Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Kovács László Budapest, 2005. november 25. Folyamatmodellezés elméleti háttere.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Kovács László Budapest, 2005. november 25. Folyamatmodellezés elméleti háttere."— Előadás másolata:

1 Kovács László Budapest, november 25. Folyamatmodellezés elméleti háttere

2 2 Az oktatás célja a normatív folyamatmodellek elkészítéséhez szükséges ismeretanyag átadása Az oktatás céljai: A folyamatmodellezés elméleti hátterének megismerése A folyamatmodellezés módszertani hátterének megismerése A folyamatmodellezés gyakorlati áttekintése, projekt során alkalmazott keretek és eszközök bemutatása A főbb mérföldkövek bemutatása

3 3 Az oktatás tartalma A folyamatmodellezés módszertani alapjainak bemutatása Prezentáció Kérdések megválaszolása A folyamatmodellezés konvencióinak az ismertetése Prezentáció Kérdések megválaszolása Minta folyamatmodell elkészítésének bemutatása Prezentáció Kérdések megválaszolása Folyamatmodellek táblázatszerű rögzítésének bemutatása Prezentáció Kérdések megválaszolása Folyamatmodellezés mérföldköveinek az ismertetése

4 4 Példa az első intelligens folyamatfejlesztésre…

5 5 A folyamatmodellezés célja, hogy mind a működés hatékonyságára, mind a gazdálkodás eredményességére hatással legyünk 1. lépés Teljesítmény felülvizsgálat 4. lépés Megvalósítás 2. lépés Bevételek növelése 3. lépés Hatékonyság növelése Folyamatmodellezés

6 6 A folyamatfejlesztés szakaszai Előkészítés, célkijelölés Célok Munkaterv Az első lépés az intézmények teljesítményének a felülvizsgálatával kell, hogy kezdődjön. Teljesítmény felülvizsgálat Elemzés Jelen működés elemzése Benchmarking Felesleges a részletes felmérés. Cél: a folyamatok, a működés megértése. A felmerülő problémák elemzése. Modell, koncepció Folyamat- optimalizálás A hatékonyság és szolgáltatásorientáltság elemeinek a meghatározása, folyamatba illesztése. Folyamat- tervezés, modellezés Folyamatok leképezése modell szinten Főbb bizonylatok meghatározása Szabványosítás. A standard folyamatok a hatékony folyamatok. Részfolyamatok összehangolása. Probléma- térkép Javítási pontok meghatározása Technológiai lehetőségek beépítése

7 7 A benchmarking megmutatja a cselekvési lehetőségeket Egy foglalkoztatottra eső teljesítmény Egy oktatóra jutó adminisztráció Hallgatói szolgáltatások mutatói... Funkció-kapacitások Költségek területenként /osztályonként Feladatmegoldás össze- hasonlítható intézményekben Minőség-mutatószámok... Funkció-Benchmarking Folyamat és folyamatcsoportok- kapacitások A részt vevő szervezeti egységek Feldolgozási idők Folyamatminőség... Mutatószámok összehasonlítása Folyamat-Benchmarking Típus Terjedelem Eredmény

8 8 Alapterületek definiálása Tevékenység területek Elvárások 2. Sarokcélok Lehetőségek Veszélyek Erősségek Gyengeségek Sikertényezők definiálása Alaptevékenység definiálása Gyenge pontok feltárása Optimalizációs célok megállapítása 3. Optimalizáció megvalósítása 1 részf.n részf.2 részf. Folyamatterv definiálása Finomított/részletes folyamatok meghatározása Informatikai funkciók definiálása Stratégia A folyamatoptimalizálás eljárása

9 9 A folyamatoptimalizálás kiindulópontjai Hatékonyság növelése Minőség javítása Átfutási idő csökkentése Célháromszög Nem értékalkotó tevékenységek megszüntetése Bürokratikus folyamatok Az egységesítés hiányából adódó ráfordítások Hurkok, duplán elvégzett munkák Tisztázó egyeztetések Hibázásból és hiányokból származó utómunkálatok Ellenőrző tevékenységek Folyamatintegráció A folyamatot lehetőleg csak egy helyen kell elvégezni Kapcsolódási pontok megszüntetése Hatáskörök bővítése Szekvenciális munkavégzés helyett párhuzamos munka Feladatok kötegelése IT támogatás Egyszerűbb, gyorsabb feldolgozás „Papírszegény” feldolgozás Rövid válaszidő „Point of transaction” munkavégzés IT rendszer által javasolt referencia folyamatok figyelembe vétele 4

10 10 Milyen potenciálokat keresünk? Cél: A működési hatékonyság javítása, folyamatok racionalizálása. Kiszervezési lehetőségek Szervezet egyszerűbbé, átláthatóbbá tétele Létszám optimalizálás Létszám optimalizálás Fejlesztési igény csökkentése, optimalizálása Hallgatói, munkatársi elégedettség javítása Irányítás eredményességének javítása Folyamatok optimalizálása

11 11 Törekedjünk a szabványosításra a folyamatok mentén Miért jó, ha szabványos? Mert jóval olcsóbb és gyorsabb: Nem kell semmit sem újra kitalálni. Nem kell azzal foglalkoznunk, hogy hogyan kellene megcsinálni. Mindenki számára világos mi a feladata és csak azzal foglalkozik. A feladatokat optimalizáltan, ütemezetten, prioritások szerint oldják meg – nem ad hoc, „ahogy jön” jelleggel. Szabványos azt jelenti: mindent, mindig ugyanúgy csinálunk, előre meghatározott szabályok szerint. Miért okoz ellenállást? Mert változással jár – a meglévőt ismerjük, az újat még nem. Mert merevnek tűnik – miért kell mindent túlbonyolítani. Mert szeretjük az ad hoc, nem rögzített szabályok szerint működő, személyorientált dolgokat, ha mi jól eligazodunk benne – a szervezeti kultúra része, ismerete és hatékony kezelése hatalmat jelent („csak hívom aa főnököt és el van rendezve” – nem mindenkinek működik). Ezek néha nagyon erős szervezeti kulturális elemek lehetnek, amit minden hatékonyságra és helyettesíthetőségre, cserélhetőségre törekvő vezető meg akar szüntetni. (Természetesen ezeket a kérdéseket minden szabványosításnál figyelembe kell venni.)

12 12 Folyamatmodellezés végrehajtása Indító workshop teamek keretében Módszertani alapok Modellezési alapok Ütemezés, határidők Folyamatok felosztása – felelősökhöz rendelése Folyamatmodellezés elindítása workshop-ok keretében Folyamatmodellek kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodellezés eredményeinek integrációja Folyamatmodellek kidolgozása Folyamatmodellek kidolgozása a háttérben táblázat formában Workshop-ok a folyamatmodellek egyeztetésére – folyamat/nap Szakértői javaslatok Folyamatmodellek eredményeinek integrációja Szakértői előkészítés – integrációs pontok, konzorciumok közötti eltérések A teameket átfogó workshop az integrációs pontok egyeztetésére szekciómunkában A háttérben zajló modellezés követése, folyamatos minőségbiztosítása, hogy a szakmailag megfelelő szinten előkészített javaslatok kerüljenek a teamek elé egyeztetésre. A háttérben az innovációk tartalmának, valamint a folyamatok integrációjának egyeztetése és követése, a workshop-ok keretében nem leegyeztetett eltérések külön kezelése.

13 13 A normatív folyamatmodell kidolgozásának és oktatásának ütemezése Tevékenységek A folyamatmodellezési szakasz előkészítése intézményi szintű egyeztetés a feladatokról teamek felállítása innovációk intézményi bemutatása Modellezési és módszertani kézikönyv összeállítása Indító teamülések megtartása, a folyamatmodellezés elindítása Normatív folyamatmodell kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodell integrációja, véglegesítése Folyamat- modell oktatása, ARIS oktatás november december június 30. Normatív folyamatok elfogadása március 31. Oktatás és feladat- kiosztás 1. teamülés megtartása 2. teamülés megtartása Tananyagok elkészítése Határidő: december 8. November 25.

14 14 A normatív folyamatmodell kidolgozásának és oktatásának ütemezése Tevékenységek Modellezési és módszertani kézikönyv összeállítása Normatív folyamatmodell kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodellezés I. ütemének végrehajtása és egyeztetése Folyamatmodellezés II. ütemének végrehajtása és egyeztetése Folyamatmodell integrációja, véglegesítése november december június 30. December március teamülés megtartása 2. teamülés megtartása Január 27. Március 17. Március 31.


Letölteni ppt "Kovács László Budapest, 2005. november 25. Folyamatmodellezés elméleti háttere."

Hasonló előadás


Google Hirdetések