Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 1 Szakmacsoport.

Az előadások a következő témára: "Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 1 Szakmacsoport."— Előadás másolata:

1 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 1 Szakmacsoport neve és száma: Marketing- és reklámügyintéző 52 342 01 0000 00 00 Szakképesítés neve és OKJ száma: Marketing- és reklámügyintéző 52 342 01 0000 00 00 Modul neve és száma: Ügyviteli, irodatechnikai, kommunikációs ismeretek 0061-06 Tananyagegység neve és száma: Üzleti adminisztráció 320/1.0/0061-06 Tananyagelem neve és száma: Az üzleti tevékenységgel kapcsolatos feladatok: 320/1.4/0061-06 8. óra - A pályázatkészítés szabályai Készítette Süveges Andrásné

2 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 2 7 fontos dolog mire figyeljünk oda pályázatkészítés előtt 1. Van-e kiírva pályázat az adott tevékenységre? Lényeges dolog, hogy mielőtt a pályázat elkészítésébe kezdünk, határozzuk meg és gondoljuk át azt a projektet, amit végre akarunk hajtani. (Röviden úgy fogalmazhatnánk meg, hogy a projekt egy adott időszak alatt, adott költségvetésből megvalósítandó eredmény elérésére irányuló tevékeny-ségsorozat. A pályázat nem lesz sikeres, ha a saját jövőképünk (saját projekt terve) és a tágabb közösség jövőképe (ilyen az ország, régió, megye, kistérség) nincs összhangban, vagyis a fejlesztési elképzeléseink nem illeszkednek a pályázat kiírója által megfogalmazott fejlesztési elképzelésekhez.

3 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 3 2. Jogosultak vagyunk-e pályázni az adott kiírásra? Ha találtunk céljainknak megfelelő pályázati kiírást a következő lépés annak meghatározása, hogy jogosultak vagyunk-e támogatás elnyerésére. Minden pályázati kiírásban pontosan le van írva a pályázók köre, vagyis az a réteg, akitől a pályázat kiírója várja a pályázatokat. Itt olyanra kell gondolnunk pl., ha gazdasági társaság vagyunk, akkor hiába van egy jól előkészített projektünk, ha a pályázati kiírás önkormányzatoknak szól, akkor a pályázatunkat már a formai vizsgálaton fennakad, a tartalmát meg sem fogják nézni.

4 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 4 Nincsenek tehát egzakt szempontok, kritériumok a pályázatokkal kapcsolatosan, annak eldöntése hogy mely szervezet jogosult benyújtani a pályázatot a pályázat kiírójának a hatásköre. Annak viszont, hogy kitől, milyen típusú szervezetektől várja a pályázat kiírója (irányítója) a pályázatokat, az a pályázati kiírásból pontosan ki kell derülnie. 3. Mérjük fel projektünk kockázatait Minden projekt jelentős külső és belső kockázatokkal néz szembe, és ezt a pályázat bírálói is tudják. Azt viszont nem tudják, hogy pontosan mik is ezek a kockázatok. Mindezeket nekünk kell feltárni és bemutatni a pályázatban. (Ha egy projektről azt mondják, hogy „nem jár kockázattal” akkor biztosak lehetünk a projektmenedzsment felkészületlenségében).

5 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 5 A kockázatok feltárása nem csak a saját előrelátásunk miatt fontos, hanem pályáztatói elvárás is: annak bemutatása, hogy a projekt megvalósítás során milyen nehézségekkel számolunk. A kockázatok bemutatásával azt az üzenetet közvetítjük projekt bírálója felé, hogy tudjuk, hogy a projekt milyen nehézségekkel néz szembe, tudjuk, hogy ennek mekkora bekövetkezési valószínűsége és tudjuk, hogy ennek milyen hatása lehet a projektre, vagyis fel vagyunk készülve mindenre, nem ér minket váratlanul semmilyen külső hatás.

6 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 6 4. Tudjuk-e teljesíteni az értékelési szempontokat? Tudni kell, hogy egy pályázatot mindig egy előre összeállított szempont szerint bírálnak el. Ezeket a szempontokat mi is pontosan megismerhetjük, hisz a pályázati kiírásnak – főleg ha központi vagy EU-s pályázati forrásokról van szó - tartalmaznia kell az elbírálás szempontjait. Ez több dologban nyilvánulhat meg: pl. pontosan leírják, hogy mik azok a feltételek, kritériumok amik alapján elbírálják a pályázatokat vagyis mitkell bemutatni az adott pályázatnak, ahhoz hogy támogatásra alkalmas legyen a projekt. Alaposan nézzük tehát az értékelési szempontokat a pályázati kiírásban, mutassuk be a bírálati szempontoknak megfelelően a projekt megalapozottságát, ez ugyanis hozzásegíthet az eredményes pályázat elkészítésében.

7 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 7 5. Projektben résztvevők (projekt felelősök) kiválasztása Ha összeállt a projekt és találtunk hozzá pályázati kiírást, valamint úgy látjuk, hogy tudjuk is teljesíteni az értékelési szempontokat, vagyis belevágunk a pályázásba, akkor tudni kell, hogy – a projekt összetettségétől függően – több éves folyamatos kapcsolat fog kialakulni közöttünk és a pályázatkezelő szerv között, hisz a projekt megvalósulásáról és később annak fenntartásáról állandóan jelentéseket kell készítenünk. Sőt, elnyert támogatás esetén már magának a támogatás lehívásának is feltétele az, hogy ún. előrehaladási jelentést adjunk be a pályázatkezelőhöz.

8 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 8 Nézzük meg, hogy kikre lehet szükségünk: 1. Projekt menedzser: gyakorlatilag a projekt menedzser az a személy,aki a projekt későbbi lebonyolításáért felelésséget vállal, aki állandóan a projekt rendelkezésére áll. O felel az egyes jelentések beadásáért, a megvalósítás szabályosságáért a projektben résztvevők koordinálásáért. Neki kell bemutatni és igazolni a közpénzek átlátható és szabályszerű felhasználását. Kisebb projekteknél erre nem feltétlenül kell új munkaerőt felvenni, el tudja látni ezt a szervezet valamely munkatársa is, viszont összetett komplex projekteknél már szükség lehet arra, hogy teljes munkaidőben ezzel kell a projekt menedzsernek foglalkoznia.

9 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 9 2. Projekt monitoringért felelős személy: a monitoring a projekt végrehajtásának egyik legfontosabb szelete, hisz ennek segítségével tudjuk nyomon követni az egész projekt előrehaladását és végrehajtását. Fontos feladata még a monitoringnak, a támogató felé történő folyamatos információ nyújtás is (ezt pontosan szabályozza a támogatási szerződés). Erre a feladatra célszerű egy külön felelős személyt megbízni.

10 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 10 3. Egyéb közreműködők: A projekt összetettségétől függően kell további közreműködő személyeket bevonni. Ilyen további közreműködő lehet pl. számviteli szakember bevonása (tudni kell, hogy a támogatások számviteli elszámolására speciális szabályok vonatkoznak), vagy közbeszerzési szakértő, esetleg jogi szakértő bevonása. Természetesen a lista korántsem biztos, hogy teljes, projektenként egyedileg kell eldönteni, hogy pontosan hány emberre pontosan milyen feladatkörre lesz szükség. Ebben az esetben pontosan le kell szabályozni a hatásköri és felelősségi viszonyokat is.

11 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 11 6. A pályázati program (a projekt) finanszírozása A költségvetés a projekt egyik legérzékenyebb pontja. Csak olyasmire kérjünk támogatást, amire a terv megvalósításához feltétlenül szükség van. Reális árakon, reális bérekkel számoljunk. A költségvetésre vonatkozó szabályok betartása és annak belső, számszaki konzisztenciája különösen fontos, pl. a pályázati felhívások legtöbbször korlátokat határoznak meg a költségtípusok arányaira vonatkozóan. Tudni kell, hogy az EU-s pályázatok esetén az elnyert támogatások folyósítása utófinanszírozással történik (egyes esetekben – általában a civil szervezeteknek kiírt pályázatokon van előfinanszírozás a projektek végrehajtására, de természetesen ezen szervezeteknek is szigorú elszámolási kötelezettségük van), ami miatt még akkor is át kell gondolni a projekt előrehaladásának finanszírozását, ha támogatást nyertünk.

12 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 12 Az utófinanszírozás azt jelenti, hogy a támogatási összeget mindig utólag, a projekt előrehaladásának arányában folyósítják, a projekt egyes szakaszainak megvalósulását igazoló dokumentumok alapján. Vagyis a támogatásra jogosultnak először valahogy meg kell finanszírozni a projektet. A finanszírozás történhet például saját forrásból vagy bankhitelből. Mielőtt a pályázatírásba kezdünk át kell gondolni azt, hogy képesek leszünk-e a projekt előrehaladását finanszírozni, tekintettel arra, hogy a projekt finanszírozása sokszor komplex, összetett feladat. Itt kell pontosan megterveznünk, hogy képesek leszünk-e a kiadásokat időben kifizetni, milyen bevételekkel számolunk és ezek a bevételek milyen ütemben folynak be. Készítsük el a projekt cash-flow (mérleg)tervét! Készüljünk fel azokra a helyzetekre, hogy mi történik akkor, ha valamely bevétel nem az általunk kalkulált időben folyik be. Az utófinanszírozás azt jelenti, hogy a támogatási összeget mindig utólag, a projekt előrehaladásának arányában folyósítják, a projekt egyes szakaszainak megvalósulását igazoló dokumentumok alapján. Vagyis a támogatásra jogosultnak először valahogy meg kell finanszírozni a projektet. A finanszírozás történhet például saját forrásból vagy bankhitelből. Mielőtt a pályázatírásba kezdünk át kell gondolni azt, hogy képesek leszünk-e a projekt előrehaladását finanszírozni, tekintettel arra, hogy a projekt finanszírozása sokszor komplex, összetett feladat. Itt kell pontosan megterveznünk, hogy képesek leszünk-e a kiadásokat időben kifizetni, milyen bevételekkel számolunk és ezek a bevételek milyen ütemben folynak be. Készítsük el a projekt cash-flow (mérleg) tervét! Készüljünk fel azokra a helyzetekre, hogy mi történik akkor, ha valamely bevétel nem az általunk kalkulált időben folyik be.

13 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 13 7. Nem kezdtük-e már meg a tevékenységet? A pályázatok döntő többségében előírás – különösen EU-s pályázatok esetén - hogy megkezdett projekt nem támogatható. Ez azt jelenti, hogy – a pályázati kiírástól függően – a projektet a pályázat beadásának napjáig, pályázat befogadásának napjáig vagy akár a támogatási szerződés aláírásának napjáig nem kezdhetjük meg. (Ha aláírt támogatási szerződés szükséges a projekt elkezdéséhez, akkor általában a pályázat beadása után a közbeszerzési tendert – ha kell közbeszerzési eljárás – ki lehet írni, az nem számít a projekt megkezdésének.

14 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 14 Horizontális szempontok Horizontális szempontok mindazok a szempontok, amit valamennyi EU-s pályázatban a tartalmát illetően figyelembe kell venni, és a projekt tervezése és megvalósítása során következetesen érvényesíteni is kell. Nézzük meg röviden, hogy melyek ezek a horizontális szempontok?

15 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 15 1. Ilyen horizontális szempont a környezeti fenntarthatóság Ezen szempont érvényesítésekor a cél az, hogy a fejlesztések oly módon valósuljanak meg, hogy azok biztosítsák a környezeti értékek, az épített környezet védelmét, a természeti erőforrások megőrzését és az emberi egészség védelmét. Más szóval a projektek tervezése (és később a megvalósítása során is) legyünk figyelemmel arra, hogy a projekt nem rombolja-e értékes hagyományainkat, nem tesz-e kárt környezetünkben, nem éljük-e fel a jövő generáció számára is létfontosságú természeti erőforrásainkat. Ez azt jelenti tehát, hogy addig a mértékig használhatjuk környezetünk erőforrásait, amíg nem sértjük annak eltartó képességét, nem lehet megengedni, hogy a gazdaság öncélúvá váljon, és működésével sértse közös környezeti érdekeinket.

16 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 16 Legyünk tekintettel arra is, hogy – noha a környezeti fenntarthatósági szempontok érvényesítése plusz kiadást jelent – ezek költségek beépíthetők a projektbe, így csak az önrész erejéig terhelnek minket. A környezeti fenntarthatóság, mint horizontális szempont fő célkitűzései:  A környezeti követelmények elfogadása  Az emberi szükségletek és a környezeti állapot közötti egyensúly biztosítása  Természeti erőforrások fenntartható használata  Meglévő értékek védelme  Helyi közösségek hosszú távon egészsége környezetének biztosítása Készüljünk fel, hogy a környezeti fenntarthatósággal kapcsolatos tevékenységeinket összefoglalóan le is kell írni és értékelni kell a pályázati adatlap megfelelő pontjában.

17 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 17 2. Második horizontális szempont az esélyegyenlőség érvényesítése A megvalósuló projekteknek segíteni kell a társadalmi egyenlőtlenségek kiküszöbölését, hozzá kell járulni azok megszüntetéséhez. A projektben az esélyegyenlőségi szempont érvényesítése nem választható, annak a projekt szerves részét kell képeznie.

18 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 18 Melyek azok a társadalmi rétegek (csoportok) akiknek helyzetének javításához kell egy-egy projektnek hozzá kell járulnia? _ Férfiak és nők közötti esélyegyenloség megvalósítása _ Hátrányos helyzetűek (pl. romák) esélyegyenlőségének biztosítása _ Fogyatékos személyek életminőségének javítása Természetesen ez nem zárja ki azt, hogy a projekt más csoportok esélyegyenlőségére is külön figyelmet fordítson. Vagyis minden, a projekttel kapcsolatos tevékenység során figyelni kell e tevékenység nőkre-férfiakra, valamint a hátrányos helyzetűekre és fogyatékos személyekre gyakorolt hatását, és ezt már a pályázat elkészítésekor is be kell mutatni, vagyis a pályázatkészítés előtt már ezt is számba kell venni.

19 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 19 Általánosságban el lehet mondani, hogy a horizontális szempontokat a projekt minden szakaszában, vagyis a tervezésben, kivitelezésben, működtetésben és a projekt tevékenység felhagyása után is szem előtt kell tartani. Ne feledjük! A pályázatot értékelőknek kötelességük megvizsgálni, hogy a pályázó hogyan és milyen mértékben építette be a projektbe a horizontális szempontokat. Ezeknek a szempontoknak az érvényesítése azonos szempontok alapján történik valamennyi projekt esetén. Az esélyegyenlőségre vonatkozó részt nulla ponttal kell értékelni a pályázatban akkor is, ha ezek bemutatása gyenge eredményt ért el. A tapasztalatok szerint a horizontális szempontok tervezésében, érvényesítésében nyújtanak a legkevesebbet a pályázók.

20 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 20 Nagyban hozzájárul a pályázat eredményességéhez, ha a fenti horizontális szempontokat még a projekt tervezésekor figyelembe vesszük, mert így jóval könnyebb a projektben érvényesíteni, mint menet közben beépíteni. A horizontális szempontok érvényesítése a projektekben hosszú távú érdekünk, mert azon túl, hogy ezek általános levárások egy projektben, alkalmazásuk növelik elismertségünket és versenyképességünket és az így megszerzett tapasztalatok segítségül szolgálnak más projektek megvalósításához, újabb támogatások elnyeréséhez.

21 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 21 Akcióterv pályázatkészítés előtt 1. Van-e kiírva pályázat _ Pályázatfigyelés _ Ha megtaláltuk a pályázatot illeszkedik-e az általános célkitűzésbe 2. Jogosultság vizsgálata _ Szervezeti forma megfelelő? _ Tevékenység rendben van? _ Regionális és egyéb feltételeknek megfelelek? 3. Kockázatok _ Külső és belső kockázatok feltárása _ Felkészülés a kockázati események bekövetkezésére _ Mindezt bemutatni a pályázatban 4. Értékelési szempontok _ Be tudjuk-e mutatni a projektet az értékelési szempontok szerint: pontozás

22 Marketing- és reklámügyintéző – Üzleti adminisztráció Készítette Süveges Andrásné Ceglédi Közgazdasági és Informatikai Szakközépiskola 22 5. A projektben résztvevők kiválasztása _ Projektmenedzser _ Monitoringért felelős személy _ Egyéb közreműködők 6. Finanszírozás _ Sikeres pályázat esetén meg tudjuk-e finanszírozni előre a projektet: előleget kérhetünk, de a pályázatok többségének finanszírozása utólag történik _ Készüljünk fel a fizetési határidőkre, és a pályázatban elnyert összegek folyósításának csúszására 7. Nem kezdtük-e meg a projektet? _ EU-s pályázatok: megkezdett projekt nem támogatható _ Mikor kezdődik a projekt? 8. Horizontális szempontok az EU-s pályázatokban _ Mindig figyelembe kell venni: környezeti fenntarthatóság és esélyegyenloség szempontjait.