TITKOS ÜGYIRAT KEZELÉSI ISMERETEK Ügykezelői alapvizsga

Az előadások a következő témára: "TITKOS ÜGYIRAT KEZELÉSI ISMERETEK Ügykezelői alapvizsga"— Előadás másolata:

1 TITKOS ÜGYIRAT KEZELÉSI ISMERETEK Ügykezelői alapvizsga
VI. FEJEZET ADATVÉDELMI ÉS TITKOS ÜGYIRAT KEZELÉSI ISMERETEK Ügykezelői alapvizsga Hatályosította: Orbán Szilvia, 2017. július 15.

2 Az előadás tartalmi felépítése
Adatvédelem és információszabadság A titkos ügykezelés elméleti alapismeretei A titkos ügykezelés gyakorlati alapismeretei

3 ADATVÉDELEM ÉS INFORMÁCIÓBIZTONSÁG

4 1.1. Az adatvédelem alapjai
Az emberi méltósághoz való jogból eredeztethető. Magánszféránk védelmét szolgálja. Magyarország Alaptörvényének 6. Cikke: „mindenkit megillet a személyes adatok védelméhez való jog” minden természetes személy (élő ember) - törvényi keretek között - maga rendelkezhet személyes adatairól Generális szabályozása: az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. Törvény (Infotv.)

5 Személyes adat Élő, azaz természetes személlyel kapcsolatba hozható adat és következtetés. Alanyát „érintettnek” nevezzük. „személyes adat”, ha ennek alapján „azonosítható” az érintett. Személyes adatok pl.: név, születési hely, idő, anyja neve, személyes cím, számlaszám, ujjlenyomat.

6 Különleges adat Személyes adatok fokozottabb védelem alatt álló köre: Faji eredetre, nemzetiséghez tartozásra, politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, érdek-képviseleti szervezeti tagságra, szexuális életre vonatkozó adatok. Egészségi állapotra, kóros szenvedélyre vonatkozó adat, valamint a bűnügyi személyes adat.

7 Adatkezelés Adatkezelés: az adatokon végzett valamely művelet. Az Infotv. részletes példálózó felsorolást ad: Személyes adatok gyűjtése, felvétele, rendszerezése, tárolása, felhasználása, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, kép- és hangfelvétel, fénykép készítése.

8 1.1.2. Az adatkezelés jogszerűsége
Személyes adat jogszerűen akkor kezelhető, ha.. törvény elrendeli (kötelező adatkezelés) pl. állami nyilvántartások az érintett ehhez önkéntes hozzájárulását adja (önkéntes adatkezelés) pl. aláírásgyűjtés egyes esetekben ahhoz az adatkezelőnek jogszerű, arányos és méltányolható érdeke fűződik Különleges adat kezeléséhez – törvényi előírás hiányában – az érintett írásbeli hozzájárulása szükséges Célhoz kötött adatkezelés elve

9 1.1.2. Célhoz kötöttség elve Pontosan meghatározott cél.
A cél törvényes legyen (jog gyakorlása vagy kötelezettség teljesítésének előmozdítása érdekében). A személyes adatok a cél teljesüléséhez feltétlenül szükséges mértékben és ideig kezelhetőek.

10 1.1.2. A „hozzájárulás” feltételei
Az érintett előzőleg részletes tájékoztatást kapjon az adatkezelésről. Kényszertől mentesen, szabadon hozhassa meg döntését >>> önkéntesség. Némely esetben a hozzájárulás megadása vélelmezhető (pl. érintett kérelmére indult eljárásban).

11 Az érintett jogai Tájékoztatást kérhet arról, hogy mely személyes adatait kezelik - az adatkezelő 25 napon belül tájékoztatást ad. Hibásan nyilvántartott adatai helyesbítését kérheti. Önkéntes adatkezelésnél visszavonhatja a hozzájárulását: adatai törlését kérheti. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság vizsgálatát kezdeményezheti.

12 Adatbiztonság Az adatkezelő az adatok védelme érdekében köteles gondoskodni a kezelt adatok biztonságáról. Meg kell akadályoznia az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést. Megfelelő belső szabályzatot kell kialakítania.

13 1.2. Információszabadság 1.2.1. Közérdekű adat
Közfeladatot ellátó szerv kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó nem személyes adat. (pl. önkormányzat mennyi pénzt költött útfelújításra) Közfeladatot ellátó szerv: jogszabályban meghatározott közfeladatot lát el. (pl. minisztérium, önkormányzat)

14 1.2.1. Közérdekből nyilvános adat
Közérdekű adat fogalma alá nem tartozó olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát törvény közérdekből elrendeli. Személyes adat is lehet (pl. kormánytisztviselő neve, feladatköre, munkaköre, vezetői beosztása). Nyilvánosságára a közérdekű adatok megismerésére vonatkozó szabályok alkalmazandók.

15 1.2.1. Közérdekű adatok megismerhetősége
A közérdekű adatok megismeréséhez való alapjog érvényesülését szintén az Infotv. biztosítja. A közfeladatot ellátó szervek a törvényben meghatározott közérdekű adatokat kötelesek a világhálón közzétenni. Bárki közérdekű adat megismerésére irányuló igényt nyújthat be a közfeladatot ellátó szervhez.

16 Nem nyilvános adatok a minősített adatok védelméről szóló törvény szerint minősített adatok külön törvényben – adatfajták szerint – korlátozott nyilvánosságú adatok (pl. honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési érdekből) döntés megalapozásával (előkészítésével) kapcsolatos adatok üzleti titok körébe tartozó adatok (Ptk.)

17 1.3. Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
autonóm államigazgatási szerv független bejelentés alapján vizsgálja az adatkezelőket eljárása a bejelentő számára ingyenes hatósági eljárás keretében bírságot is kiszabhat

18 Ellenőrző kérdések Mi a jellemzője a személyes adatnak?
Milyen tevékenységek minősülnek adatkezelésnek? Mi a feltétele az önkéntes adatkezelésnek? Milyen elveket kell betartani az adatkezelés során? Mi a különbség a közérdekű és a közérdekből nyilvános adatok között?

19 2. Titkos ügyiratkezelési Ismeretek /Elmélet/

20 2.1. Bevezetés ALAPTÖRVÉNY
Alapvető jog – a közérdekű adatok megismerése és terjesztése, de törvény által korlátozható Korlátozás = minősítés minősített adat A minősített adat védelméről szóló évi CLV. törvény

21 2.1. A minősített adatok védelmének alapelvei
Szükségesség és arányosság elve: a közérdekű adat nyilvánosságához fűződő jogot minősítéssel korlátozni csak a Mavtv-ben meghatározott törvényi feltételek fennállása esetén, a védelemhez szükséges minősítési szinttel és a feltétlenül szükséges ideig lehet. Szükséges ismeret elve: minősített adatot csak az ismerhet meg, akinek az állami vagy közfeladata ellátásához feltétlenül szükséges. Bizalmasság elve: minősített adat illetéktelen személy számára nem válhat hozzáférhetővé vagy megismerhetővé.

22 2.1. A minősített adatok védelmének alapelvei
Sérthetetlenség elve: a minősített adatot kizárólag az arra jogosult személy módosíthatja vagy semmisítheti meg. Rendelkezésre állás elve: annak biztosítása, hogy a minősített adat az arra jogosult személy számára szükség szerint elérhető és felhasználható legyen.

23 2.2. Minősített adat fajtái
Nemzeti minősített adat: a minősítést a nemzeti szuverenitás, Magyarország biztonsága és az állami szervek zavartalan működésének biztosítása teszi indokolttá. Külföldi minősített adat: az Európai Unió intézményeinek és szerveinek minősített adatai, a NATO minősített adatai, valamint törvényben kihirdetett nemzetközi szerződés vagy megállapodás alapján bármely külföldi részes fél által minősített adatai.

24 2.3. A minősítési szintek Négyszintű, kármérték alapú minősítési rendszer A minősítési szintek: „Szigorúan titkos!” „Titkos!” „Bizalmas!” „Korlátozott terjesztésű!”

25 2.4. A minősítési eljárás A minősítő:
a minősítési eljárás során a minősítési javaslat alapján dönt és minősíti az adatot. A minősítés szintjét a jogosulatlan hozzáférés által okozható kár mértéke határozza meg: minél nagyobb lenne az illetéktelen hozzáféréssel a Magyarországnak okozott kár, annál magasabb biztonsági követelményeket kell alkalmazni a védelem során

26 „Szigorúan titkos!” és „Titkos!”
2.4. A minősítési eljárás Érvényességi idő „Szigorúan titkos!” és „Titkos!” 30 év „Bizalmas!” 20 év „Korlátozott terjesztésű!” 10 év

27 „Korlátozott terjesztésű!”
2.4. Érvényességi idő hosszabbítása Hosszabbítás 1 alkalommal Hosszabbítás 2 alkalommal Magánszemély jogos érdekével összefügg. Magyarország - honvédelmi, - nemzetbiztonsági, - bűnüldözési vagy - igazságszolgáltatási érdekére tekintettel. „Szigorúan titkos!” „Titkos!” 1 x 30 év ∑: 60 év 2 x 30 év ∑: 90 év „Bizalmas!” 1 x 5 év ∑: 25 év 2 x 20 év „Korlátozott terjesztésű!” ∑: 15 év ∑: 50 év

28 2.5. A minősített adat készítése
A minősítési javaslat: a kezdeményező készíti, az adathordozó saját készítésű eredeti irattári példányán. A minősítési javaslat 4 eleme: a javasolt minősítési szint a javasolt érvényességi idő a minősítéssel védhető valamely közérdekre történő hivatkozás a minősítés kármérték alapú indokolása A minősítő 30 napon belül dönt a felterjesztés kézhezvételét követően az adat minősítéséről.

29 2.5. A minősített adat készítése
A minősített jelleg egyértelműen felismerhető legyen! Be kell tartani a minősítési jelölés formai követelményeit. A minősítési jelölés elemei az adathordozó első oldalán: minősítési szint, érvényességi idő, minősítő neve, minősítő beosztása. Minden oldalon a minősítési szintet fel kell tüntetni.

30 2.5. A minősített adat készítése
Különleges kezelési utasítások: „Saját kezű felbontásra!” „Más szervnek nem adható át!” „Nem sokszorosítható!” „Kivonat nem készíthető!” „Elolvasás után visszaküldendő!” „Zárt borítékban tárolandó!” „Különösen fontos!” valamint más, a minősített adat sajátosságától függő különleges kezelési utasítások.

31 2.6. Felülvizsgálat A minősítő köteles legkésőbb 5 évenként felülvizsgálni az általa, a jogelődje vagy más minősítő által készített és a felülvizsgálat időpontjában feladat- és hatáskörébe tartozó nemzeti minősített adatot. A minősítő: minősítését fenntartja, minősítési szintjét csökkenti, illetve a minősítés érvényességi idejét módosítja, minősítését megszünteti.

32 2.7. Felülbírálat A minősítésre jogosult személy az általa minősítői jogkörrel felruházott személyek minősítését a minősítés felülvizsgálatára vonatkozó szabályok szerint felülbírálhatja. Miniszter felülbírálhatja: közigazgatási államtitkár, helyettes államtitkár, főosztályvezető, osztályvezető minősítését.

33 2.8. A büntetőjogi védelem A minősített adattal visszaélés bűncselekménye (Btk §) 4 elkövetési magatartás: A minősített adat: jogosulatlan megszerzése, jogosulatlan felhasználása, jogosulatlan személy részére hozzáférhetővé tétele, jogosult személy részére hozzáférhetetlenné tétele.

34 2.8. A büntetőjogi védelem differenciált a büntetőjogi szankciórendszer - minősítési szintenként eltérő büntetési tételek szigorúbb büntetési tételek - a hivatalból titoktartásra kötelezett felhasználók esetében „civil” maximum „hivatalos” Visszaélés szigorúan titkos minősítésű adattal: 1 - 5 évig 2 - 8 évig Visszaélés titkos minősítésű adattal: - 3 évig 1- 5 évig Visszaélés bizalmas minősítésű adattal: - 1 évig - 2 évig Visszaélés korlátozott terjesztésű minősítésű adattal: elzárás -1 évig

35 2.8.1. A szabálysértési jogi védelem
A minősített adat biztonságának megsértése (Szabs. tv §) 17 elkövetési magatartás, néhány példa: A feladatellátás során a minősített adat jogszabályellenesen történő: Készítése, Sokszorosítása, Minősítése, Nyilvántartása, Kezelése vagy őrzése.

36 2.8.2. Személyi biztonsági feltételek
Minősített adatot csak az a személy használhat fel, akinek ez állami vagy közfeladat ellátása érdekében indokolt, és aki rendelkezik: személyi biztonsági tanúsítvánnyal, felhasználói engedéllyel, titoktartási nyilatkozattal.

37 2.8.2. Személyi biztonsági feltételek
A nemzetbiztonsági ellenőrzés: „Bizalmas!” és a magasabb minősítési szintű adat felhasználásához; a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló törvényben meghatározott biztonsági kérdőívhez kötött; eredményének figyelembe vételével kerül kiállításra a személyi biztonsági tanúsítvány.

38 2.8.2. Fizikai biztonsági feltételek
A fizikai biztonsági intézkedések célja: fizikai védelem a minősített adatra nem jogosult (illetéktelen) személyek minősített adathoz történő hozzáférése ellen. „Bizalmas!” vagy annál magasabb minősítési szintű minősített adatok felhasználása és tárolása esetén biztonsági területek kialakítása; A biztonsági területeken a mechanikai és az elektronikai védelmi eszközök egyidejű működtetése.

39 2.8.2. Fizikai biztonsági feltételek
Közbenső elemek Külső elemek Belső elemek

40 biztonsági feltételek
Adminisztratív biztonsági feltételek Az adminisztratív biztonsági intézkedések célja A minősített adatok: Mozgásának nyomon követhetősége, Bizalmassága, Sérthetetlensége, Rendelkezésre állása.

41 Biztonsági feltételek
Elektronikus Biztonsági feltételek Az elektronikus biztonsági intézkedések célja A minősített adatot elektronikusan kezelő rendszer védelme Rendszerbiztonság Kommunikációbiztonság Kompromittáló elektromágneses kisugárzás elleni védelem - TEMPEST

42 2.8.2. Nemzeti Biztonsági Felügyelet
a nemzeti és külföldi minősített adatok védelmének hatósági felügyelete a minősített adatok kezelésének hatósági engedélyezése, és felügyelete a nemzeti iparbiztonsági hatósági feladatok ellátása

43 Ellenőrző kérdések Mi a minősítés? Milyen minősítési szinteket ismer?
Mit kell a minősítési javaslatban feltüntetni? Mi a különbség a minősített adat felülvizsgálata és felülbírálata között? A minősített adatok védelméhez milyen területeken kell a biztonsági feltételeket megteremteni?

44 3. Titkos ügyiratkezelési Ismeretek /gyakorlat/

45 3.1. A titkos ügykezelő Titkos ügykezelő az lehet, aki…
legalább középfokú iskolai végzettségű, a kezelt minősített adatok minősítési szintjének megfelelő szintű személyi biztonsági tanúsítvánnyal és felhasználói engedéllyel rendelkezik, aláírta a titoktartási nyilatkozatot, a minősített adat védelmére vonatkozó rendelkezések ismeretéből, gyakorlati alkalmazásából sikeres vizsgát tett, továbbá erre a feladatra a munkáltatói jogkört gyakorló vezető írásban kinevezi.

46 3.1. A titkos ügykezelő Titkos ügykezelő jogszabályban nevesített feladatai: a minősített adat átvétele, minősített küldemény felbontása; a minősített adat nyilvántartásba vétele, iktatása; a minősített adat szerven belül történő átadása és visszavétele; a felülvizsgálat eredményének rögzítése; a felhasználói jogosultság megszűnése esetén a minősített adat visszavétele.

47 3.1. A titkos ügykezelő a minősített adat kezeléséhez szükséges iratkezelési segédletek főnyilvántartó könyvben történő nyilvántartásba vétele és megnyitása; a minősített adat belföldre, valamint külföldre történő továbbítása; a minősített adat birtokban tartása, tárolása; a minősített adatot tartalmazó adathordozó megsemmisítésének előkészítése és az abban való részvétel.

48 3.2. A Nyilvántartó és a Kezelő pont működése
A minősített adatok nyilvántartásával kapcsolatos feladatok végrehajtása. A Nyilvántartó működtetéséhez minimálisan 2 kinevezett titkos ügykezelő, a Kezelő pont működtetéséhez 1 titkos ügykezelő kinevezése, továbbá egy fő helyettesítéssel megbízott titkos ügykezelő írásban történő kijelölése szükséges. A Kezelő pont feladatköre teljesen vagy részben megegyezhet azzal a Nyilvántartóéval, amelynek alá van rendelve. A nemzeti, NATO és EU minősített adatok kezelése azonos Nyilvántartóban (Kezelő ponton) is történhet, de fizikailag és adminisztratív módon elkülönítve.

49 3.3. A Központi Nyilvántartók
NATO Központi Nyilvántartó a Magyar Honvédség működteti, a NATO minősített adatok országos szinten történő fogadása, elosztása, a NATO Nyilvántartók és Kezelő pontok nyilvántartása. EU Központi Nyilvántartó a Külgazdasági és Külügyminisztérium működteti, az EU minősített adatok országos szinten történő fogadása, elosztása, az EU Nyilvántartók és Kezelő pontok nyilvántartása.

50 nyilvántartási rendszere
A minősített adatok nyilvántartási rendszere Főnyilvántartó könyv Iratkezelési segédletek: az iktatókönyv (nemzeti, NATO és EU minősített adatok részére külön-külön megnyitva); a belső átadókönyv vagy más belső átadóokmány; a külső kézbesítő könyv; a futárjegyzék-nyilvántartás.

51 3.3.2. A főnyilvántartó könyv
A főnyilvántartó könyv - az iratkezelési segédletek nyilvántartása: a nyilvántartási rendszer kezdőpontja, főnyilvántartás = fő nyilvántartás, papíralapú vagy elektronikus, 1 db van belőle, több Nyilvántartó esetén ki kell jelölni azt, amelyik vezeti, egyes sorszámmal kezdődik, betelte után a következő főnyilvántartó könyv sorszám kihagyása nélkül, folyamatos számképzéssel folytatódik, év végén nem kell lezárni.

52 3.3.2. A főnyilvántartó könyv
Iratkezelési segédlet (nyilvántartás) megnevezése Használatba vételének dátuma Végleges lezárásának dátuma Irattári tételszáma Kezelési bejegyzés (selejtezés, átadás stb.) Sorszáma Terjedelme

53 3.3.2. A főnyilvántartó könyv
Nem selejtezhető! A szervezet megszűnésekor át kell adni jegyzőkönyvben a jogutód szervezetnek, ha nincs jogutód, akkor további kezeléséről a levéltár gondoskodik. Az iratkezelési segédletek főnyilvántartási számként a főnyilvántartó könyv sorszámát kapják (pld.: 132. Fnyt. sz.).

54 3.4.1. Minősített adat átvétele
A más szervtől érkező, minősített adatot tartalmazó küldeményt átveheti: a címzett, a titkos ügykezelő, a minősített adatot kezelő szerv vezetője által írásban megbízott más személy, a NATO és az EU „Korlátozott terjesztésű!” minősített adatok esetén a felhasználásra jogosult személy is.

55 3.4.1. Minősített adat átvétele
Ellenőrizni kell… a címzés alapján a minősített adatot tartalmazó küldemény átvételére való jogosultságát, a külső kézbesítőkönyvben vagy a futárjegyzéken szereplő iktatószám és példánysorszám, valamint a minősített adatot tartalmazó küldemény csomagolásán szereplő iktatószám és példánysorszám egyezését, a zártan érkezett küldemény csomagolásának sértetlenségét. Az átvevő a külső kézbesítőkönyvben vagy a futárjegyzéken dátum és időpont feltüntetése mellett, nevének olvasható feltüntetésével és aláírásával, valamint bélyegzőlenyomattal igazolja a küldemény átvételét.

56 3.4.1. Minősített adat átvétele
Ha téves a címzés vagy helytelen a kézbesítés: az átvevő a küldeményt annak felbontása nélkül azonnal továbbítja a címzettnek vagy ha ez nem lehetséges, visszajuttatja a feladónak.

57 3.4.1. Minősített adat átvétele
Ha sérült a csomagolás… a küldeményt átadó jelenlétében az átvevő a küldeményt felbontja és ellenőrzi annak tartalmát, az intézkedésről két példányban jegyzőkönyv készül az átadó és az átvevő részére, melyeket mindketten aláírnak, az átadónak tisztázni kell a sérülés következményeit, a sérülés tényét az átadási okmányon is szerepeltetni kell.

58 3.4.2. Minősített küldemény felbontása
A más szervtől érkező, minősített adatot tartalmazó küldeményt felbonthatja: a címzett és a a titkos ügykezelő – kivéve a „Saját kezű felbontásra!” („Sk. felbontásra!”) jelölésűeket.

59 3.4.2. Minősített küldemény felbontása
„Saját kezű felbontásra!” jelzés esetén… csak a címzett jogosult felbontani, a titkos ügykezelő felbontás nélkül, dokumentált módon köteles a címzettnek átadni, a részleteket a biztonsági szabályzat tartalmazza (pl. mi történik a címzett akadályoztatása esetén).

60 3.4.2. Minősített küldemény felbontása
Ha az átvevő tévedésből bontja fel: jegyzőkönyvet készít két példányban, a küldeményt szabályszerűen lezárja, küldemény és a jegyzőkönyv egyik példányát soron kívül továbbítja a címzettnek . Ha ellenőrzésnél hiányt észlel az átvevő: két példányban jegyzőkönyvet vesz fel és egyik példányát a küldő szerv részére továbbítja.

61 3.4.3. A minősített adat iktatása
Az iktatás iktatókönyvben vagy elektronikus iratkezelési szoftver által. Az elektronikus iratkezelési szoftver csak a Nemzeti Biztonsági Felügyelet egyetértésével alkalmazható. Az érkezett vagy a saját készítésű minősített adatokat tartalmazó adathordozók iktatására szolgál.

62 Iktatókönyv bal oldala Érkezett / Saját készítésű irat
Érkezés Iktatás időpontja Minősítési szint érvényességi idő Küldő megnevezése Küldő iktatószáma (hivatkozási szám) Mellékletek Felülvizsgálat Sorszáma Példány- sorszáma Terjedelem időpontja módja száma terjedelme időpontja eredménye

63 Iktatókönyv jobb oldala Irattárba helyezés kelte
Továbbított irat Kezelési bejegyzés (csatolás, megsemmisítés időpontja és a megsem-misítési jegyzőkönyv ik-tatószáma stb.) Tárgy Ügyintéző továbbítás példány- sorszáma/ címzettje Irattárba helyezés kelte neve terjedelme szervezeti egysége időpontja módja

64 3.4.3. A minősített adat iktatása
Az iktatás minden év január 1-jén 1-es főszámmal kezdődik. Naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. Év végén le kell zárni az iktatást. Az iktatókönyv nem selejtezhető.

65 3.4.3. A minősített adat iktatása
Iktatás = adatrögzítés és iktatószámképzés Az érkezett vagy a készített minősített adat azonosító adatait kell rögzíteni az iktatókönyvben. Az iktatószám a minősített adat egyedi azonosítója az adathordozón vagy kísérőlapon. főszám-alszám/évszám pl.: 51-1/2014. Tetszőlegesen bővíthető pl. az iktatókönyv Fnyt. számával pl.: 4/51-1/2014.

66 3.4.3. A minősített adat iktatása
Alszámokra tagolódó főszámos iktatás: az ügykezdő irat új főszámra, az azonos ügyben történő további iratváltások az adott főszám 1-től növekvő alszámaira, korábbi ügyhöz nem kapcsolódó új ügy – új főszámra kerül. Az egy ügyben keletkezett különböző adatok – ideértve a nem minősítettek is – együtt kezelhetők. Nyílt iktatókönyvben tilos minősített adatot iktatni!

67 3.4.5. A minősített adat szerven belüli átadása, visszavétele
Szerven belüli átadás csak a titkos ügykezelő útján: belső átadókönyvben vagy más átadó okmányon, saját kezű aláírás ellenében az átvétel dátumának feltüntetésével, vagy iratkezelési szoftver alkalmazásával. Belső átadókönyv vagy más átadóokmány (pl. átadókarton): szerven belüli átadásra és visszavételre, bármennyi nyitható belőle, a titkos ügykezelő hitelesíti főnyilvántartásba kell venni, lezárás után 8 évig kell őrizni. Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén: a felek azonosítása és a rendszerben az átadás-visszavétel rögzítése történik a minősített adat átadás-átvételével egyidejűleg.

68 Belső átadókönyv Átvétel igazolása Visszavétel igazolása Iktatószám
Minősítési szint Példány- sorszám Terjedelem Címzett Sorszám Átvevő neve és aláírása, dátum Visszavevő neve és aláírása, dátum

69 3.4.6. Minősített adat – szerven kívülre történő – továbbítása
Szerven kívülre továbbítás csak a titkos ügykezelő útján! Belföldre továbbítás: Futárjegyzéken vagy külső kézbesítőkönyvben dokumentáltan Szállíthatja: Állami Futárszolgálat, katonai futár, rendvédelmi szervek és a NAV belső futára, személyes kézbesítő. A megfelelő minősítési szintet fel kell tüntetni, és zárt küldeményként szállítani

70 Külső kézbesítőkönyv Példány- sorszáma Átvétel igazolása Sorszám
Iktatószám Címzett Minősítési szint Példány- sorszáma Átvétel dátuma és időpontja, átvevő neve, aláírása és az átvevő szerv hivatalos bélyegző lenyomata

71 F U T Á R J E G Y Z É K Listaszám: 282 Oldalszám: 1/1
2. sz. pld. Feladó: Minta Hivatal Címzett: Állami Futárszolgálat Központi Levélrendező Alosztály Sorszám Iktatószám + példánysorszám Minősítési szint Darab Küldemény címzettje Minősített : db. Nyilvántartott: Sima: Összesen: db küldemény Nyomtatva : Átadás dátuma és időpontja: Átvétel dátuma és időpontja: Átvétel dátuma és időpontja: ………………………………… …………………………………… ………………………… Átadó neve és aláírása Futár neve és aláírása Levélrendező neve és aláírása Ph Ph Ph.

72 Boríték nemzeti minősített adat továbbításához
PÉLDA HIVATAL „Titkos!” Ikt. szám: 1/15/ sz. pld. Futár kódszám: 0725 Nemzeti Biztonsági Felügyelet Budapest „Baleset esetén vagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel!”

73 Boríték nemzeti minősített adat továbbításához
PÉLDA HIVATAL PÉLDA HIVATAL

74 3.4.7. Minősített adat – szerven kívülre történő – továbbítása
Külföldre továbbítás Szállíthatja: diplomáciai futár, konzuli futár, katonai futár, és a nemzetközi jog alapján velük azonos kiváltságokat és mentességeket élvező személy, a „Korlátozott terjesztésű!”-t a felhasználó is. A NATO/EU „Bizalmas!” és annál magasabb minősítési szintű adatok dupla csomagolásban szállíthatóak.

75 3.5. Minősített adatot tartalmazó adathordozó
irattározása és a megsemmisítési eljárás Irattározás: Dokumentáltan, visszakereshetőséget biztosító módon, irattári tételszám rávezetésével. Minősítői irattári példányok Nem semmisíthetőek meg! A minősítés megszűnését vagy megszüntetését követően szabad selejtezni a levéltári törvény szerinti selejtezési eljárásban.

76 3.5. Minősített adatot tartalmazó adathordozó
irattározása és a megsemmisítési eljárás Többes példánysorszámú példányok (címzetti példányok) Megsemmisíthetőek, ha: ügyviteli érdeket nem képviselnek, minősített adatot kezelő szerv vezetője vagy a biztonsági vezető a megsemmisítést engedélyezte. Megsemmisítési jegyzőkönyvet készít a titkos ügykezelő. A megsemmisítés érvényes felhasználói engedéllyel és személyi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkező személyek jelenlétében (bizottságilag).

77 3.5. Minősített adatot tartalmazó adathordozó
irattározása és a megsemmisítési eljárás A megsemmisítés végrehajtása: a minősített adat tartalmát utólag ne lehessen megállapítani. A megsemmisítés időpontja, a megsemmisítési jegyzőkönyv iktatószáma az iktatókönyvben kerül rögzítésre. A megsemmisítési jegyzőkönyv nem selejtezhető! Munkapéldányok: kiadmányozás és iktatás előtti felesleges példányok. A munkapéldányok megsemmisítésének módjáról a biztonsági szabályzatban kell rendelkezni.

78 Ellenőrző kérdések Mi a feladatuk a központi nyilvántartóknak?
Mi a funkciója a főnyilvántartó könyvnek? Ki veheti át a szervezethez érkező minősített adatot tartalmazó küldeményeket? Hogyan lehet belföldön minősített adatot tartalmazó küldeményeket továbbítani? A minősített adatot tartalmazó adathordozó eredeti irattári példánya mikor semmisíthető meg?

79 köszönöm megtisztelő figyelmüket! sikeres felkészülést kívánok!