Projekt nyomonkövetése

Az előadások a következő témára: "Projekt nyomonkövetése"— Előadás másolata:

1 Projekt nyomonkövetése
Projektkontroll: a projekt teljesítésére vonatkozó döntéstámogató információs rendszer, amely magában foglalja az analízisek elvégzését, valamint az elemzési eredmények alapján a szükséges korrekciós intézkedések meghozatalát.

2 Projektkocka

3 Megértés dimenziója Ez a két, vagy többoldalú kommunikáció teszi lehetővé, hogy a felek meg­felelő hozzáállása esetén minden érintett megértse a többiek problémáit, és egyben ez az alapja egy konstruktív kompromisszum-keresési folyamat elindításának is.

4 Teljesítés dimenziója
A projektcélok teljesítése a projektköltségvetés betartásán keresztül kontrollálható leginkább, mivel a költségvetés magában foglalja a felhasználandó erőforrások felső határát és a hasznosítás időbeli eloszlását is. A projektkontroll tehát kiterjed az erőf­orrások tervezett- és a tényleges hasznosításának időbeni és aránybeli össze­hasonlítására és az eltérések elemzésére.

5 KONTROLLING DIMENZIÓJA
A projektkontroll lényegében nem más, mint a projektfeladatok megoldási módjának folyamatos nyomon követése. Ez a munka segítséget nyújt a vezetőknek a projekt­menedzselési döntések megalapozásához, mivel friss és pontos adatokkal látja el a kontrolling a döntéshozókat. Az így képzett információkat maguk a projekt­kontrollinggal foglalkozók elemezhetik, megoldási utakat javasolhatnak, kockázat-elemzéseket és hatásvizsgálatokat végezhetnek a felmerült verziókkal kapcsolatban, végül a döntést követően ellenőrizhetik az egyes utasítások gyakorlatba való átültetését és analizálhatják a korrekciós intézkedések hatásait. Ilyen tekintetben, a projektkontroll a felelős menedzseri döntések meghozatalában vezetői háttérte­vékenységként működik, melynek segítségével csökkenteni lehet a projekt megva­lósulásának kockázatát.

6 PROJEKT ELLENŐRZÉS

7 A PROJEKTKÖVETÉS MÓDSZEREI
Az időhöz kötődő kontroll (kapcsolódó terület: folyamatkontroll): Ebben az esetben az ellenőrzés tevékenység-, folyamat-, illetve teljes megvalósítási szintű is lehet egyide­jűleg. Ez azt jelenti, hogy a nyomonkövetés kiterjedhet egy-egy tevékenység készen­léti szintjének figyelésére, a teljes projektmegvalósítási időhöz kapcsolódó kritikus tevékenységek kiemelt figyelemmel kísérésére, a hosszú átfutási idejű, vagy költséges tevékenységek folyamatos elemzésére, a mérföldkövekhez kapcsolódó projektkontrollra és a projektfeladatok teljes végrehajtásához illesztett határidő betartásának ellenőrzésére.

8 A PROJEKTKÖVETÉS MÓDSZEREI
A pénzügyekhez kötődő kontroll (kapcsolódó területek: erőforráskontroll, költség­kontroll, készpénzkontroll): A projektek megvalósításának másik szűk keresztmetszete a megvalósítás finanszírozási keretéhez kötődik. Mivel minden erőforrás pénzbe kerül, ezért a projektek pénzügyi ellenőrzése hatékonyan vizsgálható az erőforrások igénybevételén és a projektvégrehajtás időbeli költségeinek alakulásán keresztül.

9 A PROJEKTKÖVETÉS MÓDSZEREI
A teljesítéshez kötődő kontroll (kapcsolódó terület: eredménykontroll): A projekt teljesítésének szintje természetesen összefügg a projekt elsődleges céljainak teljesülésével, vagyis a határidő és a költségkorlátok betartásával, illetve a kitűzött eredmény elérésével. Az első két elemet az időhöz és a pénzügyekhez kötődő kontroll is tüzetesen vizsgálja, míg a harmadik területet, a projektmegvalósítás előrehaladtával a teljesítéskontroll, a végrehajtás befejeződésével pedig az ered­ménykontroll jellemzi. E kétféle analízis egymást kiegészítve elemzi a tervezett és tényleges projektállapotok közti esetleges eltéréseket, és javaslatot tesz a különb­ségek csökkentésére, vagy megszüntetésére.

10 A PROJEKTKÖVETÉS MÓDSZEREI
Dokumentumkontroll: A projektek „életét” végigkísérik azok az iratok, melyek a tervezés különböző fázisaihoz kötődnek. Példának okáért, az ötletek generálásához fontos háttér-információt jelenthetnek a különböző jelentések, állapotfelmérések, specifikációk, megvalósíthatósági tanulmányok, majd a megvalósításhoz kötődő al­vállalkozói ajánlatok, értékelések, jegyzőkönyvek, szerződések, reklamációk, levele­zés, hatósági engedélyek, átadás-átvételi jegyzőkönyvek, és e körbe tartoznak a pénzügyi teljesítés dokumentumai is

11 A PROJEKTKÖVETÉS MÓDSZEREI
Egyéb kontroll-formák: A fenti kontroll tevékenységeken kívül - igazodva a projektek jellegzetességeihez - a leggyakrabban alkalmazott ellenőrzési területek közé tartozik például a minőségkontroll. Fontos vizsgálati dimenzió lehet az emberi erőforrás- menedzsment, melynek elemzését nem is a kontrollerek, hanem a személyzeti tevékenységekkel foglalkozók mérik fel, például teljesítménymérés keretében. A projekt megvalósításának vizsgálati formáihoz tartozhatnak a kockázattal és bizony­talansággal foglalkozó analízisek is.

12 Az előrehaladás mérése
Az előrehaladás mérése olyan eszköz, amellyel a problémák még akkor is azonosíthatók, amikor még kicsik, és van idő megoldani őket. Mivel az idő- és költségtényezők teszik ki a költség-idő-minőség egyensúly legnagyobb részét, ezek vannak az előrehaladás mérésének középpontjában.

13 Az előrehaladás mérése
Amikor csak lehetséges, használjuk a szabályt: 0 %-os készültség: a feladat még nem kezdődött el 50 %-os készültség: a feladat elkezdődött, de nem fejeződött be 100 %-os készültség: a feladat befejeződött

14 Az előrehaladás mérése
A költségteljesítmény mérése (költség kontroll) A költségek pontos mérése kritikus fontosságú a projekt előrehaladása során, mert a költség a termelékenység mérőszáma. Minden munkacsomaghoz költségbecslés készül a munkaerőre, az eszközökre, és az anyagokra vonatkozóan. A munkacsomagok végrehajtásakor mindenképp tudni kell a valós költségeket, mert a tervezett és valós költségek összehasonlítása mutatja, hogy a projekt a terv szerint halad-e.