Kelemen Katalin (MNB) Konkoly Péter (Montana)

Az előadások a következő témára: "Kelemen Katalin (MNB) Konkoly Péter (Montana)"— Előadás másolata:

1 Kelemen Katalin (MNB) Konkoly Péter (Montana)
„Papírmentes iroda”, avagy mit jelent ma a teljeskörű elektronikus dokumentumkezelés Kelemen Katalin (MNB) Konkoly Péter (Montana)

2 Előadásunk felépítése
Kezdetek A probléma megfogalmazása Mi a cél? A Megoldás Bevezetés lépései Az eredmény!

3 Kezdetek Hagyományos papír alapú nyilvántartások
Érkeztetőkönyv Iktatókönyv Irattár Papír alapú információ továbbítás Manuális nyomkövetés

4 A probléma megfogalmazása
Lassú visszakeresés, Nehézkes, olykor lehetetlen információ nyomonkövetés Nem egységes, központi nyilvántartások Kockázatos üzemeltetés Magas költségek!

5 Mi a cél? Hatékonyság Szakszerűség Költségek csökkentése
Meglévő korszerű műszaki-technikai infrastruktúra lehetőségeinek kiaknázása Felkészülés az EU csatlakozással járó magasabb elvárásokra és megnövekedő dokumentumszámra

6 A Megoldás Papír- és festék-felhasználás valamint a sokszorosító kapacitások csökkentése Központi, egységes elektronikus iratkezelés Papír dokumentumok kezeléséhez kapcsolodó feladatok, költségek csökkentése Papír dokumentumok szkennelése, elektronikus archíválás Elektronikus, nyilvántartások létrehozása Munkafolyamattámogatás: kézbesítés, ügyintézés elektronikus formában történik

7 A Megoldás (az eszközök)
Érkeztetés Iktatás Ügynyilvántartás Operatív és központi irattár, Kölcsönzés Kézbesítőlapok Selejtezés/levéltárba adás Postai feladójegyzés Elektronikus dokumentumtár Munkafolymattámogatás: kiszignálás, véleménykérés, ügyintézés, tájékoztatás

8 A Megoldás (az eszközök)
Ascent Capture Központi szkennelés Képfelismerés, automatikus továbbítás IXOS Dokumentum archíválás

9 A Megoldás Technológia A csapat Microsoft SQL 2000 adatbázis
IIS alkalmazásplatform .NET, C# fejlesztő környezet MS Exchange 2000 dokumentumtárolás, üzenetküldő infrastruktúra A csapat EuroDoc 2000

10 Bevezetés lépései Követelményspecifikáció és új iratkezelési szabályzat (1.-3. hónap) Rendszerterv elkészítés (4. hónap) Implementáció (5.-7. hónap) Telepítés, oktatás (7.-8. hónap) Rendszer átadás (8. hónap) Eredményes üzem ( hónap) Összesen 10 hónap

11 Az eredmény Titkárnőtől az elnökig: a teljes szervezet átállt, egységes iratkezelési rend valósult meg Felgyorsult és hatékonyabb munka: minden elektronikusan kezelt: gyors visszakeresetőség, mindig minden látható az illetékesek számára A teljes életciklust lefedő rendszer: beérkezéstől a selejtezésig Drasztikusan csökkent az eredeti papír dokumentumok szerepe Gyors betanulás Költségcsökkenés ‘Papírmentes’ iroda

12 Köszönjük a figyelmet!