervezet-korszerűsítés, fejlesztés, munkaszervezési, racionalizálási megoldások, - Oktatási, képzési rendszer kidolgozása, bevezetése, ill. korrekciója A munkakörelemzés használhatóságának fő kimenetei a következők lehetnek: munkaköri követelmények meghatározása, amelyek megalapozzák a kiválasztási, toborzási-folyamatot, a felvételi kritériumok meghatározása, munkaköri leírások készítését lehetővé teszi, alapkompetenciák meghatározása, amelyekre a teljesítményértékelési rendszert és a személyzetfejlesztési rendszert lehet építeni, ergonómiai szempontok megfogalmazását, létszámszükséglet, szervezetfejlesztés, munkakör átalakítás alapja,        utánpótlások és karriertervezés alapja, átfedéseket és párhuzamosságok kiküszöbölését teszi lehetővé, a munkakör-értékelés alapját képezi, mely megalapozhatja a bérrendszert, szervezet korszerűsítés, szervezetfejlesztés alapja, munkaszervezési és racionalizálási lehetőségeket rejt, oktatási rendszer kidolgozását bevezetését támogatja.

4 3. A munkakörelemzés során vizsgált tényezők
A munkakör a szervezet legkisebb építőköve Munkakör-elemzés Munkaköri követelmények (kompetenciák) Munkaköri leírás A munkakör miden szervezet alap építőköve. Tartalmát az elvégzendő feladatok, a jogkör, hatáskör és felelősségi kör írja le. A szervezet felépítése szempontjából közelítve meg a munkakört, azt mondhatjuk, hogy az adott szervezeti egység feladatainak valamilyen ismérv vagy ismérvek szerint tartósan elhatárolt része. A feladatok csoportosításának fő elve általában a munkakör technológiai, műszaki, módszertani sajátosságai. A munkavállaló szempontjából a munkakör olyan feladatok összessége, amelyeket meghatározott szakismerettel és kompetenciákkal rendelkező személy meghatározott körülmények mellett és idő alatt el tud végezni. A munkakör kezdetben nem jelentett mást, mint szakosodást. Frederic Taylor tudományos megközelítéssel igyekezett meghatározni a dolgozók munkájának elemeit, mozzanatait, annak érdekében, hogy meg lehessen határozni, miként végezhetők a leghatékonyabban a feladatok. A munkafeladatokat kicsiny és egyszerű részekre osztották, a dolgozóknak pedig jól körülhatárolt utasításokat adtak arra nézve, hogy mi módon járjanak el az egyes részek kivitelezésekor. A hatékonyság érdekében úgy vezérelték a munkásokat, mintha robotok lettek volna. Azonban az embernek szükségletei, érzései vannak ezért a későbbiekben kevésbé rutinszerűvé próbálták tenni a munkát. A teljesítmény követelmények (kompetenciák)

5 3. A munkakörelemzés során vizsgált tényezők
Milyen feladatokat kell ellátni az adott munkakörben? Hogy kapcsolódnak a feladatok más munkakörben végzett feladatokhoz? Milyen hatásköre van a betöltőnek a munkakörben? Miért kell felelősséget vállalnia? Az elemzés a következő kérdésekre adhat választ: Milyen feladatokat kell ellátni az adott munkakörben? Hogyan kapcsolódnak egymáshoz és a szervezetben elvégzendő többi feladathoz a munkakörök? Milyen hatáskörrel látja el a munkakört betöltő a feladatokat? Miért kell felelősséget vállalnia a munkakört betöltőnek? Milyen munkakörökkel, mi célból és milyen jellegű kapcsolatot kell tartania? Milyen az információáramlás a munkakörben? Milyen ismeretekre, tapasztalatra és kompetenciákra van szüksége a munkakört betöltő személynek ahhoz, hogy a szervezet által elvárt és megfelelőnek nyilvánított szinten el tudja látni feladatait? Milyen kapcsolatokat és kivel tart? Milyen az információ áramlás a munkakörben? Milyen kompetenciák, ismeret, tapasztalatok szükségesek a munkakörben?

6 3. A munkakörelemzés során vizsgált tényezők
A munkakör célja szakmai feladatok megnevezés Azonosítási elemek Tartalmi elemek szervezeti egység vezetői feladatok mértéke hierarchikus Felelősségek Kapcsolat- rendszerek A munkakör-elemzésnél keresett kérdésekre az alábbiak szerint gyűjthetjük össze a válaszokat: (Háttér információ: a felsorolt elemzési adatok nem teljes körűek. A teljes tényező együttes mindig a szervezet sajátosságaihoz igazított!) A munkakör célja: miért létezik a munkakör a szervezeten belül, hogyan járul hozzá a szervezeti célkitűzések megvalósításához     A munkakör azonosítási elemei: megnevezés, szervezeti egység, elhelyezés. A munkakör tartalma: tevékenységek és feladatok, gyakoriságuk (általában két nagy csoportba soroljuk őket: szakmai feladatok és vezetési / irányítási feladatok). Felelősségek: milyen jellegű és milyen mértékű felelősséget kell vállalni. Kapcsolatrendszer: hierarchikus, együttműködési, funkcionális kapcsolatok a szervezeten belül, külső kapcsolatok, Terhelések: (Fizikai környezetből adódó terhelések: hőmérséklet, szennyeződés, zaj, fény, baleset- és megbetegedés veszély. A munkavégzésből adódó fizikai terhelések: statikus, dinamikus terhelés.   Pszichés terhelések forrása lehet különösen nagy felelősség viselése emberekért, anyagi értékekért, döntés szükségessége nehezen áttekinthető helyzetben időkényszer alatt végzett munka, rövid idejű, e egyszerű feladat végzése változtatás nélkül állandó ismétléssel, tartósan figyelemkoncentráció, emberekkel foglalkozás konfliktusveszélyes helyzetben stb. Teljesítményelvárások: mennyiségi (termelés, eladás volumene, költségvetés, határidő stb.), minőségi (selejtarány, panaszok száma, csoportkohézió kialakítása és megtartása). jellege együttműködési pszichés mennyiségi Terhelések Teljesítmény elvárások fizikai minőségi

7 3. A munkakörelemzés során vizsgált tényezők
kihívások Motivációs elvárások előmenetel fejlődési lehetőség Munkavégzéshez szükséges eszközök gépek berendezések Motivációs tényezők: milyen sajátos munkaköri tényezők fejtenek ki motivációs hatást, pl.: kihívások, változatos munka, emberi kapcsolatok gyakorisága, előmeneteli lehetőségek, fejlődési lehetőségek. A munkahely anyagi felszereltsége: gépek, berendezések. A munkakört betöltővel szembeni elvárások: ismeretek, tapasztalat, kompetenciák, speciális elvárások. Ajánlott irodalom: Nemeskéri Gyula, Fruttus István Levente: Az emberi erőforrás fejlesztésének módszertana oldal ismeret Elvárt kompetenciák tapasztalat speciális személyiség jegyek

8 4. Munkakör-elemzési technikák
Dokumentum elemzés Anyagi-technikai körülmények elemzése Interjú Kérdőív Munkakör-elemzési technikák A munkakörelemzésnek számos technikája létezik, amelyek különböző szempontokból közelítik meg a munkakör tartalmát, jellegzetességeit. A megválasztásuknál szem előtt kell tartani a munkakör jellegét és a szervezeti kultúrát, amiben a szervezet működik. Dokumentumelemzés Minden esetben ez az információgyűjtésnek az első lépése, függetlenül attól, hogy új vagy létező munkakörről van szó. A munkakörrel kapcsolatos dokumentációt (állománytábla, szervezeti működési szabályzat, ügyrend, meglévő munkaköri leírások, a munkakör betöltéséhez meghatározott munkaköri követelmények, a munkakörben használt gépek, berendezések technikai leírásai, munkakör besorolása, teljesítményértékelési lapok, továbbképzési tervek stb.), valamint esetleges helyzetelemzések (szervezetfejlesztési, átszervezési, munkaszervezési tanulmányok) átvizsgálása. Anyagi-technikai körülmények elemzése Azt elemezzük, hogy a munkakör milyen felszereltséggel rendelkezik: gépek, berendezések, szerszámok, távközlési eszközök, számítástechnikai felszereltség stb. Interjú A munkakörhöz valamilyen módon kapcsolódó személyek (vezető, a munkakör betöltője) direkt megkérdezését jelenti. Tekintettel arra, hogy a szervezet munkaköreiről hasonló jellegű információkat kell összegyűjtenünk, általában strukturált interjút használunk. Természetesen, az interjúkészítőnek rugalmasan kell eljárnia, hogy ha valamely munkakörnél sajátosságokra bukkan, ezeket feltétlenül tárja fel, és ne hagyja őket figyelmen kívül csak ezért, mert az interjú tartalmi váza nem tér ki speciális esetekre. Kérdőív Ha a szervezetben viszonylag nagy számú hasonló tartalmú munkakör van, akkor célszerű elemzési kérdőívet készíteni, amely segítségével rövid idő alatt nagy mennyiségű információt tudunk rendszerezett formában összegyűjteni. LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT MÓDSZER, LEGOLCSÓBB, LEGTÖBB INFORMÁCIÓT AD. Eredményes különösen interjúval együtt alkalmazva. A közigazgatásban a dokumentum elemzés, kérdőív és interjú ötvözött módszere a leghatásosabb. Háttérinformáció: Az egyéb módszerek bemutatása a tréningen csak esetleges idő függvényében kell vagy lehet ismertetni. De az oktatásvezetőnek érdemes róla egy-két mondatot tudnia. Az elemzési technikákat a szervezet sajátosságaihoz kell összeállítani, amelyet az elemzésért felelős munkacsoport alakít ki. Egyéb módszerek pl. Munkanap-fényképezés, Munkanapló A munkakört betöltő személy legalább egy hónapon át naponta feljegyzi az elvégzett tevékenységeket, azok időtartamát, esetleg sorrendjét, körülményeit. Ezt a technikát a funkcionális tevékenységek munkaköreire és vezetői munkakörökre lehet alkalmazni. De az információkat minden esetben ki kell egészíteni más elemzési technikákkal is, mert a szubjektivitás, a felejtés vagy a szándékos információtorzítás veszélye mindig fennáll. Kritikus incidensek módszere A munkakörrel kapcsolatos, a „normális helyzetből”, a „hétköznapiságból” kiemelkedő eseményeket, tevékenységeket és eredményeket ragadja meg, illetve a tevékenység nagyon rossz vagy nagyon jó oldaláról gyűjtünk információkat. A vegyes módszer, amikor a felsorolt technikákat együttesen alkalmazzák a munkakör-elemzésére. Mivel a leggyakrabban használt módszer a kérdőív, a következő feladat egy elemzési kérdőív áttekintése és kiscsoportos kitöltése lesz. Egyéb, vagy vegyes módszerek Pl.: Munkanap fényképezés Munkanapló

9 5. A munkakörelemzés folyamata, feladatai
A munkakörelemzés céljának meghatározása A munkakörelemzést végzők körének kijelölése A szervezeti struktúra és a szervezeti folyamatok vizsgálata Az elemzésre kerülő munkakörök kiválasztása A munkakörök elemzése: módszerválasztás és alkalmazás Az eredmények felhasználása

10 5. A munkakörelemzés folyamata, feladatai
A vezető szerepe a munkakör-elemzésben Személyzeti vezető Szakmai vezető Stratégiai vezető Elemzési stratégia meghatározásában Elemzési munkacsoport felállítása Elemzési munka irányítása Külső, belső szakértők kiválasztása Az elemzés eredményeire épülő feladatok szervezése Elemzés célja Elért eredmények elfogadtatása Folyamatok kommunikálása A vezetőknek a munkakörelemzésnél éppúgy, mint az emberi erőforrás gazdálkodás minden szakaszában meghatározó szerepe van. A vezetők a vezetési szintjüknek megfelelően különféle szerepeket tölthetnek be a folyamatban. Stratégiai színtű vezető vagy erre a célra létrehozott vezetői team feladata az elemzési folyamat megtervezése, az elemzési célok meghatározása. (Elemzési célként lehet meghatározni a szervezet teljes struktúrájának átalakítását, vagy kisebb részcélok elérését mint pl. új munkakörök létrehozását, munkaköri követelmények, toborzási rendszer kialakítását, vagy munkaköri leírások készítését.) Ugyancsak a stratégiai szintű vezetőknek szerepük van az elemzés eredményeinek elfogadtatásában, megfelelő szervezeti kommunikációs rendszer működtetésében. A személyzeti vezető feladta lehet az elemzés folyamatának megtervezése. Az operatív vezetőnek menedzselési szerepe lehet a munka irányításában, az elemzést irányító team, a megfelelő külső szakértők kiválasztásában. (pl. szakértők pályáztatása). Ugyancsak feladata van a belső szakértők (szakmai vezetők és az egyes szakmai területet jól ismerő szakemberek) kiválasztásában, valamint a szakértői feladtok ellátásában. Szerepet kell vállalniuk az elemzési eredményekre épülő munkafolyamatok működtetésében, pl. új kiválasztási szempontok, munkaköri leírások készítésénél. Elemzési folyamat megtervezése

11 2. A MUNKAKÖR- ÉRTÉKELÉS

12 2. A munkakör-értékelés A résztéma tartalma:
2.1. A munkakör-értékelés fogalma, célja 2.2. A munkakör-értékelés folyamata A közigazgatásban uniformizált és centralizált nomenklatúrára épülő besorolási és illetményrendszer van, melynél az egyéni képességektől és teljesítménytől függetlenül kerülnek a köztisztviselői bérek megállapításra. Ez nem zárja ki munkakör-értékelési rendszer kialakítását, a nyugati országok közül már többen is használnak hasonló rendszert. Ennek alapját megfelelő munkakör-elemzési-értékelési rendszer kialakítása képezheti és megfelelő jogi szabályozás szükséges a munkakör tartalma szerinti besorolási rendszer működtetéséhez.

13 2.1. A munkakör-értékelés fogalma, célja
Módszer, amely lehetővé teszi, a munkakörök jellemzőik alapján történő összehasonlítását, annak meghatározását, hogy a munkakör tartalma szerint a szervezeten belül mekkora relatív súllyal, értékkel bír. Célja: Ösztönzési, bérezési rendszer kialakítása Munkaköri követelményrendszer meghatározása Életutak tervezése Személyzet és szervezetfejlesztés Szervezeti kultúra alakítása A munkakörök jellemzőik alapján összehasonlíthatók, ennek feltétele, hogy megtaláljuk az összehasonlítás alapjául szolgáló tényezőket és a használható mércét, mértéket. Segítségükkel egy szervezet munkakörei sorrendbe állíthatók, és meghatározható minden egyes munkakör értéke, más munkakörhöz való viszonylagos helyzete. A munkakör-értékelés egy olyan módszer, amely lehetővé teszi, hogy meghatározzuk, egy munkakörnek mekkora relatív súlya, értéke van egy szervezeten belül. A munkakör-értékelést tudományos eljárásnak tartják, ami annyiból igaz, hogy számokkal, skálákkal operál, ellenben az alkalmazásban mindenképpen közrejátszanak szubjektív, megítéléshez kapcsolódó tényezők is. A munkakör-értékelés alapját a munkakör-elemzés során nyert információk képezik, ezért az értékelés pontossága nagymértékben függ attól, hogy mennyire pontos és részletes információink vannak a munkakörökről. Ezen kívül ismerni kell a munkakörök szervezeti környezetét, a menedzsment működési mechanizmusát is. A munkakör-értékelést elsősorban a munkakör alapú bérrendszer, ösztönzési rendszer kidolgozásához szokták használni. De a munkakörök relatív értékrendje számos más célra is felhasználható: Életút tervezés: meghatározhatók a szervezeten belüli életpályák, vagyis mely munkakörök sikeres betöltésén keresztül vezet az út a nagyobb erkölcsi és anyagi elismerést jelentő munkakörök felé. Munkaköri követelmények meghatározása: az értékelési rendszer elemzési tényezőihez igazodóan megfogalmazhatók a munkakör betöltőjével szemben támasztott szakmai és magatartásbeli követelmények. Személyzet és szervezet fejlesztés: a munkaköri követelmények ismeretében átfogó, célorientált képzési programok dolgozhatók ki. További célok amire a munkakör-értékelés felhasználható: a munkakörök megtisztításához, áttervezéséhez, a szervezetelemzéshez, a karriertámogatási rendszer kidolgozásában a karrier-utak meghatározásához, szervezetfejlesztéshez, a kialakult munkaköri struktúra megváltoztatásához, a szervezeti kultúra alakításához Alapját a munkakör-elemzés adja

14 2.2. A munkakör-értékelés folyamata
a célok meghatározása rendszerfejlesztő csoport megszervezése értékelési tényezők meghatározása tényezők pontszámának a meghatározása minta (etalon)-munkakörök értékelése az értékelések elvégzése és a munkakörök relatív rangsorának a kialakítása A munkakör-értékelési rendszer kidolgozása  Ha a szervezet saját munkakör-értékelési rendszert szeretne kidolgozni, olyat, amely figyelembe veszi a szervezeti sajátosságokat, a munka jellegét, a szervezeti értékrendet és a stratégiai prioritásokat, a következő lépéseket kell megtennie: 1. A rendszerfejlesztő csoport megszervezése: A szervezet különböző területein dolgozó szakemberekből, vezetőkből fős rendszerfejlesztő csoportot kell kialakítani, akik egy EEM szakember vagy külső tanácsadó segítségével kialakítják a munkakör-értékelési rendszert. 2. Az értékelési tényezők meghatározása: A munkacsoport a szervezetben végzett munka jellegzetességeit tárja fel ötletrohammal, és eldönti, hogy a munkaköröket milyen tényezőkkel értékeljék. 3.A tényezők pontszámának a meghatározása: Minden tényezőhöz definiálunk 3-7 fokozatot, amelyek lehetővé teszik a munkakörök megkülönböztetését az adott tényezőnél. E fokozatoknak a pontszámát a tényező maximálisan adható pontszáma alapján határozzuk meg. Az elosztást a fokozatok között végezhetjük lineárisan vagy progresszívan. A szervezet számára fontosabb érték lehet pl. a magasabb. 4. A minta (etalon)-munkakörök értékelése: Kiválasztunk reprezentatív munkakört, amelyeknek elvégezzük az elemzését és az értékelését. Ezután rangsorba állítjuk őket. Az értékelés tapasztalatai és a kialakult rangsor elemzése alapján elvégezzük a szükséges korrekciókat az értékelési rendszeren és véglegesítjük. 5. Az értékelések elvégzése és a munkakörök relatív rangsorának a kialakítása: Ezután a szervezet valamennyi munkakörért értékeljük (ha nem történtek elemzések, akkor előbb a munkakörelemzéseket kell elvégezni). Ha munkaköri csoportokat alakítottunk ki, akkor az értékelést a megfelelő csoport tényezői szerint kell elvégezni. Az értékelések elvégzése után a munkakörökből egy rangsort állítunk össze, függetlenül attól, hogy melyik csoportba tartozott az értékelésnél.

15 2.2.2. A munkakör-értékelés folyamata
A munkakör-értékelés előre meghatározott értékelési tényezők szerint történik Munkaköri csoportok: Vezető, Szellemi, Fizikai, Ügyviteli Elemzési (értékelési) tényezők: A munkakör feladatmegoldásához szükséges tudás, gyakorlat, felelősség, problémamegoldás, kapcsolatrendszer stb. A tényezők között fontosságuk szerint súlyozunk Ha a szervezetben nagyon nagy számú egymástól tartalmában jól elhatárolható munkakör van, az elemzésnél vagy az értékelésnél munkaköri csoportokat érdemes kialakítani. Ilyen lehet pl. a vezetői munkaköri csoport, szellemi munkát végzők csoportja, fizikai munkát végzők csoportja, ügyintézői munkát végzők csoportja, stb. Ekkor el kell dönteni, hogy azonos tényezőkkel értékeljék-e, vagy a munka eltérő jellege miatt minden csoportnak részben külön értékelési tényezők kialakítása szükséges (pl.: szellemi, fizikai, vezetői, ügyfélszolgálati munkakörök). A munkaértékelési rendszerek jellemzői: A tényezők között fontosságuk szerint különbséget teszünk pl. súlyozzuk.          A munkakörök értékelése előre meghatározott értékelési tényezők szerint történik. Ezeket a tényezőket a munkakör legjellemzőbb sajátosságai szerint választjuk ki. Bármely munkakör leírható az alábbi jellemzőkkel: Ismeret és szakértelem, Kapcsolat és kommunikáció, Probléma megoldás, Döntéshozatal, Autonómia, Vezető szerep, Pénzügyi felelősség, Hatás a szervezet eredményességére (pozitív-negatív) Ezek a munkakör-elemzésnél használt tényezőkkel azonosak. A súlyozás alapján meghatározzuk a pontértékeket. A munkakörök értékelése azt jelenti, hogy minden munkakör az egyes tényezők és fokozatok részértékei alapján egy összeadott pontértéket kap, amely kifejezi a munkakör más munkakörhöz viszonyított értéket; a munkakörök pontszámuk alapján különböző munkaköri-csoportokba rendezhetők. A munkaköröket felbontjuk jellemző összetevőikre, ezeket definiáljuk és összehasonlítjuk az értékelés alapjául szolgáló skálával. Egy munkakör-értékét az egyes tényezők értékeinek összege adja meg. A tényezők lehetnek előre meghatározottak, vagy adott szervezetre kidolgozottak, vagyis a szervezet és a munka jellegének megfelelő specifikus tényezőrendszert alakítunk ki. Ezek a tényezők vonatkozhatnak: a feladatvégzésre (komplexitás, újszerűség, önállóság, felelősség, stb.), a munkakörülményekre (pl.: pszichés terhelés), vezetés, irányítás komplexitására (irányítottak száma, irányított folyamatok komplexitása stb.), a szükséges ismeretekre (végzettség, tapasztalat, kompetenciák stb.) stb. Pontozásos módszerek: A tényezős módszereknek egy olyan változata, ahol az egyes tényezők skáláin a fokozatokat pontszámok fejezik ki. Ezek lehetnek előre kialakított tényező és pontrendszeresek (pl.: Hay, REFA módszer). Az értékelés során minden munkakör minden egyes tényezője egy-egy pontértéket kap A pontszámok alapján munkaköri csoportok alakíthatók ki.

16 2.3. A MUNKAKÖRI KÖVETELMÉNYEK MEGHATÁROZÁSA

17 3. A munkaköri követelmények meghatározása
A résztéma tartalma: 3.1. A munkaköri követelmények fogalma, célja 3.2. A munkakörnek megfelelés modellje 3.3. A vezető feladatai a munkaköri követelmények meghatározásában 3.4. A kompetencia fogalma, típusai 3.5. Kompetencia alapú integrált emberi erőforrás alkalmazások

18 3.1. A munkaköri követelmények fogalma, célja
A munka = problémamegoldások sorozata A munkaköri követelményekben a munkaköri feladatok sikeres ellátása szempontjából az fejeződik ki, hogy a kérdéses munkakör milyen fizikai és mentális feltételeket támaszt a munkakör betöltőjével szemben. A munkaköri követelmények meghatározásának célja, hogy a szervezet munkaköreit olyanok töltsék be, akik megfelelnek az adott munkakör követelményeinek. A munkaköri követelményeket nevezhetjük munkaköri specifikációnak, vagy munkakör profilnak, vagy éppenséggel személyspecifikációnak is. Ma ezek mellett vagy helyett egyre gyakrabban a sikeres munkavégzéshez szükséges kompetenciákat és kompetencia szinteket jelenítik meg. A kompetenciák az egyes munkakörökhöz rendelve tehát megjelenhetnek munkaköri követelményként, majd erre alapozva a kiválasztási rendszerben a kiválasztás szempontjai között is. A munkakör-specifikáció természetesen a munkaköri leírásból következik és nagy segítséget nyújt a toborzás és a kiválasztás számára. A munkakörelemzésből származó információk, illetve a munkaköri leírás és munkaköri követelmények jelentik az alapját szinte az összes emberi erőforrás-menedzsment funkcióknak. A munkaköri követelmények és a munkavállalói képességek (kompetenciák) összehasonlításának tehát az a célja, hogy általa egyrészt meg lehessen állapítani, egy adott munkakört betöltő rendelkezik-e mindazokkal az egyéni feltételekkel (kompetenciákkal), amelyet a munkakör megkövetel, másrészt milyen személyzetfejlesztési akciók szükségesek ahhoz, hogy a munkakör követelményei, valamint a munkakört betöltő személy képességei megfeleljenek egymásnak. A személyzeti szakterületnek olyan rendszert kell kidolgoznia, amely lehetővé teszi a fenti célok elérését. A rendszer tegye lehetővé a munkatársak képességleltárának felvételét, a képességek összehasonlítását a követelményekkel, ennek eredményeként nyíljon mód a személyre szóló pályagondozási, karrierépítési, képzési, készségfejlesztési tervek összeállítására és végrehajtására. összehasonlítása munkaköri követelmények munkavállalói képességek

19 3.2. A munkakörnek megfelelés modellje
A munkakör sajátosságai A munkakörtartalom kiemelt jellemzői A munkakör követelményei A munkakör követelményeinek és a munkavállaló képességeinek összehasonlítása Minden munkakör számtalan sajátossággal rendelkezik. Ezek feltárását lehet elvégezni a munkakör-elemzéssel. Az elemzés során célszerű azokat a munkatartalmi tényezőket kiemelni, amelyek egy adott munkakört meghatároznak, megkülönböztetnek más munkakörtől. A munkatartalom feltárt és kiemelt jellemzői egyben meghatározzák azt is, hogy az adott munkakör milyen követelményeket támaszt a munkakört betöltő személlyel szemben. A munkakört betöltő személy is számtalan személyes tulajdonsággal (kompetenciával) rendelkezik, ezek egy része szükséges a munkakör betöltéséhez, más része nem. Ebből a halmazból kell meghatározni azokat, amelyek a munkakör betöltéséhez feltétlenül szükségesek: ez az összehasonlítás feladata. Az összehasonlítás során kell eldönteni azt, hogy egy munkavállaló esetében a munkakörnek való megfelelésről, illetve meg nem felelésről beszélünk-e. A meg nem felelés esetén vagy pótolni kell a munkavállaló hiányzó ismereteit (fejlesztéssel), vagy más munkakörbe kell helyezni. Amennyiben a munkavállaló több ismerettel, képességgel (magasabb szintű kompetencia-készlettel) rendelkezik, mint amit a munkakör megkövetel ebben az esetben képességtartalékkal számolhatunk (pl. a karriertervezésnél vehető figyelembe). A munkakör betöltéséhez rendelkezésre álló egyéni sajátosságok A munkakört betöltő egyén sajátosságai

20 3.3. A vezető feladatai a munkaköri követelmények meghatározásában
közvetlen munkahelyi vezető humánpolitikai szakemberek értékeli a munkakörök munkatartalmi sajátosságait értékeli a munkatársak megfelelését (teljesítményértékelés) személyzetfejlesztési akciók tervezése, szervezése A követelmények meghatározásának és a megfelelés elbírálásának rendszerét nemcsak a személyzeti szakterület, hanem a vezetők is igénylik. Ennek megfelelően úgy kell kidolgozni a rendszert, hogy ne csak a személyügyi módszereket jól ismerő szakemberek, hanem a szervezet különböző szintjein dolgozó és különböző szintű vezetési ismeretekkel rendelkező vezetők is képesek legyenek a követelmények meghatározására, az elvárt követelmények, valamint a munkakört betöltők képességeinek összehasonlítására is. Egy szervezeten belül két felhasználói kör különböztethető meg: 1. a közvetlen munkahelyi vezetők, akik: - a szakterületek képviselőiként értékelni tudják a munkakörök munkatartalmi sajátosságait és ezek ismeretében meg tudják határozni a munkaköri követelményeket; - meghatározott időnként, rendszeresen értékelni tudják munkatársaik követelményeknek való megfelelését; - időnként fel tudják mérni a munkatársak szervezet számára hasznosítható képességeit; 2. A humánpolitikai szakemberek, akik: - a követelményeknek való meg nem felelés megállapítása után személyre szóló személyzetfejlesztési akciókat tervezhetnek és valósíthatnak meg; - a képességleltár figyelembevételével konkrét és személyre szóló karriertámogatási terveket dolgozhatnak ki. meghatározza a munkaköri követelményeket szervezet számára hasznosítható képességek felmérése a képességleltár alapján karriertámogatási tervek kidolgozása

21 2.3.4. A kompetencia fogalma, típusai
munkaköri követelmények végzettség (általános, speciális) általános intelligencia, gyakorlati tudás, tapasztalat kompetenciák személyes képességek A munkakövetelményekben az fejeződik ki, hogy a munkakör sikeres betöltéséhez, milyen tapasztalatokat, készségeket, ismereteket, stb., tehát milyen kompetenciákat szükséges a munkavállalónak felvonultatnia. Egy polgármesteri hivatal köztisztviselőire vonatkozó követelmények: 1. Általános ismeretek; 2. Szakmai ismeretek; 3. Ügyviteli, önkormányzati működésrendi ismeretek; 4. Helyismeret, a lakossági célcsoportok ismerete; 5. Számítástechnikai ismeretek; 6. A feladatellátáshoz kapcsolódó képességek: - helyzetfelismerés, - problémakezelés, megoldás, kreativitás, - korrektség, megbízhatóság, határidőtartás, - ügyfélkezelés, kommunikációs képességek, konfliktuskezelés, - minőség, - etikus magatartás; 7. Szervezeti magatartás: - munkatársak közötti konfliktuskezelés, - együttműködés, illeszkedés a szervezeti elvárásokhoz; 8. Vezetői ismeretek: - szakterületek ismerete, - vezetéstechnikai ismeretek, - döntés, - irányítási képességek, - munkatársak menedzselése; 9. Egyéni személyiségjegyek: - rugalmasság, - empátia, tolerancia, érzékenység mások problémái iránt, - motiváció. személyi tulajdonságok

22 3.4. A kompetencia fogalma, típusai
Egy személy alapvető, meghatározó jellemzői, melyek okozati kapcsolatban állnak az adott munkakör ellátásához szükséges kritériumszintnek megfelelő hatékony és/vagy kiváló teljesítménnyel. A kompetencia fogalmának meghatározó alkotóelemei: alapvető: a kompetencia elég mély és tartós része a személyiségnek ahhoz, hogy valószínűsítse a viselkedést bármely helyzetben; okozati kapcsolat: az adott kompetencia okozza vagy befolyásolja a kérdéses viselkedést és teljesítményt; kritériumszintnek való megfelelés: befolyásolja, hogy ki fog valamit kiválóan, közepesen vagy rosszul csinálni egy specifikus kritériumnak megfelelően. A kompetencia az, amit a legjobban teljesítők a leggyakrabban, a legtöbb helyzetben, a legjobb eredménnyel tesznek. Azon jellemzők, melyek megkülönböztetik a kiválóan teljesítőket az átlagosaktól. A kompetencia alapú megközelítés alapelve, hogy amit az emberek gondolnak, mondanak motivációikról vagy képességeikről nem feltétlenül hitelt érdemlő, csak amit aktuálisan csinálnak, az hihető.

23 3.4. A kompetencia fogalma, típusai
jól láthatók és taníthatók Ismeret, tudás Képességek, készségek nehezebben beazonosíthatók, de fejleszthetők Szociális szerepek vagy „értékek” Én-kép Sok személyes tulajdonság van, ami befolyásolja mit teszünk. Ezen különböző jellemzők a tudatosság különböző szintjein vannak. Ezeket a jellemzőket úgy képzelhetjük el, mint egy jéghegyet. A tudatosabbak a vízszint fölött vannak, láthatók és taníthatók, a kevésbé tudatos vagy éppen tudattalan jellemzők a víz alatt vannak, nehezen beazonosíthatók, de mindenképpen fejleszthetők. Ismeret, tudás: információk, fogalmak és elméletek birtoklása valamely szakterületről, munkakörről. (Az ismeretek a legjobb bejóslói annak, amit egy személy meg tud tenni, de nem annak, amit meg is fog csinálni!); pl. egy köztisztviselő ismeretei a tevékenységét meghatározó jogszabályokról, a közigazgatás rendszeréről. Készség, képesség: valamilyen tevékenységre, teljesítményre való testi – lelki adottság (képesség), illetve tanult gyakorlat (készség); bizonyos fizikai és szellemi feladatok teljesítésének képessége. A mentális vagy kognitív készségek magukban foglalják az analitikus gondolkodást és a konceptuális gondolkodást is. Szociális szerepek vagy „értékek”: melyet a személy fontosnak ítél, hogy legyenek vagy megtegye őket, pl. érték lehet a karrier és a család közötti egyensúly megteremtése, vagy érték lehet a legnagyobb sikeresség elérése, vagy akár mindkettő is. Én-kép (önkép): az egyén milyennek látja magát (pl. szakértőnek, vezetőnek); Az önértékelés egy személy attitűdjei, értékei, a magáról kialakított imázs. Személyiségvonások: fizikai jellemzők és a helyzetekre, információkra adott válaszok. A személyiségvonások relatív tartós, maradandó fizikai, kognitív és pszichoszociális jellemzőkre vonatkoznak. A személynek azon képessége, hogy észrevegye a látszólag nem összekapcsolódó események közötti összefüggéseket pl. az önbizalom alapvető hit abban, hogy valaki képes megbirkózni bizonytalan helyzetekkel is. Motivációk: meghatározott irányokba terelik a magatartást. Szinte mindent befolyásolnak, amit teszünk. A teljesítmény által motivált ember kihívást jelentő célokat tűz maga elé és felelősséget vállal a célok eléréséért. Irányítják, befolyásolják és szelektálják a viselkedést bizonyos magatartások, célok felé, vagy éppen el azoktól. pl. egy teljesítmény motivált személy folyamatosan kihívó célokat állít fel magával szemben, felelőséget vállal azok végrehajtásáért, a kapott visszajelzéseket felhasználja az állandó tökéletesítésre. A motiváció szinte mindent, amit teszünk befolyásol! Lehetséges, hogy sokszor nem értjük saját motivációinkat sem. Minden motiváció megjelölhető egy erős kívánsággal, hogy elérjen egy bizonyos célt – vagy még pontosabban egy bizonyos cél-állapotot. A cél-állapot egy megelégedettség-érzés, ami akkor következik be, mikor az egyén elérte a bizonyos célt. Mivel a cél-állapot ilyen kielégítő, a személynek szándékában fog állni újra és újra elérni azt. Így a motiváció – a késztetés, hogy elérje a cél-állapotot – ismétlődően ösztökél, sarkal akárhányszor a helyzet lehetőséget ad a cél-állapot elérésére, amit a motiváció ösztönöz. MOTIVÁCIÓ----- GONDOLAT------VISELKEDÉS CÉL ÉS CÉL-ÁLLAPOT Egy motiváció nemcsak ösztönzi a viselkedést, de a gondolatok befolyásolásával irányítja is azt. A motiváció szignifikáns meghatározója a foglalkozás választásának is. Személyiségvonások Motivációk

24 3.4. A kompetencia fogalma, típusai
Alapkompetenciák Kulcskompetenciák Generikus kompetenciák Alapkompetenciák: azokat a jellemzőket foglalják magukba, amelyek gyakran előfordulnak, amelyeket általánosan alkalmazunk. Ezek megteremtik az alapot ahhoz, hogy a kulcskompetenciák és a funkcionális kompetenciák kialakíthatók legyenek (ilyenek pl.: az írás, az olvasás, a számolás, a szövegértés). Kulcskompetenciák: nem egyetlen szakma tartozékai, hanem valamennyié; Az Európai Unió az alábbi kulcskompetenciák meglétét, illetve folyamatos fejlesztését preferálja: anyanyelven való kommunikáció; - idegen nyelven való kommunikáció; - matematikai készségek; - alapkészségek a tudományban és a technológiában; - informatikai készségek; - tanulás tanulása; - interperszonális és állampolgári készségek; - vállalkozói készségek; - kulturális tudatosság (általános műveltség). Generikus kompetenciák: egy szervezet valamennyi munkakörére, vagy egy-egy munkakör családjára vonatkozó viselkedés-együttes. A munka világában legfontosabbnak tartott kompetenciák a következők: - egy munkafolyamat racionális megszervezése, az idővel, az energiával és az anyaggal való takarékosság; - a problémaérzékenység és problémamegoldás, az alternatív megoldási lehetőségek összehasonlítása; - a lényeglátás, a döntésképesség; - az együttműködés, a kommunikációs készség; - az innováció és a kreativitás. Speciális vagy funkcionális kompetenciák: az egyes munkakörök sikeres ellátásához szükséges viselkedés-repertoár, a kimagasló teljesítményt szolgáló szakmai tudást foglalják magukba; Speciális vagy funkcionális kompetenciák

25 3.4. A kompetencia fogalma, típusai
Értelmi kompetencia (kognitív képességek, illetve intelligenciahányados /IQ/) Ismeret, tudás, információ, fogalom és elmélet stb. birtoklása az érintett szakterületről, munkakörről. 2. Gyakorlati kompetencia A szakértelem és a tapasztalat kombinációja, megfelelővé tesz egy adott állás betöltésére. Valamilyen tevékenységre, teljesítményre való testi – lelki adottság (képesség), illetve tanult gyakorlat (készség). A munkában való sikeresség szempontjából az értelmi intelligencián alapuló értelmi kompetenciákra, a gyakorlati intelligencián alapuló gyakorlati kompetenciákra és az érzelmi intelligencián alapuló érzelmi kompetenciákra egyaránt szükség van. E kompetenciák szerepe, azonban eltérő. Meghatározó jelentőséggel az érzelmi kompetenciák bírnak. Minden munkatevékenység esetében a kiválóság szempontjából az érzelmi kompetencia kétszer olyan fontos, mint a gyakorlati és a kognitív képességek. A legmagasabb szintű vezetői pozíciókban pedig szinte kizárólag az érzelmi kompetencia jelent előnyt a többiekkel való megmérettetésben. Az érzelmi intelligencia kulcsszerepére világít rá az a tény, hogy az oktatási, képzési rendszer, valamint a társadalmi élet terei, így a munkahelyek önmaguk nem pusztán tudások és készségek közvetítésére szolgáló, elszigetelt „kompetenciatermelő” vagy azt felhasználó „üzemek”, hanem maguk is a szocializáció terepei. Így a kompetenciák alakításában egymással kölcsönhatásban működik a képzés, a munkahely és az ezeken kívüli társadalmi környezet. A hatékonyan és eredményesen működő szervezetek azt várják el munkatársaiktól, hogy: - a dolgozók legyenek képesek tanulni a munkájukból; - rendelkezzenek figyelemmel és jó verbális kommunikációs készséggel; - tudjanak alkalmazkodni (kreatív válasz a buktatókra és akadályokra); - legyenek képesek önmagukat megszervezni (önbizalom, munkamotiváció, karrier iránti igény, büszkeség az elért eredményekre); - mutassanak csapat- és személyközi hatékonyságot (kooperáció és csapatmunka, az eltérő vélemények összehangolásának készsége); - rendelkezzenek hatékony szervezői és vezetői készségekkel. E tulajdonságok, magatartásformák mindegyike az érzelmi kompetenciák körébe tartozik. Az érzelmi kompetencia központi szerepet játszik abban is, hogy a vezető meg tudja- e győzni munkatársát a jobb és hatékonyabb munkavégzés szükségességéről. E tevékenység fokmérője, hogy a szervezet megtudja- e tartani a legkiválóbbakat vagy sem. A kudarcot vallott vezetőre jellemző: a merevség (képtelen alkalmazkodni a változásokhoz, rosszul reagál, nem tud másokat megérteni); a szegényes kapcsolatok (keményen kritizál, túl sokat követel, érzéketlen, elidegenít magától mindenkit); és az alkalmazkodás hiánya vagy alacsony foka (alacsony empátiás készség és érzelmi önkontroll, együttműködési zavarok). Ez a vezető híján van az érzelmi kompetenciának. Komoly problémát jelent, ha rikító különbség van egy intézmény deklarált funkciója és a tényleges valóság között ilyenkor elkerülhetetlenül feltűnik: az én védelmét szolgáló cinizmus, a harag vagy a kétségbeesés. Az érzelmi intelligenciával rendelkező szervezeteknek fel kell számolniuk az előbb említett eltérést! Ha az érzelmek nem számítanak, akkor: demoralizáló határozatokat hoznak, az alkotóképesség ellehetetlenül, döntésképtelenség áll fen, hiányzik a motiváció, üres szlogenek születnek, a vezetés lelkesedés nélküli, a csapatszellem elsorvad stb. Ezekre a rosszul és hatékonyatlanul működő szervezetekre jellemző: a munkával való túlterhelés (túl sok teendő, kevés idő); az autonómia hiánya (felelősség van, beleszólás nincs); a mikromenedzsment (akkor is merev szabályokkal korlátoz, amikor erre nincs szükség); a szűkös jutalmazás (több munkáért kevesebb juttatás); a kapcsolatok elvesztése (fokozódó elszigetelődés); az igazságtalanság (egyenlőtlenségek az emberekkel való bánásmódban); az értékkonfliktusok (a dolgozó elvei és az intézmény kívánalmai között). Az érzelmi kompetenciák érvényesülésére sokat adó szervezetek kiváló munkateljesítményeket produkálnak, melynek eredményeként: - egyensúly van az emberi tényezők és az egyéb erőforrások között; - szervezet-szintű elkötelezettség érvényesül egy alapvető stratégia iránt; - a kezdeményezőkészség a teljesítmény és a minőség javítása jellemző; - a nyílt kommunikáció és a bizalom építése mindennapos dolog; - a kölcsönös előnyöket nyújtó kapcsolatok kiépítése a szervezeten belül és kívül biztosított; - az együttműködés, a támogatás, és a források megosztása megvalósul; - az újítás, a kockázatvállalás és az együttes tanulás érvényesül; - meghatározó a folyamatos fejlődés iránti elkötelezettség. 3. Érzelmi kompetencia Érzelmi intelligencián alapuló tanult képesség, amely kiemelkedő munkateljesítményt eredményez.

26 3.4. A kompetencia fogalma, típusai Kompetencia osztályok
1. Felkészültség: szakmai ismeretek, vezetői ismeretek, idegennyelvtudás és az informatikai ismeretek alkalmazásának szintje 2. Terhelhetőség: fizikális képességek; pszichés terhelhetőség; a munkakörülményekhez való alkalmazkodás képessége 3. Kapcsolattartás: szóbeli kommunikáció (beszédkészség, beszédértés, meghallgatási képesség, prezentációs készség); írásbeli kommunikáció (szövegértés, fogalmazási készség); szervezeten kívüli kapcsolattartás, ill. a vezetővel, irányítóval való kapcsolattartás képessége; együttműködési készség; konfliktuskezelés A munka világában, így a közigazgatás különböző területein is a munkakör-elemzések tapasztalati tényeire építve számos megoldást lehet kimunkálni pl. az egyéni teljesítményértékelésnél használatos kompetencia osztályok és kompetenciák rendszer szerű alkalmazásához. Ahány szervezet, annyi megoldás lehetséges. Az alkalmazók tapasztalatai azt mutatják, hogy nem érdemes számolatlan kompetencia osztályt és kompetenciát kialakítani és felhasználni, mert ez átláthatatlanná, nehézkessé teszi rendszerünket. Érdemes olyan kompetencia osztályokat létrehozni, amelyeket valamennyi munkatárs értékelésénél felhasználunk és olyat, amelyet kizárólag a vezetőknél és egyéb irányítási feladatot ellátónál alkalmazunk. 4. Felelősség: felelősségtudat; egyéni megjelenés; szabálytudat, fegyelmezettség; szervezet iránti lojalitás

27 3.4. A kompetencia fogalma, típusai Kompetencia osztályok
5. Feladat és problémamegoldás: információkezelés és feldolgozás szintje; testületismeret, hely- és személyismeret alkalmazásának szintje; problémára való nyitottság, kreatív problémamegoldás; teljesítmény-orientáltság 6. Személyi tulajdonságok: önállóság; határozottság, magabiztosság; rugalmasság; motiváció; megbízhatóság, etikus magatartás; kezdeményezőkészség; igényesség; empátiás készség; realitásérzék 7. Vezetői és irányítói magatartás: tervezőkészség; szervezőkészség; követelménytámasztás; döntési készség; kapcsolattartás és bánásmód a munkatársakkal; vezetői szerep elfogadtatása; munkatársak fejlesztése; a szervezet menedzselése

28 3.4. A kompetencia fogalma, típusai
Kompetencia lista Kompetenciák pl. felelősségtudat; egyéni megjelenés; szabálytudat, fegyelmezettség; szervezet iránti lojalitás Kompetencia osztályok: ezekbe általában több kompetencia sorolható pl. felelősség A munkakör- elemzés alapján határozható meg az, hogy az adott szervezetre vonatkozóan mely kompetencia osztályok, ill. kompetenciák alkossák a szervezet kompetencia listáját Kompetencia lista: Magába foglalja a szükséges kompetenciákat és így a keret kompetenciák, a kompetencia térkép, a kompetencia profilok, illetve a kompetenciák és a kompetencia osztályok leírásának alapját adja, a rendszert keretbe foglalja. Kompetencia osztály: A jellemzőik alapján egy csoportba tartozó több (2-5) kompetencia gyűjtő neve.

29 3.4. A kompetencia fogalma, típusai
Kompetencia lista A munkakörelemzés alapján határozható meg az, hogy melyik munkakörnél melyik kompetencia osztályokat, ill. kompetenciákat kell alkalmazni és a teljesítményértékelés során az értékelést elvégezni. Az egyes kompetenciákat a jellemző viselkedésjegyeknek megfelelően - azok meghatározása alapján – általában 3 – 7 fokozatú skála kialakításával kompetencia szintekre kell osztani, mely felhasználásával egységesen lehet mérni a munkatárs teljesítményét. A kompetencia osztályok és az oda tartozó kompetenciák mindegyikét definiálni kell. Keret kompetenciák: ezek olyan kompetenciák, amelyeket a szervezet (vagy annak egy része) minden tagjától elvár. (Ezek általában „generikus kompetenciák”.) Kompetencia térképek: egy-egy foglalkozás sikeres űzéséhez szükséges kompetenciákat írják le; Kompetencia profilok: egy-egy munka (szerep) hatékony elvégzéséhez szükséges kompetenciákat tartalmazzák; Munkakörönként és kompetenciánként meg kell határozni az előírt követelmény szintet és ha lehet a kiváló teljesítmény szintet is.

30 3.5. Kompetencia alapú integrált emberi erőforrás alkalmazások
2. Toborzás és kiválasztás 1. Munkakör tervezés, elemzés- és értékelés 3. Teljesítmény-értékelés Megfelelés legyen a munkakör megkövetelte kompetenciák és az azt betöltő személy kompetenciái között 8. Karrierfejlesztés 4. A lehetőségek felmérése Mára kialakult a kompetencia alapú emberi erőforrás menedzselési rendszer integrált modellje. A kompetencia modell lényege, hogy megfelelés legyen a munkakör megkövetelte kompetenciák és az azt betöltő személy kompetenciái között. (Ebben az esetben a közös információt a munkakör tartalma és kompetencia profilja, illetve a munkatárs kompetenciái adják.) Az imént kiemelt egyszerű elv teszi lehetővé, hogy a modell az emberi erőforrás- menedzselés minden területén használható: a kongruencia, az egybevágás mértékének mérése, illetve az illeszkedés elérésére való törekvés az alapja a folyamatábrán jelzett valamennyi emberi erőforrás alkalmazásnak. 6. Tréningek és fejlesztések 7. Utódlástervezés 5. Ösztönzés

31 2. A MUNKAKÖRI LEÍRÁS ELKÉSZÍTÉSE, KARBANTARTÁSA

32 2. A munkaköri leírás elkészítése, karbantartása
A téma tartalma: 2.1. A munkaköri leírás fogalma, célja 2.2. A munkaköri leírás készítésének alapelvei 2.3. A munkaköri leírás tartalmi fejezetei 2.4. A munkaköri leírás karbantartása

33 2.1. A munkaköri leírás fogalma, célja
A munkaköri leírás egy olyan okmány, mely rendszerezett és írásos formában egyértelműen rögzíti a munkakör szervezeten belüli munkamegosztásban elfoglalt helyét, feladatait, jellemzőit, a munkakör ellátásához szükséges meghatározó követelményeket és körülményeket. Célja: A munkakörben, elkülöníthető, ismétlődő tevékenységek rögzítése, rendszerezése A munkakörök egymástól valós elhatárolása A munkavégzés jellemzőinek és feltételeinek rögzítése A munkaköri leírás fontos és szükséges vezetési eszköz, mely megismerteti a munkavállalókat feladataikkal, a szervezeten belüli szerepükkel, a munkamegosztásban elfoglalt helyükkel. Ennek megfelelően a munkaköri leírás kidolgozásának és aktualizálásának felelőssége a munkáltatói jogokkal rendelkező vezetőé. A munkaköri leírás rendszerezett és írásos formában egyértelműen rögzíti a munkakör feladatait, jellemzőit, a munkakör ellátásához szükséges meghatározó követelményeket, esetleg külön a munkaköri specifikációban. A munkaköri leírás a munkakörre és nem a munkakört betöltő személyre vonatkozik.

34 2.2. A munkaköri leírás készítésének alapelvei
Rendszerszemlélet Közérthető fogalmazás Rövidség, tömörség, áttekinthetőség Időszerűség Személyügyi szakterület SZMSZ Ügyrend jogszabályok Együttműködve készíti Követelmények a munkaköri leírások kidolgozásánál A szem előtt tartandó fő szempontok: a rendszerszemlélet, melynek megfelelően az egyes munkaköri feladatokat a szervezet összes tevékenységével összefüggésben kell meghatározni, a közérthető és egyértelmű megfogalmazás, a rövidség, tömörség, vagyis a tartalom olyan kifejtése, ami a kelleténél sem többet, sem kevesebbet nem mond. A munkaköri leírás kidolgozása A munkaköri leírás kidolgozását általában az EEM szakterület végzi a munkakör közvetlen vezetőjével együttműködve. Kidolgozásának alapját a munkakörelemzések képezik, mert itt rendszerezetten megtalálhatók a munkakörökre vonatkozó legfontosabb információk. Ezen kívül figyelembe kell venni a szervezet működését szabályozó előírásokat, dokumentumokat (pl.: Szervezeti és Működési Szabályzatot). A munkaköri leírás karbantartása A szervezet munkakörei a környezeti és szervezeti változásoknak megfelelően változnak, egyes munkakörök megszűnnek, újak jelennek meg, másoknak a tartalma módosul, ezért a munkaköri leírásokat sem lehet statikusan kezelni, hanem folyamatos karbantartásra van szükség. Vezető Munkakör elemzés adatai Szükséges a folyamatos karbantartás

35 2.2. A munkaköri leírás készítésének alapelvei
A munkaköri leírás és a valóság közötti eltérések feltárása folyamatos vezetői tevékenység A vezető feladatai: új munkakör esetén új munkaköri leírás készítése teljesítményértékelő megbeszélés után aktualizálás új munkafeladatok megjelenésekor munkaköri leírás kibővítése A munkaköri leírás és a valóság közötti eltérések feltárásának lehetőségei: A munkakör közvetlen vezetője munkatársával értékelő megbeszélést tart, ahol közösen áttekintik a munkaköri leírásban leírtakat, meghatározzák és értékelik az eltéréseket, A munkakört betöltő jelzi, hogy munkakörében lényeges módosulás történt, és kéri ennek átvezetését a munkaköri leírásban is. Nagyobb szervezetfejlesztési akció esetén az érintett munkakörök elemzését és munkaköri leírását át kell tekinteni, illetve az új munkakörök elemzését és munkaköri leírását el kell készíteni. A tevékenységet az emberi erőforrás szakterületnek kell koordinálnia. Ha a szervezetben nem történik jelentős változás, a munkakörelemzéseket és munkaköri leírásokat egy-két évente át kell tekinteni (a szervezet vagy szervezeti egység dinamikájától függően a periódus vezetői megítélés tárgya), és aktualizálni kell.

36 2.3. A munkaköri leírás tartalmi fejezetei
1. Általános információk 2. A munkakör tartalma 3. A munkavégzés körülményei 4. A munkaköri követelmények 5. Záró információk A munkaköri leírás tartalma   A munkaköri leírás általában öt tartalmi fejezetet foglal magába: Általános információk, a munkakör megnevezése kódszám, érvényesség a munkakör célja, funkciója a munkakör helye a szervezeten belül A munkakör tartalma, a munkakör feladatainak felsorolása jogkörök felelősség a kapcsolattartás teljesítménykövetelmények A munkakör körülményei, a munkakörhöz rendelt eszközök speciális munkavégzési feltételek Azokat a feltételeket kell elsorolni, amelyek számottevő fizikai vagy pszichés terhelést eredményeznek a munkavégzés során (pl.: éjszakai műszak, gyakori terepmunka, utazások). munkaidő Teljes munkaidős pozíció esetén 8 óra/nap, részmunkaidős pozíció esetén a részaránynak megfelelő óra/nap értéket kell beírni, valamint azt, hogy fix vagy rugalmas időbeosztásról van szó, ez utóbbi esetben melyik a törzsmunkaidő A munkakör követelményei, Csak a legfontosabb, a munkakörbe való felvételkor fontos végzettségre, ismeretekre és speciális követelményekre vonatkozó információkat kell feltüntetni, mert a részletezést, a kompetenciákat a munkaköri specifikáció tartalmazza. Az is lehetséges, hogy a munkaköri leírásban szerepeltessük részletesen a követelményeket, és nem készítünk külön munkaköri specifikációt      Záró információk. munkaköri leírás kidolgozója, illetve kiadója, a hatálybalépés időpontja, érvényességi időtartama

37 1. Általános információk
2.3. A munkaköri leírás tartalmi fejezetei 1. Általános információk a munkakör megnevezése kódszám érvényesség a munkakör célja, funkciója a munkakör helye a szervezeten belül

38 2.3. A munkaköri leírás tartalmi fejezetei
2. A munkakör tartalma a munkakör feladatainak felsorolása jogkörök felelősség a kapcsolattartás teljesítmény-követelmények

39 3. A munkavégzés körülményei
2.3. A munkaköri leírás tartalmi fejezetei 3. A munkavégzés körülményei a munkakörhöz rendelt eszközök speciális munkavégzési feltételek munkaidő 4. A munkakör követelményei speciális munkavégzési feltételek Azokat a feltételeket kell elsorolni, amelyek számottevő fizikai vagy pszichés terhelést eredményeznek a munkavégzés során (pl.: éjszakai műszak, gyakori terepmunka, utazások). munkaidő Teljes munkaidős pozíció esetén 8 óra/nap, részmunkaidős pozíció esetén a részaránynak megfelelő óra/nap értéket kell beírni, valamint azt, hogy fix vagy rugalmas időbeosztásról van szó, ez utóbbi esetben melyik a törzsmunkaidő A munkakör követelményei Csak a legfontosabb, a munkakörbe való felvételkor fontos végzettségre, ismeretekre és speciális követelményekre vonatkozó információkat kell feltüntetni, mert a részletezést, a kompetenciákat a munkaköri specifikáció tartalmazza; Az is lehetséges, hogy a munkaköri leírásban szerepeltessük részletesen a követelményeket, és nem készítünk külön munkaköri specifikációt. Végzettség Ismeretek Speciális követelmények

40 2.3. A munkaköri leírás tartalmi fejezetei
5. Záró információk munkaköri leírás kidolgozója, illetve kiadója, a hatálybalépés időpontja, aláírások

41 2.4. A munkaköri leírás karbantartása
Környezeti (jogszabályi) változások Feladatok megszűnnek Új feladatok keletkeznek Munkakörök megszűnnek Új munkakörök Szervezeti változások A munkaköri leírások karbantartása A szervezet munkakörei a környezeti és szervezeti változásoknak megfelelően változnak, egyes munkakörök megszűnnek, újak jelennek meg, másoknak a tartalma módosul, ezért a munkaköri leírásokat sem lehet statikusan kezelni, hanem folyamatos karbantartásukra van szükség. A munkaköri leírás és a valóság közötti eltérések feltárásának lehetőségei: A munkakör közvetlen vezetője munkatársával értékelő megbeszélést tart, ahol közösen áttekintik a munkaköri leírásban leírtakat, meghatározzák és értékelik az eltéréseket, A érintett munkakörök elemzését és munkaköri leírását át kell tekinteni, illetve az új munkakörök elemzését és munkaköri leírását el kell készíteni. Ha a szervezetben nem történik jelentős változás, a munkakörelemzéseket és munkaköri leírásokat egy-két évente át kell tekinteni (a szervezet vagy szervezeti egység dinamikájától függően a periódus vezetői megítélés tárgya), és aktualizálni kell. Új munkakörök esetében a munkaköri leírást az új munkakörre vonatkozó szabályzatok, előírások figyelembe vételével az érintett szervezeti egységek személyzeti szervezetei vagy szakemberei készítik el a munkakörök közvetlen vezetőivel együtt. A változás – a szervezetfejlesztési akció vagy a változás mértékétől és kiterjedtségétől függően – érintheti csak a kiegészítő munkaköri leírást, ha az akció csak egy vagy több szervezeti egység tevékenységében eredményezett változást; vagy érintheti a törzs és kiegészítő munkaköri leírást, ha a változások a teljes szervezetre kiterjedtek, és megváltoztatták a munkakör tartalmát, jogköreit stb., és a változások a szervezet működését szabályzó dokumentumokban is megjelennek. A munkaköri leírás karbantartása mind a vezető, mind a munkatársak közös érdeke, de a vezető felelőssége. Mivel a munkaköri leírás a különböző munkakörök közötti koordináció egyik fontos eszköze, és a vezető csak azoknak a feladatoknak az elvégzését várhatja el munkatársaitól, melyeket egyértelműen ismernek, komoly zavarok léphetnek fel a munkaköri leírás hiányában. Munkaköri leírások változnak Karbantartás aktualizálás