Rendezvények

A rendezvény fogalma Olyan összejövetelek, amelyeket egy előre ismert (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport stb.) célból, alkalomból tartanak meghatározott helyen és időben.

A rendezvény meghívottai Résztvevők Előadók Küldöttek Műsoron szereplők (versenyen a versenyzők, kiállításon a kiállítók) Látogatók VIP-vendégek Résztvevőként és meghívottként jelen lehet Társadalmi helyzetük, tisztségük,, választott testületben betöltött magas rangjuk, tudományos munkásságuk, gazdasági vagy politikai funkciójuk okán övezi tisztelet Megkülönböztetett bánásmód

Rendezvények szervezői, közreműködői Protokollosok Hoszteszek, hosztok („hivatásos házigazdák”): segítik a programok zökkenőmentes lefolyását (pl. vendégek útbaigazítása, regisztráció) Tolmácsok, testőrök, újságírók

Rendezvények jellege Kongresszusok, konferenciák, tudományos vagy politikai rendezvények Művészeti rendezvények (pl. előadás, koncert, fesztivál) Közművelődési rendezvények (pl. fesztiválok, egyes közösségi szokásokhoz fűződő programok) Egyházi rendezvények (pl. körmenet, felvonulás, avatási ünnepségek) Kereskedelmi rendezvények (pl. árubemutató, kiállítás, vásár, akciós rendezvény) Társadalmi, politikai rendezvények (pl. közgyűlés, felvonulás) Sportrendezvény (pl. verseny, bemutató, EB, VB) Egyéb fentiek közé nem sorolható rendezvények (pl. kiállítások, tárlatok, hangversenyek, jótékony célú estek, üzemlátogatások, borkóstolók) Komplex rendezvények

Rendezvények funkcionális tartalma Kongresszus, konferencia Koncert, színházi előadás Verseny Kiállítás Kvízjáték, közösségi szabadidős (sport)programok, népszokások Látványfelvonulás, demonstráció, nagy gyűlés Szertartás, protokolláris esemény, fogadás, ünnepi megemlékezés Többfunkciós rendezvény

Rendezvények szervezését meghatározó tényezők Alapinformációk Időpont Időtartam Helyszín Résztvevők (tervezett) létszáma Látogatók (tervezett) létszám

Rendezvények szervezését meghatározó tényezők Események Főesemény (a fő funkcionális tartalom szerint) Mellékesemény (kiállítás, műsoros program stb.) Kiegészítő esemény (pl. termékbemutató, kirándulás) Protokolláris esemény (pl. ünnepélyes megnyitó, záróesemény)

Rendezvények szervezését meghatározó tényezők A rendezvény szervezeti rendszere és folyamata Szervezeti egységek részletes felsorolása és hatásköre A rendezvény folyamatának leírása (tevékenység, határidő, végrehajtás) Arculat meghatározói Jelmondatok Jelképek (szóban, képben, írásban)

Rendezvények szervezését meghatározó tényezők A résztvevők, közreműködők, jogi személyek Résztvevő szervezetek (pl. szállítmányozó cég konferencián) Közreműködő szervezetek (pl. művészeti fesztiválon közreműködő együttesek) Szponzorok, támogató szervezetek Alvállalkozó szervezetek Beszállító szervezetek Engedélyes szervezetek (pl. média, ajándékértékesítés, vendéglátók) Hatósági szervezetek (pl. ÁNTSZ, rendőrség, mentők, tűzoltóság, BKV, önkormányzat)

Nemzetközi rendezvények

Nemzetközi rendezvények minősítésük szerint Hivatalos Hivatalos államfői és kormányfői látogatások esetén a program ceremoniális rendezvényeket is tartalmaz: Ünnepélyes fogadtatás Koszorúzás Díszvacsora (díszebéd) Nem hivatalos Hivatalos látogatáson kívüli látogatások – nincs sem dekoráció, sem formális rendezvény!

Látogatások fajtái Munkalátogatás Miniszteri látogatás Ünnepélyes fogadtatás elmarad A programot, az elhelyezést, a szállást és a transzfereket a Protokoll intézi (mint a hivatalos látogatás esetében) Miniszteri látogatás Államfői látogatás alkalmával miniszterek és üzletemberek is tartoznak a kíséretbe A magyar fél (a miniszter feleségével együtt) 5 főt lát vendégül Programban nem terveznek formális rendezvényt A látogatások munkajellegűek

Látogatások fajtái Diplomáciai magánlátogatás KÜM bevonásával készítik elő a magyar politikus külföldi magánlátogatását Célországát nagykövetségét tájékoztatni kell az út tervezett időpontjáról és útvonaláról Szállás biztosítása – nagykövetség feladata