Iktatás és selejtezés folyamata

Az előadások a következő témára: "Iktatás és selejtezés folyamata"— Előadás másolata:

1 Iktatás és selejtezés folyamata

2 Iktatás

3 Iktatási bélyegző rovatai:
Iktatás folyamata Iktatási bélyegző rovatai: A cég megnevezése: Az érkezés dátuma: Az érkeztető könyv száma: Kapja szerv, egység: A szervezeti egység iktatószáma: Irattári tételszám: Ügyintéző: Melléklet:

4 A cég megnevezése: küldő neve Dátum: a mai dátum
Iktatás folyamata A cég megnevezése: küldő neve Dátum: a mai dátum Az érkeztető könyv száma: az adott évben a megnyitott iktatókönyvek darabszáma - aktuális év (pl ) Kapja szerv egység: konkrét címzett

5 Iktatószáma: 1 / iktatási főszám első betűje – iktatási alszám / aktuális év.

6 Nézzünk egy konkrét példát az iktatószám felírására: 1/G-32/2010

7 Nézzünk egy konkrét példát
Irattári tételszám: csak selejtezésnél Ügyintéző: a hallgató Melléklet: amennyiben van a következő formátumot használjuk: „1 lap” Nézzünk egy konkrét példát

8

9 1/G-32/2010 - A cég megnevezése: Gál István Gimnázium
Az érkezés dátuma: április 7. Az érkeztető könyv száma: Kapja szerv, egység: Tóth Kornélia gazdasági vezető A szervezeti egység iktatószáma: Irattári tételszám: 1/G-32/2010 - Ügyintéző: <hallgató> Melléklet: -

10 Iktatószám: az adott iktatószámot írjuk be
Beérkezett: küldő adatai Az ügyirat tárgy: levél tárgya Kezelési feljegyzések: ügyintéző neve Irattári elhelyezés dátuma: aktuális dátum

11 Iktatókönyv kitöltése
Iktatás folyamata Iktatókönyv kitöltése

12 Betűrend: tárgy első betűjét figyelembe véve beírjuk a oszlopba az ügyirat tárgyát
Iktatószám: az általunk adott iktatószámot ebbe az oszlopba írjuk be Név hely vagy iktatandó anyag tárgya: a leiktatott dokumentum tárgyát írjuk be

13 Betűrendes kimutatás iktatáshoz

14 Selejtezés

15 Döntsük el a 3 irat közül melyik selejtezhető (iktatószám és a keltezés dátuma alapján történik a Selejtezés táblázat segítségével) A selejtezendő iratot áthúzzuk Kitöltjük a Selejtezés táblázatot

16 Az első irat keltezésének időpontja:
2006. Július 4. Az első irat iktatószáma: 5/N-13/2006

17 Megvizsgáljuk az iktatószámot: 5/N-13/2006
Az iktatószám alapján kiderül, hogy az első iratunk nem selejtezhető. Ilyenkor nincs szükségünk a keltezés dátumára, így ezt az iratot nem selejtezzük le.

18 A második iratunk keltezésének időpontja:
2009. január 7. Az második irat iktatószáma: 4/N-16/2009

19 Megvizsgáljuk az iktatószámot:
4/N-16/2009 Az iktatószám alapján kiderül, hogy a második iratunk 5 évig nem selejtezhető Megvizsgáljuk az iratunk keltezését, (2009. január 7.), így ez az irat nem selejtezhető.

20 A harmadik iratunk keltezésének időpontja:
1994. április 5. A harmadik iratunk iktatószáma: 1/N-15/1994

21 A harmadik iratunk melléklete

22 Megvizsgáljuk az iktatószámot:
1/N-15/1994 Az iktatószám alapján kiderül, hogy a harmadik iratunk 5 évig nem selejtezhető. Megnézzük az irat keltezését (1994. április 5.), mivel az 5 éves határidőn túl vagyunk, így ezt a mellékletet fogjuk leselejtezni.

23 A selejtezhető iratot és mellékletét áthúzzuk!

24 Most pedig nézzük meg a Selejtezési jegyzőkönyv kitöltését, a mellékletünk alapján!

25 Iktatás folyamata

26 Általános kitöltés a megnevezésekkel

27

28 További sikeres felkészülést kívánunk!
Köszönjük a figyelmet, reményeink szerint sikerült megtanulniuk a folyamatot bemutatónkból! További sikeres felkészülést kívánunk! Eumedia Bt.