Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

TRAIN IT TCO Outlook Dr. Rutkovszky Edéné

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "TRAIN IT TCO Outlook Dr. Rutkovszky Edéné"— Előadás másolata:

1 TRAIN IT TCO Outlook Dr. Rutkovszky Edéné

2 Témakörök A levelezés „elmélete” Az Outlook alapfunkciói  Üzenetek küldése, kézbesítési beállítások  Aláírások készítése  Névjegyalbum  Terjesztési listák  Üzenetek fogadása, mellékletek kezelése  Mappák kezelése

3 Témakörök Keresések Üzenetkezelő szabályok Naptárak Értekezletek Feladatok Archiválás Postafiók beállítások

4 Az elektronikus levelez é s elve Szerver Kliens

5 Az elektronikus levelez é s elve  Kliens  Server

6 Az elektronikus levelez é s elve 

7 Az címek felépítése Egyedi címek pl: Hibás címek:

8 Levelezés jellemzői Kliens-szerver architektúra A levelek továbbítása protokollok feladata: SMTP Simple Mail Transfer Protokoll levelek továbbítása a hálózaton POP Post Office Protocol levelek letöltése a szerverről HTTP mailto levélküldéshez megnyitja a levelezőszoftver ablakát

9 Kliensek Szerveren pl: pine Munkaállomáson pl: MS Outlook Express, Outlook, Pegasus Mail, Mozilla Thunderbird,… Webes felületen – ingyenes levelezők pl: fre , gmail, citromail,…

10 Levelező kliensek feladatai Levél küldése Levél fogadása Levél továbbküldése Válasz a levélre Levél mentése Levél nyomtatása Levél törlése Mappák, folderek kezelése

11 Az elektronikus levél szerkezete Három alapvető rész: -Header-fejrész -Body-levél szövege -Signature-aláírás A levél tartalmazhat még csatolást (fájlok, képek, tetszőleges elektronikusan rögzített információ)

12 A levél fejlécének tartalma Információ arról, merre járt a levél. “From”: azt a címet tartalmazza, ahonnan a levél jött (nem feltétlenül az, ahova válaszolnia kell!). “Received”: azoknak az állomásoknak a neveit, és a használt protokollokat tartalmazza, amelyeken a levél keresztülment. Minden levél esetében van legalább egy ilyen sor. “Date”: a levél elküldésének dátuma. “Message-ID”: egy egyedülálló azonosító. Általában a levelek útjának követésére használják “To”: a címzett címet tartalmazza. Ezután jön maga a levél, majd egy aláírás (signature, sig).

13 A MS Outlook alapvető tulajdonságai Információkezelő kliens program, az Office része A következőkre használható:  Személyes és üzleti információk, tevékenységek kezelése pl. elektronikus levelek, találkozók, nevek, feladatok és fájlok  Információ megosztása egy csoporttal elektronikus levelezés, csoportütemezés útján  Információ megosztása más Office programokkal, Office fájlok keresése az Outlook programból

14 A MS Outlook alapvető tulajdonságai Microsoft Exchange Server felhasználók számára: az Outlook egyéb szolgáltatásaiból fakadó előnyök kihasználása pl: jogok átadása másoknak leveleink illetve naptárunk megtekintéséhez, szerkesztéséhez, nyilvános mappák használata, házon kívül üzenetek,…

15 Az Outlook képernyő szerkezete

16 Beállítási lehetőségek Nézet-View Olvasó ablak-Reading Pane almenüből kiválasztható Jobb oldalon, lent vagy nem látszik Az olvasóablak szélessége illetve magassága beállítható Középen a Beérkezett üzenetek-Inbox ablakban érkezési idő szerint csoportosítva és rendezve látjuk üzeneteinket Nézet-View Rendezési szempont-Arrange by almenüből kiválaszva kiválaszthatunk más csoportosítási szempontot is Feladat: Nézzük végig a beállítási lehetőségeket!

17 Üzenetek létrehozása

18 Fájl-Új-Levélüzenet – File-New-Message parancs vagy Új-New gomb az eszköztáron vagy CTRL N Címzett-To: mezőbe kerül a címzett címe Másolatot kap-CC: mezőbe kerül annak a címe, aki a levél egy példányát másolatként kapja Néhány karakter után-ha az adott címet már használtuk korábban-egy kis ablakban felajánlja a felismert címet (itt több azonos név is előfordulhat), a felkínált címet az ENTER leütésével elfogadhatjuk. A beírt cím ellenőrzésére is megkérhetjük a programot, a Névellenőrzés gombra kattintva. Ha a név rendben van, akkor aláhúzza a program. A címeket címlistából is válaszhatjuk. Tárgy-Subject: mezőbe rövid információ kerül a levél tartalmáró, témájáról

19 Üzenetek létrehozása A szövegmezőbe kerül az üzenet. Az Outlook beépített szövegszerkesztőként a Word-öt használja (Beállítás:Eszközök-Beállítások- Levélformátum fül) A Word szövegszerkesztő minden formázása használható. (Az alapbeállításokon kívül az eszköztárak ízlés szerint alakíthatóak ki.) Az üzenet a Küldés-Send gombbal küldhető el. Az elküldött, de még nem postázott üzenet a Postázandó- Outbox mappába kerül, majd postázás után átkerül az Elküldött üzenetek-Sent Items mappába.

20 Üzenet jellemzőinek beállítása

21 Üzenet Beállítások-Options gomb Üzenet fontossága-Importance Sürgős-Nem sürgős-Átlagos Üzenet tartalma-Sensitivity Átlagos-Személyes.Magánjellegű-Bizalmas Ezek a tulajdonságok az üzenet eszköztárán is beállíthatók: Szavazási és nyomkövetési beállítások

22 Szavazógombok hozzáadása az üzenetekhez E szolgáltatás működéséhez Microsoft Exchange Server e- mail fiók használatára van szükség. A Szavazási és nyomkövetési beállítások csoportban jelöljük be a Szavazógombok jelölőnégyzetet, majd kattintsunk a mezőben a használni kívánt szavazógombok nevére. Saját szavazógombnevek létrehozásához töröljük az alapértelmezett neveket, majd írjuk be a kívánt szöveget. A gombneveket pontosvesszővel válasszuk el egymástól. A Kézbesítési beállítások csoportban jelöljük be Az elküldött üzenetek mentése jelölőnégyzetet. Ha nem az Elküldött elemek mappát szeretnénk választani, kattintsunk a Tallózás gombra. Kattintsunk a Bezárás gombra.

23 Kézbesítési beállítások Válaszlevél címzettjének meghatározása Az elküldött üzenetek mentési helye Ha nem az alapértelmezett mappa, akkor kiválaszható a Tallózás-Browse gombra kattintva Kézbesítés legkorábban-Do not deliver before Az üzenetet a Postázandó üzenetek-Outbox mappában tartja megadott dátumig és időpontig Elévülés dátuma-Expires after A beállítás hatására az üzenet a megadott dátum és időpont után nem lesz elérhető

24 Fájlmellékletek kezelése Fájlmelléklet csatolása Beszúrás-Fájl – Insert-File menü vagy kattintás a gombon Válasszuk ki a csatolni kívánt állományt A fájlmellékletek listája a fejlécbe kerül A fájlmelléklet küldése paraméterezhető. Kép küldésekor beállítható annak mérete

25 Aláírások Az elküldött üzeneteket automatikusan kiegészíthetjük egy aláírásnak nevezett szövegrésszel. Az aláírás tartalmazhatja nevünket, munkahelyi beosztásunkat és elérhetőségünket. Létrehozhatunk több aláírást is, és az egyes üzenetek elkészítése után kiválaszthatjuk, hogy melyiket szeretnénk az üzenetbe illeszteni (pl angol, magyar vagy német nyelvűt)

26 Aláírás készítése az üzenetekhez Eszközök-Tools Beállítások-Options Levélformátum-Mail Format fül Az Aláírások gombra kattintva az aláírás szerkesztő ablakban elkészíthetjük az aláírást

27 Aláírás készítése az üzenetekhez Feladat: Készítsetek magyar, angol és német nevű aláírást! Az egyes fájlok tartalmazzák a nevet, titulust, munkahelyet, munkahely címét és a telefonszámát valamint az e- mail címet a megfelelő nyelveken!

28 Aláírások beállítása, szerkesztése váltása, Eszközök-Tools Beállítások-Options Levélformátum-Mail Format Szerkesztés: Aláírás gomb, Szerkesztés Az alapértelmezettől eltérő aláírás beállítása Jobb egérrel klikkelés az aláíráson, majd beállítani a kívánt aláírást

29 Névjegyalbum A Névjegyalbum mappában tárolhatjuk azoknak a személyeknek és cégeknek az címét és egyéb adatait, akikkel vagy amelyekkel kapcsolatot tartunk. A Névjegyalbum mappa tartalmazhatja továbbá a névjegyhez tartozó címet, postai címet, telefonszámokat, képeket és egyéb adatokat, például születésnapokat és évfordulókat.

30 Névjegyalbum-Contacts A bejegyzések megjeleníthetők a Névjegyalbum nézetben A megjelenítésekben lehetőség van csoportosításra, új nézet kialakítására (Nézet-Eszköztárak-Speciális eszköztár kiválasztása) A kiválasztott nézet testreszabható Nyilvános címek (GAL)

31 Adatok beírása a névjegyalbumba Az Outlook részekre bontja a beírt neveket vagy címeket, és minden részt külön mezőben helyez el. A névjegyeket a nevek és címek bármely része szerint rendezhetjük, csoportosíthatjuk vagy szűrhetjük. A névjegyek adataihoz címszóként használhatjuk a vezetéknevet, keresztnevet, vállalatnevet, becenevet vagy egyéb, a keresést megkönnyítő szót (például „ebédrendelés”). Az Outlook több névváltozatot is felajánl címszóként, de megadhatunk ezektől különbözőt is. Egy névjegyhez legfeljebb három címet adhatunk meg. Az egyiket jelöljük ki levelezési címnek, így ezt használhatjuk címkékhez, borítékokhoz és körlevelekhez.

32 Névjegy bejegyzés bevitele

33 Feladat: Készítsetek el néhány bejegyzést a névjegyalbumba! Nézzétek meg őket különböző nézetekben!

34 Azonnali üzenetküldés lehetősége Az azonnali üzenetküldés a Microsoft Windows Messenger, a Microsoft MSN Messenger szolgáltatás és a Microsoft Exchange Instant Messeging szolgáltatás egy funkciója. Az azonnali üzenetküldés a társalgáshoz hasonló, valós idejű kommunikációt tesz lehetővé. Az Outlook programban az Általános lap Azonnali üzenetküldési cím mezőjében adhatjuk meg a névjegyalbumban szereplő személyek azonnali üzenetküldő szolgáltatásban használt címét. Ha ettől a személytől érkezik , az azonnali üzenetküldési cím meghatározza a személy hálózati állapotát, ha az cím megegyezik egy, a névjegyben mentett címmel.

35 Terjesztési lista létrehozása A terjesztési lista névjegykártyák gyűjteménye A címlistára küldött üzenet az ott felsorolt összes címzetthez eljut MS Exchange Server használatával lehetőség van globális címlisták használatára, melybe terjesztési listát a rendszergazda hozhat létre. A terjesztési listák a névjegyalbum mappába kerülnek.

36 Terjesztési lista létrehozása Fájl-Új-Terjesztési lista – File-New-Distribution List parancs vagy Új-New gomb az eszköztáron vagy CTRL Shift L Feladat: Készítsük el DSS1 néven a csoport terjesztési listáját!

37 Terjesztési lista létrehozása

38 Egy üzenetben szereplő nevekből is létrehozhatunk terjesztési listát  Nevek kijelölése az üzenet To, Cc mezőjében  Másolás (pl. CTRL C)  Fájl, Új, Terjesztési lista  Név mezőbe írjuk be a lista nevét  Kattintsunk a Tagok kiválasztása-Select members gombra, majd a Tagok-Members gomb melletti mezőbe szúrjuk be a kiválasztott neveket  Mentés

39 Be nem fejezett üzenetek mentése Ha nincs időnk befejezni a levelet, és későbbre szeretnénk halasztani az elküldését, akkor elmenthetjük az üzenetet piszkozatként.  Zárjuk be az üzenetet  A program rákérdez a mentésre  Az üzenet a Piszkozatok-Drafts mappába kerül  A mappából bármikor megnyitható és elküldhető vagy törölhető az üzenet

40 Üzenetek ismételt küldése Csak a már elküldött üzeneteket tudjuk ismételten elküldeni  A Levelek-Mail navigációs ablak Minden levelezési mappa-All Mail Folders területén kattintsunk az Elküldött elemek-Sent Items mappára  Nyissuk meg azt az üzenetet, amelyet ismételten el szeretnénk küldeni  Kattintsunk a Műveletek, Az üzenet újraküldése-Actions,Resend This Message

41 Beérkezett üzenetek kezelése Üzenet megnyitása  A Levelek-Mail navigációs ablakban kattintsunk a Beérkezett üzenetek-Inbox ikonra  Az üzenetlistán kattintsunk duplán a megnyitni kívánt üzenetre Beérkezett üzenetek mappa nézetei  Üzenetablak betekintővel ikon  Nézet-View, Olvasóablak-Reading Pane parancs  Válasszuk ki a kívánt elrendezést Feladat: Próbáljuk ki a beállításokat!

42 Beérkezett üzenetek rendezése, csoportosítása Bármely mappa tartalma rendezhető, csoportosítható A fejlécen kattintva változtatható a rendezettség vagy a Nézet, View-Rendezési szempont- Arranged by menüpont Feladat: Próbáljuk végig a rendezési szempontokat!

43 Beérkezett üzenetek ellenőrzése Az Outlook több módon is képes figyelmeztetni üzenet érkezésére Eszközök-Beállítások Elektronikus levél beállításai- Options ek speciális beállításai-Advanced Options

44 Azonnali üzenetellenőrzés F9 funkcióbillentyű Az Outlook azonnal megkérdezi az Exchange szervert érkezett-e levelünk az utolsó kézbesítés óta, s ha igen, akkor le is tölti azokat A folyamat párbeszédablakban követhető nyomon

45 Az üzenetlekérdezés gyakoriságának beállítása Eszközök, Beállítások, Levelezés beállításai, Küldés/fogadás gomb-Tools, Options, Mail Setup, Send/Receive Csoport neve-Group Name listából jelöljük be a beállítani kívánt kapcsolatot Kapcsoljuk be az automatikus küldés/fogadás minden x percben jelölőnégyzetet, és állítsuk be a kívánt perc értéket Feladat: állítsuk be, hogy az Outlook minden 3. percben kérdezze le, hogy érkezett-e új levelünk

46 Mellékletek kezelése Üzenet megnyitása Melléklet megnyitása - Kattintsunk duplán a melléklet ikonjára

47 Mellékletek letiltása A vírusok terjedésének megelőzése érdekében a Microsoft Outlook a fogadott és a küldendő üzenetek összes mellékletének fájltípusát összeveti az mellékletekre vonatkozó biztonsági beállításokban meghatározott fájltípusokkal. Ha a melléklet fájltípusa szerint tartalmazhat olyan kódot, mely figyelmeztetés nélkül futtatható, azt a program – a fájltípus szintjétől függően – kétféleképpen kezelheti. Ha Microsoft Exchange Server kiszolgálót használunk, az Exchange rendszergazda az üzenetek mindkét biztonsági szintjéhez hozzáadhat és onnan eltávolíthat fájltípusokat. Ha egy fájltípus mindkét szinthez hozzá van adva, a rendszer 1. szintű fájltípusként kezeli.

48 1. szintű fájltípusok Az 1. szintű fájltípusokat (például.bat,.exe,.vbs és.js) az Outlook zárolja, így ezeket a mellékleteket nem tekinthetjük meg, és ezekhez nem férhetünk hozzá. A Beérkezett üzenetek mappa Melléklet oszlopában megjelenik az iratkapocs ikon, jelezvén, hogy az üzenethez melléklet tartozik, az üzenet tetején található információs sávban pedig látható a zárolt mellékletek listája. Továbbá, ha 1. szintű fájltípusba tartozó mellékletet küldünk, egy üzenet figyelmeztet arra, hogy ehhez a típusú melléklethez a címzettek esetleg nem férhetnek hozzá. Feladat: Keressük ki az Outlook súgójából az Outlook által alapértelmezés szerint zárolt, 1. szintű fájltípusokat!

49 Melléklet megnyitása az üzenet megnyitása nélkül Kattintsunk jobb gombbal a mellékletet tartalmazó elemre Mutassunk a helyi menüben a Mellékletek megtekintése-View Attachements pontra, majd kattintsunk a megjeleníteni kívánt melléklet nevére

50 Üzenetek továbbítása Jelöljük ki a továbbítani kívánt üzenet(eke)t Kattintsunk a Továbbítás-Replay gombra A Címzett-To és Másolatot kap-Cc mezőkbe írjuk be a címzettek nevét vagy válasszuk ki őket listából Ha több üzenetet továbbítunk, akkor írjuk be az üzenet tárgyát (egy üzenetnél automatikusan kitöltődik a mező: FW: után az eredeti üzenet tárgya kerül a mezőbe). Ekkor az üzenetek az új üzenet mellékleteiként kerülnek küldésre. Kattintsunk a Küldés-Send gombra

51 Mappa létrehozása Fájl, Új, Mappa-File, New, Folder vagy CTRL-SHIFT-E vagy Fájl, Mappa, Új mappa Értelemszerűen töltsük ki a párbeszédablak mezőit!

52 Mappa törlése A mappa listában kattintsunk a törölni kívánt mappára Fájl, Mappa, mappa törlése Válaszoljunk a megerősítő kérdésre szándékunk szerint

53 Üzenetek áthelyezése Jelöljük ki az áthelyezendő üzeneteket Jobb gombbal kattintsunk a kijelölt üzenetek valamelyikére és a helyi menüből adjuk ki az Áthelyezés mappába- Move to folder parancsot, majd kattintsunk annak a mappának a nevére, amelybe az üzeneteket át szeretnénk helyezni Vagy kijelölés után húzzuk át az üzeneteket a megfelelő mappába

54 Üzenetek másolása Jelöljük ki a másolandó üzeneteket Kattintsunk a Szerkesztés, Másolás- Edit,Copy parancsra vagy CTRL C Kattintsunk arra a mappára, amelybe az üzeneteket másolni szeretnénk Kattintsunk a Szerkesztés, Beillesztés- Edit,Insert parancsra vagy CTRL V

55 Üzenetek elolvasva vagy olvasatlan megjelölése Módosítani kívánt üzenetek kijelölése Szerkesztés-Edit menü Elolvasva-Mark as Read, Olvasatlan-Mark as Unread, Mindegyik elolvasva-Mark all as Read menüpontok Levél ikonja megváltozik olvasatlan: olvasott:

56 Üzenetek keresése Keresés eszköztár aktiválása: Kattintás az eszköztár ikonjára vagy Eszközök, Keresés menü vagy CTRL E Beállítási lehetőségek:

57 Irányított keresés-Üzenetek fül

58 Irányított keresés-Egyéb fül

59 Feladatok Keressük meg azokat az üzeneteket, amelyeket: 1.Csak nekem küldtek, 2.Megadott személynek (és nekem) küldtek, 3.Adott feladótól érkeztek, 4.Tartalmaznak egy bizonyos szót, pl. DSS 5.Korábbi levelünkre válaszként érkeztek

60 Levélkezelő szabályok üzeneteink kezelését szabályok segítségével automatikussá tehetjük Szabály: bizonyos feltételeknek megfelelő (vagy azok alól kivételt képező) üzenetekkel és értekezlet összehívásokkal kapcsolatos automatikus művelet vagy műveletek. Szűrőknek is nevezzük őket.

61 Szabályok alkalmazása A szabályok alkalmazására olyan sorrendben kerül sor, ahogy azok a szabályok listájában megjelennek Ha több feltételt választunk ki egy szabály szerkesztésekor, akkor a program csak azokon az üzeneteken hajtja végre a szabályt, amelyek az összes feltételnek megfelelnek Egy feltételhez több érték is megadható, ekkor a szabályt a program bármelyikmegadott érték megléte esetén alkalmazza,

62 Szabályokkal kapcsolatos műveletek Szabály létrehozása  Sablonból  Teljesen új szabály Szabály másolása, átnevezése Szabály módosítása Szabály törlése Szabály alkalmazása Szabály exportálása, importálása

63 Egyszerű szabály létrehozása Beérkezett üzenetek-Inbox mappában kattintsunk egy levélre az egér jobb gombjával és a megjelenő menü helyi menüből válasszuk a Szabály létrehozása-Create Rule parancsot!

64 Szabály létrehozása 1.Kattintsunk a Beérkezett üzenetek-Inbox mappára 2.Eszközök, Szabályok és értesítések, Új szabály -Tools, Rules and Alerts, New Rule 3.Elindul a szabály varázsló 4.Előre megadott műveletekkel és feltételekkel rendelkező sablon (template) használatához jelöljük be a Szabály létrehozása sablon alapján-Start creating a rule from a template választógombot és első lépésben válasszuk ki a kívánt szabályt

65 Szabály létrehozása

66 5.Második lépésben adjuk meg a választott szabálynak megfelelő paramétereket. (A szabály leírás szerkesztése-Edit the rule description mezőben az aláhúzott értékekre kattintva szerkeszthetjük azokat) 6.Kattintsunk a Tovább-Next gombra

67 Szabály létrehozása

68 7.Kattintsunk a Tovább-Next gombra 8.Határozzuk meg, hogy mi történjen a szabályoknak megfelelő levelekkel 9.Kattintsunk a Tovább-Next gombra 10.Meghatározhatunk olyan eseteket- kivételeket (exeptions)- amelyek teljesülése esetén az Outlook figyelmen kívül hagyja a szabályt

69 Szabály létrehozása

70

71 11.Adjuk meg a szabály nevét! 12.Ha a létrehozott új szabályt olyan levelekre szeretnénk alkalmazni, amelyek már korábban érkeztek, akkor a varázsló utolsó lépésében jelöljük be a Szabály futtatása a következő helyen lévő üzeneteken: Beérkezett üzenetek- Run this rule now on messages already in Inbox jelölőnégyzetet.

72 Kliens-szerver oldali szabály Az Outlook a beállított feltételek alapján eldönti, hogy a szabály az Exchange szerveren vagy az Outlook kliensen fut. Erre figyelmeztet is a szabály elkészítésekor, illetve a szabály neve után megjelenő üzenettel (csak ügyféloldal- client only). Az ügyféloldali szabály csak akkor működik, ha fut az Outlook program

73 Feladat Hozzunk létre szabályt, amely 1.a címről érkező leveleket automatikusan a Bejövő üzeneteken belül létrehozott Egyetem mappába 2.piros színű jelölőt helyez el a Tornai Ildikótól érkező levelek mellé 3.az üzenetet, ha annak címzettje egyedül én vagyok, akkor a Csak nekem nevű mappába helyezi, kivéve, ha feladója egy adott személy

74 Szabály be és kikapcsolása Eszközök,Szabályok és értesítések-Tools, Rules and Alerts menü Szabály melletti je- lölőnégyzet be- és ki- kapcsolása

75 További műveletek Ugyanerről a párbeszédablakról indítható a szabály módosítása, átnevezése és törlése is. A fel, le nyilak segítségével változtathatjuk a szabályok sorrendjét A Beállítások-Options gomb segítségével szabályainkat elmenthetjük fájlba (exportálás) és így azt átadhatjuk másoknak (importálás). Exportáláskor az összes szabály bekerül a fájlba. Importáláskor az azonos nevű szabályok nem írják felül egymást.

76 Feladatok 1.Változtassuk meg szabályaink sorrendjét! 2.Exportáljuk szabályainkat a szabályok.rwz nevű fájlba! 3.Töröljük az Outlookban lévő szabályokat! 4.Importáljuk a szabályok.rwz fájlból a kimentett szabályokat!

77 Naptár A Naptár-Calendar az időbeosztásunk szervezését támogató flexibilis és testreszabható szolgáltatás A Naptár-Calendar nézeteit a Nézet-View menüben, vagy az eszköztáron lévő Nap- Day, Munkahét-Week, Hét-Week, Hónap- Month ikonok segítségével változtathatjuk meg.

78 Naptár beállításai A naptár megjelenhet különböző időosztással: 60, 30, 15, 10, 6, 5 perces beosztással Beállítása: jobb oldali egérgombbal klikkelés a naptár órabeosztás részén és a megjelenő menüben a kívánt beosztás kiválasztása A naptár nézeteit a baloldali panelen és az eszköztáron állíthatjuk be. Ugyanitt lehetőség van új, egyéni nézet definiálására is, melynek tulajdonságait párbeszédpanelen állíthatjuk be

79 Új saját naptár létrehozása A főnaptár mellett létrehozhatók további naptárak Fálj, Új, Mappa-File, New, Folder menüpont vagy CTRL SHIFT E Az új naptár nevének és helyének megadása Megjelenítés: név melletti jelölőnégyzet kipipálása

80 Feladat 1.Hozzunk létre Ünnepek néven egy naptárat, amely a családi ünnepeinket tartalmazza! 2.Jelenítsük meg együttesen naptárainkat!

81 Naptár átnevezése, másolása, törlése A változtatandó naptár nevén kattintás a jobb oldali egérgombbal és a megfelelő művelet kiválasztása a felbukkanó menüből

82 Új bejegyzés létrehozása a naptárban 1.A jobb oldali egérgombbal kattintsunk az adott nap megfelelő időpontjára 2.A megjelenő helyi menüből válasszuk az Új találkozó-New Appointment menüpontot 3.A párbeszédablakban megadhatjuk a találkozó - időtartamát, - témáját (subject), - helyszínét (location),

83 Új bejegyzés létrehozása a naptárban - Kérhetünk figyelmeztetést, hangjelzéssel és előugró ablakkal - emlékeztető - Megszabhatjuk, hogy milyen időközönként figyelmeztessen bennünket a program az ütemezett találkozóra - Amennyiben a találkozó rendszeres azt az Ismétlődés-Recurrence gombra kattintva tehetjük ismétlődővé

84 Új bejegyzés létrehozása a naptárban A találkozókat ütemezhetjük a saját Naptárban, más felhasználók pedig engedélyt adhatnak arra, hogy találkozók időpontjait ütemezzük, vagy módosítsuk Naptáraikban (MS Exchange szerver esetén) A találkozók magánjellegűek is lehetnek A naptárban az időpont bal oldalán megjelenő kék csík jelzi a foglaltságot, lila a „házon kívül” jelölést Az egész napos esemény a 24 órán át vagy ennél tovább tartó tevékenység

85 Emlékeztető Emlékeztető csak a főnaptárban bejegyzett elemek esetén jelenik meg Ha egyéb naptárbeli eseményhez akarunk emlékeztetőt, akkor egy-egy példányt át kell másolni a főnaptárba az elemből Ha az emlékezetőt nem töröljük, az továbbra is megjelenik a találkozó vagy értekezlet befejezése után is. Amikor az emlékeztető megjelenik, kattintsunk a Nem emlékeztet újra vagy Az összes emlékeztető mellőzése gombra.

86 Naptárak megosztása Csak Exchange szerverrel Legalább két fél szükséges hozzá A megosztás két fontos mozzanata: 1.Engedélyt ad a munkatársának, hogy naptárát megtekintse 2.Közli az érintett személlyel a megosztás tényét A naptár megosztása nem feltétlenül jelenti az összes feladat megosztását Pl. létrehozható másik naptár, amelyben találkozói egy részét tárolja megosztás nélkül

87 Naptárak megosztása 1.Megosztás előtti ellenőrzés, Exchange fiókot használ-e Eszközök, fiókok, fiókok és címtárak módosítása, új létrehozása Exchange fiók? Csak a szerveren tárolt naptárak oszthatók meg. (a saját gépen, *.pst archivált fájlban tárolt naptárakat nem lehet megosztani)

88 Naptárak megosztása 2.Megosztás Kattintás a Naptár navigációs ablaktábla Saját naptár megosztása-Share my Calendar hivatkozásra A megjelenő Naptár adatlapon a josultsági szinteket adhatja meg: Hozzáadás-Add gomb -kiválaszthatja annak a személynek a nevét, akivel naptárát meg szeretné osztani -a jogosultsági szintet itt adhatja meg

89 Jogosultsági szintek olvasírmódosít véleményezőX-- szerzőXXX Csak sajátot szerkesztőXXXbárkiét

90 Naptárak megosztása A szerveren lévő címlistával (GAL) megoszthatja naptárát, ekkor minden a listán szereplő megkapja az adott jogot Ha a névjegyalbumban hoz létre címlistát, akkor a címlistában lévőkkel nem oszthatja meg a naptárat A megosztás tényét ben, vagy egyéb módon közölni kel azokkal, akiknek megadtuk a lehetőséget Csak a főnaptárt lehet megosztani!

91 Megosztott naptár megnyitása Naptár panelen kattintás a Megosztott naptár megnyitása-Open Shared Calendar hivatkozásra A megjelenő megosztott naptárak közül a megfelelő név kiválasztása Ezután együtt jelennek meg a naptárak!

92 Megosztás megszüntetése Kattintás az egér jobb gombjával az Egyéb naptárak csoportban a névre, majd a menüből kiválasztani az Eltávolítás a következőből: egyéb naptárak menüpontot

93 Feladat Osszuk meg naptárunkat a szomszédunkkal! Adjunk számára különböző jogosultságot és nézzük meg hogy mit tud csinálni az egyes esetekben! Szüntessük meg a megosztást!

94 Értekezlet szervezése Az Outlook naptárában ütemezett értekezletek olyan tevékenységek, melyek más személyek meghívását, vagy erőforrások lefoglalását igénylik. Az értekezleteken résztvevő személyek a következő szerepkörökhöz tartozhatnak: - szervező - résztvevő - találkozóhely/erőforrás

95 Értekezlet szervező Az a személy, aki az értekezlet összehívását kezdeményezi. Egyedül a szervező módosíthatja az ütemezett értekezlet adatait. Létező értekezlethez nem rendelhető új szervező, így mindig az értekezletet kezdeményező személy marad a szervezői szerepkörben.

96 Értekezlet résztvevő Az értekezletre meghívott személy Két kategóriája: szükséges (részt kell vennie) és esetleges. Ha egy résztvevőt a résztvevők listájához adtunk, az a személy a továbbiakban az értekezlet résztvevőjének számít, még ha el is utasítja a részvételt

97 Értekezlet helye Az értekezlet megtartásának helye, melyre erőforrásként is hivatkozhatunk Megadásának módja vállalatonként eltérő lehet

98 Az értekezletszervezés folyamata 1.Az értekezlet szervező ütemezi az értekezletet, és minden résztvevőnek speciális üzenetet, értekezlet összehívási üzenetet küld. Az üzenetet a program az értekezlet összes résztvevője számára elküldi 2.Az értekezlet összehívási üzenet beérkezik a résztvevő beérkezett üzenetei közé, az Outlook naptárelemként ismeri fel, és „feltételes” bejegyzésként tárolja, amíg a résztvevő nem válaszol

99 Az értekezletszervezés folyamata 3.A résztvevők elolvassák a meghívót, és válaszolnak. A program az összehívási üzenethez hasonló értekezlet választ küld vissza a szervező számára. Az Outlook a válaszokat az iméntihez hasonló módon speciális elemként ismeri fel. A szervező naptárában a program a válaszok alapján feltünteti, ki várható az értekezletre. Az értekezlet összehívásokat és a hozzájuk tartozó naptár bejegyzéseket az Outlook egy „elemző” elnevezésű összetevője követi nyomon. Az elemzőre épülnek a beérkezett üzenetek között és a naptárban szereplő értekezlet összehívások információs sávjai.

100 Értekezlet szervezése Fájl,Új, Értekezlet összehívása-File, New,Meeting vagy CTRL SHIFT Q A Címzett mezőben adjuk meg a meghívottakat, akik ben kapnak értesítést az értekezletről Az értekezlet időpontját kiválaszthatjuk a naptárból, megadhatjuk kezdő- és vég- időpontját

101 Értekezlet szervezése Az Ütemezés fülön láthatjuk a résztvevők elfoglaltságát és kérhetünk visszajelzést a találkozó elfogadásáról. Lehetőség van ismétlődő találkozók létrehozására is Az értekezletre való meghívást a Küldés- Send parancsra kattintva küldhetjük el a címzetteknek

102 Értekezlet szervezése

103 Meghívottak visszajelzése A meghívottak kényelmesen tudnak reagálni a meghívásra, hiszen csak a megfelelő gombra kell kattintaniuk  Visszautasítás-Decline  Feltételesen-Tentative  Elfogadva-Accepted Az értekezlet-összehívásra küldött visszajelzések a Beérkezett üzenetek mappában jelennek meg

104 Értekezlet módosítása Egy már összehívott értekezlethez további résztvevőket adhatunk, vagy átütemezhetjük az értekezlet időpontját Az értekezlet résztvevőinek naptárába beíródik a találkozó illetve értekezlet A találkozóra, értekezletre emlékeztető figyelmeztet a megadott időben

105 Az emlékeztető Hang be- és kikapcsolása Eszközök,Beállítások,Egyéb fülön Speciális beállítások gomb, Emlékeztető beállításai

106 Feladatok Feladat: Személyes vagy munkahelyi feladat, illetve megbízás, amelyet el szeretnénk végezni. A feladatok használata napi tevékenységünk hatékony megszervezését és nyomon követését teszi lehetővé számunkra

107 Új feladatok létrehozása Fájl,Új,Feladat-File,New,Task menüpont vagy CTRL N Különböző nézetekben jelenhet meg a feladatok listája A feladatnak mindig van tulajdonosa A feladatot ki lehet másnak osztani

108 A feladatok kiosztása A feladat kiosztásával elveszítjük a feladat tulajdonjogát. A feladatlistában megtarthatjuk a feladat frissített másolatát, és állapotjelentéseket is kérhetünk, de nem változtathatunk meg információkat, például a feladat esedékességének dátumát.

109 A feladatok kiosztása Ha mi kapunk egy feladatot, akkor a feladatkiosztás kézhez vételekor a feladat ideiglenes tulajdonosaivá válunk. A feladatot  elfogadhatjuk, ekkor a feladat egyedüli tulajdonossá válunk, és csak saját magunk hajthatunk végre változtatásokat a feladaton  visszautasíthatjuk, ekkor a a feladat visszakerül ahhoz, aki kiosztotta vagy  kioszthatjuk másnak, ekkor a feladatlistában megtarthatunk egy frissített másolatot, és állapotjelentést is kaphatunk, de a tulajdonos az lesz, akinek a feladatot kiosztottuk.

110 A feladatok kiosztása Ha egy feladatot egyszerre egynél több személynek osztunk ki, akkor a feladatlistában nem tarthatjuk meg a feladat frissített másolatát. Fájl,Új,Feladat kiosztása vagy CTRL SHIFT U

111 Feladat Készítsünk el néhány feladatot! Változtassuk meg a feladat paramétereit! Nézzük végig a különböző feladat nézeteket! Osszunk ki egy feladatot a szomszédunknak!

112 Postaláda karbantartása Mappa méretének megtekintése: jobb egérgomb kattintás a személyes mappákon- megjelenik az Outlook ma adatlapja Mappa mérete gomb Probléma-postaláda megtelik->  Nem tudunk levelet küldeni  Nem tudunk fogadni

113 Postaláda karbantartása Megoldás:  Végleges törlés  Archiválás  Személyes mappa fájlba exportálás Eszközök, Postaláda karbantartása- Tools,Mailbox Cleanup Lehetőségek:  Méret megtekintése

114 Postaláda karbantartása  Adott kB-nál nagyobb méretű, illetve az adott dátumnál régebbi elemek megkeresése  Elemek archiválása az Archiválás-AutoArchive szolgáltatás használatával  A Törölt elemek-Deleted Items mappa méretének megjelenítése, illetve tartalmának törlése

115 Archiválás Az Archiválás alapértelmezés szerint bekapcsolt. Megadott időközönként lép működésbe, áthelyezi az Exchange szerveren lévő mappákból a régi és elévült elemeket (üzenetek, értekezletek) a saját gépünkre Bár a lejárati időt nem kötelező megadni, beállíthatjuk az elem létrehozásakor vagy később. Amikor az elem elévült, nem érhető el- ezt áthúzás jelzi.

116 Archiválási beállítások Kétféle archiválási beállítás: 1.Globális 2.Egyes mappákra vonatkozó beállítások - elsőbbsége van az alapértelmezett beállításokkal szemben 1.Alapértelmezett archiválási beállítás Eszközök,Beállítások,Egyéb fül,Archiválás- Tools,Options,Other,Auto Archive Beállítások alkalmazása az összes mappára vagy

117 Globális archiválás

118 Archiválás megadása egyes mappákhoz A Mappalistában kattintsunk jobb gombbal arra a mappára, amelynek a beállításait módosítani szeretnénk, majd a helyi menüben kattintsunk az Adatlap- Properties parancsra, az Archiválás- AutoArchive fülre Dönthetünk úgy is, hogy az adott mappa elemei ne legyenek archiválva

119 Elemek kézi archiválása Fájl, Archiválás-File, Archive parancs Archiválhatunk: - alapértelmezett beállítás, - mappára vonatkozó beállítás, vagy - a panelen megadott beállítás szerint Az Archív mappák meg- jelennek a mappa- listában név.pst fájlban tárolódnak

120 Az archív elemek megjelenése A mappalistában kattintsunk az Archív mappák-Archive Folders mappára A kijelölt elemek az Archív mappából visszahúzhatók az eredeti helyükre Valamennyi archivált elem eredeti helyre történő másolása (varázslóval) 1.Fájl,Importálás és exportálás parancs 2.Kattintás az Importálás más programból vagy fájlból elemre 3.Kattintás a Személyes mappafájl (.pst) elemre 4.Az importálandó archív fájl, majd mappa kiválasztása

121 Üzenetek exportálása személyes mappafájlba 1.Fájl, Importálás és exportálás -File, Import and Export 2.Exportálás fájlba-Export to a file 3.Létrehozandó fájltípus kiválasztása: Személyes mappafájl-Personal Folder File 4.Exportálandó mappa kijelölése 5.A Szűrő-Filter gombra kattintva az üzenetek közül kiválaszthatjuk a feltételnek megfelelőket 6.Személyes mappafájl nevének és helyének megadása (a program csak a tartalmat exportálja, pl jogosultságokat, szabályokat, leírásokat, nézeteket nem) Az exportálás valójában másolás- az exportált levelek megmaradnak a postafiókban is.

122 Nyilvános mappák Microsoft Exchange szerver szolgáltatása Szervezeten belüli információk megosztására szolgál Bármilyen Outlook mappaelemet, vagy fájlt tartalmazhatnak: üzeneteket, találkozókat, névjegykártyákat, feladatokat, feljegyzéseket, űrlapokat, naplóbejegyzéseket.

123 Feladat Állítsuk be a következő paramétereket: 1.az automatikus archiválás 10 naponta történjen 2.Régi elem legyen az az elem, amely több, mint 8 hónapos 3.A korábban már létrehozott Egyetem mappára állítsunk be az automatikus archiválás paramétereitől eltérő beállítást 4.Archiváljuk a korábban létrehozott Fontos levelek mappát a fontos.pst állományba 5.Exportáljuk a Törölt elemek mappánkat a törölt.pst nevű személyes mappafájlba 6.Ürítsük ki a Törölt elemek mappát! 7.Állítsuk vissza a Törölt elemek mappa tartalmát a törölt.pst állományból történő importálással

124 Nyilvános mappák létrehozása Nyilvános mappát csak akkor készíthetünk, ha a már meglévő nyilvános mappában mappa készítésére jogosító engedélyünk van Az engedélyt a szerver rendszergazdája adhatja. A létrehozás és törlés a többi mappával azonos módon történik.

125 Levélszemét mappa Szűrés szerver szinten Szűrés kliens szinten Beállítása Eszközök,Beállítások, ,Levélszemét gomb-Tools,Options, ,Junk mail Szűrés szintjei  Nincs szűrés  Alacsony  Magas  Csak megbízható küldők

126 Levélszemét beállítások

127 Megbízható feladók


Letölteni ppt "TRAIN IT TCO Outlook Dr. Rutkovszky Edéné"

Hasonló előadás


Google Hirdetések