Iratkezelés, archiválás iparági méretekben „ Dokumentumkezelés a gyógyszeriparban” 2007-04-19.

Az előadások a következő témára: "Iratkezelés, archiválás iparági méretekben „ Dokumentumkezelés a gyógyszeriparban” 2007-04-19."— Előadás másolata:

1 Iratkezelés, archiválás iparági méretekben „ Dokumentumkezelés a gyógyszeriparban” 2007-04-19

2 Az Állami Nyomda Nyrt. Meghatározó pozíciók a közép-kelet európai régióban Egyedülálló technológia háttér, innovatív megoldások, K+F tevékenység Jelentős piaci múlt, eredményes és stabil működés Nagy értékű tenderen elnyert megbízások; hosszú távú szerződések Kiemelkedő szaktudással és tapasztalattal rendelkező menedzsment Növekedési lehetőségek a kulcsfontosságú regionális piacokon Európában, legfőképpen a kelet- európai régióban növekvő szerepe van a biztonságnak Az egyedi, költség-hatékony megoldások egyre elterjedtebbek A „digitalizált” fejlődés új, hozzá adott értéket jelentő termékek elterjedésének nyújt lehetőséget Magyarország meghatározó okmánybiztonsági, műanyagkártya, valamint nagy tömegű üzleti nyomtatvány gyártó és megoldásszállító vállalata

3 A vállalat tevékenysége 14 189 millió Ft 2006. év, IFRS konszolidált árbevétel Diverzifikált termékstruktúra Ügyviteli nyomtatványok Üzleti nyomtatványok Nagy tömegű üzleti levelezés Archiválás, adatfeldolgozás Zár- és adójegy Anyakönyvi kivonatok Papírokmányok Étkezési jegy Biztonsági nyomtatók Biztonsági festékek Kártyaokmányok Bankkártya Telefonkártya

4 1851 Alapítás 1993 Privatizáció 1998 Műanyagkártya-gyártás és megszemélyesítés beindítása 1999 Okmánybiztonsági Laboratórium létrehozása 2002 Elektronikus adatfeldolgozás beindítása 2004 Vegyes vállalat létrehozása Romániában 2005 Vegyes vállalat létrehozása Bulgáriában, leányvállalatok alapítása Szlovákiában és Oroszországban 2005. December 8.: Az Állami Nyomda Nyrt. bevezetése a Budapesti Értéktőzsdére 2006 EMV chipes bankkártya tanúsítvány megszerzése Történet

5 Bulgária 93% 50% 100% 50% 80% Állami Nyomda Csoport Magyarország Románia Szlovákia Oroszország Hagyományos nyomdatermékek Biztonsági termékek és megoldások Kártyagyártás és megszemélyesítés Nyomtatványok gyártása, megszemélyesítése és adatfeldolgozás Magyarország

6 Regionális jelenlét Fő telephelyek Vegyes vállalatok / leányvállalatok Kereskedelmi képviselők Közvetlen kereskedelmi tevékenység Oroszország ooo Allami Nyomda Kereskedelmi tevékenység Szlovákia Slovak Direct Kereskedelmi tevékenység Románia Tipo Direct Megszemélyesítő központ Kereskedelmi tevékenység Bulgária Direct Services Megszemélyesítő központ Kereskedelmi tevékenység

7 Garanciák a minőségre és a biztonságra ISO 27001 információ biztonsági tanusítvány ISO 9001 minőségbiztosítási tanusítvány ISO 14001 környezetvédelmi tanusítvány MasterCard, Visa és EMV tanusítvány bankkártya gyártáshoz és megszemélyesítéshez TU4 licence telefonkártya gyártáshoz NATO minősített beszállító

8 Irat - dokumentumkezelés

9 Iratkezelés vonatkozó törvényi szabályozása 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről 1995. évi LXV. törvény az államtitokról és a szolgálati titokról 79/1995. (VI. 30.) Korm. rendelet a minősített adatok kezelésének rendjéről 1997. évi XLVII. törvény az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezeléséről és védelméről 62/1997. (XII. 21.) NM rendelet az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok kezelésének egyes kérdéseiről 1991. évi XVIII. törvény a számvitelről (többszörösen módosított) 1997. évi CXLIV. törvény a gazdasági társaságokról 2003. évi XLVII törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. Törvény módosítása 10/2002. NKÖM rendelet közlevéltárak és nyilvános levéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről 1990. XCI Adózás rendjéről 2000. C. Számvitelről 1997. LXXX. Társadalombiztosítás ellátásaira és magánnyugdíjra jogosultak, valamint e szolgáltatások fedezetéről (195/1997 8XI. 5) Korm. R. 1978.LXXXIII Kötelező egészségbiztosítás ellátásairól 1978.Ivv. Levéltitokról, magántitokról 79/95 Minősített adatok kezelése 2001/XL HIF Személyes adatok védelme 1992. évi LXXVI törvény (ÁFA törvény) 2000. évi C törvény (Számviteli törvény) 2001. évi XXXV. Törvény (Elektronikus aláírásról) 20/2004 PM rendelet (elektronikus számláról) 13/2005 IHM rendelet (papíralapú dokumentumok elektronikus úton történő másolat készítéséről)

10 Irat-dokumentumkezelés vállalati környezete

11 Gyógyszeripari környezet

12 ERP és DMS szempontok szerinti szektor specifikus körülmények Speciális, átrendeződő, kényszerítő piaci viszonyok a nemzetközi és hazai gyártók között Piac szereplők polarizálódása a tengerentúli, Európai, volt szocialista (OF, FÁK) gyártók között Gyógyszergyárak közötti versenyben az időtényező egyre inkább előretör a sikerkritériumok közül Igény a gyors, rövidülő ciklusidejű folyamatok ERP és DMS támogatására Megfelelő vállalatirányítási rendszer (ERP) bevezetése, üzemeltetése Ipari méretű, diverzifikált, teljes életciklusú ( 3-5-8-10 év ) dokumentumkezelés és dokumentum-feldolgozás egyre fontosabbá válik Nagyfokú mobilitási, diverzifikálási igény (dokumentumkezelésben, feldolgozó „műhelyek” működtetésében) Kiemelt igény a bizalmi környezet kialakítása, adatok – információk nagyfokú védelme érdekében „Telepített” technológia preferálása, minimális outsource a dokumentumkezelésben is

13 ERP és DMS használatával elérhető lehetséges előnyszerzés tényezői Versenyhelyzetben, az időtényező rövidítése érdekében a vállalatirányítási rendszer és a dokumentumkezelés során Megfelelő vállalatirányítási rendszert, DMS-t szolgáltató partner, iparág specifikus termék kiválasztása, ERP és DMS bevezetése, összhangjuk megteremtése (kompatibilitás, modulrendszer) DMS-ben a tömeges és napi feldolgozás „házon belüli” elvégzése Gyógyszer törzskönyv, műszaki, ügyviteli teljes dokumentáció egyszeri digitalizálása, elektronikusan elérhetővé tétele Járulékos, kiemelt jelentőségű dokumentumok, ügyviteli dokumentációk (alkalmazható DMS technológia szempontjából indifferens a feldolgozandó dokumentáció mérete, formátuma, állapota) napi digitalizálása, integrálása az alkalmazott ERP, DMS rendszerbe

14 Előnyszerzés, időnyerés tényezői DMS rendszerben kezelt digitalizált és elektronikusan archivált dokumentum állomány felhasználásával Munkahatékonyság növelés „Papír” képernyőn láthatóvá tétele Nagyszámú munkavállalói létszám adatokhoz, információkhoz való ellenőrzött, gyors hozzáférésének biztosítása Életciklust lekövető, módosításokat, kiegészítéseket egységesen kezelő digitális archívumban való keresés lehetősége Adatvesztés, duplikáció minimalizálása Bizalmas adatkezelés, hozzáférés kontroll Információ diverzifikálás, megosztás Több hazai telephelyen, külföldön a dokumentációtárhoz való hozzáférés egységes biztosítása Lassú információáramlás miatti lassú „üzleti” folyamatok felgyorsítása Költségkímélő „irattárolás”, adatszolgáltatás Feldolgozott papír iratanyag központi irattárban centralizáltan tárolható Feldolgozás során keletkezett kép és a dokumentumok visszakereshetőségét biztosító adatbázis központosítható

15 Bizalmi környezetben való dokumentum feldolgozás tényezői Szolgáltatás garanciával elvégzett ipari méretű „hiteles feldolgozás” Nagytömegű utólagos, valamint napi szintű operatív feldolgozás szervezése, kivitelezése egy időben, több helyszínen Bizalmas adatkezelés, kontrolált munkakörnyezet, zárt technológia Hitelesítési kellékekkel ellátott dokumentum feldolgozás (PKI, időbélyeg) 13/2005 IHM rendelet szerinti feldolgozás Különböző adattárolási metódusok (szerver, merevlemez, stb.), adatbiztosítás Információ diverzifikálás, megosztás Több hazai telephelyen, külföldön a dokumentációtárhoz való hozzáférés egységes biztosítása Lassú információáramlás miatti lassú „üzleti” folyamatok felgyorsítása Költségkímélő „irattárolás”, adatszolgáltatás Feldolgozott papír iratanyag központi irattárban centralizáltan tárolható Feldolgozás során keletkezett kép és a dokumentumok visszakereshetőségét biztosító adatbázis központosítható

16 Digitalizálás, elektronikus archiválás

17 Utólagos, illetve folyamatos iratdigitalizálás, elektronikus archiválás Iratanyag felmérése (pl. gyógyszer törzskönyv, műszaki, ügyviteli dokumentációk) Szakmai és technológiai előkészítés Tömegszerű, napi szkenneléses feldolgozás az ügyfél telephelyein Iratok visszakereshetőségének biztosítása automatikus, vagy manuális indexelés segítségével Joghatás kiváltására alkalmas hitelesítési kellékekkel ellátott elektronikus archiválás Digitalizált képek és indexadatok rögzítése adathordozóra Iratkötegek eredeti állapotának visszaállítása Iratok bértárolása vagy visszaszállítása

18 Digitalizálás erőforrásai Széleskörű szkennerválaszték (nagy sebességű, nagyfelbontású, speciális) Előkészítő/visszacsomagoló munkahelyek Adattároló és alkalmazás szerverek Szkennelő és indexelő munkaállomások Erőforrás megosztási lehetőség a digitalizáló helyszínek között Tapasztalt, gyakorlott munkaerő

19 Kapcsolódó technológiák Kötegelt, vagy laponkénti feldolgozás Színes, szürkeárnyalatos és bitonális szkennelés A feladathoz hangolt optimális felbontás használata Vonalkódos és RFID-s dokumentum azonosítás ICR/OCR karakterfelismerés Manuális indexelés Űrlap- és kérdőív feldolgozás Mikrofilm alapú adatok digitalizálása Elektronikus aláírás és időbélyeg alkalmazás lehetősége

20 Fizikai iratkezelés

21 Fizikai iratkezelés elemei Iratok, irattárak, iratnyilvántartások, iratkezelés szabályozásának felmérése Iratrendezés, iratrendszerezés, egyedi dokumentum azonosítás RFID, vonalkóddal Iratszállítás Szükség esetén bérirattárolás, pontos nyilvántartás Irattári anyag folyamatos kezelése Fizikai adat-iratszolgáltatás Iratkezelési szaktanácsadás (szabályzatkészítés, EDM rendszer integráció) Irattári dobozok biztosítása

22 Bérirattár ÁNY Pásztói gyáregységében található (3060 Pásztó, Fő út. 141.) Irattár „C” tűzveszélyességi osztályba tartozó épületben 24 órás élőerős őrzés, beléptető központ Kamerás megfigyelőrendszer, behatolás - mozgásérzékelők Irattárolás földelt fém irattároló fémállványzaton, EUR raklapon, páncél – lemezszekrényben, speciális kazettákban Állagvédelmi megoldások Tűzvédelmi berendezések Informatikai támogatás Ellenőrzött, kiképzett irattárosi képzettségű munkatársak Saját szállító járművek, anyagmozgató gépek

23 Állami Nyomda felajánlható képességei Szektor specifikus megoldásszállítóval közösen a legmegfelelőbb ERP és vagy DMS rendszer szállítása, bevezetésben közreműködés Helyi, archiválási munkacsoportok felhasználásával digitalizálási (hiteles archiválási) munka elvégzése Dokumentumok teljes életciklusát lekövető centralizált illetve decentralizált iratkezelési szolgáltatások nyújtása, szükség esetén akár külföldön is Gyakorlati tapasztalatokkal rendelkező személyi állomány rendelkezésre bocsátása Magyarországon

24 Szolgáltató partnereink

25 Kiemelt szolgáltató partnereink Kiemelt partnereink

26 Iratkezelési, digitalizálási, elektronikus archiválási referenciáink

27 SOLE-MIZO Zrt. iratkezelési projekt Bezárásra került, illetve működő üzemek iratanyagának átvétele (több száz EUR raklapnyi mennyiségben, az ország különböző pontjairól) Iratanyagok beszállításra előkészítése, beszállítása irattárba Iratanyag szelektálása, ISZ szerinti iratrendezése bérirattárban, illetve Sole-Mizo Zrt. központi üzemegységében (Szeged) Bérirattárolás (raklapos, irattári polcos megoldásban) Folyamatos adatszolgáltatás irattárban őrzött, nyilvántartásba vett iratanyagokból, illetve feldolgozás alatt álló, még nem rendezett, raklapon tárolt iratanyagokból Iratanyagok selejtezése, ellenőrzött megsemmisítése

28 ELLA Bank Zrt. iratkezelési projekt Hiteldossziék digitalizálása (kb. 12.000 db/év) Hiteldossziék irattári tárolása Digitalizált dokumentumok képeinek tárolása DMS rendszerben, adatszolgáltatás Hiteldossziék adatainak rögzítése digitalizált képről

29 MOL Nyrt. archiválási projekt Az ország egyik legnagyobb archiválási projektje: Megrendelő telephelyein (5 helyszín) történt a teljes fizikai irattár digitalizálása többek között 3 nagyteljesítményű szkennerrel A5-től A2-es méretű dokumentumok feldolgozása 20 millió lap digitalizálása A projekt 16 hónapot vett igénybe

30 Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Vékony János Kiemelt Ügyfélkapcsolati Vezető vekony@any.hu 06-1-4311-356, 06-30-9920-570