tájékoztatás (egyirányú), kapcsolattartás (kétirányú)

Az előadások a következő témára: "tájékoztatás (egyirányú), kapcsolattartás (kétirányú)"— Előadás másolata:

1 Jenei Ágnes Szervezeti kommunikáció Belső kommunikáció NKE-KTK Kommunikáció előadás 2012

2 tájékoztatás (egyirányú), kapcsolattartás (kétirányú)
Belső kommunikáció Cél: tájékoztatás (egyirányú), kapcsolattartás (kétirányú) lehetőség teremtése a részvételre igények, vélemények megismerése, bevonás döntés-előkészítő folyamatokba

3 Belső kommunikáció Fontos, mert:
a kommunikáció hiánya elszigeteltséget teremt csak a jól tájékozott alkalmazottak értik meg: célok, helyzetek, feladatok motivál: személyes kontaktustartás, személyre szóló figyelem „csak” tájékoztatás > frusztráció

4 Alkalmazott kommunikációs szakember (PR, HR)
KI? Alkalmazott kommunikációs szakember (PR, HR)

5 Hatékony belső kommunikáció
Hatékony komm.: minél rövidebb, közvetlenebb, annál jobb Mediatizált tájékoztatás: nem pótolja a személyest

6 Belső kommunikáció Identifikáció Integráció Motiváció Információ

7 Alkalmazotti információs igény
Munkavégzéshez szükséges információk Sztrók-szükséglet Tudni és érezni szeretné: szükség van rá Érezze: egyenként kezelik Elismerik teljesítményét, felelősséggel ruházzák fel

8 Alkalmazottak által igényelt információk
Jövővel kapcsolatos szervezeti tervek Hatékonyság javulása Személyzeti politika Munkával kapcsolatos információ Előmeneteli lehetőségek Külső események hatása saját munkájára Saját munka illeszkedése a szervezetbe Szervezeten vagy osztályon kívüli szervezetek, osztályok, tevékenységek Hasonló tevékenységet végző szervezetekkel történő összehasonlítás Személyi változások és előléptetések A szervezet társadalmi környezetével kapcsolatos kötelezettségei Aktuális társadalmi témákkal kapcsolatos szervezeti álláspont Promóciós tervek Pénzügyi eredmények Emberi érdeklődésre számon tartó történetek más alkalmazottakról Személyi (alkalmazotti) hírek (születésnap, évfordulók)

9 Preferált információs források
pletyka főnök vezetőkkel való találkozás szervezet kiadványai média Leggyakoribb és legmegbízhatóbb információs forrás: FŐNÖK Ha a főnök vagy a kommunikációs csatornák nem működnek megfelelően: Felértékelődnek az ellenőrizhetetlen információs források

10 Vertikális kommunikáció: felülről lefelé
célok megvalósítása - stratégia, a szervezeti és egyéni célok, iránymutatás közlése munkavégzési utasítások és magyarázatok - konkrét feladatok szétosztása, az elvégzés módjának közlése; annak tudatosítása, hogy miként kapcsolódik más tevékenységekhez az adott feladat elvárások, szabályzatok közlése - a szervezet működését meghatározó keretek és formák közlése visszajelzés a teljesítményről - a beosztottak munkájának értékelése nevelő szándékú üzenetek: - azzal a szándékkal küldött információk, hogy a vezetők elkötelezzék beosztottjaikat őket a közös értékrendszer mellett

11 Zavarok a felülről lefelé tartó kommunikációban
információk leszűkülése, összefüggések felismerhetetlenné válása rendszertelen, ad hoc jellegű tájékoztatás közlések módja: sablonos, rutinszerű, rossz arány az írásbeli és a spontán szóbeli kommunikáció között lassú információáramlás párhuzamos tájékoztatás információk elakadása a vezetői szinteken visszajelzés hiánya

12 Elégtelen felülről lefelé tartó kommunikáció
Bizonytalan, motiváció-vesztett alkalmazottak, romló teljesítmény Pletykák terjedése

13 Vertikális kommunikáció: alulról felfelé
Lehetőséget ad jobb döntések meghozatalára Elkötelezettebbé, motiváltabbá teheti az alsóbb szinten dolgozókat Vezetés: reális képet kap a szervezetről, a vezetésről Fel tudja mérni, megfelelően gazdálkodik-e az erőforrásokkal Innovatív ötletekhez jut Közvetlen és mediatizált fórumot teremteni! Bátorítani, jutalmazni!!! Belső online monitoring, fókuszcsoportos kutatás

14 Zavarok az alulról felfelé tartó kommunikációban
Gyenge, szórványos. Alkalmazottak: kényelmesek, opportunisták, nem bíznak a „látszat-lehetőségekben”, nem kezdeményeznek Középvezetők megszűrik, módosítják az információkat („kellemetlen”, „nem érdemes továbbítani”) Feladatok zömét megoldják, de hiányos a tájékoztatás ezekről felfelé Sok áttétel: lassú, késedelmes információáramlás

15 Elégtelen alulról felfelé tartó kommunikáció
Döntési problémák, hibás döntések, időbeni késlekedése Kevésbé elkötelezett alkalmazottak

16 Horizontális kommunikációs rendszer
Azonos szinten álló munkatársak között Funkciója: megerősíti az alkalmazottat, hozzájárul pozitív közérzethez

17 Zavarok a horizontális kommunikációs rendszerben
Aránytalanul sok időt vesz el Negatív, destruktív tematika

18 Diszfunkcionális horizontális kommunikáció
Destruktív, leépít, rossz munkahelyi hangulatot teremt

19 Belső kommunikáció megtervezése
Premissza: Eredményes kommunikáció: cél, partner, körülmények figyelembevételével üzenet testreszabása Alkalmazottak célcsoportokra szegmentálása: információigény, informáltság, hozzáférés, motiváció, aktivitás, lojalitás… alapján Érdek- és kapcsolati hálók feltérképezése véleményvezérek, nyomásgyakorló potenciállal rendelkező csoportok szóvivőinek feltérképezése

20 Kommunikációs feladatok
Megfelelő információ kidolgozása a szervezet stratégiájáról A különböző szektorok, osztályok, szervezeti egységek által elért eredményekről: információ terjesztése Rendszeres, folyamatos belső kommunikáció biztos: időszerű, pontos, egyértelmű Belső kapcsolatok mint önálló kommunikációs csatornák felhasználása, spontán és szabad információk és vélemények gyűjtése Időszerű információk nyújtása szervezeti, pénzügyi innovációs folyamatokhoz Vész- és válsághelyzetben információk időben történő megosztása, máskülönben az alkalmazottak a külvilágtól szerzett helytelen és félrevezető információkra hagyatkoznak Monitoring rendszer a belső közvélemény alakulásának nyomon követésére kulcsfontosságú kérdéseket illetően

21 Eszközök Belső újság, hírlevél, magazin, körlevelek, fórumok (intranet, zártláncú tv) Faliújság Nyomtatott magazin, Ötlet- és panaszláda Értekezletek Belső rendezvények Külső rendezvények, képzések

22 Kérdések?

23 Köszönöm a figyelmet.