Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Mérlegképes könyvelő Ellenőrzés tantárgy. Ellenőrzés Fogalma : Valamilyen cél vagy feladat lehető leghatékonyabb megvalósítása céljából végzett olyan.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Mérlegképes könyvelő Ellenőrzés tantárgy. Ellenőrzés Fogalma : Valamilyen cél vagy feladat lehető leghatékonyabb megvalósítása céljából végzett olyan."— Előadás másolata:

1 Mérlegképes könyvelő Ellenőrzés tantárgy

2 Ellenőrzés Fogalma : Valamilyen cél vagy feladat lehető leghatékonyabb megvalósítása céljából végzett olyan tevékenység, mely a követelményekhez viszonyított intézkedésekre alkalmas megállapítások, állásfoglalások és javaslatok kialakításával szolgálja a vezetést, az irányítást.

3 Ellenőrzés Követelmény: Elsődlegesen a jogszabályok, törvények, jogszabályi előírások, de a jogszabályokon alapuló azok előírásaival harmonizáló belső szabályzatok, utasítások, határozatok, tervek, programok, normatív előírások.

4 Ellenőrzés Az ellenőrzés ténymegállapító, összehasonlító, értékelő és javaslattevő tevékenység, melynek elemei: - A tényhelyzet megismerése - Valamilyen követelményhez történő viszonyítás - Az eltérések alapvető okainak feltárása.

5 Ellenőrzés Célja: Jelezni a hibát, tévedéseket és ezek kijavítása a megismétlődésük elkerülése érdekében. A célt mindig az általa képviselt érdekek határozzák meg.

6 Érdekek csoportosítása: Tulajdonosi érdek: a tevékenység egészére kiterjed, célja az eredményesség és hatékonyság vizsgálata. Hatósági érdek (közérdek): a vállalkozások, állampolgárok olyan tevékenységére terjed ki, melyet törvények, jogszabályok kötelező erejű állami előírások szabályoznak.

7 Az ellenőrzés tartalma: Rendszer: kölcsönösen egymásra ható dolgok, elemek együttese Ellenőrzési rendszer: pénzügyi – gazdasági ellenőrzés

8 Magyarországi ellenőrzési rendszer Államhatalmi és népképviseleti szervek: (Országgyűlés, Parlament) Államigazgatási szervek: (Kormány, miniszterelnök, miniszterek) Tulajdonosi ellenőrzés: gazdasági társaságok, szövetkezetek, állami, önkormányzati Pénzintézeti ellenőrzés: jegybank, hitelintézetek Belső ellenőrzés: vezetői, munkafolyamatba épített, függetlenített Független könyvvizsgálói ellenőrzés

9 Államhatalmi és népképviseleti szervek: Országgyűlés, parlament Állami Számvevőszék Ombudsmanok Köztársasági elnök Alkotmánybíróság Legfelsőbb Bíróság Legfőbb Ügyész Helyi önkormányzatok (polgármester, képviselő testület)

10 Államigazgatási szervek: Kormány Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (KEHI) Gazdasági Verseny Hivatal (GVH) Költségvetési Ellenőrzés Magyar Állam Kincstár (MÁK) Helyi önkormányzatok (jegyző) Adóhatóságok (APEH, VPOP, illeték hiv.) Felügyeleti ellenőrzés (PSZÁF, stb.)

11 Tulajdonosi ellenőrzés: Közgyűlés, taggyűlés Felügyelő bizottság Választott könyvvizsgáló ÁPV Rt.

12 Pénzintézeti ellenőrzés: MNB (bankjegy kibocsátás, elosztás) Hitelintézetek (kereskedelmi bankok) Világbank

13 Az ellenőrzés alapelvei: 1. Teljesség: az ellenőrzési rendszer lefedi a nemzetgazdaság egészét, képes ellátni valamennyi érdek képviseletét. 2. Rendszeresség-tervszerűség: az ellenőrzéseket meghatározott rendben és időszakonként visszatérően végzik. 3. Folytonosság-hézagmentesség: az ellenőrzésre kerülő időszakok folyamatosan, kihagyás nélkül követik egymást.

14 Az ellenőrzés alapelvei: 4. Törvényesség: az ellenőröknek és az ellenőrzötteknek is be kell tartaniuk a jogszabályi előírásokat (jogokat és kötelezettségeket). 5. Ésszerűség: az ellenőrzött szervezetek közötti munkamegosztást jelenti. 6. Megalapozottság: a megállapításoknak megdönthetetleneknek és objektíveknek, a következtetéseknek a realitásokhoz igazodóknak kell lennie.

15 Az ellenőrzés alapelvei: 7. Függetlenség: az ellenőrzést végzőknek befolyástól mentesnek kell lennie. 8. Hatékonyság: mennyire eredményes az ellenőrzés a hibák, szabálytalanságok, mulasztások feltárásában, okainak, felelőseinek megállapításában.

16 Az ellenőrzés tárgya szerinti csoportosítás: 1. Témaellenőrzés: azonos vagy azonos jellegű feladatot egy időben több szervezetnél vizsgálunk. (telepi és központi pénztár ellenőrzése) 2. Átfogó ellenőrzés: felöleli a vizsgált szervezet működésének teljes körét (beszámoló ellenőrzése) 3. Célellenőrzés: egy adott szervezetnél valamely konkrét egyedi téma, feladat kivizsgálására irányul. (vevői reklamáció) 4. Utóellenőrzés: előzőleg végrehajtott ellenőrzés megállapításai alapján hozott intézkedések teljesítésének a vizsgálatát jelenti.

17 Időpont szerinti csoportosítás: 1. Előzetes ellenőrzés: valamely gazdasági esemény megtörténtét megelőzően, a döntés előkészítése érdekében történik. (beruházás előkészítésének ellenőrzése) 2. Egyidejű vagy menet közbeni ellenőrzés: ha a gazdasági esemény végrehajtásával azonos időben végzik (MEO, számla felülvizsgálata a kiállításkor) 3. Utólagos ellenőrzés: a gazdasági eseményt követően elrendelt ellenőrzés. (utalványozás)

18 Gyakoriság szerinti csoportosítás: 1. Állandó vagy folyamatos ellenőrzés: megszakítás nélküli folyamatos (bankjegy ellenőrzés fizetés közben). 2. Időszakos ellenőrzés: az adott témát rendszeres időközönként ellenőrizni kell (havonta leltározás). 3. Esetenkénti ellenőrzés: alkalomszerűen kerül rá sor (pénztárrovancs, szerződések ellenőrzése).

19 Szervezés szempontja szerint: 1. Horizontális ellenőrzés: témaellenőrzés, azonos szervezetek működését, azonos vagy közel azonos időpontban egyidejűleg vizsgálják (nyugtaadási kötelezettség). 2. Vertikális ellenőrzés: a gazdasági folyamatban egymást követő fázisokat együttesen vagy közel azonos időpontban vizsgálják (gazdasági folyamat ellenőrzése).

20 Az ellenőrzöttel való kapcsolat szerint: 1. Belső ellenőrzés: az ellenőrzést végzők az ellenőrzött szervezettel állnak munka vagy megbízásos viszonyban (könyvvizsgálat, okmányfegyelem ell.). 2. Külső ellenőrzés: az ellenőrzött szervezettől független szervezetek végzik (APEH, VPOP, ÁSZ).

21 Irányultság szerinti csoportosítás: 1. Szabályszerűségi ellenőrzés: a szabályok betartására irányuló ellenőrzés (belső szabályzatok megléte). 2. Teljesítmény ellenőrzés: alapvető célja, hogy a vizsgált szervezet feladatainak megvalósításához felhasznált forrás a gazdaságossági, a hatékonysági, az eredményességi követelmények érvényesítésének összefüggő rendszerében ellenőrizze, minősítse.

22 Az ellenőrzés sajátos formái (1): 1. Elővizsgálat: az előkészítő szakaszban a cél és feladat meghatározása céljából a helyszínen végzett információ és adat gyűjtés. 2. Önellenőrzés: a munkafolyamatba épített ellenőrzés formája, érdekessége, hogy a tevékenységet és az ellenőrzést is ugyanaz a személy végzi. 3. Próbavizsgálat: a program tesztelése a cél, az előkészítés időszakában hajtják végre, amelynek eredménye alapján megítélhető az ellenőrzés célja, és eredménye alapján elvégezhető a szükséges korrekció.

23 Az ellenőrzés sajátos formái (2): 4. Kiegészítő vizsgálat: ha az alap ellenőrzés megállapításai a vizsgálattal érintett szervezet észrevétele alapján felülvizsgálatra szorul és szükségessé válik a tényállás tisztázása. 5. Kapcsolódó vagy találkozó ellenőrzés: akkor, ha a tények megnyugtató tisztázása az ellenőrzött szervnél nem végezhető el, de kapcsolatrendszerére való tekintettel az más szervezetnél oldható meg.

24 Tulajdonosi ellenőrzés Akkor, ha a tulajdonos és a vállalkozást vezető személye nem azonos. Lényege: a tulajdonosi érdek érvényesítéséből fakad, az érdekli, hogy a kinevezett vezető alkalmas-e alapítási célok, a megfelelő tartós jövedelmezőség elérésére, a vagyon gyarapítására. A döntést megelőző és megalapozó, a végrehajtást számon kérő és segítő ellenőrzés.

25 Tartalma: Az alapszabályban, alapító okiratban rögzített érdekeken alapuló ellenőrzések, amelyek egyrészt kötelezőek, másrészt ajánlottak. A tulajdonhoz kapcsolható eseti érdekeket védő ellenőrzések, amelyek a szerződésekben foglalt általános tartalmi kikötéseken kívüli követelmények számon kérését, ellenőrzését teszi lehetővé.

26 Gazdasági társaságok legfőbb szervének ellenőrzési tevékenysége: A legfőbb szerv elnevezése a társasági formától függően változik. Fő funkciói: - döntéseket hozó - beszámoltat a tulajdonnal, a jövedelmezőséggel, a hosszabb távú stratégiai ügyekkel összefüggő alapvető kérdésekkel kapcsolatban.

27 Felügyelő Bizottság A tulajdonosi ellenőrzési rendszer fontos eleme. Feladatait a Gt. fogalmazza meg, és a gazdálkodó szervezet általános céljaival áll összhangban. Ellenőrzési feladatai: - Gt. ügyvezetésének tevékenységét ellenőrizni, - Megvizsgálni a gt legfőbb szerve elé terjesztett valamennyi fontosabb jelentést, beszámolót.

28 A tulajdonosok abban érdekeltek, hogy a vezetést ellátó megbízottai tevékenységüket a lehető legeredményesebben végezzék, gondoskodjanak az eredményességről, hatékonyságról, a piaci pozíciók megőrzéséről. A törvény értelmében nem kötelező minden jogi személyiségű gazdasági társaságnál FB-ot létrehozni.

29 Kötelező létrehozni: Rt-nél Bármely vállalatnál, ha a főfoglalkozású dolgozók átlagos létszáma éves átlagban több 200 főnél. Azoknál a társas korlátolt felelősségő társaságoknál, ahol a törzstőke meghaladja az 50 MFt-ot.

30 Tagjai Legalább három legfeljebb tizenöt főből állhat. A tagokat a gazdasági társaság legfőbb szerve választja és jóváhagyja a FB által megállapított ügyrendet is. A tagok maguk közül megválasztják az elnököt, aki az ülések összehívásáról és levezetéséről gondoskodik. Ha a gazdasági társaság főfoglalkozású dolgozóinak átlagos statisztikai létszáma meghaladja a 200 főt a FB tagjainak 1/3 őket képviseli.

31 Ellenőrzése A vizsgálat eredményét a FB elnöke ismerteti, amely nélkül a beszámolóról és az adózott nyereség felosztásáról határozat nem hozható a taggyűlésen, közgyűlésen. Ellenőrzéssel a FB bármely tagja megbízható. A vezető tisztségviselőktől, a társaság vezető állású dolgozóitól jelentést, felvilágosítást kérhet, megvizsgálhatja a társaság könyveit, iratait, szakértőt vehet igénybe. Tevékenységéről évente beszámol a társaság legfőbb szervének. A vizsgálata során megállapított hiányosságok, mulasztások, szabálytalanságok megszüntetésére javaslatot tehet, véleménye lehet, de utasítási joga nincs.

32 Könyvvizsgálat A piac szereplőinek érdekeit szolgálja. A tevékenység folytatásának kereteit, szabályait és tartalmát a könyvvizsgálói kamarai törvény határozza meg. Része az ellenőrzési rendszernek, annak ellenére, hogy nem jelenik meg mint önállósult szervezet. Az végezheti, aki tagja a Magyar Könyvvizsgáló Kamarának.

33 Könyvvizsgáló az a természetes személy, aki Okleveles könyvvizsgálói képesítéssel rendelkezik. Büntetlen előéletű Munkaviszonyban nem áll és a munkaviszonyát a kamarai tagsági viszony keletkezésével megszünteti Hároméves szakmai gyakorlatot igazol Felelősségbiztosítással rendelkezik A kamara alapszabályában foglaltakat magára nézve kötelezően elismeri, A kamarai tagdíj megfizetését vállalja és teljesíti.

34 Nem végezhet olyan tevékenységet, amely befolyásolja a független könyvvizsgálói vélemény kialakításában, és csak olyan megbízást fogadhat el, amely nem veszélyezteti a független véleményalkotást.

35 Célja, tartalma Annak vizsgálata, hogy a vállalkozás az éves beszámolót a SZT-ben és alapelvekben foglaltak szerint állította-e össze, és vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzet, valamint a működés eredménye megbízható, valós képet ad-e. Jelentést kell készítenie. A piac szereplői számára plusz garancia, mert a vállalkozás által elkészített beszámolót vizsgálja felül, akinek érdeke, kötelessége a valóság feltárása, igazolása, piac szereplőinek reális tájékoztatása.

36 Kötelező megválasztani: rt-knél Kftnél, amelynek jegyzett tőkéje az 50MFt-ot meghaladja. Egyszemélyes kft-nél Ha azt külön törvény előírja Megválasztása: határozott időtartamra, max. 5 évre a társaság legfőbb szerve választja meg. A választott könyvvizsgáló újraválasztható.

37 Nem lehet könyvvizsgáló Nem lehet könyvvizsgáló gazdaság társaság alapítója, vagy tagja, Gazdasági társaság tisztségviselője és a FB-i tag, A gazdasági társaság tisztségviselője és FB-i tagja Ezek közeli hozzátartozója A gt. munkavállalója e minőségének megszűnésétől számított három évig.

38 Legfontosabb feladata: A beszámoló véleményezése Az üzleti jelentés vizsgálata abból a szempontból, hogy az valós adatokat tartalmaz- e. Köteles részt venni a legfőbb szerv ülésein. A gazdasági társaság ügyeiről szerzett értesüléseit üzleti titokként köteles megőrizni. A gazdasági társaság ügyeiről szerzett értesüléseit üzleti titokként köteles megőrizni. Ha tudomást szerez arról, hogy a vagyon jelentős csökkenése várható, köteles a Fb-ot, annak hiányában a gt-ot tájékoztatni, és a legfőbb szerv összehívását kérni.

39 Speciális feladata: Minden olyan tőkeemelés hitelesítése, amikor nem pénzbeli betéttel, hanem apporttal történik. Ezeket a feladatokat nem végezheti el a választott könyvvizsgáló, hanem egyedi megbízások alapján más könyvvizsgálónak kell végrehajtania.

40 A SZT-nek az a célja, hogy közzétételre, nyilvánosságra csak olyan beszámolók kerüljenek, amelyeket a vállalkozástól független, objektív szempontok alapján eljáró személy véleményezett. Minden vállalkozás saját elhatározása alapján is megbízhat könyvvizsgálót beszámolójának hitelesítéséhez.

41 Nyilatkozatok: Elfogadó nyilatkozat: a könyvvizsgáló teszi, hogy elfogadja a megbízatást. Teljességi nyilatkozat: a megbízást adó állítja ki, melyben büntetőjogi felelősség mellett kijelenti, hogy a könyvvizsgálathoz minden dokumentumot rendelkezésre bocsátottak, azok valós adatokat tartalmaznak, adatokat nem manipuláltak és ezt aláírásukkal igazolják.

42 Vezetői ellenőrzés: Az egyes vezetők közvetlen irányítása alá rendelt munkatársak tevékenységének az ellenőrzését jelenti. Ezt a vezetőknek személyesen kell gyakorolniuk, és ellenőrzésük mindig az ellenőrzött személyre irányul. Minden egyes vezető köteles az irányítása alá tartozó munkaterületet állandóan ellenőrizni.

43 Módszerek (1): Információn alapuló elemzés, értékelés: A belső és külső információk elemzése, értékelése alapján a vezetők információkat kapnak a célok, a feladatok teljesítéséről. Akkor alkalmas eszköz az ellenőrzésre, ha a tények mellett a követelményeket, a viszonyítási alapokat is pontosan kidolgozzák. Beszámoltatáson alapuló ellenőrzés: Lényege, hogy a különböző szintű vezetők az alacsonyabb szintű vezetőktől és beosztottaktól szerzett tájékoztatások után intézkednek. Lehet rendszeres vagy alkalomszerű. Történhet értekezlet, tanácskozás keretében, személyes beszámoltatással, szóban vagy írásbeli jelentéssel. Akkor hatékony, ha következetes.

44 Módszerek (2): Aláírási jogon alapuló ellenőrzés: Az ezzel végzett ellenőrzés során a vezető az általa aláírt irat felett aláírás előtt ellenőrzést végez. Magába foglalja a kimenő iratok jóváhagyó aláírását, a bejövő iratok szétosztási jogosultságát. Közvetlen helyszíni ellenőrzés: ismeret szerzés az üzemek problémáiról, a munkák helyzetéről, a kiadott intézkedések végrehajtásáról, a kapcsolatos problémákról, a dolgozók személyes gondjairól. Ne esetlegesen, hanem tervszerűen használják ezt a módszert.

45 Közvetlen helyszíni ellenőrzés formái: Munkaköri ellenőrzés: előre nem jelzett időpontban, váratlanul bekapcsolódik a beosztottjai munkájának a folyamatában. Eredményellenőrzés: egy meghatározott időpontra vonatkozóan megvonja a beosztottja tevékenységének mérlegét és megállapítja a helyszínen, hogy sikerült-e elérni a kitűzött célt.

46 Módszerek (3): Kérdéssorozatos ellenőrzés: a tevékenységgel kapcsolatban elkövethető hibák, a hibák elkerülésével összefüggő követelmények, sokoldalúan rendszerezett kérdéssorozatát állítják össze és ezekre keresnek választ. Információs teszt (kérdőíves módszer): átgondolt kérdéssorozat. Magatartás vizsgálatoknál alkalmazzák.

47 Módszerek (4): Hálótervezési eljárások: valamely cél elérését szolgáló tevékenységsorozat időbeli lefolyásainak tervezését, szervezését szolgálja. Értékelemzés: a meglévő állapot javítására, ráfordítások csökkentésére vagy új termék kialakítására irányul. A funkciók és a funkcióköltségek optimális arányát keresi.

48 Folyamatba épített ellenőrzés A tevékenységek folyamatába épített ellenőrzés sokféle lehet, a tömegszerű ismétlődő folyamatok szabályozott ellenőrzési rendszere. Sajátossága, hogy csak akkor jelez, h a követelményektől eltérést jelez. Átfogja a gazdálkodó szervezet egészét. Eredményessége befolyásolja a szervezettséget, a minőséget, a tevékenységet, a hatékonyságot. Alapfeltétele a tevékenység zárt folyamatrendszerének biztosítása.

49 A munkafolyamatba épített ellenőrzés lehet: Személyhez kötött önellenőrzés A munkaműveletek közötti ellenőrzés Önállósult szakellenőrzés

50 Önellenőrzés: A személyhez kötött önellenőrzés keretében magunkat ellenőrizzük. Egybevetjük az általunk elvégzett feladatot a követelményekkel. Fokozott öntevékenységet, önállóságot, szaktudást, pontosságot igényel és növeli a felelősségérzetet. Elsősorban a kis gazdálkodó szervezeteknél jellemző szűkös létszám miatt. Az összeférhetetlenség eseteiben az ellenőrzés személy szerinti különválasztása alapvető követelmény.

51 Munkaműveletek közötti ellenőrzés: Ennek keretében valamely munkaszakasz végrehajtását külön vagy a következő műveletet végző személy egy következő munkaszakasz kezdeteként ellenőriz.

52 Szakellenőrzések: Az ellenőrzés folyamatában egy–egy szakterületen kialakulnak kizárólag ellenőrzési feladatot ellátó funkciók. Ezeket a feladatokat egy-egy személy vagy egy-egy apparátus látja el.

53 Szakellenőrzés fajtái (1): Pénzkezelés, pénztár ellenőrzés: a pénztár folyamatos, a pénzkezelési szabályzat előírásai szerinti ellenőrzése. Számlaellenőrzés: a beérkezett számlák kifizetés előtti ellenőrzése. Készletellenőrzés: a raktározási tevékenység folyamatába épített ellenőrzés rovancsolást jelent. Bérszámfejtés ellenőrzése: bérek, és bér jellegű kifizetések ellenőrzése. Anyagfelhasználás ellenőrzése: az ellenőrzés az anyagelszámoltatáson alapul.

54 Szakellenőrzések fajtái (2): Költségelszámolás ellenőrzése: a költségelszámolás rendje átfogja-e a vállalkozás teljes tevékenységét. Kapuellenőrzés: annak a biztosítása, hogy a gyár, az üzem területét illegálisan anyagi értékek ne hagyhassák el. Szabványellenőrzés, rajzellenőrzés: a gyártmány mennyire felel meg a kötelező szabványoknak. Minőség-ellenőrzés: az ellenőrző tevékenységgel megakadályozni a nem megfelelő minőségű anyagok, termékek továbbfelhasználását. Automatikus ellenőrzés: akkor, ha az ellenőrzés szerepét ember helyett valamilyen eszköz veszi át.

55 Belső ellenőrzés Fogalma: a különböző típusú, egymást kiegészítő, de egymást nem helyettesítő értékelő tevékenységek olyan rendszere, amely átfogja a szervezet munkájának vagy tevékenységének egészét. Célja: A vezetési tevékenység részeként segíteni a vezetőt abban, hogy megalapozza a csoport érdek érvényesítésének céljaként megjelölt teljesítmények, a jövedelmezőség növekedését.

56 Alapvető feladata: A tevékenységek eredményeinek és hiányosságainak feltárásával, a tények elemzésével és javaslataival segítse elő, alapozza meg a vállalkozás vezetéséért felelős első számú vezető döntéseit, a szabályszerű gazdálkodást, valamint kísérje figyelemmel a döntést követő végrehajtás folyamatát.

57 Belső ellenőrzés lényege: Helyismerete következtében a rendszerint bonyolult gazdasági folyamatok felett nagy áttekintéssel rendelkezik. A vezetésnek a külső változások következtében módosuló céljaihoz gyorsan, rugalmasan tud alkalmazkodni. Tanácsadóként is segíti a vezetést a belső szabályozási, elszámolási rend kialakításában, a veszteségek feltárásában.

58 Az ellenőrzés eszközei Az ellenőrzési módszerek felölelik az ellenőrzés keretében felhasználásra kerülő eszközök megválasztását és alkalmazásukat, az ellenőrző tevékenység szervezését és az ellenőrizendő területtel, az ellenőrzés tárgyával összefüggő szakmai ismeretek rendszerszemléletű felhasználását.

59 Követelmények megismerésének eszközei (1): Nemzetközi ellenőrzési szabályok: jogszabályok: –Alkotmány –Törvények –Kormányrendeletek –Miniszteri rendeletek –Önkormányzati rendeletek

60 Követelmények megismerésének eszközei (2): Az állami irányítás egyéb eszközei: –Országgyűlési határozatok –Kormányhatározatok –Miniszteri utasítások

61 Követelmények megismerésének eszközei (3): Belső szabályzatok –SZMSZ –Ügyrend –Ellenőrzési szabályzat –Munkaköri leírások –Egyéb belső szabályzatok

62 Követelmények megismerésének eszközei (4): Útmutatások (útmutatók, kézikönyvek) Hazai ellenőrzési szabványok

63 Az ellenőrzés eszközei, bizonyítékai (1): Közvetlen eszközök: –Szemle –Rovancs –Kísérlet –Mintavétel –Próbavásárlás –Írásbeli kérdés feltevés

64 Az ellenőrzés eszközei, bizonyítékai (2): Logikai eszközök: –Elemzés –Értékelés –Összehasonlítás –Szembeállítás –következtetés

65 Az ellenőrzés eszközei, bizonyítékai (3): Közvetett eszközök: –Okmányok –Nyilvántartások –Folyamat leírások –Rendszer leírások –Információs tesztek

66 Megállapítást alátámasztó bizonyítékok (1): Teljes értékű: –Eredeti okmány –Hitelesített másolat –Hitelesített kivonat –Tanúsítvány –Közös jegyzőkönyv –Hitelesített fénykép –Video felvétel

67 Megállapítást alátámasztó bizonyítékok (2): Nem teljes értékű: –Emlékeztető –Nyilatkozat –Szakértői vélemény –tanuvallomás

68 Szemle, megfigyelés Valamilyen állapot, tárgy, folyamat céltudatos megfigyelése a vizsgált szervezet dolgozója, illetve az ellenőr jelenlétében. Alkalmazási területe rendkívül változatos. A vizsgált szerv munkavállalója és az ellenőrzést végző a együtt megismert tapasztalatokat a helyszínen közösen írásban rögzítik. Múltbeli állapotokra nem lehet következtetni, csak a mai események leírása. Valamilyen állapot, tárgy, folyamat céltudatos megfigyelése a vizsgált szervezet dolgozója, illetve az ellenőr jelenlétében. Alkalmazási területe rendkívül változatos. A vizsgált szerv munkavállalója és az ellenőrzést végző a együtt megismert tapasztalatokat a helyszínen közösen írásban rögzítik. Múltbeli állapotokra nem lehet következtetni, csak a mai események leírása.

69 Rovancs A legáltalánosabb és leggyakoribb módszer. Az ellenőrzés egybeveti a tényleges helyzetet a nyilvántartásban kimutatott adatokkal. Formái: a számlálás és a mérés. A tényleges állományok megszámlálását a vizsgálatot végző személy megfigyelése mellett az ellenőrzött részleg dolgozója végzi. Az eredményt, a közösen tapasztaltakat írásba foglalják jegyzőkönyvbe.

70 Kísérlet Az egyik ritkán alkalmazott módszer. A vizsgált szerv dolgozója az ellenőrzést végző személy felkérésére a jelenlétében, előre elhatározott szándékkal mesterségesen idéz elő valamilyen folyamatot. Szabványokban, műszaki dokumentációkban rögzítik a minőségi követelményeket, a minősítés módját és feltételeit. A vizsgálat eredményét szakértői véleményben rögzítik.

71 Mintavétel Akkor alkalmazzák, amikor azonnal a helyszínen nem végezhető el a vizsgálat. A vizsgált szerv munkavállalója veszi a mintát az ellenőrzött személy jelenlétében. A mintát zárt edényben lepecsételve kell eljutatni a mintavétel megvizsgálásának helyszínére. Célszerű második ellenőrző minta vétele is, ami a vizsgált szervnél marad.

72 Próbavásárlás Az ellenőr valamilyen eseményt végrehajt. Az esemény megtörténte után fedezi fel a kilétét. Ilyenkor a vásárlást a vezetővel megismétlik, és így végzik el az ellenőrzést. A helyszíni tapasztalatokról közös jegyzőkönyvet kell készíteni.

73 Ellenőrző kérdések Alkalmazása kiegészítő jellegű. Csak az írásos megkérdezés rögzíthető. Formái: a) Információs tesztlap: ha az ellenőrzés tárgyának megítéléséhez nagyszámú mintavétel szükséges. Témavizsgálatoknál, teljesítményellenőrzésnél célszerű használni. A megkérdezett hiteles nyilatkozata a kért információkról. A megtervezése jó felkészültséget és a lehetséges szempontok szakszerű megválasztását igényli. b) Írásos interjúkészítés: az ellenőrzött szervezet munkatársait az ellenőrzés tárgykörében kérdezik meg. Az interjúban elhangzottak valódiságát aláírásukkal kell hitelesíteni.

74 Előkészítés Tágabban értelmezve: az éves munkaterv összeállításával indul. Szűkebb értelemben: az ellenőrzésre kijelölt szervezetek, célok, témák ellenőrzésének az előkészítése. Célja: az ellenőrzés céljának kijelölése

75 Felkészülés Az ellenőrzések szakszerű végrehajtása nem választható el az ellenőrök szakmai képzettségétől, rátermettségétől. Az ellenőrzésre való felkészültség követelménye: - Meghatározott iskolai végzettség - Szakmai képzettség - Gyakorlati idő. Az ellenőrzi szervezetek törekednek arra, hogy ellenőri apparátusukat minél alaposabban felkészítsék feladatuk ellátására, bővítsék szakmai ismereteiket.

76 A felkészítő munka két oldalról valósulhat meg: - Az ellenőri szervezet által az ellenőrzési terv figyelembevételével kialakított általános képzés keretében. - Konkrét ellenőrzés előkészítésének keretében folyó felkészüléssel.

77 Általános képzés Az ellenőrzési szervezet oktatási, továbbképzési rendszerében történik. Főként az ellenőrzési feladatokban bekövetkezett változások, gyakorlati kérdések oktatása történik, az ellenőrzés feladatkörét érintő jogszabályok változásához kapcsolódó feladatok, értelmezések, módszertani ismeretek bővítése, elsajátítása.

78 Ellenőrzés előkészítése A szerves része az ellenőr felkészülése az ellenőrzés végrehajtására. Először az ellenőrizendő feladatból kell felkészülni, valamint az ellenőrzési feladat megismerését is jelenti. A felkészülés egyénileg és konzultációval, az információk, a tapasztalatok megosztásával, azok kicserélésével folyhat. Ha többen végzik az ellenőrzés, akkor megfelelő időt és figyelmet kell fordítani a felkészülésre és a felkészítésre.

79 Felkészülés A szakszerű előkészítést követően a vizsgálati program birtokában át lehet térni az ellenőrzésre való felkészülésre. Itt már az ellenőrzés tartalmától függő sajátos szakmai, gazdasági és jogi anyagokat kell részletesen megismerni, tanulmányozni. A vizsgált témákkal és területekkel kapcsolatos konkrét ismeretekre kell irányulnia.

80 Felkészülés módszerei: Jogszabályok, vezetői utasítások előírásainak megismerése, Az ellenőrizendő szervezet belső szabályzatainak tanulmányozása A szakirodalom tanulmányozása Szakértőkkel konzultáció Tapasztalatcsere A korábbi ellenőrzések nyomán tett intézkedések hatékonysága, esetleges hiányosságai.

81 A felkészülés időigénye függ az ellenőrzést végzők gyakorlati tapasztalataitól, szakképzettségétől, helyismeretétől és az ellenőrzési feladatok sajátosságától. Témavizsgálatok jellemzője, hogy az előkészítést egyetlen személy végzi. Az is előfordulhat, hogy az ellenőrzést előkészítő személy részt sem vesz az ellenőrzés további szakaszaiban.

82 Vizsgálatindító megbeszélés A felkészülést szolgálja. A vizsgálatvezető feladata az összehívása, lefolytatása és a későbbiekben az ellenőrzés irányítása, koordinálása, lezárása. Feladata: - A felkészülési tapasztalatok cseréje, összegzése. - Az ellenőrzési szempontok, kapcsolódó jogszabályok értelmezése - Az ajánlott vizsgálati módszerek és eszközök áttekintése. - A vizsgálati szempontok, feladatok elvégzésének ütemezése és a határidők rögzítése az ütemterv alapján.

83 Helyszíni ellenőrzés Az előkészítést, a program jóváhagyását és az ellenőrzésre történő felkészülés után következik az ellenőrzés végrehajtása. A helyszíni ellenőrzés eredményessége függ: - A tanulmányozást, vizsgálódást igénylő anyagok kiválasztásától - Az összehasonlításhoz kigyűjtött adatok közül a vizsgálat céljainak leginkább megfelelőek meghatározásától - Az előbbiekre támaszkodó megalapozott következtetések kialakításától.

84 Az ellenőrzött értesítése Az ellenőrzött szerv vezetőjét az ellenőrzésről értesíteni kell, hogy feltudjon készülni a vizsgálatra, így segítve az ellenőrzés végrehajtását. Az előzetes értesítés tartalma: - Az ellenőrzés tárgyának, típusának megjelölése. - Az ellenőrzés elrendelésére, hatásköri, illetékességi jogosultságra való hivatkozása - A helyszíni ellenőrzés várható ideje - Az ellenőrzés alá vont időszak - Az ellenőrzésért felelős vizsgálatvezető neve. Az előzetes értesítéstől el lehet térni, ha a rendelkezésre álló adatok szerint ez az ellenőrzés eredményességét meghiúsítaná.

85 A helyszíni ellenőrzés megkezdése Az ellenőr bejelentkezik az ellenőrzött szerv vezetőjénél. Bemutatja a megbízólevelét. Az ellenőrzött szervezetnek biztosítania kell: - Az ellenőrök szabad mozgását a székhelyen, telephelyen. - Az alkalmazottainak, munkatársainak válaszadásra, nyilatkozattételre, felhatalmazása. - A program szerint az érintettekkel a személyes beszélgetés lehetőségének biztosítása a folyó munka zavarása nélkül - Az ellenőrzés lefolytatásához szükséges iratok, dokumentumok átadását. - Végül az ellenőri munkához szükséges zárható helyiség és technikai eszközök rendelkezésre bocsátása.

86 Helyszíni ellenőrzés lefolytatása(1) A programban meghatározott szempontoknak megfelelően az ellenőrzést végzők megállapítást tegyenek. A megállapításoknak objektíveknek és a bizonyítékokkal alátámasztottaknak kell lenniük. A megállapításokat megfelelően és elegendő bizonylatokkal támasszák alá. Ami azt jelenti, hogy a hasonló szakmai ismeretekkel rendelkezők is ugyanarra a megállapításra jutna. Ahol az eredményes ellenőrzés első feltétele a meglepetésszerűség, a bejelentkezést közvetlenül megelőzően indokolt elvégezni.

87 Helyszíni ellenőrzés lefolyatása (2) Célszerű a szabályozottság vizsgálatával kezdeni. A szabályzatok eligazítást adnak az ellenőr számára, hogy melyek a sajátos követelmények, ismeretet nyújtanak a hatáskörökről, a döntési mechanizmusról, a szabályozatlan területekről. A tényleges helyzetet mindig valamilyen követelményhez kell viszonyítani. A tények megismerésének egyik módja az okmányok ellenőrzése.

88 Helyszíni ellenőrzés lefolytatása (3) Nem lehet mereven kötelező szakaszokra felbontani, de az ellenőrzés helyszíni végrehajtásának vannak logikus sorrendbe foglalható, egymást követő elemei: - Bejelentkezni az ellenőrzésre kerülő szervezet vezetőjével. - A helyszínen végzett munkaszakaszokban érvényesülnie kell az ellenőrzöttek jogainak és kötelezettségeinek. - A tevékenységről való közvetlen tájékozódás. - Tapasztalatok feldolgozása. - Hibákra, hiányosságokra felhívja a figyelmet.

89 Helyszíni ellenőrzés (4): A tapasztaltak feldolgozását követően az ellenőr a feltárt hibákra közvetlenül felhívja az elkövető figyelmét. Amennyiben a hiányosság megszűntetése azonnal megtörténik, akkor a további vizsgálódás szükségtelen, de a tényt írásba foglaláskor rögzíteni kell azzal, hogy a hiba kijavításra került. Az ellenőrzés során gyakran áll fenn a belső és külső okok közötti kapcsolat. A belső okok megszüntetése saját cselekvési körbe tartozik és e téren az ellenőrzésnek is bátrabban kell kezdeményeznie, míg a külső okok nagy hányada is körültekintő belső intézkedéssel megszüntethető.

90 Az ellenőrzést végzők együttműködése: A több ellenőr részvételével folyó ellenőrzéseknél fontos az ellenőrök együttműködése, információk kicserélése. A kölcsönös tájékoztatással jobban és gyorsabban végrehajtható a feladat. Előnyt jelent a beszámoltatás, mert a tapasztalatok menet közbeni rendszerezése segíti az ellenőrzési feladatok végrehajtását.

91 Az ellenőrzés akadályoztatásakor: - Ha az ellenőrzés végrehajtását akadályozó ok nem róható fel sem az ellenőrzöttnek, sem az ellenőrzőnek, az ellenőrzés megszakítására kerül sor. - Ha az ellenőrzött szervezetnél talált körülmények miatt és az ellenőrzöttnek felróhatóan válik lehetetlenné a vizsgálat, az ellenőrzés felfüggesztésére kerül sor, ami jogkövetkezményekkel jár. Akadályozó tényezők: a) A számviteli rend és fegyelem súlyos hiányosságai b) Az ellenőrzött szervezet dolgozóinak jogsértő magatartása.

92 Írásba foglalás Az ellenőrzés megállapításait az ellenőrnek minden esetben írásba kell foglalni. Célját az adja, hogy ez szolgál alapul minden további intézkedésnek. Formái: a) Jelentés, részjelentés, összefoglaló jelentés b) Jegyzőkönyv, ellenőrzési jegyzőkönyv. A jegyzőkönyv tényközlést, a jelentés emellett minősítéseket, következtetéseket, javaslatokat is tartalmaz.

93 Jelentés tartalma (1): Bevezető rész: - Az ellenőrzött szerv megnevezése, székhelye - A helyszínen kapcsolódóan ellenőrzött egységek felsorolását - A készítés helyét - Az ellenőrzés célját, tárgyát. - Az ellenőrzött időszakot - A helyszíni ellenőrzés első és utolsó napját - Az ellenőrzést végrehajtó szerv megnevezését - Az ellenőrzést végrehajtók nevét és beosztását.

94 Jelentés tartalma (2): Kifejtő rész: Itt kerülnek ismertetésre az ellenőrzés megállapításai, az ellenőrzési programban meghatározott ellenőrzési feladatok végrehajtása során tapasztaltak: - Általános értékelés - A megállapítások részletezése - Összefoglaló következtetések, javaslatok

95 Jelentés tartalma (3) Befejező rész: - Készítés időpontja - Ellenőrzést végzők aláírása - Záradékok a) Megismerési záradék: ami azt rögzíti, hogy az ellenőrzött szervezet vezetője a megállapításokat megismerte, ezekkel kapcsolatban észrevételt tehet, és aláírásával elismeri a jelentés átvételét és megismerését. b) Felelősségi záradék: azt rögzíti, hogy a felelőssé tett személyek a rájuk vonatkozó megállapításokat megismerték és kötelesek azokra írásban észrevételt, a felrótt mulasztásra magyarázatot adni.

96 A jelentés írásának szempontjai (1): - Tartalmában legyen összhangban az programmal. - Felépítésében a program feladatsorrendjéhez igazodó. - A megállapításokat szakszerűen, a tényállást teljes körűen kell megfogalmazni. - A szövegnek minden érdekelt kívülálló számára is érthetőnek kell lennie. - tartalmazza a konkrét hivatkozást azokra a jogszabályokra amelyeknek megsértő elmulasztása a jelzett szabálytalanságot, mulasztást okozta. - A megállapításokat úgy kell megfogalmazni, hogy az ellenőrzött szervezet objektíven és folyamatában legyen értékelhető.

97 A jelentés írásának szempontjai (2): - A számszerűen kifejezhető hatással járó megállapításokat számszerűsíteni kell. - Rögzíteni kell a kedvező folyamatokat, az elért eredményeket is. - A hibák, szabálytalanságok, hiányosságok, mulasztások mellett rögzíteni kell azok okait, következményeit, kihatásait is. - A megállapításokat tömören, de érthetően kell megszövegezni, az értékelést nem helyettesítheti azok javaslatszerű megfogalmazása. - A megállapítások és a kapcsolódó bizonyítékok világosan azonosíthatók legyenek. - A jelentésnek olyan hibák kijavítására vonatkozó javaslatokat kell és szabad tartalmaznia, amelyeket a megállapítások és a következtetések megfelelően alátámasztanak.

98 Jelentés tartalmi követelményei: Csak lényeges megállapításokat kell írásba foglalni. A súlyosabb hibák, mulasztások esetén mindig utalni kell a jogszabályra, a megállapítás alapjául szolgáló okmányra, amelyek kifogásolhatóvá teszik az adott tényt. A hibák, mulasztások elkövetőit mindig név szerint kell megjelölni és a személyes felelősséget fel kell vetni minden esetben, amikor a felelősség megállapítása szükséges és lehetséges. Az írásba foglalás nem tartalmazhat sem elvont, sem szubjektív, megalapozatlan következtetéseket.

99 Jegyzőkönyv (1): A büntető-, szabálysértési, kártérítési vagy fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás feltárása esetén az ellenőr által felvett ellenőrzési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - Az ellenőrző szervezet és az ellenőrzött szervezet megnevezését. - A készítés helyét és idejét. - Az ellenőrzés tárgyát. - Az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazást. - Az ellenőrök nevét, beosztását

100 Jegyzőkönyv (2): - A személyi felelősség megállapítása alapjául szolgáló mulasztásokat, szabálytalanságokat, károkozásokat, egyéb jogsértő cselekményt, hivatkozva a megállapításokat alátámasztó okmányokra, és megjelölve, hogy konkrétan mely jogszabályi vagy egyéb előírásokat sértettek meg. - A felelősként megjelölt személyek nevét, beosztását - A jegyzőkönyvi megállapításokat tevő ellenőrök nevét, aláírását - A felelősként megjelölt személy nyilatkozatát - Az ellenőrzött szerv vezetőjének aláírását, átvétel elismerése.

101 Realizálás Azt célozza, hogy mindazon intézkedéseket megtegyék, amelyek a lefolytatott vizsgálat alapján szükségesek a szabályos működéshez, fejlődésének előmozdításához, feladatai maradéktalan és hatékony előmozdításához. A jelentést a záró tárgyalást megelőzően olyan időpontban kell átadni, hogy azt az ellenőrzött szervezet vezetőjének és a megállapítások által érintett összes érdekeltnek módja legyen megismerni. Fogalma: az ellenőrzés célját azokkal az intézkedésekkel éri el, amelyek hivatottak az ellenőrzött szervnél a feltárt hibák, mulasztások, a helytelen vagy káros tendenciák megszüntetésére.

102 A realizálás során teendő intézkedések Rövid távú: jogsértő vagy jogellenes gyakorlat megszüntetésére, hiányok azonnali pótlására irányul. Hosszabb távú: ha az ellenőrzött szerv működésében annak hatékonyságát, jövedelmezőségét érintő egyéb káros jelenségek megállapítására kerül sor, vagy ezek megelőzését, jövőbeni ismétlődését kell elkerülni. Személyes felelősségre vonás: az ellenőrzött szervnél, bíróságnál vagy nyomozó hatóságnál kell kezdeményezni.

103 A realizálás folyamata: Az intézkedések elrendelése az ellenőrzött szervezet vezetőjének a kötelessége. A realizálást 30 napon belül, az ellenőrzött szerv kezdeményezi. Záró tárgyalása realizálás általánosan alkalmazott módja. Akkor kell tartani, ha azt a vizsgált szerv kifejezetten kéri, vagy a megállapításokat vitatják. Ajánlott intézkedési terv összeállításával készülni rá. Realizáló levél: akkor célszerű használni, ha az ellenőrzés nem átfogó jellegű, és a megteendő intézkedések külön záró tárgyalást nem igényelnek.

104 A záró tárgyalásról emlékeztetőt vagy jegyzőkönyvet kell készíteni: A felvétel helyét, az időpontot, a tárgyat, a résztvevők nevét, beosztását. Az intézkedések módját, végrehajtásukért felelős személyek nevét, beosztását, a végrehajtás határidejét A személyes felelősségre vonás kötelezettségét Az ellenőrző szerv által már addig megtett, illetve még megteendő intézkedések tudomásul vételét. Végül a válaszadási, tájékoztatási – határidős – kötelezettsége.

105 Intézkedési terv: Összeállításához a jelentésben foglalt megállapítások, javaslatok adnak kiinduló alapot. Tartalmaznia kell valamennyi feltárt hibát, mindazokat a feladatokat, amelyek a hiba kijavítására megoldások és az ellenőrzött szervezet tevékenysége ellátásának, gazdálkodásának, számviteli rendjének javításához szükségesek, az egyes feladatok végrehajtásáért felelős személy nevét és beosztását, a kijavítás határidejét.

106 Felelősségre vonás Az ellenőrzött szerv vezetője a jelentés, jegyzőkönyv alapján minősíti a feltárt cselekményt és kezdeményezi a felelősségre vonást. Felelősség esetei: - Büntetőjogi: csak akkor szabad felvetni, ha a megállapított tények a büntetőtörvénykönyv valamely büntető tényállásának elemeit kielégítik. Leggyakoribb cselekmények: köz- és magánokirat hamisítás, számviteli fegyelem megsértése, vagyon elleni bűncselekmény. Fajtái: csalás, sikkasztás, hanyag kezelés, hűtlen kezelés.

107 Felelősség esetei: - Szabálysértési felelősség: az alacsony kárösszeg, a cselekmény kisebb súlyára tekintettel minősül szabálysértésnek. Nem bíróság, hanem jogszabályban előírt hatóság jár el. Pénzbüntetés szabható ki. - Polgárjogi felelősség: a feltárt hibák mindegyikének következménye a gazdálkodó szervezet vagyonában okozott kár, melyet a kár okozójának meg kell téríteni. - Munkajogi felelősség: munkavégzésre irányuló szabályok vétkes megszegése. Csak alkalmazott lehet. Jogkövetkezményei: fegyelmi büntetés, kártérítés, a kettő együttese.


Letölteni ppt "Mérlegképes könyvelő Ellenőrzés tantárgy. Ellenőrzés Fogalma : Valamilyen cél vagy feladat lehető leghatékonyabb megvalósítása céljából végzett olyan."

Hasonló előadás


Google Hirdetések