Folyamat 1. Változások, történések egységes, összefüggő sora. 2. Vminek a lefolyása, végbemenése. 3. Ami megszakítás nélkül, összefüggően történik, folyik.

Az előadások a következő témára: "Folyamat 1. Változások, történések egységes, összefüggő sora. 2. Vminek a lefolyása, végbemenése. 3. Ami megszakítás nélkül, összefüggően történik, folyik."— Előadás másolata:

1

2 Folyamat 1. Változások, történések egységes, összefüggő sora. 2. Vminek a lefolyása, végbemenése. 3. Ami megszakítás nélkül, összefüggően történik, folyik. 4. Tartós v. ismétlődő.

3 Mi a folyamat ? A folyamat tevékenységek, változtatások, esetleg működési elemek sorozata, algoritmusa, mely valamilyen cél elérésére irányul. A folyamat egy vagy több feladat, amely bemeneteket (inputokat) kimenetekké (outputokká) alakít a partner vagy egy másik folyamat számára, személyek, eljárások, eszközök segítségével.

4 Visszajelzés BEMENETEKET BIZTOSÍTÓK FOLYAMAT MEGVALÓSÍTÓI PARTNEREK Követelmények Bemenet Kimenet Követelmények Visszajelzés Mi a folyamat ?

5 Folyamatok azonosítása Folyamatok szabályozása Folyamatok folyamatos fejlesztése Folyamatokkal kapcsolatos teendőink

6 Fő folyamatok Támogató folyamatok Kiegészítő (mellék) folyamatok Vezetési folyamatok Kulcs(fontosságú) folyamatok Folyamatok osztályozási lehetőségei

7 A főfolyamatok a szervezet alaptevékenységéhez, a vevői/partneri igények kielégítéséhez kapcsolódó folyamatok. Jellemzői: – Jelentősen hozzájárulnak a szervezet céljainak megvalósításához – A folyamat elején és a végén a külső vevők állnak – Közvetlen hatást gyakorolnak a vevőkre Főfolyamatok

8 Támogató folyamatok A támogató folyamatok a főfolyamatokat kísérik, adatokat, információkat szolgáltatnak. Kiegészítő folyamatok A szervezet alaptevékenységéhez lazán kapcsolódó, de az esetek többségében nélkülözhetetlen folyamatok. E folyamatok nélkül az alapvető funkciók hatékony elvégzése nem lehetséges.

9 Vezetési folyamatok A szervezet irányításával, stratégiájának meghatározá- sával és megvalósításával kapcsolatos folyamatok. Kulcs(fontosságú) folyamatok A szervezet sikerét alapvetően befolyásoló folyamatok (nem csak a főfolyamatok közül kerülhet ki)

10 VevőSzállító Főfolyamat Főfolyamatok Támogató folyamatok Menedzsment-folyamatok

11 A KULCSFONTOSSÁGÚ FOLYAMATOK MENEDZSELÉSE ”A terméket megreparálni már túl késő, e helyett javítsuk a folyamatot” Gerald Shea Exxon Kutatási és Műszaki Tudományos Vállalat

12 A kulcsfontosságú folyamatok menedzselése

13 Mely termékek és szolgáltatások a legfontosabbak a vevőknek? Mely folyamatok állítják elő e termékeket és szolgáltatásokat? Melyek azok a tényezők, amelyek a szervezet eredményességét meghatározzák és melyek azok a folyamatok, amelyek e tényezők megvalósításában szerepet játszanak? Kulcsfontosságú folyamatok definiálása

14 4. Mely folyamatok vannak a leginkább szem előtt? 5. Mely folyamatoknak van a legnagyobb hatása a vevők által megkövetelt teljesítmény szintekre? 6. Az adatok, valamint a józan ész sugalmazása szerint mely folyamatokban rejlenek a legerőteljesebb javítási lehetőségek? Kulcsfontosságú folyamatok definiálása

15 HAT LÉPÉS A FOLYAMAT-JAVÍTÁS FELÉ "Sültgalamb márpedig nem létezik". W. Edwards Deming

16 2. Folyamat azonosítása és dokumentálása 1. Probléma, eltérés meghatározása 3. Teljesítmény mérése 4.Okok és okozatok (”Miértek”) megértése 5.Javaslatok, megoldások kifejlesztése és kipróbálása 6.Megoldások gyakorlatba történő alkalmazása és értékelése A folyamatfejlesztés „hat lépéses” modellje

17 1.lépés: Definiáljuk a problémát a folyamat összefüggésében 1.1Azonosítsuk a terméket. 1.2Azonosítsuk a vevõket. 1.3Definiáljuk a vevõk igényeit. 1.4Azonosítsuk a fentemlített termékeket elõállító folyamatokat. 1.5Azonosítsuk a folyamatok gazdáját (gazdáit).

18 2.lépés: A folyamat azonosítása és dokumentálása 2.1Azonosítsuk a folyamat résztvevõit akár név szerint, akár a betöltött poszt vagy szervezet szerint. 2.2A folyamat valamennyi résztvevõjénél biztosítsuk, hogy érti mind a folyamat valamennyi lépését, mind az egyéni szerepköröket. 2.3Azonosítsuk a nem hatékony, pazarló és fölösleges ismétléseket tartalmazó lépéseket. 2.4Kínáljunk keretet a folyamatmérések definiálására.

19 3.lépés: Mérjük a teljesítményt A teljesítmény három szinten történő mérése Folyamat Termék Végeredmény

20 ”Soha még ennyien nem dolgoztak ily álhatatosan, hogy alig jussanak valamire.”  Miért van az, hogy jószándékú emberek gyakran eredménytelenül küszködnek, és láthatóan kevés olyat sikerül véghezvinniük, ami hosszútávon hasznosnak bizonyul?  Miért térnek vissza a problémák minden látható ok nélkül?  Miért fordulnak a dolgok egyre rosszabbra? 4.lépés: A „Miértek” megértése

21

22 4.1Elkülönítettük-e a létfontosságú keveset az érdektelen soktól ? 4.2Diagnosztizáltuk-e az eredendő okokat? 4.3Értjük-e az eltérések forrásait? 4.lépés: A „Miértek” megértése

23 Megsült már a galamb? Nem. Sültgalamb márpedig nem létezik tudjuk, mik a folyamatok mérhessük milyen jól teljesítenek, és megértsük, miért teljesítenek úgy, ahogy teszik 5.lépés: Az eszmék kifejlesztése és kipróbálása

24 6.lépés: A megoldások gyakorlati foganatosítása és értékelése

25

26 TERVEZZ CSINÁLDELLENŐRIZD CSELEKEDJ C HECK DODODODO A CT P LAN PDCA ciklus

27 DMAIC ciklus A DMAIC ciklus fázisai: definiálás (define) mérés (measure) elemzés (analyze) fejlesztés (improve) ellenőrzés (control)

28 A DMAIC ciklus Define Measure AnalyseImprove Control

29 A HELYZET DEFINIÁLÁSA HELYZET RENDBE HOZÁSA EREDENDŐ OKOK AZONOSÍTÁSA VÁLTOZTATÁSOK VÉGREHAJTÁSA ÉRTÉKELÉS ÉS ELLENŐRZÉS

30 Felismerni a lehetséges hibákat, hiba okokat Tenni annak érdekében, hogy a lehetséges hibák előfordulását megakadályozzuk, vagy csökkentsük „Megoldani, mielőtt bajba kerülnénk!” FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) Hibamód - és hatáselemzés

31 Hibaok Lehetséges hibák Következmények FMEA

32 Súlyosság (1-10) Előfordulás (1-10) Federíthetőség (rejtve maradás valószínűsége) (1-10) Kockázati index (Risk Priority Number) RPN FMEA

33

34 1. A felhasználóknak és vevőknek szállított termékek és szolgáltatások, 2. A részvényesek pénzügyi haszna 3. Az alkalmazottaknak munkájukkal kapcsolatos elégedettség-érzete, 4. A tágabb közösségre gyakorolt társadalmi hatás. Az eredmény négy dimenziója

35 A mérési rendszerek fontosabb változói: A bemutatás egyszerűsége (kevés és érthető) Láthatóság Minden érdekelt fél elkötelezettsége A műveletek teljes területéről torzítás mentesen begyűjtött elsődleges információk Közvetlen mérése annak, hogy mi a fontos Annak elérése, hogy mindenki egyformán érezze a szüntelen javítás szükségességét Tippek a mérésre

36 Végső intelem a mérésről A mérendő paraméterek megfelelő kiválasztása mellett az is fontos, hogy létrehozzunk egy rendszert, amely a megfelelő adatokat gyűjti össze.

37 A folyamatjavítás közkeletű csapdáinak listája: Kontárkodás: Lehetséges-e, hogy a projekt egy konkrét meg nem felelést vagy eltérést vesz célba, miközben maga a folyamat képtelen elérni a megkívánt eredményeket? A gazda kijelölésének tökéletlensége: Azonosítottuk-e és bevontuk-e a folyamatba valamennyi érintettet, ahogyan azt kell, vagy kihagytunk valakit: a folyamat gazdáját, a résztvevő alkalmazottakat, a vevőket, a szállítókat? A tapasztalat hiánya: Lehetséges-e, hogy egy újoncokból álló csapatot küldenek ki egy olyan probléma orvoslására, amely általában az elismert szakértők, specialisták vagy konzultánsok feladatkörébe tartozik. Az elkerülendő gyakori csapdák

38 A folyamatjavítás közkeletű csapdáinak listája: 4. Ráerőltetett megoldás: Vajon a "minőségi akciócsapatot" álcaként használják ahhoz, hogy foganatosítsanak egy olyan megoldást, amelyet a menedzsment már előre eldöntött anélkül, hogy megértette volna az alapvető, mélyben rejlő okokat? 5.Kényszerhelyzetek: Lehetséges-e, hogy a projektet mesterséges módon korlátok közé szorítják olyan elvárások, amelyeket előbb tűztek ki, mint hogy a mélyben rejlő okokat (pl. technikai szakértelem, adatok, költség, beütemezés) azonosították volna? 6.Túl széleskörű célkitűzés: Vajon a célkitűzés annyira széleskörű-e, a helyzet oly mélyen bevésődött az Ön kulturális hagyományaiba, vagy a gazda szerepe annyira szétszórt, hogy a minőségjavítás hozzáértési szintje feltehetően nem garantálja a sikert? Az elkerülendő gyakori csapdák

39 „Ha folyton azt csinálod, amit eddig is csináltál, akkor folyton csak azt kapod, amit eddig is kaptál.” Az alkalmazás gondjai

40 , féljünk ez nagyot. Ne tűnik lépni szükségesnek ha kicsi Két szakadékon át a nem ugrással. jutunk „Ne féljünk nagyot lépni, ha ez tűnik szükségesnek. Két kicsi ugrással nem jutunk át a szakadékon.” David Lloyd George (brit politikus)

41 Innováció Belső megújulás A rendszeren belüli erők mozgósítása Új termék, új eljárás (pozitív változások: működés, a tanulók tudása, a pedagógusok felkészültsége…)

42 Feltételek A megfelelő törvényi háttér Az intézmény belső változtatási szándéka A helyi pedagógiai, ezetői program tartalma Az intézmény szervezeti struktúrája, kultúrája Az intézmény szellemi bázisa

43 Az eredményes innováció feltételei Erős intézményi változtatási készség Képzett tantestület, vállalják a folyamatos tanulást, nagy a tanárok szakmai autonómiája A vezetés felkészült, vannak programfelelősök Magas az identifikáció Fenntartható a motiváció Fejlett az elemző, értékelő, ellenőrzési, gondoskodási struktúra Jól működnek a kommunikációs csatornák Van önismeret, önkontroll Alkotó pedagógai klíma, biztosítható a többletidő

44 Nyerni vagy nem nyerni? Írni vagy nem írni? Pályázatírás dióhéjban

45 Ellentmondások és dilemmák Pályázatírás vagy a mindennapok? Igazgató, igazgatóhelyettes, tanár? „PR igazgatóhelyettes” Projektmenedzser, szakmai vezető Sikerdíj vagy menedzsmentköltség? Költségvetés – önrész

46 Kormányzati célok az oktatásban A hatékonyság növelése (PISA) A piaci szereplők innovációra ösztönzése A versenyképesség növelése Irányvonalak kijelölése A célok mentén az irányvonalak meghatározása Eszköz: pályáztatás

47 Alapfogalmak Projekt  Pályázat Projektciklus, a projekt életútja Projektháromszög:

48 A projekt alapjai a célcsoport meghatározása a projekt megvalósításának lényegi elemei (műszaki, pénzügyi és humánerőforrás-igény) a megvalósítás korlátai (idő, pénz, infrastruktúra, stb.) a létrejövő eredmény a projekt működtetése, fenntartása (költség- és forrásigény) a projekt várható megtérülése

49 A projekttervezéshez használható technikák a projekt pénzügyi támogatásáért pályázó szervezet fő fejlesztési lehetőségei (SWOT elemzés) a projekt tartalma (logikai keretmátrix).

50 Projekttervezési technikák – SWOT

51 SWOT - Egy konkrét példa Erősségek pedagógiai, szakmai együttműködés a meglévő szervezeti kultúra és menedzsmentkapacitás a pedagógusok nyitottsága. Gyengeségek az intézményeken belüli (és az intézmények közötti) kommunikáció minősége, hatékonysága. Lehetőségek a megerősödő szakmai együttműködés szakmai eredmények, amelyek beépülhetnek a gyakorlóiskolák mindennapi oktató-nevelő munkájába. Veszélyek A gyerekek és pedagógusok leterheltsége.

52 Projekttervezési technikák – logikai keretmátrix

53 Pályázati kulcsfogalmak 1. A projekt címe Közzétehető, rövid összefoglalás a projektről A szervezet fő tevékenységeinek ismertetése Lehetőségek a legfőbb tevékenységek továbbfejlesztésére A projekt indokoltsága Célok, célcsoportok A tevékenységek részletes ismertetése A projekt megvalósításának mérföldkövei A projekt költséghatékonysága A projekt számszerűsíthető eredményei, ezek alátámasztása

54 A projekt tágabb eredményei és hatásai Szinergia Horizontális szempontok - esélyegyenlőség - környezetvédelem Disszemináció, nyilvánosság Fenntarthatóság - pénzügyi fenntarthatóság - intézményi/szervezeti fenntarthatóság - fenntarthatóság a szakmapolitika szintjén Menedzsmenttapasztalatok A rendelkezésre álló források A partnerek bemutatása, szerepe Pályázati kulcsfogalmak 2.

55 Az ideális pályázat kiválasztása (internet) Pályázatfigyelő – www.pafi.hu/kezdo.htmwww.pafi.hu/kezdo.htm Nemzeti Fejlesztési Ügynökség – www.nfu.hu SANSZ – www.lib.klte.hu/klte/students/sansz/www.lib.klte.hu/klte/students/sansz/ Pályázati Forráskombinációs Adatbázis – www.forraskombinacio.hu/index.html www.forraskombinacio.hu/index.html Nyitott szemle, a támogatások honlapja – http://www.nyitottszemle.hu/ http://www.nyitottszemle.hu/ Nemzeti Kulturális Alapprogram – http://www.nka.hu/http://www.nka.hu/ Oktatási Minisztérium – www.okm.hu (www.omai.hu)www.okm.huwww.omai.hu Mobilitás Ifjúsági Szolgálat – www.mobilitas.huwww.mobilitas.hu

56 Mire jó egy pályázat? Munkaterv Kis módosításokkal további lehetséges támogatás, a program további forrásszükségletének biztosítása A vállalások megfogalmazása Munkamegosztás, felelősségek Az eredmények értékelése A költségigény megtervezése Segítség más programok megtervezéséhez Alkalmas lehet a szülők, a fenntartó tájékoztatására, ezáltal bevonására Kis átdolgozás után alkalmas szakmai publikációra

57 A pályázati program megtervezése A felhasználók bevonása a tervezésbe A pályázat és a pedagógiai program kapcsolata A konkrét nevelési, oktatási célok megfogalmazása A pályázat következményeinek meghatározása Az adott és hiányzó feltételek számbavétele (emberi, anyagi, technikai) A források meghatározása Az ellenőrzés, értékelés megtervezése A kommunikációs tevékenységek megfogalmazása A lehetséges partnerek körének kijelölése Támogatók keresése

58 Kik a sikeres pályázók? színvonalas, jól dokumentált munka tapasztalatok hasonló tervek megvalósításában (eredményesség) megvalósíthatónak tűnő program hosszú távon fenntartható program biztonságos együttműködés megbízható partnerek referenciák újszerű megoldási modellek.

59 Projektötlet – a pedagógiai programhoz igazítva A pályázati kiírás megjelenése „Ráharaptunk!” Kell egy csapat! A pályázat megalkotása Költségvetés A dokumentáció összeállítása Igényes kivitel Pontos beadás, kísérő levél Gyakorlati tanácsok a beadásig

60 Pályázati információhalmaz A pályázati kiírás (cél, a pályázók köre, pénzügyi feltételek, beadási határidő) A pályázati útmutató (szükséges feltételek, pályázati eljárási díj, szerződési feltételek, a beadás módja, a pályázat nyelve, a bírálat szempontjai, kizáró okok, konzultációs lehetőség)

61 A pályázati információs rendszer A pályázatfigyelésért felelős személy kinevezése A pályázatfigyelési tevékenység tudatos megtervezése A pályázati cél és a projekt témaköre alapján szóba jöhető pályázatok összehasonlítása Az elvárásoknak, lehetőségeknek leginkább megfelelő pályázat kiválasztása. A személyes kapcsolat felvétele a kiíróval, illetve a konzultációs személlyel. A pályázat megírásához szükséges információk, adatok begyűjtése, feldolgozása és a pályázat megfogalmazása.

62 A pályázati anyag összeállítása (formai követelmények) A beszerzendő és előállítandó dokumentumok (idő, beszerzési hely, az előállítás minősége) Adatlap, űrlap, költségvetés, mellékletek (hivatalos okiratok, igazolások, szándéknyilatkozatok…) Függelék

63 A pályázati anyag összeállítása (tartalmi követelmények) A pályázó bemutatása A pályázat céljának a bemutatása Környezetelemzés A projekt tartalmi bemutatása (fázisok, részműveletek, ütemterv) A ráfordítás becslése Az ideális forráskombináció kialakítása

64 A pályázatok beadása (utolsó simítások) A szöveg megfelelő tördelése (egységes stílus, betűméret) Tartalomjegyzék Oldalszámozás Elválasztó lapok Pecsétek, aláírások, dátumozás Példányszám Határidő

65 Köszönöm a figyelmet! Sikeres pályázást! sejtes@hung.u-szeged.hu