A Therefore dokumentumkezelő rendszer (DMS)

Az előadások a következő témára: "A Therefore dokumentumkezelő rendszer (DMS)"— Előadás másolata:

1 A Therefore dokumentumkezelő rendszer (DMS)
Üdvözlünk mindenkit az oktatáson. Bízunk abban, hogy ez az anyag, a kapcsolódó videók, a nyomtatott segédanyagok és a gyakorlati foglalkozás elegendő muníciót adnak ahhoz, hogy mindenki el tudja és el is akarja kezdeni a DMS használatát. Előrebocsátom, hogy a rendszerhez folyamatosan új elemek csatlakoznak, és mint minden átfogó fejlesztés, soha nem lesz készen, és talán soha nem lesz tökéletes. Mi sem vagyunk azok, akik a fejlesztésében részt vettünk. Azért adjuk át most nektek, mert úgy érezzük, hogy most már elég kifejlett állapotban van ahhoz, hogy több haszon származzék belőle mint kár, és eljutott arra a fejlettségi szintre, melyen nemcsak lehetőség, hanem szükség is van arra, hogy Ti mint felhasználók is visszajelezzetek a működéséről, igényeket fogalmazzatok meg javításával kapcsolatban.

2 A fejlesztés célja, értelme, hatóköre
A Therefore dokumentumkezelő rendszer (DMS) bevezetését a következő okokból tartotta stratégiai fontosságúnak a KÉSZ Cégcsoport: A tagvállalatok nagy száma és területileg (is) kiterjedt tevékenysége miatt nehéz térben is időben összefogni a papíralapú bizonylatokat. Az éves szinten több mint szállítói számla jelentős részével kapcsolatban merültek fel tartalmi és formai megfelelési hibák. A számlaigazoltatás folyamata a gyakran relatíve nagy számú engedélyező / jóváhagyó miatt sok esetben jelentősen elhúzódik. A cégcsoporton belül a tranzakciós költségeknek - nemcsak az elszámoltaknak, hanem a valósaknak is - nullához kell közelíteniük. (Hogyan lehetne elkerülni, hogy számlát nyomtassunk a velünk egy épületben lévő társcégnek?) Nézzétek a diákat, mert bár azokhoz kapcsolódva, de nem ugyanaz hangzik el, mint ami rájuk van írva… Íme a fejlesztés indokai, motivátorai. A felsorolás végén szereplő célnak való megfelelés érdekében a DMS nemcsak a számlaigazoltatás, a digitális és papíralapú dokumentumkezelés (az utóbbihoz kapcsolódva az irattárazás) támogatására alkalmas, hanem a vállalatok közötti, illetve a vállalatok és finanszírozó partnerek közötti pénzügyi elszámolások folyamatait is támogatja. A fejlesztés a J.D. Edwards OneWorld XE (JDE) vállalatirányítási rendszer Belső Elszámolási Moduljának fejlesztésével párhuzamosan valósult meg, lehetővé téve a DMS és a JDE közötti naprakész és automatizált adatátadást. Minden cégnek, melyek számára a JDE és / vagy a KÉP használata kötelező + számlarendszerező szolgál-tatásként a Csoport közvetlen (könyvelt) partnereinek

3 A DMS legfontosabb szolgáltatásai
A Therefore rendszer nem egyszerűen raktároz (bár arra is használható), hanem munkafolyamatokat támogat. Ezek: Érkeztetés Iktatás Formai ellenőrzés JDE/KÉP/teljesítési igazolások eltéréskezelése Számviteli és pénzügyi bizonylatok jóváhagyatása Irattárazás és selejtezés, ill. kimenő posta kezelése (hamarosan) (Bejövő) posta kezelése Irattárazás támogatása Számlakezelés és pénzügyi folyamatok támogatása A Therefore dokumentumkezelő rendszer, rövidebb nevén a DMS segít rendet tenni és rendet tartani a dokumentumok között. … A DMS azonban nem egyszerűen egy nagy doboz – vagy gömb -, vagyis egy hatalmas tároló, amiben különböző szempontok szerint, többféleképpen is megtalálhatod a keresett számlát, táblázatot, saját vagy másoktól kapott dokumentumot. Összefűzi a számítógépeken keletkezett anyagokat, az ben kapott információkat és a szkennelt képeket – azaz képes arra, hogy a különböző forrásból származó fájlokat összekapcsolja projektek, költséghelyek, szállítói azonosítók, dokumentumkategóriák szerint. Pl. egy bejövő számlával képes egy beszerzési rendelést összepárosítani. Képes a formai hibák kiszűrésére és az adatok egyeztetésére a vállalatirányítási és a projektkövető rendszerekkel való kommunikáció révén.

4 A teljes dokumentum-életút támogatása
Egyszerű folyamatok Megkeresés faxon vagy levélben Iktatás Címzett értesítése Fogadás/feldolgozás nyugtázása A címzett az értesítést továbbíthatja vagy a dokumentumot megoszthatja Összetett folyamatok Pontosan meghatározott dokumentumtípusok és elvárt feldolgozási folyamatok Fax, levél vagy saját feltöltés Iktatás (automatikusan is) Címzett feladatot kap Többszintű feldolgozás, automatikus továbbítás, dokumentummegosztás Automatikus lezárás WF végén Hierarchiák Aláírásrend Mint elhangzott, a DMS nem önmagában álló fejlesztés, hanem a J.D. Edwards vállalatirányítási (ERP) és a KÉP Light Projektkövető rendszer jelentős fejlesztései is kiegészítik. A dokumentumok továbbítása alapvetően kétféle: egyszerű vagy összetett. Utóbbi pl. a bejövő számláknál, a pénzügyi dokumentumoknál vagy a szabályozási dokumentumoknál… De maga a DMS sem egyetlen egységből áll. A dokumentumkezelőt lehet közvetlenül szöveg- és táblázatkezelő programokból „etetni”, de szkennelt képekkel, illetve szkennelt és pontosan felismertetett tartalmakkal is. Ahhoz, hogy a szkennelt tartalmak minél egyszerűbben és pontosabban váljanak azonosított, jól kereshető adattá, egy úgynevezett FlexyCapture nevű programot használunk, mely a postában gyakran / ismétlődően előforduló számlatípusokat megismeri, és segít a legfontosabb adataikat emberi beavatkozás – gépelgetés – nélkül felvinni a DMS-be. Amit a FlexyCapture által gyártott automatizmus nem ismer fel, azt a GlobeIndex nevű beolvasás-támogató program segítségével emelik be a dokkolós kollégák az indexmezőkbe, melyeket aztán a DMS átvesz. Az iktatás folyamatában az iktatóbélyegző megmarad, hiszen jelezni kell, hogy egy dokumentumot mikor hozott a posta. De a Tiktató nevű program használata a belső posta esetében feleslegessé válik, hiszen a GlobeIndex révén több adat és pontosabban őrződik meg a rendszerben. Az érkeztetés és iktatás változásai részletesen szerepelnek a novemberétől hatályos Iratkezelési Szabályzatban, illetve annak újabb kiadásaiban.

5 A teljes dokumentum-életút támogatása (2.)
Dokkoló Szakágak A teljes dokumentum-életút támogatása (2.) Beérkezés / iktatás / továbbítás Feldolgozás Irattárazás / selejtezés A digitalizálás után a Dokkoló nem irattáraz, hanem továbbít. A beérkező dokumentumok fizikai példányait továbbra is azok kapják meg, akik eddig. A digitális példányról értesítést pedig annyian kapnak, ahányan csak szeretnének – méghozzá még az érkezés napján. A rendszernek úgy kell működnie, hogy semmi se vesszen el, és minden érintett azonnal tájékoztatva legyen. Ehhez a Dokkolónak címzettlista áll rendelkezésére, melyet a szakterületek folyamatosan pontosíthatnak. A dokumentumkezelési folyamatok az egyes szakterületeknél történnek. A három legfontosabb tevékenységtípus az ábrán látható. Címzettlista az Iratkezelési Szabályzat „Dokumentumtípusok” c. mellékletében

6 Döntési lehetőségek – ha nem egyszerűen tárolásra használjuk a DMS-t
Egyszerű feldolgozás: Összetett feladat: A dokumentumkezelőben vagy keresünk és dokumentumokat jelenítünk meg, vagy pedig a dokumentumokkal kapcsolatos feladatokat végzünk. Ahogy már erről szó volt, egyszerű feldolgozás során csak nyugtázni kell, hogy foglalkoztunk a témával (akkor nem küld emlékeztetőt a feladatról a DMS). Összetett feldolgozásra is mutat példát ez a dia. Az egyik leggyakoribb eset számlák jóváhagyása vagy visszautasítása. Visszautasítás esetén indokolni kell – ezt az indexadatok között a megfelelő szöveg kiválasztásával kell jelölni.

7 Dokumentumtípusok (jelenleg)
Bejövő számla, számviteli bizonylat Belső projektek dokumentumai Beszerzési dokumentumok Felbontás nélkül továbbított levelek Gyártási, kivitelezési és szolgáltatási tevékenységgel kapcs. dok. Hatósági (és közigazgatási) dokumentumok Irattárazás dokumentumai Jogi iroda belső dokumentumai (csak a jogász munkatársaknak) Kimenő számla (JDE-ből, más programból, vagy papíron) Könyvelési dokumentumok Marketing- és szponzorációs anyagok Munkaügyi dokumentumok Pénzügyi dokumentumok Szabályozás, minőségügy, munkavédelem, oktatások dokumentumai Tárgyieszköz-mozgáshoz kapcsolódó dokumentumok Vállalkozási dokumentumok Pirossal jelöltük az összetett továbbítási folyamattal rendelkező kategóriákat, tehát azokat, melyekben részben vagy egészben a DMS „tudja”, hogy bizonyos dok.típusnak pontosan kihez kell kerülnie. Minden kategóriának saját indexmezői, azaz azonosítói vannak, és további alkategóriákra bonthatók. Mivel a rendszer a miénk, lehetőség van arra, hogy a kategóriák számát változtassuk, ahogy a részhalmazokat is pontosítani tudjuk. Alapelv azonban, hogy a kategóriák és alkategóriák a teljes cégcsoportra vonatkoznak, tehát a rendszert nem vállalati, hanem csoportszintű igények alapján, az integráltság maximális figyelembe vételével fejlesztjük.

8 A legfontosabb indexadatok
Alkategória neve KÉSZ-tagvállalat neve Projektszám/munkaszám/költséghely Érkezés időpontja (érkeztető bélyegző dátuma vagy készítés dátuma) Cím (tárgy) Partnerszám Partner neve Hivatkozási szám / megrendelés száma Vonalkód (egyedi dokumentumazonosító – ragasztott vagy a JDE-ből) Dobozkód (betárolásra hova kerül/t/) Továbbá (egyes kategóriáknál): Munkavállaló neve Eredeti dokumentum kihez kerül tovább Stb. Fontos azonban, hogy mindig legyenek olyan azonosítók, melyek alapján könnyen, gyorsan el tudunk jutni – akár többféle keresési módszerrel is – ahhoz az anyaghoz, melyre szükségünk van. Ezért ragaszkodunk bizonyos mezők kötelező és általános használatához. Ezen a dián pirossal a minden kategóriában kötelező mezőket emeltük ki. Az Iratkezelési Szabályzat Dokumentumtípusok c. mellékletében ott van az excel-tábla, ami az induló típusokat, altípusokat és indexmezőket tartalmazza. Ki kell emelni, hogy a csoportosítás egyelőre a bejövő dokumentumokra koncentrál. A lista átalakul és minden bizonnyal bővül majd, ha a házon belül keletkező dokumentumokra is kiterjesztjük a rendszert. Fontos azonban, hogy a kategóriák, alkategóriák és a csoportokon belül az azonosító mezők számát ésszerű határokon belül és egységesen tartsuk. Ezért a bővítésnél feltétlenül törekedni kell a konszenzusra.

9 Jogosultságok és (további) fejlesztések
Hierarchiák és jogosultságok: a KÉP és a DMS abból dolgozik, amit ki tud olvasni  a következő lépés a projekttagság (szervezeti hovatartozás) és írási/olvasási jogosultság összekötése. Írni, olvasni, törölni: az aláírási / utalványozási rendek szerepköröket kell, hogy tartalmazzanak  ezeket ad-hoc változtatni nem célszerű. Tudásmenedzsment és csoportmunka csak a tudás és a feladatok megosztásával valósulhat meg  magánkönyvtárak és elhallgatott információk odavágnak a konvergenciának. KÉP Light Dokumentumkezelő rendszer (DMS) Adatbázisok (MS SQL) Ügyfélkapcs. menedzsment rendszer (xRM) Klaszter IT-struktúra Interfészek: az adatbázisokból minden vállalati alkalmazás tud olvasni – ha megtanítjuk  ez még folyamatban van (TopSoft, Business Intelligence rendszer, CRM / SRM támogató funkciók stb.) A DMS képes arra, hogy az aláírási-utalványozási rendek, illetve a projektekhez kapcsolódó szerepkörök figyelembe vételével megszervezze nemcsak dokumentumok megosztását és összefűzését, hanem köröztetését, elfogadtatását és tartalmuk pontosítását is. … Alkalmas arra, hogy helyettesítést, különböző szintű hozzáférési jogokat és határidőket állíthassunk be benne. A biztonsági szintek, jogosultságok beállítása még sok kívánni valót hagy maga után, ahogy sok és sokféle szerepkört is kell felvennünk még a rendszerbe. Türelmet és támogatást kérünk ehhez – sok volna az éhes eszkimó és kevés az IT-fóka. Reméljük, hogy a kiteljesedő DMS, a létrejövő xRM és a megújuló JDE használata ébreszt annyi bizalmat mindenkiben, ami segít túlélni a gyerekbetegségeket és elviselni az esetleges kellemetlenségeket. J.D. Edwards rendszer

10 Támogatás A rendszer elemeinek helye:
Folyamatgazda, fejlesztési felelős, szolgáltató: KÉSZ Consulting Kft. Dokkoló központi érkeztetés és iratfeldolgozás: Kecskemét, 11-es épület Központi érkeztetés CSAK a Dokkolóban. Nyomtatott dokumentum csak szkennelés után kerülhet a rendszerbe, szkennelés az érkeztetésnél van, ezért nem célszerű semmi olyat, amivel több szervezeti egységet érintő feldolgozási munka van és / vagy előbb-utóbb irattárazásra kerül, a kecskeméti Dokkoló megkerülésével érkeztetni. Kimenő posta: továbbra is a szervezeti egységeknél (TIktató programmal, DMS-be integrálása folyamatban). Kérdés, érdeklődés, hozzászólás, hibabejelentés: Informatikai támogatás: (Szoftverfejlesztés és rendszergazdák, Kecskemét) „Ez a levél miért nekem jött?” - támogatás: (mindazon küldeményekkel kapcsolatban, amelyeket eddig a titkárnők / szervezeti asszisztensek osztottak szét) Képzésszervezés, tájékoztató anyagok, rendszerelemek fejlesztése: Elöljáróban ennyit. Kérünk mindenkit, aki idáig eljutott, hogy a gyakorlati oktatáson (az előadás további részén) legalább az eddigi figyelemmel vegyen részt, illetve nézze meg az e-learning tananyagot, az oktatóvideókat, valamint az egyes szakterületek, pontosabban szerepkörök szerint készült tájékoztató anyagokat. A rendszer használatával kapcsolatos kérdésekre a DMSadmin ad választ. Őket lehet keresni akkor is, ha nem értitek, hogy egy-egy számlaigazolás miért éppen hozzátok került. Abban az esetben viszont, ha „sima” bejövő postát kaptatok vagy nem kaptatok, tehát az eddig a szervezeti asszisztenseken keresztül érkezett küldemények továbbításával van problémátok, akkor a Dokkolót kell keresnetek, hiszen a papírok továbbítását ők szervezik meg. A képzéssel, tájékoztató anyagokkal kapcsolatos kérdéseket az címre érdemes elküldeni. Köszönjük az (eddigi) figyelmet!

11 Amire figyelj 1. Az értesítéseket az Outlook automatikus frissítés után spam-nek érzékelheti! Ha rózsaszín mezőt látsz az értesítés fejlécében, kattints bele, és add hozzá a feladót a biztonságos helyek listájához.

12 Amire figyelj 2. Ha nem tudsz kapcsolódni, annak általában 3 féle oka lehet. 1. Géped nem kapcsolódik a KÉSZ hálózatához (VPN-en vagy irodában). 2. Windows-jelszavad 2 napon belül lejár. Változtasd meg, és próbálkozz újra! 3. Megmakacsolta magát a Windows, pedig elvileg a fenti két probléma nem áll fenn. Indítsd újra a géped.

13 „All license points are locked” = gyere vissza később
Amire figyelj 3. Kevés a konkurens licenc hozzáférés 1. Kérjük, a Navigatort ne hagyd nyitva egész napra. Ha befejezted az aktuális munkád, zárd be. „All license points are locked” = gyere vissza később 2. Ha ilyen üzenetet kapsz, kérjük, próbálkozz később a belépéssel. 3. Igen, veszünk újabb licenceket…

14 Amire figyelj 4. Rendszeresen ellenőrizd, van-e feladatod!
Hetente kétszer, a Munkafolyamat bejövő mappában az egyes kategóriákra egyenként, vagy a <Minden feldolgozás>-ra kattintva egyben.

15 Amire figyelj 5. Miért csak 500 példány jelenik meg?
A Therefore Navigator alaphelyzetben kategóriánként csak az első 500 találatot jeleníti meg. A bal felső sarokban a Therefore Navigator fülre kattintva (vagyis a főmenüben) a Beállítások menüpont alatt a megjelenítendő találatok száma növelhető.

16 Amire figyelj 6. Ha nem érted a jóváhagyási menüt, akkor lehet, hogy még / már nincs kész a feladat… Lehet, hogy nem jóváhagyói, hanem számlaellenőri vagy könyvelői menüvel kerül hozzád egy feladat. Ha nem érted a lehetőségeket, kérdezd a DMSadmint vagy a tapasztaltabb kollégákat. Ha több üres / kérdőjeles / szürke sor is van, és NT Authority System vagy Admin a feladatvégző, akkor a feladat éppen átadás alatt van. Ez esetben nézz vissza a feladatra később! Ha valamit hosszabb ideje látsz átadási feladatlépésben, kérjük jelentsd!

17 Amire figyelj 7. Miért nem találom a kollégát az átruházási listában?
Először is: KÉSZ-es / Matech-os, tehát domain-en (felhasználói csoporton) belüli kollégákat a KÉSZ domain-ra váltva válassz ki! Ne szerepkörre (pl. „BESZERZŐ”) ruházz át a THEREFORE domain-ban, mert akkor boldog-boldogtalannak elmegy a feladat! Másodszor: ha a KÉSZ domain-re váltva elkezded beírni a címzett nevét, biztosan benne lesz az illető a szűkített listában

18 Amire figyelj 8. Ha átruházol vagy visszautasítasz, indokold meg, miért. A visszautasított számlák a számlaellenőr kollégákhoz mennek, akik visszautasító levél formanyomtatványt nyomtatnak a DMS-ben megadott indokokkal. Ezeket az Indexadatok gombra kattintva tudjuk megadni (kiválasztani). Lehetőség van szabad szöveges elutasítás bevitelére is. Átruházáskor a Kiegészítő információ mező tartalma a kollégát tájékoztatja, hogy miért kapja a feladatot (pl. rendelést ki kell egészíteni, költséghelyet adja meg stb.) Az indexadatokat mindig azelőtt pontosítsd (ha tudod), hogy átruházol!

19 Amire figyelj 9. Ha nem látod a munkafolyamatot, a Csatolt dokumentumok fülön (a Viewerben alul) hívhatod elő. A Csatolt dokumentumok ablakban szereplő folyamatra jobb gombbal kattintva a munkafolyamat előzményeit is láthatod.

20 Átruházás más felhasz-nálónak
Amire figyelj 10. A Munkafolyamat kezelőgombjai a 2012-es verzióban Feldolgozás: Jóváhagyás Vissza-utasítás Stb. Átruházás más felhasz-nálónak Munkafolyamat példány törlése (nem oldal törlése, nem teljes dokumentum törlése, csak a feldolgozásé! Új dokumentum hozzáadása a DMS-hez és össze-csatolása a jelen dokumentummal (NEM melléklet hozzáadása, hanem önálló egység létrehozása) Ha oldalt akarsz hozzáadni vagy törölni, azt mindig a Kezdőlap fülön tedd meg!

21 „Tök jó, hogy ha befejezetem egy tételt, jön a következő” vs.
Amire figyelj 11. „Tök jó, hogy ha befejezetem egy tételt, jön a következő” vs. „Miféle hülyeség ez, nem kell!” Te magad is állíthatod, hogy egy feladat elvégzése után automatikusan jöjjön a következő, vagy sem. Viewer főmenü (Therefore Viewer fül a bal fölső sarokban) > Beállítások > Viewer A módosítások mentéséhez a Viewert be kell zárni. A Navigatort nem szükséges.

22 Amire figyelj 12. Kikérés és visszahelye-zés: tedd vissza azt a tételt, amit nem te akarsz feldolgozni / jóváhagyni. Ha nem kérdezi meg a rendszer, hogy „kikéri a dokumentumot feldolgozásra?”, hanem a Viewer előző dián szereplő beállítása miatt automatikusan hozza a következő feladatot, pedig azzal nem is te akartál foglalkozni, egyszerűen vissza tudod adni minden eredeti címzettnek a Felszabadítás gombra kattintva. Ha mégis a tiéd, akkor a Kikérés gombra kattintva lestoppolhatod… Utólag viszont ez nem megy (vagyis ha egyszer hozzád került és már egyszer bezártad – ezzel megerősítetted, hogy a tiéd).

23 Amire figyelj 13. Ha elmész, állíts be helyettesítést.
A Therefore Navigator főmenüjében tudod a Házon kívüli segéd nevű alkalmazással, az átruházáshoz hasonló módszerrel megadni, hogy mely kollégád kapja az értesítéseket/feladatokat a távollétedben. Csak azonos cégből (és lehetőleg azonos szervezeti szintről) válassz helyettest! Ha legközelebb belépsz a rendszerbe saját felhasználóneveddel-jelszavaddal, a DMS megkérdezi, hogy visszavonod-e a helyettesítést.

24 Amire figyelj 13+1. Therefore for iOS / Android beállítása
Alkalmazás neve: Therefore (ingyenesen letölthető) Kiszolgáló (szerver neve): therefore.kesz.hu Rendszerpéldány: <hagyd üresen> SSL (https): igen <azaz: pipa> Port: 443 Tartomány (domain): KESZ Felhasználónév, jelszó: <aktuális Windows felhasználónév, KESZ\ előtag nélkül, aktuális Windows jelszó> Therefore for iOS / Android beállítása (egyszerű megtekintés-hez és feldol-gozáshoz – indexadat-módosítás nélkül) Ha a beállítás során problémába ütköznél, kérjük, keresd a rendszerüzemeltetést A szolgáltatás Windows Phone-ra és nem KÉSZ-domain tag felhasználók számára nem elérhető.