Előadást letölteni
Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon
KiadtaKinga Tóth Megváltozta több, mint 8 éve
1
e-Corvina Informatikai Szolgáltató Kft. 1149 Budapest, Angol u. 34. ▪ Telefon: (1) 467-1177 ▪ Fax: (1) 467-1167 ▪ E-mail: info@e-corvina.hu www.e-corvina.hu Szubjektíven a dokumentumkezelő rendszerek bevezetéséről Pomaházi Sándor üzletágvezető
2
e-Corvina Kft. Tartalomhoz a szoftver adActa Elektronikus Iratkezelő Rendszer (MFB, OBH, ÉGÁZ-DÉGÁZ, SIGNAL Biztosító, SZÁMALK, Debreceni Vagyonkezelő holding…) DocFlow Elektronikus Űrlapfeldolgozó Rendszer (Raiffeisen Bank, Allianz Bank) Corvina Integrált Könyvtári Rendszer (Fővárosi Szabó Ervin Könyvtár, MOKKA, megyei és egyetemi könyvtárak…) Speciális dokumentumkezelő megoldások
3
Tétel Elektronikus dokumentum- kezelő rendszer =
4
A végső válasz I. -Jó - mondta Bölcs Elme. - A Válasz a Nagy Kérdésre... -Nos?... -Az Élet, a Mindenség Meg Minden... - mondta Bölcs Elme. -Tehát?... -A Válasz... - mondta Bölcs Elme, és megállt. -Igen?... -A Válasz... -Igen???... -Negyvenkettő - mondta Bölcs Elme végtelen méltósággal és hidegvérrel. (Részlet Douglas Adams: Galaxis Útikalauz Stopposoknak című könyvéből)
5
A végső válasz II. -Jó - mondta Bölcs Elme. - A Válasz a Nagy Kérdésre... -Nos?... -Költségcsökkentés, Hatékonyságnövelés, Környezetvédelem, Modernizálás Meg Minden... - mondta Bölcs Elme. -Tehát?... -A Válasz... - mondta Bölcs Elme, és megállt. -Igen?... -A Válasz... -Igen???... -Dokumentumkezelő Rendszer - mondta Bölcs Elme végtelen méltósággal és hidegvérrel.
6
Esetlen tanulmány 1. Megvettük a legjobb szoftvert (1) A szervezet nagy mennyiségű dokumentummal dolgozik – nyomasztó szükségletté vált egy dok.kez. rendszer Az előkészítő tanulmány mindent tartalmazott – a workflow folyamatoktól az irattáron át az utolsó adatmezőig Ilyen szoftver - természetesen - nincs… Akkor meg kell venni a Legjobb Szoftvert és ráfejleszteni az igényeket – biztosan azért a Legjobb, mert minden megoldható benne!
7
Esetlen tanulmány 1. Megvettük a legjobb szoftvert (2) Meghívásos pályázat az implementációra – kis probléma, hogy alig van hazai szakértő Kiválasztás, szerződés, indul a projekt Első lépés: iktatás megoldása Telnek a hónapok, végül kiderül, hogy a felmért igények a megvásárolt rendszerben bajosan oldhatók meg Fejlesztő kirúgása, új pályázat…
8
Esetlen tanulmány 2. Dokumentumkezelő speciális célra (1) A cég jóféle vállalatirányítási rendszert használ Kellene egy dokumentumkezelő is, első lépésben a szállítói számlák kezelésére Lássuk a követelményeket: Bejövő számlák iktatása, digitalizálása – OK! Továbbítás az illetékes szervezeti egységhez – OK! Elektronikus számlaképek tárolása, visszakereshetősége jogosultság alapján – OK! A későbbiekben további dokumentumtípusok bevezetése – Hurrá!
9
Esetlen tanulmány 2. Dokumentumkezelő speciális célra (2) Na, most ezt úgy, hogy tételekre kell bontani a számlát, és… Minden tételhez az ERP rendszerből le kell kérdezni az illetékes jóváhagyó szervezeti egységet A tétel összegéhez az ERP rendszerből le kell kérdezni a jóváhagyói szintet és személyt Minden tételhez az ERP rendszerből le kell kérdezni a raktári beérkezést Ha beérkezett a tétel a raktárba, a számlát a jóváhagyóhoz küldeni, hogy a tételt jóváhagyhassa Ha minden tételt jóváhagytak, mehet könyvelésre az ERP-be
10
Esetlen tanulmány 2. Dokumentumkezelő speciális célra (3) Kérdés: Az ERP rendszer mindezt tudja, a dokumentumkezelőben meg rengeteg fejlesztéssel jár. Miért így szeretnék? Válasz: Valóban tudja, de sok licencet kellene vásárolni a jóváhagyói körnek. Biztosan olcsóbb megcsinálni egy dokumentumkezelőben…
11
Problémás projektek A Kérdés keresése a Végső Válaszhoz IT által kezdeményezett bevezetés Lesz egy érdekes, (többé-kevésbé) drága rendszerünk, amit senki nem használ… Egy dokukezelővel biztos, hogy hatékonyabb lenne a működés Talán. „Mindenesetre megveszem ezt a multifunkciós konyhai robotgépet. Bár most csak pirítóst akartam…” És ha megvan a mindentudó rendszer, elkezdünk gondolkodni, hogyan használjuk A HR (jogi-, gazdasági-, …) vezető látott egy jó rendszert Nagyszerű! El lehet kezdeni az igények felmérését! – Nem a beszerzést…
12
El nem induló projektek A Végső Válasz keresése Belső igények felmérése Dokumentumkatalógus készítése Dokumentumokat használó folyamatok leírása Megvalósíthatósági tanulmány készítése Ajánlatkérés Pályázat kiírása a teljes megvalósításra Ajánlatok bekérése Hüledezés Tárgyalások a szállítókkal Visszavonulás 1.Projekt elhalasztása, újragondolás 2.Pilot bevezetés „kitalálása” 3.Olcsó megoldás keresése és problémák vásárlása
13
El nem induló projektek A Végső Válasz keresése Hol a probléma? „Pályázat kiírása a teljes megvalósításra” Minden folyamatban vannak dokumentumok – tényleg teljes folyamat-átszervezést akarunk? Visszavonulási utak 1.Projekt elhalasztása, újragondolás Csak ne nőjön vele a feladat! Célok priorizálása, szakaszolás 2.Pilot bevezetés „kitalálása” Ne egy kijelölt terület mélységi megoldása legyen! – Az a pilot, amit ki lehet terjeszteni! Fontos cél kompakt megvalósítása a teljes szervezet szintjén 3.Olcsó megoldás keresése és problémák vásárlása… …helyett: Nem kudarc az újragondolás!
14
A dokumentumkezelő rendszer szerepe Infrastruktúra Az elektronikus dokumentumokkal kapcsolatos szolgáltatásokat nyújtja az üzleti rendszerek számára Az üzleti folyamatok az üzleti rendszerekben futnak A felhasználók ritkán használják közvetlenül a dokumentumtárat Vertikális megoldás Az ügyviteli folyamatokat, tevékenységeket közvetlenül támogatja Leggyakoribb példa az irat- és ügykezelő rendszer A felhasználók közvetlenül „benne” dolgoznak
15
A dokumentumkezelő rendszer szerepe Vertikális kiterjedés Kijelölt üzleti terület, folyamat magas szintű támogatása Specifikus testre szabás, workflow Bevezetése hasonló az egyéb üzleti rendszerek bevezetéséhez Szervezeti kiterjedés Üzleti érték Horizontális kiterjedés Az információs infrastruktúra része Testre szabás, workflow kialakítása fokozatos, az alapfolyamatokból Bevezetése az iratkezelés általános folyamataiból indul ki Szervezeti kiterjedés Üzleti érték
16
A bevezetés szakaszolásának szempontjai Vertikális szakaszolás Funkcionális „csomagok” bevezetése ütemezetten Hagyni kell időt a bevezetett szolgáltatások finomítására, véglegesítésére Újabb szint akkor indulhat, ha az előző már stabil, a felhasználók számára megszokott Horizontális szakaszolás - pilot Kijelölt szervezeti egységnél „rendes” bevezetés Korrekció, véglegesítés után kiterjesztés a teljes szervezetre Kiemelt területen bevezetett specifikus megoldás NEM PILOT a teljes szervezet számára!
17
Vertikális szakaszolás Szolgáltatások bevezetése lépésenként, minden szint a teljes szervezetre Alacsony kockázat Egyszerre kis változás Van mód az újabb szolgáltatások bevezetése előtt a tervek korrekciójára Hosszú időbe telhet a teljes bevezetés Szervezeti egységek Funkcionális modulok 1. Teljes szervezet 2. Teljes szervezet 3. Teljes szervezet
18
Horizontális szakaszolás Szolgáltatások bevezetése előbb pilotként, majd kiterjesztve Közepes kockázat Túl nagy lehet a változás Kipróbálva, korrigálva mehet a kiterjesztés Rövid bevezetési idő A szervezeti szintű szolgáltatások pilot szinten nem értékelhetők (pl. szervezeti egységek közötti dokumentumáramlás) Szervezeti egységek Funkcionális modulok 1. Pilot 2. Teljes szervezet
Hasonló előadás
© 2024 SlidePlayer.hu Inc.
All rights reserved.