Elektronikus dokumentumkezelés

Az előadások a következő témára: "Elektronikus dokumentumkezelés"— Előadás másolata:

1 Elektronikus dokumentumkezelés
Tiszai Vegyi Kombinát Rt. Simon Lajos Budapest, március 30.

2 Felsővezetői igény, IT ajánlás
1996-ban a felsővezetés részéről felmerül az igény: Legyen kevesebb a papír Gyorsuljon az információ áramlás Legyen rendszerezett tárolás és visszakereshetőség Az IT a Lotus-t javasolja, mert fontos: az információkezelés magas szintű biztonsága, de egyúttal flexibilitása az adatok (dokumentumok) központi kezelése, ugyanakkor mobil, tetszőleges elérése a felhasználói igények (alkalmazásfejlesztéssel történő) gyors kielégítése natív és szabványos fejlesztési eszközök alkalmazásával a rendszer magas szintű stabilitása a képességek maximalizálása mellett a lehető legegyszerűbb, legkényelmesebb használat

3 Fokozatos bevezetés A Lotus Notes és az ügykövetés megjelenik a TVK-ban (1996) Társasági szintű kiterjesztése között négy ütemben rendszer pilot projekt 1996-ban (IT) 1. Ütem (1997.): felsővezetés + adminisztratív munkavállalók + központi iratkezelés 2. Ütem (1998.): Beruházás összes munkavállalója 3. Ütem (1999.): középvezetés + adminisztratív munkavállalók 4. Ütem (2000.): szervezeti egységeken belül ügyintézői szintig. 2004-ben a TVK Rt. közel 2000 dolgozójából 715 használ ügykövetést.

4 Mi a megoldandó feladat?

5 Külső-belső környezet

6 Decentralizált dokumentum iktatás
Adminisztráció Illetékes vezető Illetékességek és előzmények Levél szkennelése Szignálás, feladatkiadás Iktató lap kitöltése

7 Egy jellemző képernyő az alkalmazásról

8 Az ügykövetés főbb paraméterei
715 felhasználó ügykövetés dokumentum 18 GB képi dokumentum (unistorage)

9 Domino migráció AS/400-ra - 2002
TVKNODE TVKHID TVKMENT 820 TVKBOSS NEO VISUAL GFEGW

10 Szerver oldali paraméterek
LPAR 1: mail server iSeries 820 LPAR 2: application server 4,5 GB RAM 57 x 18 GB RAID HDD 4 x mail calendar users

11 Felhasználó oldali paraméterek
IBM Netvista Intel PIII-PIV 256 MB RAM 100 Mbit/s hálózati elérés 20 GB HDD Windows 2000

12 Minden adat elérhető on-line módon
ÜGYKÖVETÉS ÁTMENETI ARCHÍVUM ARCHÍVUM dokumentum 4-5 GB méret éles állomány mindenki hozzáfér dokumentum 9 GB méret Az elmúlt 1 év adatait tartalmazza. Teljes funkcionalitás. Megmaradtak a felhasználói jogosultságok. Nem lehet módosítani! dokumentum 15 GB méret Teljes archívum Csökkentett funkcionalitás. Csak egy szűk kör fér hozzá. Titkosított anyag ??? Nem lehet módosítani!

13 Távoli bejelentkezés (vezetők, kereskedők)
Terminál szerver autentikáció 100 Mbit/s 100 Mbit/s belföld zöld szám

14 A rendszer működésének értékelése Hol tartunk most?
1. Működtetés informatikai és iratkezelési oldalról is szabályozott 2. Társaságon belüli levelezés 95 %-ban Lotus Notes-ban történik. 3. Közel teljes a lefedettség minden egységnél. 4. Adat és információvédelem nagymértékben javult. 5. A visszakeresési lehetőségek sokrétűek 6. A helyi alkalmazások bővültek 7. Felületes kezelés, hiányos űrlapkitöltés

15 Csoportmunka támogató rendszer
Funkció: Az üzleti irodai folyamatok, vállalati ügykezelés, dokumentumkezelés és a kommunikáció elektronikus alapú megvalósítása. Csoportmunka és Workflow jellegű tevékenységek támogatása. Felhasználási terület: Minden egység, minden dolgozója használhatja, ha feladatainak ellátásához szükséges Lefedett üzleti terület: Dokumentum alapú ügykezelés, workflow Csoportmunka, elektronikus kommunikáció Hiányosságok: A rendszer lehetőségei „alulhasználtak”. Az alkalmazás kritikussága: Rövid időszakra történő kiesése is komoly fennakadásokat okoz. Képzett központi támogatói rendszer szükséges. Amennyiben a vezetők nem használják intenzíven, ellaposodhat az alkalmazás (new memo szintű kommunikáció) Problémák: A felhasználóknak minden válaszidő lehetne gyorsabb is

16 Mikor jó a rendszer? IT vezető vezető titkárnő
Kézben tartjuk a folyamatokat Biztonságos az informatikai környezet IT vezető vezető Megtalálunk minden dokumentumot titkárnő

17 Köszönöm a figyelmet! Simon Lajos