Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

A Therefore dokumentumkezelő rendszer (DMS) 2011-2013.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "A Therefore dokumentumkezelő rendszer (DMS) 2011-2013."— Előadás másolata:

1 A Therefore dokumentumkezelő rendszer (DMS)

2 A fejlesztés célja, értelme, hatóköre A Therefore dokumentumkezelő rendszer (DMS) bevezetését a következő okokból tartotta stratégiai fontosságúnak a KÉSZ Cégcsoport: 1.A tagvállalatok nagy száma és területileg (is) kiterjedt tevékenysége miatt nehéz térben is időben összefogni a papíralapú bizonylatokat. 2.Az éves szinten több mint szállítói számla jelentős részével kapcsolatban merültek fel tartalmi és formai megfelelési hibák. 3.A számlaigazoltatás folyamata a gyakran relatíve nagy számú engedélyező / jóváhagyó miatt sok esetben jelentősen elhúzódik. 4.A cégcsoporton belül a tranzakciós költségeknek - nemcsak az elszámoltaknak, hanem a valósaknak is - nullához kell közelíteniük. (Hogyan lehetne elkerülni, hogy számlát nyomtassunk a velünk egy épületben lévő társcégnek?) Minden cégnek, melyek számára a JDE és / vagy a KÉP használata kötelező + számlarendszerező szolgál- tatásként a Csoport közvetlen (könyvelt) partnereinek

3 A DMS legfontosabb szolgáltatásai (Bejövő) posta kezelése Irattárazás támogatása Számlakezelés és pénzügyi folyamatok támogatása A Therefore rendszer nem egyszerűen raktároz (bár arra is használható), hanem munkafolyamatokat támogat. Ezek: -Érkeztetés -Iktatás -Formai ellenőrzés -JDE/KÉP/teljesítési igazolások eltéréskezelése -Számviteli és pénzügyi bizonylatok jóváhagyatása -Irattárazás és selejtezés, ill. kimenő posta kezelése (hamarosan)

4 A teljes dokumentum-életút támogatása Egyszerű folyamatok Megkeresés faxon vagy levélben Iktatás Címzett értesítése Fogadás/feldolgoz ás nyugtázása A címzett az értesítést továbbíthatja vagy a dokumentumot megoszthatja Összetett folyamatok Pontosan meghatározott dokumentumtípusok és elvárt feldolgozási folyamatok Fax, levél vagy saját feltöltés Iktatás (automatikusan is) Címzett feladatot kap Többszintű feldolgozás, automatikus továbbítás, dokumentummegosztás Automatikus lezárás WF végén Aláírásrend Hierarchiák

5 A teljes dokumentum-életút támogatása (2.) Beérkezés / iktatás / továbbítás Feldolgozás Irattárazás / selejtezés DokkolóSzakágakDokkoló Címzettlista az Iratkezelési Szabályzat „Dokumentumtípusok” c. mellékletében

6 Döntési lehetőségek – ha nem egyszerűen tárolásra használjuk a DMS-t Egyszerű feldolgozás: Összetett feladat:

7 Dokumentumtípusok (jelenleg) Bejövő számla, számviteli bizonylat Belső projektek dokumentumai Beszerzési dokumentumok Felbontás nélkül továbbított levelek Gyártási, kivitelezési és szolgáltatási tevékenységgel kapcs. dok. Hatósági (és közigazgatási) dokumentumok Irattárazás dokumentumai Jogi iroda belső dokumentumai (csak a jogász munkatársaknak) Kimenő számla (JDE-ből, más programból, vagy papíron) Könyvelési dokumentumok Marketing- és szponzorációs anyagok Munkaügyi dokumentumok Pénzügyi dokumentumok Szabályozás, minőségügy, munkavédelem, oktatások dokumentumai Tárgyieszköz-mozgáshoz kapcsolódó dokumentumok Vállalkozási dokumentumok

8 A legfontosabb indexadatok Alkategória neve KÉSZ-tagvállalat neve Projektszám/munkaszám/költséghely Érkezés időpontja (érkeztető bélyegző dátuma vagy készítés dátuma) Cím (tárgy) Partnerszám Partner neve Hivatkozási szám / megrendelés száma Vonalkód (egyedi dokumentumazonosító – ragasztott vagy a JDE-ből) Dobozkód (betárolásra hova kerül/t/) Továbbá (egyes kategóriáknál): Munkavállaló neve Eredeti dokumentum kihez kerül tovább Stb.

9 Jogosultságok és (további) fejlesztések Hierarchiák és jogosultságok: a KÉP és a DMS abból dolgozik, amit ki tud olvasni  a következő lépés a projekttagság (szervezeti hovatartozás) és írási/olvasási jogosultság összekötése. Írni, olvasni, törölni: az aláírási / utalványozási rendek szerepköröket kell, hogy tartalmazzanak  ezeket ad-hoc változtatni nem célszerű. Tudásmenedzsment és csoportmunka csak a tudás és a feladatok megosztásával valósulhat meg  magánkönyvtárak és elhallgatott információk odavágnak a konvergenciának. KÉP Light Dokumentumkezelő rendszer (DMS) Adatbázisok (MS SQL) Ügyfélkapcs. menedzsment rendszer (xRM) J.D. Edwards rendszer Klaszter IT- struktúra Interfészek: az adatbázisokból minden vállalati alkalmazás tud olvasni – ha megtanítjuk  ez még folyamatban van (TopSoft, Business Intelligence rendszer, CRM / SRM támogató funkciók stb.)

10 Támogatás A rendszer elemeinek helye: Folyamatgazda, fejlesztési felelős, szolgáltató: KÉSZ Consulting Kft. Dokkoló központi érkeztetés és iratfeldolgozás: Kecskemét, 11-es épület Központi érkeztetés CSAK a Dokkolóban. Nyomtatott dokumentum csak szkennelés után kerülhet a rendszerbe, szkennelés az érkeztetésnél van, ezért nem célszerű semmi olyat, amivel több szervezeti egységet érintő feldolgozási munka van és / vagy előbb-utóbb irattárazásra kerül, a kecskeméti Dokkoló megkerülésével érkeztetni. Kimenő posta: továbbra is a szervezeti egységeknél (TIktató programmal, DMS-be integrálása folyamatban). Kérdés, érdeklődés, hozzászólás, hibabejelentés: Informatikai támogatás: (Szoftverfejlesztés és rendszergazdák, „Ez a levél miért nekem jött?” - támogatás: (mindazon küldeményekkel kapcsolatban, amelyeket eddig a titkárnők / szervezeti asszisztensek osztottak Képzésszervezés, tájékoztató anyagok, rendszerelemek fejlesztése: Köszönjük az (eddigi) figyelmet!

11 Amire figyelj 1. Az értesítéseket az Outlook automatikus frissítés után spam-nek érzékelheti! Ha rózsaszín mezőt látsz az értesítés fejlécében, kattints bele, és add hozzá a feladót a biztonságos helyek listájához.

12 Amire figyelj 2. Ha nem tudsz kapcsolódni, annak általában 3 féle oka lehet. 1. Géped nem kapcsolódik a KÉSZ hálózatához (VPN-en vagy irodában). 2. Windows-jelszavad 2 napon belül lejár. Változtasd meg, és próbálkozz újra! 3. Megmakacsolta magát a Windows, pedig elvileg a fenti két probléma nem áll fenn. Indítsd újra a géped.

13 Amire figyelj 3. Kevés a konkurens licenc hozzáférés 1. Kérjük, a Navigatort ne hagyd nyitva egész napra. Ha befejezted az aktuális munkád, zárd be. 2. Ha ilyen üzenetet kapsz, kérjük, próbálkozz később a belépéssel. 3. Igen, veszünk újabb licenceket… „All license points are locked” = gyere vissza később

14 Amire figyelj 4. Rendszeresen ellenőrizd, van-e feladatod! Hetente kétszer, a Munkafolyamat bejövő mappában az egyes kategóriákra egyenként, vagy a -ra kattintva egyben.

15 Amire figyelj 5. Miért csak 500 példány jelenik meg? A Therefore Navigator alaphelyzetben kategóriánként csak az első 500 találatot jeleníti meg. A bal felső sarokban a Therefore Navigator fülre kattintva (vagyis a főmenüben) a Beállítások menüpont alatt a megjelenítendő találatok száma növelhető.

16 Amire figyelj 6. Ha nem érted a jóváhagyási menüt, akkor lehet, hogy még / már nincs kész a feladat… Lehet, hogy nem jóváhagyói, hanem számlaellenőri vagy könyvelői menüvel kerül hozzád egy feladat. Ha nem érted a lehetőségeket, kérdezd a DMSadmint vagy a tapasztaltabb kollégákat. Ha több üres / kérdőjeles / szürke sor is van, és NT Authority System vagy Admin a feladatvégző, akkor a feladat éppen átadás alatt van. Ez esetben nézz vissza a feladatra később! Ha valamit hosszabb ideje látsz átadási feladatlépésben, kérjük jelentsd!

17 Amire figyelj 7. Miért nem találom a kollégát az átruházási listában? Először is: KÉSZ-es / Matech-os, tehát domain-en (felhasználói csoporton) belüli kollégákat a KÉSZ domain-ra váltva válassz ki! Ne szerepkörre (pl. „BESZERZŐ”) ruházz át a THEREFORE domain-ban, mert akkor boldog-boldogtalannak elmegy a feladat! Másodszor: ha a KÉSZ domain-re váltva elkezded beírni a címzett nevét, biztosan benne lesz az illető a szűkített listában

18 Amire figyelj 8. Ha átruházol vagy visszautasítasz, indokold meg, miért. A visszautasított számlák a számlaellenőr kollégákhoz mennek, akik visszautasító levél formanyomtatványt nyomtatnak a DMS-ben megadott indokokkal. Ezeket az Indexadatok gombra kattintva tudjuk megadni (kiválasztani). Lehetőség van szabad szöveges elutasítás bevitelére is. Átruházáskor a Kiegészítő információ mező tartalma a kollégát tájékoztatja, hogy miért kapja a feladatot (pl. rendelést ki kell egészíteni, költséghelyet adja meg stb.) Az indexadatokat mindig azelőtt pontosítsd (ha tudod), hogy átruházol!

19 Amire figyelj 9. Ha nem látod a munkafolyamatot, a Csatolt dokumentumok fülön (a Viewerben alul) hívhatod elő. A Csatolt dokumentumok ablakban szereplő folyamatra jobb gombbal kattintva a munkafolyamat előzményeit is láthatod.

20 Amire figyelj 10. A Munkafolyamat kezelőgombjai a 2012-es verzióban Ha oldalt akarsz hozzáadni vagy törölni, azt mindig a Kezdőlap fülön tedd meg! Átruházás más felhasz- nálónak Munkafolyamat példány törlése (nem oldal törlése, nem teljes dokumentum törlése, csak a feldolgozásé! Új dokumentum hozzáadása a DMS-hez és össze- csatolása a jelen dokumentummal (NEM melléklet hozzáadása, hanem önálló egység létrehozása) Feldolgozás: Jóváhagyá s Vissza- utasítás Stb.

21 Amire figyelj 11. „Tök jó, hogy ha befejezetem egy tételt, jön a következő” vs. „Miféle hülyeség ez, nem kell!” Te magad is állíthatod, hogy egy feladat elvégzése után automatikusan jöjjön a következő, vagy sem. Viewer főmenü (Therefore Viewer fül a bal fölső sarokban) > Beállítások > Viewer A módosítások mentéséhez a Viewert be kell zárni. A Navigatort nem szükséges.

22 Amire figyelj 12. Kikérés és visszahelye- zés: tedd vissza azt a tételt, amit nem te akarsz feldolgozni / jóváhagyni. Ha nem kérdezi meg a rendszer, hogy „kikéri a dokumentumot feldolgozásra?”, hanem a Viewer előző dián szereplő beállítása miatt automatikusan hozza a következő feladatot, pedig azzal nem is te akartál foglalkozni, egyszerűen vissza tudod adni minden eredeti címzettnek a Felszabadítás gombra kattintva. Ha mégis a tiéd, akkor a Kikérés gombra kattintva lestoppolhatod… Utólag viszont ez nem megy (vagyis ha egyszer hozzád került és már egyszer bezártad – ezzel megerősítetted, hogy a tiéd).

23 Amire figyelj 13. Ha elmész, állíts be helyettesítést. A Therefore Navigator főmenüjében tudod a Házon kívüli segéd nevű alkalmazással, az átruházáshoz hasonló módszerrel megadni, hogy mely kollégád kapja az értesítéseket/feladatokat a távollétedben. Csak azonos cégből (és lehetőleg azonos szervezeti szintről) válassz helyettest! Ha legközelebb belépsz a rendszerbe saját felhasználóneveddel-jelszavaddal, a DMS megkérdezi, hogy visszavonod-e a helyettesítést.

24 Amire figyelj Therefore for iOS / Android beállítása (egyszerű megtekintés- hez és feldol- gozáshoz – indexadat- módosítás nélkül) Ha a beállítás során problémába ütköznél, kérjük, keresd a rendszerüzemeltetést A szolgáltatás Windows Phone-ra és nem KÉSZ-domain tag felhasználók számára nem Alkalmazás neve: Therefore (ingyenesen letölthető) Kiszolgáló (szerver neve): therefore.kesz.hu Rendszerpéldány: SSL (https): igen Port: 443 Tartomány (domain): KESZ Felhasználónév, jelszó:


Letölteni ppt "A Therefore dokumentumkezelő rendszer (DMS) 2011-2013."

Hasonló előadás


Google Hirdetések