Intelligens irattározás és digitalizálás A papír és a dokumentumkép

Az előadások a következő témára: "Intelligens irattározás és digitalizálás A papír és a dokumentumkép"— Előadás másolata:

1 Intelligens irattározás és digitalizálás A papír és a dokumentumkép
múltja, jelene és jövője 2010. október 19.

2 Dokumentumkezelési kompetenciáink fejlődéstörténete
* Bravogroup többségi tulajdon szerzés Alapítás Archiválás, Irattár alapítás 1996 2005 2006 2007 2008 2010 nagy volumenű szkennelés (banki igény) Közhiteles másolat 2010 számlák napi szkennelése, feldolgozása faxok, ek, feldolgozása közhiteles másolat készítése számlák napi szkennelése, feldolgozása és tárolása levelek napi szkennelése, feldolgozása * Ezen felül már a minimum követelménynek számító minősítésekkel is rendelkezünk (ISO 9001, ISO14001)

3 Dokumentum szolgáltató központunk
Szkennelési helyszín OTP Pénztárszolgáltató Rt. 14 éves dokumentum digitalizálási tapasztalat 80 fős feldolgozó csapat Egyik legnagyobb Mo-i kapacitás (2,5 millió oldal / hó) Irattári helyszín 45 km irat kezelése 25 km bérirattárolás és folyamatos adatszolgáltatás saját telephelyen 20 km külső helyszínen történő iratkezelés és iratrendezés Veszprém megyei Földhivatal

4 A dokumentumkezelés fejlettségi szintjei
A magyar jogszabályi környezet most teszi csak lehetővé a papír nélküli munka szélesebb körű elterjedését Házon belüli dokumentumkezelési megoldások Professzionális dokumentumkezelési megoldások Professzionális outsourcing dokumentumkezelési megoldások Házon belüli „dokumentumkezelés” Reménytelenek Későn kapcsolók Korai / Kései többség Újdonságra nyitottak Innovátorok

5 A dokumentumkezelés múltja
Fizikai iratkezelés Szabályozatlan működés Dokumentumok tömeges előállítása Rendezetlenség Irattárak változó állapota és felszereltsége Minimális megsemmisítés Hatékonyság alacsony Költségszint közepes Beruházás alacsony - közepes Elektronikus iratkezelés Archív anyagok szkennelése Megsemmisítés előtti Nem selejtezhető iratok szkennelése Kampány jellegű feldolgozás Túl kevés vagy túl sok indexadat kezelése Hatékonyság közepes Költségszint magas Beruházás magas

6 A dokumentumkezelés jelene
Fizikai iratkezelés Szabályozott működés Dokumentumkezelés, mint vállalati folyamat Saját, belső elven alapú rendezettség Irattárak változó állapota Megsemmisítési folyamat lassú és nehézkes Hatékonyság közepes Költségszint közepes Beruházás közepes Elektronikus iratkezelés „Élő” anyagok szkennelése Elektonikus postaszoba Szkennelt iratok a munkafolyamatokban Folyamatos feldolgozás, rövid határidő (24,48 órán belül) Folyamatokhoz optimalizált indexadat mennyiség Hatékonyság közepes-magas Költségszint közepes Beruházás közepes

7 A dokumentumkezelés jövője
Elektronikus iratkezelés Szkennelés mint alapelem OCR technológia széles körű alkalmazása Folyamatokat vezérlő elektonikus dokumentumok Közhiteles másolat készítés Hatékonyság magas Költségszint közepes Beruházás közepes Fizikai iratkezelés Szabályozott működés Láthatatlan dokumentumkezelés Törvényi megfelelőség és felelősségvállalás Professzionális irattár Évenkénti megsemmisítés Hatékonyság magas Költségszint alacsony Beruházás alacsony

8 Az Ön vállalata jelenleg hol helyezkedik el?
A magyar jogszabályi környezet most teszi csak lehetővé a papír nélküli munka szélesebb körű elterjedését Házon belüli dokumentumkezelési megoldások Professzionális dokumentumkezelési megoldások Professzionális outsourcing dokumentumkezelési megoldások Házon belüli „dokumentumkezelés” Reménytelenek Későn kapcsolók Korai / Kései többség Újdonságra nyitottak Innovátorok

9 Néhány pénzintézeti és egyéb referenciánkból
Megbízó Megoldás Elektronikus és fizikai irtakezelési megoldások (digitalizálás, bérirattárolás és kiegészítő szolgáltatások) Top 5-ös biztosító Technológiai fejlettség szint Bérirattárolás és adatszolgáltatás Országos hatáskörű államigazgatási szervek Top 5-ös bank Iratrendezés, irattárüzemeltetés és kihelyezett szakember Page  9 Page  9

10 Optimális kapcsolat a dokumentumkezelésben
Pénzügyi rendszerbe történő adatátadás Számlafeldolgozás Elektronikus Papíralapú Elektronikus postaszoba Fax és szerverről érkező adatok fogadása Képkezelés/ Indexelés Elektronikus rendszerbe történő átadás Posta beérkezése/ átvétel Előkészítés/ azonosítóval történő ellátás Postabontás Digitalizálás Ügyfélkikérések Irattár, Archiválás Page  10

11 Esettanulmány - regionális közműszolgáltató
MÚLT Határidők betartása (Energiahivatal szabályozza, bűntetések) Ártámogatással kapcsolatos megnövekedett ügyféllevelezés kezelése Ciklusok, csúcsok kezelése (óraállások beküldése) Optimális erőforrás méretezés Fizikai iratkezelés Kiszervezett tevékenység (tárolás és digitalizálás) Bravogroup nyújtja az embert és a technológiát Havi oldal szkennelése (24 órán belüli feldolgozás) és tárolása Faxok és -ek 4 órán belüli feldolgozása VIP levelek külön kezelése Teljesített munka utáni fizetés Titkosított internet vonal JELEN JÖVŐ Szabályozott dokumentumkezelés Optimalizált, automatikus feladatkiosztás Call centeres és a nem terhelt ügyfélszolgálati munkatársak bevonása Válaszadási határidő csökkenése (32 napról 7 napra) Magas fokú ügyfélelégedettség (több, mint 3 éve sikeresen működő project)

12 Projektterv a dokumentumkezelés területén
Beérkező dokumentumok áttekintése Jelenlegi folyamatok áttekintése Adatok begyűjtése Szakaszos bevezetés Fejleszétsek implentálása Dokumentumkezelési (fizikai és elektronikus) szabályozási rendszer elkészítése Változatlan állapot fenntartása Helyszíni felmérés Kiértékelés Döntés- előkészítő anyag Döntés PILOT Részleges bevezetés Teljes bevezetés Adatok elemzése Megvalósíthatósági tanulmány készítése. Prezentáció és személyes egyeztetés Logisztika kialakítása Adatbiztonság kezelése PILOT Kiértékelése 4-8 hét 2-4 hét 8-12 hét hét 4-12 hét Megvalósítás teljes időtartama: hét Page  12 Page  12

13 Környezetvédelem / CSR
Miben tudunk segíteni? Kontroll dokumentumok (információk) felett oda és olyan formában eljuttatni az információt ahol és ahogyan szükség van rá Költség Hatékonyság Biztonság Környezetvédelem / CSR

14 Bravogroup kompetencia a fizikai iratkezelésben
ISO 27001:2005 információbiztonság Vagyonvédelem Tűzvédelmelem Felelősségbiztosítás Titoktartás Szakmai tapasztalat a dokumentumkezelésben Professzionális irattár Szakképzett humán erőforrás Probléma/hiány esetén értékeljük! Biztonság Szakértelem Folyamatos és rugalmas rendelkezésre állás (6:30- 17:00) Reggel már az irodájában várja az iratanyag ½- 24 órán belüli adatszolgáltatás Törvényi megfelelés Iratok (akár lapszintű) rendezett állapota Visszakereshetőség Nyomon követhetőség (akár web-es eléréssel) Szabályozottság Rendelkezésre állás

15 Bravogroup kompetencia az elektronikus iratkezelésben
Üzem jellegű iratdigitalizálás Az ország legnagyobb kiszervezett tevékenységként működő dokumentum kezelő központ (szekennlés, fax, ) A digitalizálandó irat vezérli az üzem munkafolyamatait Nagyfokú rugalmasság, folyamatos optimalizálás Napi ezer értékes kép elkészítése, 2 műszakban fő ICR, OCR technológiák alkalmazása Rendszer független késztermék

16 Kérdések ? ? ?

17 Köszönjük a megtisztelő figyelmüket!
2010. október 19.

18 Környezetvédelem / CSR
Meghökkentő adatok Költség A dokumentumkezelésre fordított költségek elérik az árbevétel 3 %-át1 A nyomtatási költségek 20-40%-a megtakarítható2 A helpdesk hívások 23%-a nyomtatással kapcsolatos3 Hatékonyság Egy irodai munkás átlag heti 8 órát fordít iratok keresésére4 Egy vezető idejének átlag 25%-át tölti iratok keresésével5 A szükséges információ közel fele nem elérhető amikor szükség van rá6 Biztonság Az alkalmazottak 53%-a talált már bizalmas dokumentumot a nyomtatóban7 Minden tízedik alkalmazott lopott már el adatbázist vagy kontaktlistát az irodából8 Környezetvédelem / CSR Az elmúlt 3 évtizedben a világ papírfelhasználása megtriplázódott9 1 tonna papír előállításához 98 tonna további erőforrás szükséges10

19 Környezetvédelem / CSR
Miben tudunk segíteni? Költség A dokumentumkezelésre fordított teljes költség felmérése és csökkentése A dokumentum-előállító eszközpark optimalizálása A dokumentumkezelésre fordított költség csökkentése Hatékonyság A munkához szükséges információk rendelkezésre állásának gyorsítása Üzleti folyamatok optimalizálása Működési hatékonyság növekedése Biztonság Megfelelő hozzáférés biztosítása a megfelelő személyeknek Nyomon követhetőség Kontrollálni ki, hol és milyen műveleteket végez a dokumentumokon a munkafolyamatok során Biztonsági kockázatok csökkentése Környezetvédelem / CSR Papír, kellékanyag és energia felhasználás csökkentése Újrahasznosítás