PROTOKOLL ÉS RENDEZVÉNYSZERVEZÉS

Az előadások a következő témára: "PROTOKOLL ÉS RENDEZVÉNYSZERVEZÉS"— Előadás másolata:

1 PROTOKOLL ÉS RENDEZVÉNYSZERVEZÉS
Fekete Rita Szent István Egyetem Gyakran olyan hallgatóságnak kell szakmai előadást tartani, amely nem ismeri a témát vagy a szakszavakat. Az anyag esetleg összetett és rengeteg adatot tartalmaz. A hatékony előadáshoz alkalmazzuk a Dale Carnegie Training® által kialakított irányelveket. Vegyük figyelembe a rendelkezésre álló időt és rendszerezzük megfelelően a tananyagot. Szűkítsük le a témakört. Osszuk fel a bemutatót világosan elkülönített részekre. Állítsunk fel logikus sorrendet. Végig egy témára összpontosítsunk. A bemutatót összefoglalással zárjuk, ismételjük meg a fontos lépéseket vagy vonjunk le következtetést. Ne feledkezzünk el a hallgatóságról. Fontos például, hogy az adatok érthetőek és lényegesek legyenek a téma szempontjából. Az adatok és a szakszavak mennyiségét igazítsuk a hallgatósághoz. A fontosabb pontok és lépések magyarázatához használjunk szemléltetőeszközöket. Mindig tartsuk szem előtt a hallgatóság igényeit, és akkor képesebbek lesznek az elhangzottak befogadására.

2 Bevezetés Ez a rész tartalmazza azokat az általános célkitűzéseket, amelyeket a hallgatóval el szeretnénk érni, a tankönyv elsajátítása után. Tisztázni kell a tankönyvben elsajátítandó ismereteket.

3 A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS FOGALMA
A rendezvényszervezés előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kul- turális, sport, egyéb) adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangoló munka. Magában foglalja az esemény megvalósí- tásával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín, technika, tolmácsolás) biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást (szállás…).

4 AZ IDŐZÍTÉS A szállítási határidők, a tevékenységek végrehajtási határidejének és a rendezvény időpontjának egyeztetése. A más eseményekkel való ütközések. Részletes, reális időzítések, menetrend készítése. A menetrendek az ügyféllel, az alvállalkozókkal stb… történő ismertetése. Az ügyfél, a vezetés tájékoztatása minden esetleges késedelemről.

5 A HELYSZÍN hagyományos vagy kuriózumszerű technikai felszereltség
megfelelő méret megközelíthetőség parkolási lehetőség bérleti díj

6 A PROGRAM Legyen kreatív! Legyen pontos forgatókönyve.
Kövessen tematikus rendet: kezdés kibontás bezárás

7 A KÖLTSÉGVETÉS Valamennyi tevékenység költségkihatásának egyeztetése.
A járulékos tevékenységek költségeinek dokumentálása. Tájékoztatás a váratlanul felmerülő, extra költségekről, és ezek elfogadtatása.

8 ELLENŐRZŐ LISTA I. (Helyszín, időpont, előadók)
A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 1. Időpont a naptár ellenőrzése 2. Helyszín, cím bejárás, ajánlatkérés 3. Terem neve bejárás, ellenőrzés 4. Programtervezés 5. Előadók nevei felkérések és az előadások címei 6. Az előadók életrajzai, fordíttatás

9 ELLENŐRZŐ LISTA II. (Nyelvezet, technikák)
A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 7. Az előadások nyelve 8. Tolmács(ok) szinkrontolmács berendezés 9. Technika írásvetítő - fólia diavetítő - filmek filmvetítő - filmek projektor - video magnó - kazetták számítógépes programok (multimédia) 10. Anyagleadási határidő (magyarul és idegen nyelven)

10 ELLENŐRZŐ LISTA III. (Nyomtatványok, ajándéktárgyak)
A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 11. Fotók, ábrák formátum, darabszám 12. Nyomtatványok tervezés, ajánlatkérés 13. Példányszám, design programfüzet, szakanyag plakát konferenciatáska táblák, dekoráció egyéb:

11 ELLENŐRZŐ LISTA IV. (Költségvetés készítése)
A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 14. Költségvetés készítése: terembérlet-ajánlatok bekérése terem/helyszín megrendelése technikabérlet-ajánlatok bekérése technika megrendelése tolmácsok és technika megrendelése hostess és személyzet ajánlatok (tapasztalat) alapján történő megrendelés

12 ELLENŐRZŐ LISTA V. (Költségvetés készítése)
A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 14. Költségvetés készítése: cathering tervezése, ajánlatok bekérése cathering megrendelése kísérő programok tervezése kísérő programok ajánlatainak bekérése nyomtatványok elkészítésének ajánlatai nyomtatványok megrendelése (száll.) nyomtatványok korrektúrája, imprimatúrája kísérő levelek megírása

13 ELLENŐRZŐ LISTA VI. (Kommunikáció)
A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 15. A meghívandók listájának összeállítása 16. Meghívók szétküldése (postázás) 17. Felvezető kommunikáció tervezése: News Release készítése News Release médiakör kiválasztása sajtóanyag készítése (magyar-idegen nyelv) meghívandó újságírók listájának összeáll. News Release szétküldése az újságírói meghívók szétküldése

14 Hírlevelet, kész, professzionálisan megírt cikket jelent.
A NEWS RELEASE Hírlevelet, kész, professzionálisan megírt cikket jelent. A sajtómunka egyik fontos eleme, a nyomtatott médiának szól. - Legyen érdekes a cím! - Az információk feleljenek meg a valóságnak! - Legyen érthető, világos! - Elemei: ki, mit, miért, hol, mikor?

15 ELLENŐRZŐ LISTA VII. (Helyszín)
A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 18. A helyszínre szállítás: okmányok szállítmányozás helyszíni fogadása a küldeményeknek biztosítás, helyszíni őrzés 19. A regisztráció megszervezése regisztrációs technika és személyzet 20. Helyszíni felügyelet: stáblista, feladatkörök hostessek!

16 ELLENŐRZŐ LISTA VIII. (Sajtóközpont)
A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 21. Sajtóiroda, sajtóközpont felállítása: (Sajtótájékoztató szerv!) helye vezetője felszerelése személyzete interjúigények felmérése interjúszoba (telefonvonal) bérlése nyilatkozók ellenőrzése nyilatkozók felkészítése

17 ELLENŐRZŐ LISTA IX. (Helyszíni dekoráció)
A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 22. Helyszíni dekoráció a dekorációs terv alapján 23. Fotó- és videó rögzítés, dokumentáció ajándék felvételek iránti igény felmérése sokszorosítás a kép és felvételanyagok átadása albumkészítés későbbi felhasználás lehetőségei

18 ELLENŐRZŐ LISTA X. (Follow up)
A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 24. Follow up pénzügyi végelszámolás számlák bekérése és kifizetése anyagok, kellékek visszaszállítása köszönő levelek küldése a regisztráció alapján fotós beszámoló készítése a sajtónak News Release II. küldése a sajtónak, sajtófigyelés a tapasztalatok összegzése, ezek rögzítése

19 ELLENŐRZŐ LISTA XI. (Különleges helyzetek)
A RENDEZVÉNY NEVE:………………………. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 25. Váratlan események, veszélyhelyzetek, melyekre a szervezőknek mindenképpen készülniük kell!: A felkért előadó nem érkezik meg. A technikai berendezések felmondják a szolgálatot. Az előadók, vendégek közül valaki rosszul lesz. Bombariadó zavarja meg a programot. Tűz üt ki a helyszínen. Fontos, hogy a szervező gárda minden tagja ismerje feladatait ilyen esetekben is!

20 IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS
A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS 8:00-14: Előkészületek (han a techn. ber R.C. 7 óra 30 p. gosítás, svédasztal ellenőrzése balett fénytechnika 14:30-15:30 Főpróba balett-show R.C. 1 óra 15:30-16:45 A vendégek érkezé R.C. 1 óra 45 p. sének előkészítése 16:45-17:10 A vendégek érk. welcome drink A menedzsm. K.F.J. 30 perc regisztráció felszolgálása vez. fogad 17:11-17:14 Elhelyezkedés halk háttérzene R.C.

21 IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS
A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS 17:15-17:19 A cég képviselője A szöveget elkészíti: R.C. 5 perc köszönti a vend., felkéri a helyettes államtitkárt a pohár- köszöntő megtartására. 17:20-17:25 Pohárköszöntő Felkészítő egyeztetés R.C. 5 perc az államtitkárral. 17:26-17:30 Dr. Minta Aladár K.F.J. 4 perc felkonferálása 17:31-17:41 Dr. Minta Aladár A beszéd tartalmi elemei: A.L. 10 perc beszéde

22 IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS
A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS 17:42-17:46 Vendég K.F.J. 4 perc felkonferálása 17:47-17:57 Vendég 2 A beszéd tartalmi elemei. K.F.J. 10 perc beszéde 17:58-18:00 A balett felkonferálása K.F.J. 18:00-18:07 Balett-show Villanyok le! Színes fények R.C. 6 perc (a kommunikációról) a táncosokra irányulnak 18:08-18:10 Invitálás az állófogadásra Világítás! K.F.J. 18: Állófogadás A munkatársak ismerkednek a vendégekkel, közben lágy háttér zene szól. R.C.