Őszintén a dokumentumkezelésről

Az előadások a következő témára: "Őszintén a dokumentumkezelésről"— Előadás másolata:

1 Őszintén a dokumentumkezelésről

2 Nagyértékű EDMS/ECM projektek
Tapasztalat, hogy a nagyértékű projektek bukási aránya mintegy 60-70% !!! A bukás történhet: költségvetésben, célokban, határidőben, erőforrásban. A Gartner szerint:. Mintegy $75 milliárdot költenek évente bukott IT projektekre A probléma? Gyenge projektmenedzsment és rossz megközelítés Forrás: InformationWeek / 2005

3 Mi az oka a projekt sikertelenségének?
Leszállított rendszer elégtelensége 62 % Szervezeti változtatások elégtelensége 45 % A projekt terjedelmén kívüli okok 35 % Komoly tervezési hibák 31 % Forrás: Gartner Research, 2005 Irreális és helytelen célkitűzések A Macska és a Mustár esete… Vezetői elkötelezettség Belső ellenállás Változáskezelés Szállítók eredeti célokon tartása Költségek elszabadulása

4 Peremfeltételek I. – EDMS bevezetés
Ismerjük az üzleti és operatív folyamatainkat és azt is tudjuk, hogy elektronikus támogatással hogyan szeretnénk ezeket optimalizálni Pontosan tudjuk, hogy milyen problémák megoldására szeretnénk bevezetni a rendszert Ismerjük az integrációs és a migrációs igényeinket

5 Peremfeltételek I. – EDMS bevezetés
A szervezeti ábra alapján az iratkezelés szempontjából jellemző egységek, munkatársak (nem vezetők!) kijelölése Interjú CSAK előre egyeztetett időpontban, ahol érinteni kell a dokumentumkezelési folyamatokat, kapcsolódási pontokat, kézi és központi irattár kérdéskörét, és át kell vizsgálni a meglévő dokumentumokat is (kérdőív). Jegyzőkönyvek készítése a felmérésekről és ellenőriztetése az adott munkatárssal Mindezt a határidők szigorú betartásával! OBJETÍV Elemzésnél rávilágítás azon pontokra, melyek: - megakasztják vagy lassítják a folyamatokat - a rések vagy fölösleges mozzanatok a folyamatban - a költséghatékonyságot veszélyeztetik - elavultak - túl sok erőforrást igényelnek a Szervezettől.

6 Peremfeltételek II. – EDMS bevezetés
Pontosan tudjuk, hogy milyen ütemezésben szeretnénk A probléma és az igény alapján választunk megoldást! (nem fordítva) Van vezetői szponzor és belső, illetve szállító oldali projektmenedzser Rendelkezésünkre állnak az erőforrások.

7 Peremfeltételek II. – EDMS bevezetés
Több alternatívás koncepcióterv, kidolgozva egyes alternatívák: - előnyeit - hátrányait - várható költségeit - várható megtérüléseket - létszámjavaslatát. Kidolgozva alternatívánként az iratkezelés módszerét VEZETŐ ÖSSZEFOGLALÓ (problémák, megoldások, várható költségek és várható megtérülések (plusz létszámjavaslat) Stratégiai, írásos döntés szükséges a végleges szabályozás megalkotásához. Döntést követően végleges határidők és ütemterv felállítása

8 Iratkezelési szabályzat az EDMS tükrében
Fogalmi meghatározások, iratkezelési alapelvek (új/módosult fogalmak) – EDMS fogalmakkal egészül ki Kire, mire vonatkozik a szabályzat, hatálya, iratkezelés szervezete Iratkezelés folyamata (iratok kezelésének módja az átvételétől, nyilvántartásba vételen keresztül a tárolásig, selejtezésig-levéltárba adásig) – a folyamat kiegészül: elektronikus aláírással, szkenneléssel, teljesen elhagyhatja a hagyományos elemeket Egyéb eljárások, intézkedési tervek, melyek kapcsolódnak az iratkezeléshez (irat elvesztés, jogosulatlan hozzáférés, stb.) Irattári terv (az iratok irattárban történő rendszerezésének és selejtezés szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék) – rendelkezni kell az elektronikus iratokról is

9 Iratkezelési szabályzat az EDMS tükrében Kapcsolódó szabályzatok:
Archiválási szabályzat kezelési szabályzat Elektronikus másolatkészítési szabályzat Elektronikus aláírási szabályzat Informatikai biztonsági szabályzat Adatvédelmi szabályzat Titokvédelmi szabályzat

10 Múltra épített EDMS Optimális kézi irattárolás
Rendezett iratok (iratjegyzék, folyamatos selejtezés) Optimális központi irattárolás Megsemmisítés

11 Köszönjük a figyelmet!