Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

1 5-6 kurzus 2015 március. 2 4. AZ ELLENŐRZÉS MÓDSZERTANA 4.1. Az ellenőrzés eszközei Célkitűzés- megismerni az ellenőrzés módszertanát, tervezését, a.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "1 5-6 kurzus 2015 március. 2 4. AZ ELLENŐRZÉS MÓDSZERTANA 4.1. Az ellenőrzés eszközei Célkitűzés- megismerni az ellenőrzés módszertanát, tervezését, a."— Előadás másolata:

1 1 5-6 kurzus 2015 március

2 2 4. AZ ELLENŐRZÉS MÓDSZERTANA 4.1. Az ellenőrzés eszközei Célkitűzés- megismerni az ellenőrzés módszertanát, tervezését, a végrehajtás megszervezését, az ellenőrzések végrehajtását, az ellenőrzés eszközeit és gyakorlati módszereit.

3 Az ellenőrzési módszerek sajátosságai, értelmezése Az ellenőrzési módszerek - eszközök megválasztása és alkalmazása, az ellenőrző tevékenység szervezése és az ellenőrzendő terület, az ellenőrzés tárgyával összefüggő szakmai ismeretek. Az ellenőrzés általános sajátosságai: - elvek, - eljárások, - módszerek formájában jutnak kifejeződésre.

4 4 Az ellenőrzési módszerek közös vonásai, sajátosságai azt jelentik, hogy azok magukba foglaljak: -az ellenőrzés eszközeinek megválasztását, -az ellenőrzés megszervezését, -a szakismeretek felhasználását.

5 5 Az ellenőrzés csoportosítása: -dokumentális ellenőrzést, -szakmai ellenőrzést, -gazdasági elemzést. A helyszíni ellenőrzést a módszerei szerint a következőkre osztja fel: - az elemzésre, - az okmányokon alapuló (dokumentális) ellenőrzésre - a közvetlen tapasztalatokon alapuló ellenőrzésre.

6 A követelmények megismerésének forrásai Az ellenőrzés két fő eleme - a tényhelyzet és a követelmény. Az ellenőrzés tartalmát az határozza meg, hogy milyen követelmények érvényesítésének vizsgálatára irányul és az állapotokat, folyamatokat, rendszereket (a tényhelyzetet) milyen követelményekhez viszonyítva vizsgálja. A követelmények lehetnek általános érvényűek vagy szűkebb területre, konkrét célokra, feladatokra, magatartásra, cselekményre vonatkozóak.

7 7 Az ellenőrzésnél a helyes követelmények meghatározásához, a megállapítások reális viszonyítási alapjainak megteremtéséhez, az alábbi főbb csoportokba oszthatók: - jogszabályok, - belső szabályzatok, utasítások, határozatok, - részkövetelményeket tartalmazó különféle belső előírások, okmányok.

8 8 A szabályzatok (szervezeti, működési szabályzat, ügyrendi, ügyviteli szabályzatok, számviteli politika, belső utasítások, szabványok, gyártástechnológiai előírások) a követelmények megismerésének eszközei. E követelményeknek az ellenőrzést szolgáló felhasználása szükségszerű, azokban rögzítették a vizsgált szervezeti egységre, tevékenységre konkretizált követelményeket.

9 A tevékenységek megismerésének általános eszközei A tényhelyzet, amit a követelményekhez viszonyítunk, az ellenőrzés egyik alapeleme. A tényhelyzet, vagyis a tevékenységek, a főbb tényezők megismerésének általános eszközei közé tartoznak: -a számviteli, (elszámolások, nyilvántartások), -a statisztikai adatszolgáltatás, -a számítástechnika, -az elektronikus információs rendszer.

10 A tényhelyzet megismerésének közvetlen módszerei, eszközei A tényhelyzet, a tevékenység megismerését segítő eszközök igen sokfélék lehetnek. A vizsgált cselekmény, esemény korábban elvégzett művelete megismerését közvetett módon szolgálják,és közvetlenül a valóságban végbemenő cselekményekre, folyamatokra, eseményekre, állapotokra, stb. irányulnak.

11 11 A tényhelyzet közvetlen megismerésének eszközei A közvetlen megismerés eszközei Rovancso- lás SzemlePróbavásár- lás MintavételKísérletSzemélyes megkérde- zés

12 A tényhelyzet megismerésének közvetett módszerei, eszközei A tényhelyzet megismerésének közvetett módszere az okmányokon alapuló vagy más szóhasználattal a dokumentális ellenőrzés. Az ellenőrzések fő formái: -a helyszíni ellenőrzés, -a beszámoltatással történő ellenőrzés, -a folyamatos adatszolgáltatáson keresztüli ellenőrzés

13 A közvetett ellenőrzés formái, módszerei A helyszíni ellenőrzés során- az ellenőr az ellenőrzött szervezetnél végzi a követelmények és tények összevetését, itt gyűjti össze a megállapításokat alátámasztó bizonylatokat, okmányokat. A beszámoltatás keretében az ellenőrzött meghatározott szempontrendszer és előírt tartalmú tanúsítványok szerint összeállított és hitelesített dokumentumok beküldésével ad számot feladatai végrehajtásáról. A folyamatos adatszolgáltatáson keresztül történő ellenőrzés a kötelezően előírt beszámolási rendszerhez köthető. A folyamatos adatszolgáltatás körébe tartozó ellenőrzésnek tekinthető a monitoring, a pénzfelhasználás eredményességének, hatékonyságának folyamatos nyomon követése.

14 Az okmányokon alapuló ellenőrzés módszerei Az okmányokon alapuló (dokumentális) ellenőrzés - a tevékenység megismerésének közvetett módszere a szabályszerűségi, törvényességi szempontok érvényesítésére. Az ellenőrzés szempontjából hiteles, hibátlan, illetve megbízható az az okmány, amelyik a valóságot hűen tükrözi, azaz mind a hitelesség, mind az adatok, a számítások helyessége tekintetében kifogástalan.

15 15 Az okmányokon alapuló ellenőrzésre jellemző: -az ellenőrzéshez a követelmények tételesen, egyértelműen meghatározottak és azokat rendszerint jogszabályok, szabályzatok, írásos dokumentumok tartalmazzák, -a vizsgált, korábban lezajlott eseményeket, tényeket, műveleteket, állományokat a rendelkezésre álló alakilag és tartalmilag megfelelő okmányok (könyvelési feljegyzések, jelentések, szintetikus vagy analitikus elszámolások, bizonylatok stb.) alapján ellenőrzi, minősíti.

16 A tények és a követelmények összevetése A tények és követelmények összevetése, összehasonlítása alapvetően összehasonlító módszerrel történik. A megítélés objektivitása és megalapozottsága érdekében a következő szempontokat kell érvényesíteni: -az adatokat, mutatókat összefüggéseikben, belső tartalmukban és rendszerben kell az értékelés tárgyává tenni, -az összehasonlíthatóság követelménye azt jelenti, hogy az adatoknak, mutatóknak azonos tartalmúaknak kell lenniük (ki kell szűrni például a jogszabályváltozás miatti eltéréseket), -a gazdasági, szakmai események összehasonlítását a hasonló időszakok vagy belső logikájuk folyamatában kell végezni (például helytelen a töredék időszak hasonlítása teljes időszakhoz).

17 Komplex ellenőrzési módszerek Komplex ellenőrzési módszer: - a rendszervizsgálat, az ellenőrzött szervezetnél kialakított és szabályozott rendszerét, a gazdasági események elszámolásának szabályszerűségét vizsgálja, és összefüggéseiben értékeli. Komplex rendszervizsgálatként értelmezhető: -a teljesítmény ellenőrzés, -az értékelemzés.

18 18 A teljesítményellenőrzés az erőforrások felhasználásának kritikai vizsgálatát jelenti az ellenőrzés eszközeinek, módszereinek komplex alkalmazásával. Elemei: -gazdaságosság, -hatékonyság, -eredményesség. A gazdaságosság a tevékenység elvégzéséhez szükséges megfelelő minőségű erőforrások költségeinek a minimalizálása. A hatékonyság a tevékenység eredményeként előállított termékek, szolgáltatások vagy egyéb produktumok és az előállításukhoz felhasznált erőforrások viszonya. Az eredményesség a kitűzött célok teljesülésének mértéke és a tevékenység szándékolt és tényleges hatásának viszonya.

19 19 A teljesítményellenőrzés: -az államigazgatási tevékenységek gazdaságosságának vizsgálatát, összefüggésben az érvényes államigazgatási alapelvekkel és eljárásokkal, illetve működési célokkal, -a humán, pénzügyi és más erőforrások felhasználása hatékonyságának vizsgálatát -beleértve az információs rendszereket, a teljesítménymutatókat és ellenőrzési rendszereket -, továbbá az ellenőrzött szervezetek azon intézkedéseinek ellenőrzését, amelyet a feltárt hiányosságok megszüntetésére tettek, -a működés eredményességének ellenőrzését, vagyis az ellenőrzött szervezet működési céljainak teljesítését és a tevékenység tényleges, valamint szándékolt hatásainak összevetését.

20 20 A „pénzért értéket” követelményt érvényesítő szemlélet erősödése az értékelemzés ismeretét, használatát az ellenőrzéssel szemben igényként támasztja. Ez olyan módszeregyüttest jelent, amely a meglévő állapot megjavítása vagy új termék, eljárás, beruházás stb. megtervezése, kialakítása esetén a funkciók és a költségek viszonyában az optimumot keresi. Célja: költségmegtakarítás és hatékonyságnövelés. Jellemzői: -a team-munka, a funkcióban való gondolkodás, -a rendszerszemlélet, -a korszerű szervezési és tervezési módszerek, -az emberi tényezők figyelembevétele.

21 21 Az értékelemzés tárgya lehet minden jelenség, folyamat, tárgy, szervezet stb., amelynek funkciója (tulajdonsága) és költsége van. A termék értékességét a funkció és a funkcióköltség - a funkció értékének pénzbeli kifejezése - viszonya fejezi ki. Elemei: -az elemzés tárgyának kiválasztása, -információk beszerzése, -a tényállás rögzítése, -a tényhelyzet értékelése, -alternatívák meghatározása és ellenőrzése, -egy - legkedvezőbb - megoldás ajánlása.

22 Az ellenőrzés logikai eszközei A tevékenységek megismerésének közvetlen és közvetett eszközei: Az ellenőrzés logikai es zközei Elemzés Szembeállítás Következtetés

23 23 A részekre bontás, részletezés, a megismert részletek folyamatos közbeeső minősítése az elemzésnek fontos és szükséges, de nem elégséges módszere. Analízis nem jöhet létre szintézis nélkül. Az analízis, amely mellőzi a szintézist, az akadályozza az okok láncolatában az összefüggések felismerését, és a vizsgált részleg (üzem, üzlet, osztály stb.) vagy gazdálkodási tényező helytelen megítéléséhez, téves értékeléshez vezethet. A szintetizálásnál össze kell foglalni az elemzésekkel feltárt okokat, ki kell küszöbölni az esetleg keletkezett ellentmondásokat, tehát logikailag összefüggő.

24 24 Az összehasonlítás során alkalmazzák: A kizárásos módszereket, amikor a különböző esetek összehasonlítása útján állapítható meg, hogy miben egyeznek vagy miben térnek el egymástól az összehasonlított esetek, jelenségek. A megkülönböztetés módszere a kizárásos módszer egyik megjelenési formája. Ebben az esetben a vizsgált cselekmény vagy jelenség előfordulását egy másik olyan esettel hasonlítják össze, amelyben az nem fordul elő. Ennek az a célja, hogy megállapítható legyen, hogy miben különbözik egymástól a két eset.

25 25 A maradékelvet akkor alkalmazzák, amikor a jelenségből levonásra kerül az a rész, amelyikről ismert, hogy bizonyos meghatározott előzmények következménye. Ezután a jelenség megmaradt részét, tehát a maradékát lehet tekinteni a fennmaradó előzmények következményének. Az együttes változás módszerét akkor alkalmazzák, amikor egy jelenség változásával egy másik jelenség is valamilyen módon változik. Ez esetben az első jelenség lehet az utóbbi jelenségnek az oka, következménye vagy valamilyen oksági tény kapcsolja össze őket.

26 26 A következtetés a megismert valóság összefüggésein alapul. A valóság összefüggéseire építve a megismert tények birtokában a következtetés elvezet az új ismeretekhez. A már felhalmozódott tapasztalatok, szakmai, gazdasági, szervezési és más ismeretek elemzése alapján ugyanis következtetéseket lehet tenni a vizsgált összefüggések segítségével olyan eseményekre vagy tényekre (hibákra, mulasztásokra, intézkedésekre, jó teljesítményekre stb.) amelyek direkt módon nem voltak megfigyelhetőek a következtetés időpontjában.

27 Az ellenőrzési tevékenység megszervezése Az ellenőri munka megszervezése kétféle értelmezésben használatos. A megszervezés alatt értjük azt, amikor: - az ellenőrzést végző személy, csoport, szervezet meghatározott időszakra szóló munkáját vagy - egy ellenőrzés teendőit veszik számba.

28 28 A munkatervben jóváhagyottak kiválasztása és sorrendjének megállapítása, ütemezése információra, jelzésre alapul. A munkatervek elkészítésekor nagy vonalakban kialakulnak az elvégezni szándékozott (megtervezett) ellenőrzések céljai, legfontosabb feladatai.

29 29 Felkészülést segítő ellenőrző kérdések 1. Melyek az ellenőrző tevékenység alapvető módszerei, sajátosságai? 2. Hogyan történik az ellenőrzési tevékenység megszervezése? 3. Mit kell érteni a követelmények hierarchiája alatt? 4. Melyek a követelmények forrásai? 5. Melyek a tevékenységek megismerésének általános eszközei? 6. Mi a szerepe a számítástechnikának a tevékenységek megismerésében? 7. Melyek a tevékenységek megismerésének közvetlen eszközei? 8. Mi tartozik a tevékenységek megismerésének közvetett eszközei közé?

30 30 9. Mi a jellemző tartalma az okmányokon alapuló (dokumentális) ellenőrzésnek? 10. Hogyan kell meggyőződni az okmányok hitelességéről és mit jelent a találkozó ellenőrzés? 11. Melyek az ellenőrzés logikai eszközei? 12. Mi a gazdasági elemzés lényege, tartalma és hogyan kerül felhasználásra az ellenőrzésben? 13. Az elemzést hogyan használják fel az ellenőrzési tevékenység végrehajtása folyamán? 14. Milyen összefüggés van az elemzés és az ellenőrzés között?

31 Az ellenőrzés megszervezése és lefolytatása Az ellenőrző tevékenység megszervezésének tartalma azt jelenti, hogy egy ellenőrzést végző szervezet, meghatározott időszak alatt végzendő ellenőrzési tevékenysége rendszerbe foglalásra, meghatározásra kerül. Ez a meghatározott időszakokra (egy évre, fél évre ) készített ellenőrzési munkatervek felelnek meg.

32 Az ellenőrzés tervezése, ellenőrzési terv Az ellenőrzés tervszerűségi alapkövetelményének (alapelvének) megfelelően az ellenőri szervezetek (illetve az ellenőrök) rendszeres tevékenységüket ellenőrzési terv alapján végzik. Az ellenőrzési terv olyan dokumentum, amely egy időszakra vonatkozóan rendszerbe foglaltan rögzíti az ellenőrzési feladatokat, a fontosság és a rendelkezésre álló ellenőrzési kapacitás mérlegelésével.

33 33 Az ellenőrzési tervnek vannak általános, valamennyi ellenőrzést végző szervezetre egyaránt jellemző tartalmi elemei, formai kellékei, és az ellenőrzési feladatok sajátosságaiból eredő egyedi vonásai. Az ellenőrzési tervek általában évre szólóak. Az aktuális döntések végrehajtását nyomon követő ellenőri feladatok esetén ésszerű, ha az ellenőrzési munkaterv rövidebb időszakra — például csak egy félévre, negyedévre - vonatkozik. Így ugyanis az a tervszerűség sérelme nélkül, rugalmasabban lehet az aktuális, illetve a folyamatosan, menet közben változó igényeknek megfelelni.

34 Az ellenőrzési munkaterv összeállítása Az ellenőrzési munkaterv elkészítése a tervjavaslat összeállításával kezdődik, amelyet általában a belső ellenőr, illetve az ellenőri szervezet (az ellenőrzésre szakosodott szerveknél az erre kijelölt szervezeti egység) készít el. Célszerű, ha a tervezés a tárgyévet megelőző két-három hónappal előbb elkezdődik.

35 35 Az ellenőrzési tervjavaslat összeállításának első szakaszát az ellenőrzési kötelezettségek, az igények, az indokok számbavétele jelenti, amelyekhez az összegyűjtött háttérinformációk adnak alapot. Az igények felmérése, összegyűjtése céljából a tervkészítő - személyesen vagy írásban - megkeres a szervezeténél mindenkit, aki beosztásánál, helyzeténél fogva hasznosíthatja az ellenőrzési tapasztalatait, és biztosíthatja az ellenőrzések hatékonyságát.

36 36 A háttérinformációk - fontossági sorrendben - az alábbiak lehetnek: -a jogszabályokban előírt ellenőrzési kötelezettség (az ellenőrzés gyakoriságának követelménye), -az ellenőrzésre vonatkozó - felügyeleti, irányító szervi, vagy más külső szervezetektől érkező felkérések, szignalizációk, -a jogszabályalkotáshoz, nemzetgazdasági folyamatokhoz kapcsolódó időszerű ellenőrzési feladatok, -az ellenőrző szerv vezetőjének, vezetői testületeinek, szervezeti egységeinek igényei, -az ellenőrzési hatáskörbe tartozó szervezeteket érintő jelzések, információk, közérdekű bejelentések, -az utóvizsgálatok szükségessége.

37 37 A soron következő feladat a felmért, összegyűjtött igények, javaslatok -rangsorolása, -rendszerezése és -szelektálása. A rangsorolást, az ellenőrzéseket milyen gyakorisággal kell ütemezni

38 38 A javasolt ellenőrzési feladatok fontossági sorrendbe állítását követően a kapcsolódó témák rendszerezésével, összevonásával megszüntethetők az átfedések, párhuzamosságok. Ezt követően ki kell jelölni, hogy az előírt átfogó, illetve utóellenőrzések mellett mely feladatokat indokolt téma- és célellenőrzés keretében elvégezni. A szelektálásnál (kiválasztásnál) szempont lehet, ha az adott ellenőrzési feladat más ellenőrző szervezet munkatervében is szerepel.

39 Az ellenőrzési terv humánpolitikája A tervkészítők feladata, hogy az ellenőrzési feladatok munkaidőigényét felmérjék és összevessék a rendelkezésre álló humán erőforrással.

40 40 Az ellenőrzési munkatervben rögzíteni kell: -az ellenőrzés témáját, az ellenőrzendő feladatokat, az ellenőrzendő szervezet (szervezeti egység) nevét, címét, -az egyes ellenőrzések célját, jelentőségét (röviden összegzik, hogy az adott téma, szervezet ellenőrzését milyen indítékok alapján tartják fontosnak, időszerűnek, továbbá mire keresnek választ a végrehajtással), -az egyes ellenőrzések típusának megnevezését (átfogó, téma-, cél-, és/vagy utóellenőrzés),

41 41 -az ellenőrzés mire irányul, milyen fő (szabályszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági, eredményességi, célszerűségi) szempontok szerint folytatandó az ellenőrzés, illetve ezeket figyelembe véve az milyen jellegűnek minősül, -az ellenőrzés ütemezését és időtartamát (az ellenőrzést az adott eseményt, döntést stb. megelőzően, azzal egyidejűleg vagy annak bekövetkeztét követően kell-e lefolytatni), -az egyes ellenőrzések időtartamát, idejét (milyen időtartam alatt és határidőre - mettől meddig - kell az adott ellenőrzést végrehajtani).

42 Az ellenőrzési terv jóváhagyása Az összeállított ellenőrzési tervjavaslatot a belső rendelkezések szerinti döntési folyamatban általában az ellenőri szervek első számú vezetője hagyja jóvá. Az ellenőrzési terv módosításának minősül az ellenőrzési feladat törlése, terven felüli feladat tervbe vétele, ellenőrzési tervben szereplő feladatot érintő lényeges változás bekövetkezése.

43 Az ellenőrzés végrehajtása Az ellenőrzési tevékenység különböző munkaszakaszokra bontható, melyek időben nem mindig különülnek el egymástól. Az ellenőrzési tevékenység hat egymás után következő, egymástól elhatárolható, egymással mégis szervesen összefüggő, egymásra épülő munkaszakaszból áll. Minden soron következő munkaszakasz eredményes teljesítésének elengedhetetlen előfeltétele, hogy maradéktalanul és jól hajtsák végre a megelőző szakaszra eső tennivalókat.

44 44 Az ellenőrzés munkaszakaszai: -az ellenőrzés előkészítése, -felkészülés az ellenőrzésre, -helyszíni ellenőrzés, -az ellenőrzés megállapításainak írásba foglalása, -a megállapítások egyeztetése, minőségbiztosítás, -az ellenőrzések hasznosítása (realizálása).

45 45 Az ellenőrzések előkészítésének módszerei Az ellenőrzés előkészítéséről általában az adott vállalkozás, intézmény stb. (vagy ezek ellenőrző szervezetének) vezetője gondoskodik. Az ellenőrzés előkészítése folyamán meghatározzák az adott vizsgálat célját, valamint a cél eléréséhez szükséges ellenőrzési feladatokat és munkaszervezési tennivalókat.

46 46 Az ellenőrzések előkészítésével kapcsolatos feladatok: -az információforrások feltárása, információk, adatok gyűjtése, rendszerezése, -szükség esetén elővizsgálat megtartása, -az ellenőrzési feladatok meghatározása, szempontjainak kialakítása, -az ellenőrzési kockázat felmérése, mérlegelése, -az ellenőrzési helyszínek, szervezetek, szervezeti egységek kijelölése, -az ellenőrzési módszerek, eszközök kiválasztása, -a próbavizsgálat szükségességének mérlegelése, a vizsgálat elvégzése, -a szervezési feltételek számbavétele és biztosítása, a feladatokkal való összehangolása, -az ellenőrök kijelölése és felkészítése, -az ellenőrzési program meghatározása, -a megbízólevelek kiadása.

47 47 Az ellenőrzés tárgyának meghatározása Elővizsgálat Ellenőrzési kockázat becslése Próbavizsgálat megtartása Információk, adatok gyűjtése és rendszerezése Ellenőrzési feladatok, szempontok meghatározása Ellenőrzési módszerek, eszközök kiválasztása Ellenőrzés-szervezési feltételek biztosítása Ellenőrzési program Megbízólevél Felkészülés az ellenőrzésre

48 48 Információk gyűjtése, rendszerezése Az ellenőrzési célok és szempontok kialakításához szükséges felmérni az ellenőrzendő cég (cégi egység) működését, tevékenységét, a feladatok ellátását befolyásoló külső és belső feltételeket, tényezőket, a felhasználható adatforrásokat és az azokból nyerhető hasznos információkat. Az információk megszerzése: - a vonatkozó jogszabályok, - az ellenőrzött saját anyagai, szabályzatok, közgyűlési, taggyűlési, igazgatótanácsi jegyzőkönyvek, határozatok, emlékeztetők, - belső ellenőri jelentések,

49 - a cégbíróság, az Adóhivatal, a Román Államkincstár (a vonatkozó titoktartási szabályok szerint), - a számlavezető bank vagy bankok (a pénzintézeti törvény keretei között), - más, ellenőrzést végző cégek a vonatkozó jogszabályok engedte keretek között (államtitok, szolgálati titok, adótitok), - a könyvvizsgálói dokumentációk és jelentések, - sajtófigyelő cégek, archívumok, könyvtárak, Internet, - az ellenőrző által végrehajtott előző ellenőrzés(ek) anyagai. 49

50 50 - az üzleti tervek, a költségvetések, beszámolók stb. megismerése, azok különböző időszakokra vonatkozó adatainak összevetése, értékelése a változások, lényeges eltérések kiszűrése, fontos feladat. -a közérdekű bejelentésekből a fokozottabban ellenőrzendő területre, cégre vonatkozóan lehet információt nyerni.

51 51 -a médiákban (írott sajtó, elektronikus média) az ellenőrzött cégről szóló híradásokból, publicisztikákból nyert információk az ellenőrzés tárgyát illetően lehetnek lényegesek. -az előző ellenőrzések anyagainak, a könyvvizsgálói jelentéseknek a tanulmányozásával az ellenőrzendő cég működésének, gazdálkodásának erős vagy gyenge pontjairól, hiányosságairól, továbbá az előírt, illetve vállalt intézkedésekről nyerhető információ, ami ráirányíthatja a figyelmet a fokozottabb ellenőrzést igénylő területekre és az utóvizsgálati kötelezettségekre.

52 52 A rendszerezettség azt jelenti, hogy az előkészítés folyamán kijelölésre kerülő ellenőrzési témák, feladatok egymással meghatározott (alá-, mellé-, fölérendeltségi) viszonyban állnak. Az ellenőrzést végzők feladatait mindig ok- okozati összefüggésekre alapozva kell kialakítani. Az ellenőrzési feladatok logikai sorrendjét a lényeges összefüggések, a lehetséges közbenső vagy végső okok megismerése határozza meg.

53 53 A feladatok realitása abban fejeződik ki, hogy az előkészítés nyomán a programba csak olyan szempontok, kérdések kerülhetnek, amelyek valóban ellenőrizhetők, továbbá csak annyi feladatot szabad kijelölni, amelyekre az ellenőrzéshez rendelkezésre álló idő és ellenőri kapacitás figyelembevételével megalapozott választ lehet adni.

54 54 Az ellenőrzés kockázata Az ellenőrzés előkészítése keretében rendelkezésre álló információkra döntően az ellenőrzendő cég(ek)jogi hátterének, a beszámolás rendszerének, a pénzügyi folyamatok nyomon követhetőségének megismerésére - alapozva mérlegelni kell az ellenőrzési kockázatot.

55 55 Kockázati tényezők lehetnek - az ellenőrzött szabályozatlan, illetve rosszul szervezett működése, számviteli, nyilvántartási rendszerének hiányosságai, - az ellenőrzött cég(ek)nél a pénzügyi kifizetések nagyságrendje, számossága, -a belső ellenőrzés gyengesége, -a korábbi ellenőrzések által feltárt hibák, hiányosságok jellege, száma.

56 56 Az ellenőrzési kockázat kiemelt fontosságú a számviteli rend, a könyvvezetés ellenőrzésénél, a beszámoló ellenőrzésénél. A kockázat annak a veszélye, hogy az ellenőr nem megfelelő véleményt ad. A könyvvizsgálati standardok eredendő kockázat (az adott rendszer vagy ügylet hibaérzékenysége, függetlenül a kapcsolódó belső ellenőrzési rendszer működésétől), az ellenőrzési kockázat (a belső ellenőrzési rendszer nem előzi meg, nem tárja fel, illetve nem javítja ki a hibás állítást) és a feltárási kockázat (a könyvvizsgáló vizsgálati eljárásai nem tárják el a lényeges hibás állítás[oka]t) eredőjeként értelmezik a könyvvizsgálati kockázatot.

57 57 A könyvvizsgálati kockázat elfogadhatóan alacsony szintre szorításához a feltárási kockázat elfogadható szintjét kell meghatározni, ami behatárolja az elvégzendő vizsgálati eljárások terjedelmét. A belső ellenőrzési és számviteli rendszer elsődleges felmérésének (kockázatbecslésének) szakaszába tartozik, hogy a könyvvizsgáló megítélje, hogy a belső ellenőrzési és számviteli rendszerben működtetett ellenőrzések hatékonyak-e, illetve hatékony működtetésükről várhatóan meg lehet-e győződni. Ehhez igazodóan tervezi meg eljárásait, dönt arról, hogy a könyvvizsgálati bizonyosság megszerzését mennyire alapozhatja az ellenőrzési rendszerek tesztelésére.

58 58 Az előkészítési munkaszakasz végén mintegy végtermékként elkészül az ellenőrzés programja. A program írásba foglalva tartalmazza az előbbiekben részletezett munka eredményét. Az előkészítés színvonala, alapossága nagymértékben befolyásolja az egész ellenőrzés eredményességét.

59 59 Az ellenőrzési program Minden ellenőrzést program (feladatterv) alapján kell végrehajtani. Az ellenőrzési program a végrehajtás érdekében készített írásbeli dokumentum, amelyet szabályozott döntési folyamat eredményeként általában az ellenőrző hivatal, szervezet vezetője hagy jóvá. Az ellenőrzési programban a vizsgálati cél és feladat konkrét meghatározásával, az ellenőrzési időszak kijelölésével és az ellenőrzés módszerének meghatározásával történik.

60 60 A programba foglalt feladatokat, szempontokat rendszerszemléletben kell kidolgozni. Ez azt jelenti, hogy a vizsgálandó feladatot, területet a közgazdasági összefüggések és kapcsolatok szerint, a szempontokat logikai sorrendben, az ok-okozati kapcsolatokra figyelemmel, rendszerbe foglalva szükséges megfogalmazni.

61 61 Az ellenőrzési programban rögzíteni kell a feladat-végrehajtás ütemezését, amennyiben az ellenőrzést több személy végzi, a munkamegosztást is. Az ellenőrzési programtervezetet célszerű, ha a készítők az ellenőrzendő cég (terület) vezetőivel is megismertetik, kikérve észrevételüket. Az észrevételek, javaslatok javíthatják a program szakszerűségét, időszerűségét, a sajátosságok érvényesítését, illetve a végrehajthatóságot.

62 62 Mintaprogramot célszerű összeállítani azokban az esetekben, amikor nagy számban kell ismétlődően ugyanolyan jellegű, tárgyú, típusú ellenőrzést elvégezni. A mintaprogram tartalmazza azokat a feladatokat, szempontokat, amelyek ellenőrzését valamennyi azonos típusú, tárgyú vizsgálatnál követelménynek tartják.

63 63 Az ellenőrzési programok tartalmi, formai kellékei Az ellenőrzés előkészítése az a munkaszakasz, amelynek keretében meghatározzák az ellenőrzés konkrét célját, feladatait, az ellenőrzendő egységeket, az időbeosztást, a résztvevőket és a munkamegosztást. Mindezek az ellenőrzési programban (az ellenőrzési feladattervben) öltenek testet.

64 64 A vonatkozó kötelező előírások megtartásával az általános szerkezetet a hármas tagolás: I.Bevezető rész, II. Vizsgálati feladatok, III. Vizsgálatszervezési feladatok)

65 65 I. Bevezetőrész (az ellenőrzés átfogó célja, háttere) tartalma: -az ellenőrzés témája, -az ellenőrzendő cég megnevezése, -az ellenőrzendő területre vonatkozó jellemző információk, -az ellenőrzés jogszabályi alapja (az ellenőrzésre vonatkozó felhatalmazás), -az ellenőrzés célja, -az ellenőrzendő időszak.

66 66 II. rész Az ellenőrzés részletes feladatai: - az ellenőrzési cél teljesítéséhez szükséges részletes ellenőrzési feladatok, szempontok.

67 67 III. rész Az ellenőrzés szervezése, vizsgálatszervezési feladatok: -az ellenőrzés módszere, -az ellenőrzés végrehajtásának időszaka (kezdete, befejezése), - a helyszíni vizsgálatra kijelölt cégek megnevezése, - a vizsgálatvezető, az ellenőr(ök), a külső szakértő(k) neve, munkamegosztásuk (a szempontokra, helyszínekre való hivatkozással), - az ellenőrzés végrehajtási szakaszainak ütemezése, határideje.

68 68 Az ellenőrzési programnak tartalmaznia kell továbbá: az I. Bevezető rész előtt: - az ellenőrző és ellenőrzött cég megnevezését, - az ellenőrzési program azonosító (iktató) számát, Ellenőrzési program megjelölést, a III. rész után: -a program kiállításának keltét, -a jóváhagyásra jogosult aláírását, hitelesítő pecsétjét. Az ellenőrzési programhoz mellékletek is csatolhatók, amelyek lehetnek: - az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó jogszabályok, az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek felsorolása (vagy gyűjteménye), -munkatáblák, tanúsítványminták, feldolgozási táblák, kérdőívek stb., továbbá ezek kitöltési útmutatója.

69 69 A vizsgálati programmal szembeni követelmények Az ellenőrzési programot a vizsgálhatóság is minősíti. A jó program nem tartalmaz túl sok feladatot vagy szempontot, hanem csak az adott céggel, egységgel vagy témával egyértelmű okozati összefüggésben lévőket. A programmal szemben követelmény, hogy megfelelően rendszerezett legyen és a benne kijelölt feladatok reálisak, vizsgálhatóak legyenek. A vizsgálhatóság szempontjából azonban nemcsak az a fontos, hogy a programban a feltett kérdések reálisak legyenek és azokra megalapozott válaszokat lehessen kapni, hanem az is lényeges, hogy csak annyi szempont vagy kérdés kerüljön a programba, amennyit a résztvevők képesek a vizsgálat (esetleg módosított) időtartama alatt alaposan megvizsgálni.

70 70 Az ellenőrzésben részt vevőknek a helyszíni ellenőrzés lebonyolítását megelőzően, de legkésőbb a megkezdéskor célszerű elkészíteni az elérni kívánt célnak megfelelő főbb szempontok, vizsgálati kérdések megvizsgálásának ütemezését, összeállítani a rendelkezésre álló idő eredményes kihasználását elősegítő ütemtervet.

71 71 Az ütemterv Az ütemterv a vizsgálatban részt vevők időbeosztása. Az ütemterv kijelöli a vizsgálat minden tagjának részfeladatát és időütemezését. Az ellenőrzési ütemtervben az egyes részfeladatok elvégzésének időtartamát úgy rögzítik, hogy: - elegendő idő álljon rendelkezésre az alapvető vizsgálati feladatok, kérdések megvizsgálásához és - az egyes megállapítások időben egyeztethetők legyenek az érdekeltekkel.

72 72 Követelmény az ütemtervvel szemben, hogy az ellenőrzési részfeladatokat olyan idősorrendben tartalmazza, amely megteremti a részterületekkel kapcsolatos tapasztalatok, megállapítások egymásra épülését. Először azoknak a programpontoknak, részkérdéseknek, részterületeknek ellenőrzését kell ütemezni, amelyek egyben egy másik programpont vizsgálatához (vertikális vizsgálat) kiindulási alapként szolgálhatnak.

73 73 Az ütemterv arra teremt lehetőséget, hogy az ellenőrzést végrehajtók irányítója, vezetője az egész ellenőrzés folyamán tájékozott legyen a vizsgálat menetéről, dönteni tudjon az esetlegesen szükségessé váló programmódosításokról és a kiegészítések, módosítások személyi feltételeiről, időszükségletének megteremtéséről.

74 74 A megbízólevél Az ellenőröket (ideértve a felkért külső szakértőket, megbízottakat is) megbízólevéllel kell ellátni, amelyet a kiadmányozási szabályok szerint megjelölt vezető - általában az ellenőri szervezet vezetője - ír alá. A megbízólevél az ellenőrzött szerv részére igazolja (hitelesíti) az ellenőr felhatalmazását és ebből következően jogosultságát az ellenőrzés elvégzésére. A megbízólevél tartalmának összhangban kell lennie az ellenőrzési programmal.

75 75 A megbízólevél tartalmazza: -a kiállító cég megnevezését, címét, -a megbízólevél számát (iktatószámát, nyilvántartási számát), -a „Megbízólevél” megnevezést, -az ellenőr nevét, beosztását, személyazonossági igazolványa számát, -az ellenőrzött cég(ek), helyszínek megjelölését, a helyszíni ellenőrzés időszakát, -az ellenőrzés tárgyának (típusának) megjelölését, az ellenőrzési programra való hivatkozást, -az ellenőrzés jogszabályi alapját (felhatalmazást), -a megbízólevél érvényességi idejét, -a kiállítás keltét, -a megbízólevél kiadmányozására jogosult aláírását és bélyegző lenyomatát.

76 76 Felkészülés az ellenőrzésre Az ellenőrzések szakszerű, hatékony végrehajtása nem választható el az ellenőrök szakmai képzettségétől, rátermettségétől. Az ellenőrzésekre való felkészültség alapvető követelménye az alkalmazási előírásként is meghatározott iskolai végzettség, szakmai képzettség és gyakorlati idő.

77 77 Az ellenőri cégek ellenőri apparátusukat minél alaposabban felkészítik feladatuk ellátására, bővítik szakmai ismereteiket. Ez a felkészítő munka két oldalról valósul meg: -az ellenőri szerv által az ellenőrzési terv figyelembevételével kialakított általános képzés, oktatás keretében, -a konkrét ellenőrzés előkészítésének keretében folyó felkészüléssel.

78 78 Az előkészítő szakaszban folyó felkészülés egyénileg és konzultációval, az információk, a tapasztalatok megosztásával, azok kicserélésével folyhat. Amennyiben az ellenőrzést többen végzik, előfordul, hogy a program összeállítására irányuló előkészítő munkát nem a végrehajtásban résztvevő valamennyi ellenőr, hanem a vizsgálatvezető irányításával közülük csak néhányan vagy csak a vizsgálatvezető végzi. Ezekben az esetekben különösen fontos, hogy megfelelő időt és figyelmet fordítsanak az ellenőrök felkészítésére és a felkészülésre.

79 79 Az ellenőrzésre a felkészülés nem az általános szakmai, illetve gazdálkodási ismeretek megszerzését célozza. A felkészülésnek a vizsgálandó témákkal és területekkel kapcsolatos konkrét ismeretekre kell irányulnia. A felkészülés folyamán a vizsgálatban résztvevőknek olyan kérdésekkel is kell foglalkozniuk, amelyek általában meghaladják addigi ismereteiket, ugyanakkor ezek kellő mélységű megismerése elengedhetetlen az ellenőrzési feladataik megfelelő végrehajtásához.

80 80 A meghatározott vizsgálatra felkészülés módszereihez általában a következők sorolhatók: -a jogszabályok, vezetői utasítások előírásainak megismerése, -az ellenőrzendő cég, egység belső szabályzatainak tanulmányozása, -a szakirodalom tanulmányozása, -a szakértőkkel való konzultálás, -a tapasztalatcsere, -a korábbi ellenőrzések nyomán tett intézkedések hatékonysága, esetleges hiányosságai.

81 81 A helyszíni vizsgálat sikeres végrehajtásának alapvető feltételei -a jó előkészítés, -a megfelelő program és -a vizsgálathoz kellően felkészült résztvevők.

82 82 A helyszíni ellenőrzés Az ellenőrzés előkészítését, a program jóváhagyását és az ellenőrzésre történő felkészülést követően megkezdődik az ellenőrzés végrehajtása.

83 83 Az ellenőrzés végrehajtásának, az ellenőrző tevékenységnek három alapvető módszere van: -a helyszíni ellenőrzés, -a beszámoltatás -a folyamatos adatszolgáltatáson alapuló ellenőrzés.

84 84 A helyszíni ellenőrzést az előkészítés, jól összeállított program és a vizsgálatra történő felkészülés alapozza meg. A helyszíni ellenőrzés eredményessége alapvetően függ: -a tanulmányozást, vizsgálódást igénylő anyagok kiválasztásától, -az összehasonlításhoz kigyűjtött adatok közül a vizsgálat céljainak leginkább megfelelőek meghatározásától -az előbbiekre támaszkodó megalapozott következtetések kialakításától.

85 85 A helyszíni ellenőrzés arra irányul, hogy az előkészítés és a program alapján a felkészülésre támaszkodva a helyszínen hajtsák végre a programban előírt vizsgálati feladatokat. A helyszíni vizsgálat keretében fel kell tárni a programban foglalt kérdésekkel kapcsolatos kiemelkedő eredményeket, a kedvezőtlen irányzatokat és ezeknek rendszerbeli vagy eseti okait, hatását.

86 86 Az ellenőrzött értesítése Az ellenőrzendő cég vezetőjét az ellenőrzésről értesíteni kell. Ez azt a célt szolgálja, hogy az ellenőrzött fel tudjon készülni a vizsgálatra és ezúton segítse az ellenőrzés végrehajtását, az ellenőrzésre fordítható idő racionális felhasználását, valamint az ellenőrzés zökkenőmentességét. Az előzetes értesítés célszerű információtartalma a következő lehet: - az ellenőrzés tárgyának, típusának megjelölése, - az ellenőrzés elrendelésére, hatásköri, illetékességi jogosultságra való hivatkozás (például a jogszabály megjelölése), -a helyszíni ellenőrzés várható ideje (mikor kezdődik és várhatóan meddig tart), - az ellenőrzés alá vont időszak, -az ellenőrzésért felelős, illetve a vizsgálatvezető neve, beosztása.

87 87 Az előzetes értesítéstől el lehet tekinteni, ha a rendelkezésre álló adatok szerint ez az ellenőrzés eredményességét meghiúsítaná (például dokumentumok várható eltüntetése stb.), mert a szükséges meglepetésszerűség nem lenne biztosítva.

88 88 Az adóhivatali ellenőrzésnek az ellenőrzések helyszínei tekintetében vannak sajátos, kivételes eljárásai, amelyek a kiértesítés módját is befolyásolják. A beszámoltatás módszerével történő ellenőrzésnél a beszámolásra való felhívás, a szempontok megküldése jelenti az ellenőrzött értesítését. Ha a bekért adatok, információk helytállóságának helyszíni ellenőrzésére is sor kerül, akkor annak megkezdéséről is szükséges értesíteni az ellenőrzöttet. Az átfogó ellenőrzéshez kapcsolódóan már az előkészítés kezdésekor célszerű megkeresni az ellenőrzendő céget. Ez az eljárás lehetővé teszi, hogy az ellenőrzött a szükséges dokumentumokat, adatokat az előkészítés szakaszában rendelkezésre bocsássa, illetve az elővizsgálatot, a próbavizsgálatot.

89 89 A helyszíni ellenőrzés megkezdése A helyszíni ellenőrzés megkezdésekor az ellenőr vagy a vizsgálatvezető az ellenőrökkel, az ellenőrzött cég vezetőjénél bejelentkezik. A helyszíni ellenőrzést indító megbeszélés, a helyszíni vizsgálat az ellenőrök jogosultságának igazolására szolgáló megbízólevél bemutatásával kezdődik.

90 90 A megbízólevél bemutatását követően az ellenőri cég jelenlévő vezetője (vizsgálatvezető, ellenőr) ismerteti az ellenőrzési programot, a munkamegosztást, egyeztetik a jelenlévőkkel az ellenőrzési feladatokat, az együttműködést.

91 91 Az érdemi ellenőrzés megkezdése előtt az ellenőrzött cég részéről néhány alapvető technikai feltételt kell biztosítani: - az ellenőrök szabad mozgásának (veszélyes munkahelyeken kísérettel és védőfelszereléssel) lehetővé tétele a székhelyen, telephelyeken, illetve munkahelyeken (például belépő igazolvány biztosítása), - az ellenőrzött cég alkalmazottainak, munkatársainak válaszadásra, nyilatkozattételre felhatalmazása az ellenőrzött szerv vezetője által, - a program szerint leginkább érintettekkel, a személyes beszélgetések lehetőségének biztosítása a folyó munka zavarása nélkül, - az ellenőrzés lefolytatásához szükséges iratok és más dokumentumok átadásának biztosítása, - az ellenőri munkának megfelelő zárható helyiség és technikai eszközök (asztal, iratszekrény, telefon, számítógép stb.) rendelkezésre bocsátása.

92 92 Az ellenőrzést indító, helyszíni megbeszélés során (illetve azt követően az ellenőrzéssel érintett cégi egységek vezetőivel történő találkozáskor) kérni kell - a szükséges határidők megjelölésével -, hogy készítsék elő a szükséges okmányokat, nyilvántartásokat, szabályzatokat, illetve állítsák össze az igényelt adatokat, kimutatásokat, tanúsítványokat.

93 93 A helyszíni ellenőrzés lefolytatása, módszerei A helyszíni ellenőrzés célja, hogy a programban meghatározott szempontoknak megfelelően az ellenőrzést végzők megállapítást tegyenek, illetve alakítsanak ki. A megállapításoknak objektíveknek és a bizonyítékokkal alátámasztottaknak kell lenniük. Arra kell törekedni, hogy a megállapításokat, megfelelő és elegendő bizonyítékokra alapozzák, ami azt jelenti, hogy azok alapján a hasonló szakmai ismerettel rendelkezők is ugyanarra a megállapításra, illetve következtetésre jutnak. (A megállapítás alátámasztására szolgáló bizonyítékokat - az ellenőrző szervnél az alkalmazott gyakorlatnak megfelelően - csatolni kell a jelentéshez, illetve a jegyzőkönyvhöz.)

94 94 Az ellenőrzést célszerű az ellenőrzött cég, téma szabályzatainak vizsgálatával kezdeni. Ezek lehetnek: szervezeti és működési szabályzat, kollektív szerződés, munkaügyi szabályzat, számviteli politika, számlarend, bizonylati szabályzat, a leltározás, a selejtezés, a készpénzkezelés, az értékelés, az önköltségszámítás szabályzatai.

95 95 Ezek a szabályzatok eligazítást adhatnak az ellenőr számára arról, hogy melyek a sajátos követelmények, folyamatok, illetve ismeretet nyújtanak a hatáskörökről, a döntési mechanizmusról, továbbá a szabályozatlan területekről. A szabályozottság ellenőrzése során meg kell győződni a jogszabályokban előírt belső szabályzatok meglétéről, aktualitásáról, teljességéről és helyességéről. Ennek során figyelembe kell venni a jogszabályok hierarchiáját, ami a követelmények érvényesítendő hierarchiáját is jelenti.

96 96 Fontos az elsők között áttekinteni a belső ellenőrzés, a könyvvizsgáló, illetve a külső szervek ellenőrzési anyagait is, mivel az ezekből nyert információ szintén befolyásolhatja az alkalmazandó eljárást, a vizsgálat mélységét (az ellenőrzendő tételszámokat) az ellenőr munkavégzésének kockázatát.

97 97 Az ellenőrzés során a tényleges helyzetet, a gazdasági események számbavételét, minősítését, értékelését és elszámolását stb. mindig valamilyen követelményhez kell viszonyítani. A követelmények megismerése a felkészülési időszak feladatai között is szerepel, de azok teljes körű megismerésére és alkalmazásukra az ellenőrzés végrehajtásának szakaszában - a helyszínen - kerül sor.

98 98 A tények megismerésének egyik módja a dokumentumok ellenőrzése. A dokumentumokon alapuló ellenőrzés során első feladat meggyőződni arról, hogy a gazdasági eseményeket megnyugtatóan bizonylatolták-e, és a bizonylatok, dokumentumok, okmányok és nyilvántartások a valóságos gazdasági műveleteket tükrözik-e. Ez a dokumentumok hitelességének alaki, formai követelményeinek felülvizsgálatát jelenti, továbbá ezen keresztül annak megítélését, hogy azok tartalmilag a gazdasági eseményt pontosan, rekonstruálható és ellenőrizhető módon rögzítik-e úgy, hogy az okmányokon szereplő tények a követelményekkel egybevethetők legyenek.

99 99 A szúrópróbaszerű dokumentumvizsgálatnál - hibafeltárásáért, a megállapítása helytállóságáért való felelősség szempontjából is - ajánlott, hogy az ellenőr az ellenőrzött okmányt szignálja. Ez az eljárás célszerű abban a tekintetben is, hogy további, hasonló módszerű vizsgálatnál a kiválasztás ellenőrizetlen bizonylatokra essék, s így a bizonylatok, dokumentumok szélesebb köre legyen ellenőrzéssel lefedett.

100 100 Az dokumentumok, nyilvántartások valódiságának, hitelességének ellenőrzésénél, illetve a körülmények, tények tisztázása érdekében szükségessé válhat kapcsolódó (találkozó) ellenőrzés. Ez esetben összehasonlítással, egyeztetéssel az ellenőrzés tárgyát, illetve az ahhoz kapcsolódó tényt, körülményt más cégnél (például a számla kibocsátójánál, az átadott pénzeszköz felhasználójánál, címzettjénél, a szolgáltatást igénybevevőnél, a felügyeleti szervnél) is megvizsgálják. A kapcsolódó ellenőrzés lefolytatható az érdekelttől a kívánt információ, nyilatkozat megkérésével, vagy a helyszínen történő ellenőrzéssel.

101 101 A közvetlen megfigyelésen, tapasztalatokon alapuló eljárások is lehetővé teszik az okmányokon, nyilvántartásokban rögzített gazdasági események valódiságának ellenőrzését. A helyszíni ellenőrzés végrehajtása folyamatában az ellenőr megállapításokhoz jut logikai eszközökkel, így az adatok, információk elemzésével, értékelésével. A gazdasági elemzés, mint ellenőrzési módszer használata akkor célszerű, ha az ellenőrzés nem vagy nem csak a normatív előírásokkal szabályozott formai követelmények teljesítését vizsgálja, hanem kiterjed a tevékenység ellátására gyakorolt hatások feltárására, a gazdálkodási tevékenység célszerűségére, gazdaságosságára, hatékonyságára.

102 102 A helyszíni ellenőrzés szakaszai A helyszíni ellenőrzés lefolytatását nem lehet minden esetben mereven kötelező szakaszokra felbontani, de az ellenőrzés helyszíni végrehajtásának vannak logikus sorrendbe foglalható, egymást követő elemei, szakaszai. Ezen elemek, szakaszok mindig az adott konkrét ellenőrzéssel szemben támasztott igényektől függenek.

103 103 Az egyes szakaszok: -A helyszínen az ellenőrzés megkezdésekor az ellenőrzés vezetője köteles a vizsgálatot az ellenőrzésre kerülő cég vezetőjénél bejelenteni, és kötelessége bemutatni a megbízólevelét. -Az ellenőrzés végrehajtási feltételeinek megteremtéséről az ellenőrzött cég vezetője köteles gondoskodni. - Az ellenőrzés helyszínen végzett munkaszakaszában érvényesülniük kell az ellenőrzöttek és az ellenőrzést végzők számára előírt kötelezettségeknek és az őket megillető jogoknak.

104 104 Az a személy, aki az ellenőrzésre jogosult szervet, személyt valótlan adatok szolgáltatásával, adatok eltitkolásával vagy más módon félrevezeti, illetőleg a kért adat szolgáltatását vagy a jelentéstételt megtagadja, az előírt adatokat egyéb módon meghamisítja, és ezzel az ellenőrzést meghiúsítani törekszik, az meghatározott időtartamú szabadságvesztéssel büntethető. Az is büntethető, aki anyagilag vagy más módon hátrányos helyzetbe hozza az ellenőrzésre vagy adatgyűjtésre jogosult részére a valóságnak megfelelő adatokat szolgáltató munkavállalót vagy más személyt.

105 105 -A helyszíni ellenőrzés következő szakaszában kerül sor az ellenőrzött cégnél, egységnél a tevékenységéről való közvetlen tájékozódásra, valamint a számviteli és egyéb nyilvántartások, adatok és bizonylatok (ügyiratok, tervek, szerződések, megrendelések, levelezés, műszaki dokumentációk, statisztikai információk, számlák, adóbevallások stb.) alapján a lezajló vizsgálatra.

106 106 Az ellenőrzés helyszíni végrehajtása folyamán az ellenőrzést végző személy az ellenőrzött cégtől vagy részlegtől indokolt mértékben kérhet a bizonylatokról hitelesített másolatokat, adatkigyűjtéseket, feldolgozásokat. Mindezeknek a vizsgálati programban foglalt feladatok végrehajtását kell szolgálniuk.

107 107 A rendszerbeli okok sajátosságai, vizsgálatának módszerei A célok, feladatok teljesülésének, az irányzatok alakulásának vizsgálata, a vizsgált témakörök közötti összefüggések elemző vizsgálata elvezet annak felismeréséhez, hogy a kedvezőtlen tapasztalatok, irányzatok előidézőinek eredőit, az okait fel lehessen ismerni. Az okok ismerete vezethet el ahhoz, hogy a feltárt hibák és kedvezőtlen hatásaik megszüntethetőek legyenek.

108 108 ok feladatok, célok hiányos megvalósítása következmény

109 109 Az okok - következmények séma jól érzékelteti az ellenőrzés lényegét, az ellenőrzés az esetek túlnyomó részében a múltat vizsgálja, tehát a már lezajlott eseményeket, de a jövőt kívánja kedvezőbbé tenni.

110 110 Az ellenőrzést végzők együttműködése A több ellenőr részvételével folyó ellenőrzéseknél fontos az ellenőrök együttműködése, információik kicserélése. Ez különösen akkor fontos, ha kapcsolódó területeket, folyamatokat ellenőriznek. Az ellenőrzés végrehajtásának vezetői kontrollja a menet közbeni beszámoltatás célja:

111 111 -meggyőződni az ellenőrök feladatvégzésének eredményéről, alaposságáról, -az addig szerzett tapasztalatok alapján kijelölni a részletesebben, mélyebben ellenőrzendő feladatokat, területeket, a még tisztázandó kérdéseket, -ütköztetni a megállapításokat, meghatározni, hogy kell-e és ha igen, akkor milyen irányban kell kiszélesíteni az ellenőrzést, -megállapítani, hogy szükséges-e kapcsolódó (találkozó) ellenőrzés, programmódosítás, tisztázni, van-e olyan megállapítás, melynek alátámasztására jogszabály értelmezésre, jogi álláspont kérésére vagy más szakmai cégek véleményének kikérésére van szükség.

112 112 Az ellenőrzést akadályozó tényezők lehetnek: - a számviteli rend és fegyelem súlyos hiányosságai. Ha a számvitel hiányosságaival összefüggésben bűncselekmény elkövetésének alapos gyanúja merül fel, az ellenőrzés felfüggesztése előtt az ellenőrzést végzőnek gondoskodnia kell a bűncselekménynek az ellenőrzés eszközeivel való lehetséges feltárásáról, a bizonyítékok és az okmányok bevonásáról, illetve biztonságos megőrzéséről.

113 113 -az ellenőrzött szervezet dolgozóinak (az ellenőrzöttnek) jogsértő magatartása (a dokumentumokat többszöri kérésre sem bocsátják rendelkezésre, a szóbeli, írásbeli tájékoztatástól elzárkóznak stb.). -Az ellenőrnek az ellenőrzés lefolytatását gátló tényezőket jegyzőkönyvben kell rögzítenie. Ebben fel kell vetni az előállt helyzetért felelős személy(ek) felelősségét, javasolva az ellenőrzés felfüggesztését.

114 114 A minősített adatok védelme Az ellenőrzés végrehajtása során az ellenőrzést végzők olyan adatok birtokába jutnak, amelyek titokvédelmi előírások hatálya alá tartoznak. Ilyen esetben kötelességük, hogy munkavégzésük során a titokkörre vonatkozó szabályokat megtartsák, iratanyagaik, jelentéseik minősítése megfeleljen a titokvédelem alá eső tényeknek, információknak. (Államtitok, szolgálati titok adótitok, banktitok, üzleti titok )

115 115 Az ellenőrzés megállapításainak írásba foglalása Az ellenőrzés megállapításait, következtetéseit, illetve javaslatait az ellenőrnek minden esetben írásba kell foglalnia. Az írásba foglalás célját és egyben jelentőségét az adja meg, hogy ez szolgál alapjául minden további intézkedésnek, eljárásnak. A megállapítások írásba foglalásának formája az ellenőrző szervre vonatkozó jogszabályi, továbbá a belső előírásoktól függ. Az írásba foglalás formái lehetnek: - jelentés, részjelentés, összefoglaló jelentés, jegyzőkönyv, ellenőrzési jegyzőkönyv.


Letölteni ppt "1 5-6 kurzus 2015 március. 2 4. AZ ELLENŐRZÉS MÓDSZERTANA 4.1. Az ellenőrzés eszközei Célkitűzés- megismerni az ellenőrzés módszertanát, tervezését, a."

Hasonló előadás


Google Hirdetések