Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

A közszolgáltatások fejlesztése, szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL Gyál, 2014. május 20.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "A közszolgáltatások fejlesztése, szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL Gyál, 2014. május 20."— Előadás másolata:

1 A közszolgáltatások fejlesztése, szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL Gyál, május 20.

2 A közigazgatási rendszer működése teljesítmény nézetben

3 INTÉZMÉNY KÜLDETÉSE, ALAPFELADATA Mi az intézmény rendeltetése, mire hozták létre? ÜGYFÉL ÉS BIZALMI NÉZŐPONTKÖLTSÉGVETÉSI NÉZŐPONT BELSŐ FOLYAMATOK NÉZŐPONTJA TANULÁS ÉS FEJLŐDÉS NÉZŐPONTJA Hogyan felelhetünk meg az intézménnyel kapcsolatba kerülő érintettek elvárásainak? Milyen elvárásokat támasztanak az intézménnyel szemben? Melyek az intézmény forrásbiztosítójának a költségvetés-gazdálkodással kapcsolatos elvárásai? Mely folyamatokban kell kiválót nyújtanunk, hogy elégedetté tegyük ügyfeleinket és a forrásbiztosítókat? Hogyan kell tanulnunk és fejlődnünk ahhoz, hogy elérjük jövőképünket és céljainkat? A Cél és Mutatószám Tervezés rendszere: A BALANCED SCORECARD

4 1. A stratégia értelmezése. Milyen stratégiát kívánunk követni a jövőben? 2. A stratégiai célok meghatározása, konkretizálása. A négy nézőpont mentén a célok meghatározása, ezek összefüggéseinek megértése. 3. Elvárások meghatározása, mutatók kiválasztása. Milyen elvárásnak kell megfelelni a cél eléréséhez? Mivel tudom mérni a célok teljesülését? 4. A mutatóval szembeni elvárások megfogalmazása. Milyen változást várok el a mutató értékében? 5. Intézkedések megfogalmazása. Mit kell tennem a célok teljesüléséért, a kívánt változás eléréséért? 5.Intézkedések, akciók 4. Elvárások3. Mutatók kiválasztása 2. Célok konkretizálása Ügyfél nézőpont: Javítsuk az ügyfél elégedettség mértékét. Panaszok száma Ügyfél elégedettségi index A mutatók értéke egy éven belül 10%- kal javuljon. -elégedettség mérés fókuszálása -honlap adattartalmának fejlesztése, hírlevél szolgáltatás bevezetése -stb. 1. Stratégia értelmezése Ügyfélbarát = partnerként kezeli az intézménnyel kapcsolatban állókat. A BSC alapú módszertan alkalmazása

5 A PDCA ciklus, mint követendő elvárás Minden közfeladat ellátást a Magyary program elvárása szerint a PDCA általános minőségfejlesztési folyamat mentén szükséges működtetni.

6 Belső működési környezet, munkaszervezés, szabályozás, rendelkezésre álló infrastruktúra Az adott közfeladat működtetési környezete Cél: Cél: Az adott közfeladat ellátás hatékonyságának javítása, eredményességének növelése Jogszabályok, előírások Beszállítók, közszolgáltatók Lakosság, egyéb ügyfelek Önkormányzati intézmény rendszer

7 Polgármester - Képviselő Testület Polgármesteri Hivatal Önkormányzati Intézmények Önkormányzati Társaságok Nem önkormányzati közszolgáltatók KÖZFELADATOK DÖNTÉS SZABÁ- LYOZÁS, VÉGRE- HAJTÁS Tartalékok a költséghatékonyság és működési szinergia terén Közfeladat ellátás főbb problématerületei 1. Tervezési, monitoring és kontrolling rendszer hiányosságai 2. Eredménytartalékok, költségnövelő tényezők 3. Szabályozottság, információáramlás

8 ÖnkormányzatÖnkormányzati intézmények Önkormányzati társaságok Nem önkormányzati tulajd. szolgáltatók 1. Probléma: Tervezési, monitoring és kontrolling rendszer hiányosságai A szolgáltatási teljesítményről rendszeres méréseken alapuló adatszolgáltatási kötelezettség nem szerepel a szolgáltató partnerekkel kötött szerződéses feltételek között. A hatályban lévő szerződések egy része felülvizsgálatra szorul (pl. kötbér van-e kikötve) Következmény: A közszolgáltatások hatékonysági tartalékai A közszolgáltatásokkal szembeni teljesítmény elvárások teljesülésének ellenőrzése nem teljes körű. A közfeladatok ellátásának gazdaságossági, hatékonysági mutatói nincsenek teljes körűen BSC szemléletben megfogalmazva. A közfeladat BSC szemléletű célkitűzéséhez és a szükséges pénzügyi források meghatározásához szükséges információk nem állnak teljes körűen rendelkezésre. A tervezés során nem mindig a költségmegtakarítási lehetőségek szempontjából kerültek áttekintésre az ellátási folyamatok.

9 Önkormányzat Önkormányzati intézmények Önkormányzati társaságok Nem önkormányzati tulajd. szolgáltatók 2. Probléma: Eredménytartalékok, költségnövelő tényezők Következmény: Kapacitás-optimum hiány és költségtartalékok A Szerződött partnerek esetén a szerződésekben vállalt kötelezettségek ellátásának minősége nem mindig nőtt arányosan az árak növelésével. Az iskolák esetében az üzemeltetési, karbantartási, és beszerzési költségek optimalizálásában vannak még lehetőségek. Az önkormányzati intézményeknél a támogató, kiszolgáló feladatok átszervezéssel hatékonyabban működtethetők. A vagyon használat és gazdálkodás felelősségének szétválasztása az oktatási intézményekben nehezíti a hatékony költséggazdálkodást A bérbe adható épületekből, termekből nyerhető bevételek nem teljes körűen kiaknázottak (oktatás-nyelvtanfolyam, stb.). Az önkormányzat tulajdonában lévő, és a szerződéses partnerek által használt eszközök, épületek után felszámolt bérleti díjak felülvizsgálandók. Az óvodában és az iskolákban a saját bevétel aránya alacsony az összes költségekhez viszonyítva. A bevétel növeléséhez új nagyvállalkozók, befektetők bevonzásában vannak tartalékok

10 ÖnkormányzatÖnkormányzati intézmények Önkormányzati társaságok Nem önkormányzati tulajd. szolgáltatók 4. Probléma: Szabályozottság, információáramlás Az önkormányzat által kötött szerződések, illetve annak módosításai nem térnek ki a közszolgáltatások minőségével kapcsolatos garancia vállalásra. Az PH SZMSZ nem tér ki a közfeladatok folyamatos fejlesztésére ( a folyamatos ellenőrzésen kívül) Következmény: az ellenőrzés hatékonysági tartalékai Potenciális befektetők és vállalkozók kevéssé ismerik a gyáli lehetőségeket. A település honlapjának struktúrája, tartalma fejlesztendő, különösen a közfeladatok ellátásának átláthatósága érdekében.

11 Közfeladatok szerződéseinek felülvizsgálata, javaslatok I.

12 Közfeladatok szerződéseinek felülvizsgálata, javaslatok II.

13 Közfeladatok szerződéseinek felülvizsgálata, javaslatok III.

14 Közfeladatok szerződéseinek felülvizsgálata, javaslatok IV.

15 Javaslat a közfeladatok irányítására Összevont üzemeltetés Összevont takarítás Összevont karbantartás Összevont gondnokság Összevont őrzés-védelem Összevont étkeztetés Városi Egészségügyi Központ Bölcsőde és óvódák Arany J. Közösségi Ház és Városi Könyvtár Iskolák üzemeltetése ELLÁTÁSI FELADATOK Fejlesztések, beruházások VAGYONKEZELÉSI FELADATOK Közfeladat ellátási elemzések Probléma megoldás KONTROLLING FELADATOK Teljesítménymérés és értékelés Összevont kertészet Összevont anyag és eszközgazdálkodás Vagyongazdálkodás Vagyonhasznosítás Teljesítmény elvárások LAKOSSÁGI IGÉNYEK, ELVÁRÁSOK ÉS ELÉGEDETTSÉG Önkormányzati tulajdonú Intézmények INTÉZMÉNYI SZAKFELADATOK EGYÉB KÖZFELADATOK Kiemelt projektek menedzsmentje Pályázati elszámolás Pályázati fenntartás PROJEKTMENEDZSERI FELADATOK Önk. Által közvetlenül ellátott közfeladat Szerződéses kapcsolatok keretében ellátott közfeladat

16 Szervezeti javaslat – érintett funkciók INTÉZMÉNYEK GYÁL Városüzemeltetési Nonprofit Kft. PH – Városfejlesztési Iroda PH –– Szervezési és ügyfélszolgálati Iroda - Intézmény igazgatási csoport Műszaki csoport Karbantartás Anyag és eszközgazdálkodás Üzemeltetés- gondnokság Kertészet, takarítás, Őrzés-védelemÉlelmezés (BACK office) (BACK office) Ügyelet - készenlét Ügyfélszolgálat (FRONT office) Integrált vagyonkezelés Kontrolling funkció Szakfeladatok tervezése és ellenőrzése + Gyáli Városgazda Kft. Projektmenedzsment

17 Információ és adatáramlás INTÉZMÉNYEK GYÁL Város- üzemeltetési Nonprofit Kft. PH –Városfejlesztési Iroda PH –Szervezési és ügyfélszolgálati iroda – Intézményigazgatási csoport GYÁL Városüzemeltetési Nonprofit Kft. Gyál Városgazda Kft. Intézményi Költségvetési tervek, előirányzatok Adatszolgáltatási igények, Ellátási normák Adatszolgáltatási igények, ellátási normák PH –Szervezési és ügyfélszolgálati iroda – Intézményigazgatási csoport Ellátási problémák, meghibásodások, Közüzemi számlák, megrendelések Projekt lehetőségek, Átadott beruházások Kijavított hibák, megoldott problémák, beszerzett eszközök, anyagok Intézményi alapadatok, fejlesztési igények Kiértékelt Kulcs Teljesítmény Mutatók, fejlesztési javaslatok Ellátási adatok, információk Átadott beruházások, szerződések, vagyonkezelési adatok Fejlesztési javaslatok Készítette: IPS Tanácsadó Kft. hasznosítási szerződések adatai Int. Beruházási, fejlesztési tervek Vagyonkezelési adatok

18 A közfeladat ellátási infrastruktúra Jellemzés: Az infrastrukturális elemek a évi önkormányzati feladatok átalakulásával a vonatkozó jogszabályi előírások szerint átadásra kerültek az üzemeltető szervezetek/ társaságok részére. Az önkormányzati intézmények eszközállománya szinte teljes egészében az önkormányzat tulajdonában van, mintegy 9 %-a a Polgármesteri Hivatal tulajdona, a lízingelt eszközök száma elenyésző. A nagy értékű, közfeladat ellátás szempontjából fontos eszközök két-harmadának könyvszerinti értéke=0, amelyek legnagyobb része bútor, számítástechnikai eszköz, egyéb tárgyi eszköz, illetve gépjármű. Következtetések: Annak ellenére, hogy az eszközök legnagyobb része gyakorlatilag 0 könyvszerinti értékű, az önkormányzat állagmegóvó tevékenységének köszönhetően jó állapotban van, funkcionálisan többnyire teljes értékűen használható és nem veszélyezteti a közfeladatok ellátását. Új eszközök „beszerzése” esetén javasoljuk a lízing konstrukció szélesebb körű alkalmazását.

19 A közfeladat ellátás javasolt folyamata 1. Gazdasági program kidolgozása, adott közfeladat célok meghatározása 2. Elvárt Kulcs Teljesítmény Mutatók meghatározása adott évre 3. A költségvetés tervezése adott közfeladatra 4. Szerződés kötés, elvárások rögzítése 5. Erőforrás biztosítás, szervezés 6. Megvalósítási ütemterv, erőforrás allokáció 7. Közfeladat ellátás 9. A közfeladat ellátás alapadatainak rendszeres gyűjtése 10. Az alapadatokból Kulcs Teljesítmény Mutatók képzése és kiértékelése 11. Az eltérések elemzése, okok feltárása 8. Közfeladat ellátás finanszírozása 12. Akciók megtervezése a hatékonyság növelésére 13. Fejlesztések, beavatkozások megvalósítása 14. Új célok kijelölése gazdasági programhoz illeszkedően

20 A közfeladat ellátás eredménytermékei 1. Gazdasági program – vízió, jövőkép 2. Tervezett Kulcs Teljesítmény Mutatók 3. Költségvetés előirányzat 4. Szerződések 5. Infrastruktúra, finanszírozási forrás, eszközpark, létszám 6. Munkaprogram, projekttervek 7. Megvalósult közszolgáltatások 9. Statisztikák, kimutatások 10. Kiértékelt Kulcs Teljesítmény Mutatók 11. Eltérés okok 8. Teljesítés igazolás, kifizetés 12. Fejlesztési akciótervek 13. Dokumentált beavatkozási akció megvalósulás 14. Új közfeladat ellátási célok

21 A közfeladat ellátás felelősségi viszonyai I.

22 A közfeladat ellátás felelősségi viszonyai II.

23 Egy közfeladat leggyakoribb Kulcs Teljesítmény Mutatói Cél: Cél: Az adott közfeladat ellátás hatékonyságának javítása, eredményességének növelése Szolgáltatást igénybevevők elégedettségének növekedése Panaszok számának csökkenése Választási eredmények javulása Ügyfél, bizalmi nézőpont Költségvetési nézőpont Bevétel/ráfordítások arányának növekedése Költségfelhasználás/ költségvetési előirányzat arányának csökkenése Köz/magánfinanszírozás arányának csökkenése Belső folyamatok nézőpontja Rendelkezésre álló eszközök, infrastruktúra kihasználtságának növekedése Átfutási idő javulása Nyilvántartások pontosságának és naprakészségének javulása Tanulás, fejlődés nézőpont Egyedi elbírálást igénylő esetek arányának csökkenése Működési problémák számának csökkenése

24 Kulcs Teljesítmény Mutatók – Ügyfél nézőpont Ügyfél elégedettség az önkormányzati szolgáltatásokkal Meghatározás: Ügyfélelégedettségi felmérésben résztvett ügyfelek számából az elégedett ügyfelek száma egyes szolgáltatásonként Mértékegység: % Dimenziók: önkormányzati szolgáltatások (ügyfélszolgálat, önkormányzati intézmények, külső szolgáltatók stb.) Panaszok száma Meghatározás: Adott időszakban az ellátással kapcsolatosan beérkezett észrevételek, panaszok száma Mértékegység: db

25 Kulcs Teljesítmény Mutatók –Költségvetési nézőpont Bevételtermelő képesség I. Meghatározás: Adott időszakban befolyt helyi adó nagysága Mértékegység: Ft /év Bevételtermelő képesség II. Meghatározás: Adott időszakban befolyt bevételek nagysága, önkormányzati szolgáltatásokhoz kapcsolódóan Mértékegység: Ft /év Bevételtermelő képesség III. Meghatározás: Saját bevétel/Teljes működési költség Mértékegység: Ft/ év Dimenzió: önkormányzati szolgáltatások (ügyfélszolgálat, önkormányzati intézmények, külső szolgáltatók stb.)

26 Kulcs Teljesítmény Mutatók –Költségvetési nézőpont Bevételtermelő képesség IV. – vagyonkezelés Meghatározás: Havi bérbeadásból származó árbevétel/ ingatlan, helyiség, eszközök üzemeltetési költsége Mértékegység: Ft/ Ft Vagyonérték változás Meghatározás: Adott időszakban a kezelésben levő vagyon értékének csökkenése vagy növekedése a vagyonmérleg alapján Mértékegység: % Feladat ellátási költségarány Meghatározás: Adott időszakban a tényköltségek aránya a normatív költségekhez viszonyítva Mértékegység: Ft/Ft vagy % Dimenzió: feladattípusok (takarítás, üzemeltetés, karbantartás, őrzés-védelem stb.)

27 Kulcs Teljesítmény Mutatók – Belső folyamatok nézőpont Szolgáltatás monitoring I. (külső szolgáltató partner) Meghatározás: Egyszerű, átlátható, jól szervezett belső működési folyamatok, eljárások fejlesztése során mérhetővé tett szolgáltatások száma (mérhetővé tett külső szolgáltatások száma / összes külső szolgáltatás száma) Mértékegység: % Szolgáltatás monitoring II. (önkormányzat által végzett szolgáltatás) Meghatározás: Egyszerű, átlátható, jól szervezett belső működési folyamatok, eljárások fejlesztése során mérhetővé tett szolgáltatások száma (mérhetővé tett belső szolgáltatások száma / összes belső szolgáltatás száma) Mértékegység: % Kommunikáció hatékonysága Meghatározás: Intézmény honlapjának látogatottsága az előző év hasonló időszakához képest Mértékegység: fő; % Szabályozottsági mutató: adott időszakban felülvizsgált és aktualizált szabályzatok száma Mértékegység: db

28 Kulcs Teljesítmény Mutatók – Belső folyamatok nézőpont Ellátások reakcióideje Meghatározás: Bejelentésekhez kapcsolódó átlagos reagálási idő (óra/ bejelentés) Mértékegység: % Dimenzió: Ellátási szolgáltatások Bérbeadási hatékonyság Meghatározás: Havi bérbeadott /bérbeadható ingatlanok, helyiségek, eszközök aránya Mértékegység: db/db, illetve nm/nm Ellátásban dolgozó munkatársak kiterheltsége Meghatározás: Egy munkatársra jutó üzemeltetési/karbantartási tevékenység volumene Mértékegység: fm, db, m2/fő Ellátásban üzemeltetett tárgyi eszközök kihasználtsága Meghatározás: : “A” a vizsgálat idején használatban lévő tárgyi eszközök száma (vagy jellemző leíró paramétere), /“B” az eszközfajta teljes száma (vagy jellemző leíró paramétere) Mértékegység: % Dimenzió: Eszközfajta

29 Kulcs Teljesítmény Mutatók – Tanulás fejlődési nézőpont Tanulás fejlődési mutató I. Meghatározás: Munkatársi elégedettség a továbbképzésekkel kapcsolatban Mértékegység: % Tanulás fejlődési mutató II. Meghatározás: Az adott szolgáltatáshoz kapcsolódó, elkészített, kidolgozott szakmai javaslatok száma az összes elfogadott és bevezetett javaslathoz viszonyítva Mértékegység: db/év Tanulás fejlődési mutató III. Meghatározás: Fejlesztési intézkedésekből származó ktg. megtakarítás Mértékegység: Ft/év

30 Kiszervezhető, beintegrálható tevékenységek VárosfejlesztésVárosfejlesztés Problémák: Azonos néven hasonló, sokszor párhuzamos tevékenységek és felelősségek is vannak telepítve a Gyál Városfejlesztési és Városüzemeltetési Nonprofit Kft.-hez, illetve a Városfejlesztési Irodához (projektmenedzser vs. erőforrás gazdálkodás, műszaki előkészítés). A pályázati lehetőségek kiaknázásához a Gyál Városfejl. és Városüz. Nonprofit Kft. két ügyvezetővel és gyakorlatilag elkülönült, gazdálkodási jogkörrel működik egy szervezeten belül. Jelenleg „tevékenység nélküli” a Gyáli Városgazda Kft., amely szintén a pályázati lehetőségek kihasználása érdekében jött létre profitorientált formában, szerepében megegyezően a nonprofit Kft. Városfejlesztési „részlegével”. Javaslatok: A városfejlesztési és vagyonkezelési funkciók összekapcsolásával integrált gazdálkodási felelősség megteremtése a Polgármesteri Hivatalon belül. A projektmenedzsment tevékenységek egy kézbe adásával koncentrált projekt megvalósítás a Gyáli Városgazda Kft.-ben A főépítészi feladatok szerződéses formában való ellátása az önálló, szupervízori funkciót erősíti A Gyáli Városüzemeltető Kft. Létrehozása, tiszta üzemeltetési profillal, integrált szakmai irányítás. Előnyök: Rövidebb döntési utak, egyértelmű felelősségek, tiszta szakmai profilok, ezáltal középtávon költség megtakarítás, profitorientáció és költségvetési „megtakarítás” a Városgazda Kft.-n keresztül. Kockázatok: A főépítész kiszervezésével annak szerepe alapvetően hatóságivá, formálissá válik.

31 Kiszervezhető, beintegrálható tevékenységek Intézményi karbantartók, technikai személyzet kihelyezése Problémák: Jelenleg az intézményeknél külön 1-2 fős személyzet látja el a karbantartási, kertgondozási, technikai és gondnoksági tevékenységeket, akik kapacitás kihasználtsága erősen változó. A tervszerű karbantartásokat, jelentősebb hibajavításokat a Gyáli városfejlesztési és városüzemeltetési Nonprofit Kft. látja el, amely hasonló, de magasabb szintű szakértelmet kíván az első ponthoz képest. Lehetőségek: Méretgazdaságosság kihasználása a technikai dolgozók egy helyre koncentrálásával és optimálisabb terhelésével (mozgósíthatók több intézményre is) Hibaelhárítás, -javítás bejelentő rendszeren keresztül, ügyeleti szolgálat Szolgáltatási színvonal fenntartása minőségi paraméterek teljesítéséhez kötött teljesítmény elszámolással (SLA típusú szerződések) Előnyök: Az intézményekben a szakmai munkára koncentrálás, a Nonprofit Kft.-ben pedig a szolgáltatások minőségi ellátása Kockázatok: A fizikai távolság miatt romlanak a szolgáltatás minőségi paraméterei, különösen a kiszolgálási, reagálási idő

32 Konkrét fejlesztési javaslatok Városfejlesztés beintegrálása Cél: Cél: Városfejlesztés hatékonyságának növelése 2015 év végére Kivitelezési dokumentációkkal való elégedettség >=4,4 Ügyfél, bizalmi nézőpont Költségvetési nézőpont Városfejlesztés költségvetésének csökkenése 30%-kal 2015 végére a 2013-as tényadatokhoz viszonyítva Belső folyamatok nézőpontja Nyertes pályázatok száma >=3 Pályázatok elkészítésének átfutási ideje <=1 hónap Tanulás, fejlődés nézőpont Projektmenedzsment hiánypótlásai számának 30 %-kal csökkentése 2015 végére

33 Konkrét fejlesztési javaslatok Karbantartási tevékenységek kihelyezése Cél: Cél: Karbantartási tevékenység hatékonyságának növelése 2015 év végére Karbantartási tevékenységgel való elégedettség >=4,2 Ügyfél, bizalmi nézőpont Költségvetési nézőpont Karbantartási költségek csökkentése 20%- kal a 2013-as költségvetéshez képest Belső folyamatok nézőpontja Sürgősségi hibaelhárítás átlagos megkezdésének ideje a bejelentéshez viszonyítva<=10 perc Meghibásodások számának csökkenése >= 20%- kal Tanulás, fejlődés nézőpont Hibaelhárítások átlagos idejének csökkenése >= 20%-kal


Letölteni ppt "A közszolgáltatások fejlesztése, szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZATÁNÁL Gyál, 2014. május 20."

Hasonló előadás


Google Hirdetések