Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Levelezés Miről fogunk beszélni? Mi a levél? Levelek csoportosítása A levél tartalma, formai követelmények Az elküldendő levelek kezelése A beérkezett.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Levelezés Miről fogunk beszélni? Mi a levél? Levelek csoportosítása A levél tartalma, formai követelmények Az elküldendő levelek kezelése A beérkezett."— Előadás másolata:

1 Levelezés Miről fogunk beszélni? Mi a levél? Levelek csoportosítása A levél tartalma, formai követelmények Az elküldendő levelek kezelése A beérkezett levelek kezelése Elektronikus iktatás (IQtató) Elektronikus levelek sajátosságai (bevezetés)

2 Mi a levél?  Legáltalánosabb írásbeli kommunikáció !  A szó elszáll, az írás megmarad. Verba volant, scripta manent. Az irodai munka egyik legnehezebb része. 100 kg TNT vagy 10 papírlap? Madarat tolláról, dolgozót leveléről? Figyelni: · Tartalom · Forma · Környezet (mikor, ki, hogyan kézbesíti?)

3 A levelek csoportosítása Belső ---- Külső Kimenő --- Beérkező Formális --- Informális Üzleti ---- kapcsolattartás magán Kapcsolattartás – nem kötelező, de nagyon sokat segít  Megköszönés  Jókívánság  Gratuláció

4 A levéltitok  A dolgozó saját nevére érkező levelekre vonatkozik a levéltitok  Ez alól kivétel csak az előzetes írásos hozzájárulás  Munkaszerződés vagy titoktartási része is lehet

5 A levél tartalma  dátum  üdvözlés, megszólítás (beosztás, személynév, nők megszólítása,  a levél törzse (hármas tagolás: bevezetés, tárgyalás, befejezés/összefoglalás)  elköszönés  aláírás  név

6 Módosított levélformák  tárgy  iktatási információ, azonosítás  hivatkozási információ  ügyintéző  másolatot kik kapnak  céges levélpapír  pecsét  több aláíró  céges aláírás  minden oldal szignálása  mellékletek  utóirat

7 Általános követelmények  Közérthető  Magyaros  Hibátlan Ha egy levél első olvasatban nem érthető, akkor azt újra kell fogalmazni, mivel így nem kommunikációképes. Terjedelme ne haladja meg a feltétlenül indokoltat!

8 Formai követelmények  Arányos elhelyezés hosszában és keresztben  Utolsó „maradvány” oldal  Laptörések elhelyezése  Betűméret  Betűtípus olvasható legyen  Nem engedni a WORD csábításainak (WordArt Brrr!!!!)

9 Papírformátumok és -méretek Formátum A (mm-ben) B (mm-ben) C (mm-ben) 0841x1, x1,414917x1, x841707x x x594500x707458x x420353x500324x x297250x353229x x210176x250162x x148125x176114x x10588x12581x x7462x8857x81

10 A jó levél ismérvei  Rövidség, lényegre törő fogalmazás  Tárgyilagosság és tapintatosság  A címzett (vevő!) áll a középpontban, empatikus  Pozitív hozzáállású (még a 12. reklamáció is)  Logikus érvelés  Szlogenek, klisék kerülése  Ne vádaskodjunk, ne sértegessen másokat

11 A jó levél készítésének folyamata  Vázlat készítés (mi a cél?)  Logikai sorrend felépítése  Fogalmazás  Kiemelések kiválasztása (arányok, formai kiemelés, fogalmazás)  Adatok ellenőrzése  Hejesírás ellenőrzése!  Nyomtatásban való ellenőrzés  Levélminták használata

12 Borítékolás,elküldés  boríték kiválasztása  boríték feliratai  feladó  cím  bélyeg  kézbesítés módja  előkészítés aláírásra  összehajtás  A/x méret  11 coll  leragasztás?  iktatás / postakönyv

13 A borítékok és tasakok méretei TípusMéret mm-ben (magasság x szélesség) LC6114x162 mm LC5229x162 mm LA4 (DL)110x220 mm LC6/LC5114x229 mm LC4229x324 mm TC4229x324 mm TB4250x353 mm

14 Postázás  a postai szabályozás és eljárások  levéltípusok  csomagolás  belföldi levél  DM  feladás / tömeges feladás

15 Kategóriák  ajánlott, expressz  tértivevény  légiposta  portó  nyomtatvány  díjmentesítés  különleges kezelés (csomag) Példa: A postai díjszabás táblázata

16 Postai díjszabás 1. Küldemények súlyhatára és terjedelme [1][1] postafiókra vagy postán maradóra címzett levélé 2000 g A küldemény megnevezése SúlyhatárTerjedelem belföldrekülföldre Szabvány levél30 g20 g114x162 mm-es vagy 110x220mm- es borítékban feladott küldemény (10 mm-es eltérés megengedett) Egyéb levél500 g2000 ga) Legkisebb mérete 90x140 mm, +-2 mm eltérés megengedett. b) Legnagyobb mérete (hosszúság+szélesség+magasság ) 900 mm, de leghosszabb mérete 600 mm-nél nem lehet nagyobb. Levelezőlap, képes levelezőlap Legkisebb mérete 90x140 mm. Legnagyobb mérete 105x150 mm, +-2mm eltérés megengedett.

17 Postai díjszabás 2. Küldemények díjai Levél BelföldreKülföldre helyitávolsági környező országokba egyéb európai országba egyéb külföldre Szabvány 40 Ft44 Ft60 Ft150 Ft170 Ft Egyéb 20g 80 Ft160 Ft180 Ft 100g65 Ft 70 Ft270 Ft 330 Ft 250g 600 Ft 710 Ft 350g95 Ft 500g120 Ft 1160 Ft 1370 FT 1000g 2210 Ft 2690 Ft 2000g 280Ft3360 Ft 4300 Ft

18 Postai díjszabás 3. Környező országok Horvátország, Románia, Szerbia-Montenegró, Szlovákia, Szlovénia, Ukrajna Egyéb európai országok Albánia, Andorra, Ausztria, Belgium, Bosznia-Hercegovina, Bulgária, Ciprus, Csehország, Dánia, Észtország, Fehéroroszország, Finnország, Franciaország, Görögország, Hollandia, Írország, Izland, Lengyelország, Lettország, Liechtenstein, Litvánia, Luxemburg, Macedónia, Málta, Moldova, Monaco, Nagy-Britannia, Németország, Norvégia, Olaszország, Oroszország, Portugália, San Marino, Spanyolország, Svájc, Svédország, Törökország, Vatikán

19 Postai díjszabás 4. Küldemények díjai Levelezőlap, képes levelezőlap BelföldreKülföldre helyitávolsági környező országokba egyéb európai országba egyéb külföldre 35 Ft 60 Ft100 Ft120 Ft

20 A továbbítás egyéb módjai  gyorsposta DHL, FedEx  saját futár  külső futár (Hajtás Pajtás, Call Car) Hibrid továbbítások: Gyors tájékoztató + lassú formális: fax + levél, + levél Csak a lényeg + teljeskörű tájékoztatás: ajánlat + teljes anyag referenciákkal és árumintával

21 Ügyviteli munka (bürotika)  ügyintézés, ügykezelés  iratkezelés (SzMSz, Iratkezelési Szabályzat)  centralizált  decentralizált  vegyes

22 A beérkező levelek kezelése  Küldemények fogadása  Postabontás (titkos, saját kezű,...)  Érkeztetés (a fontos levelek felismerése, a normál levelek kezelése,..)  Érkeztetési dátumozás  Iktatás !!! (kezdőirat vagy van előzménye?)  Iktató bélyegző elhelyezése és kitöltése  Iktatókönyvbe történő bejegyzés  Irattovábbítás  Tárolás  Feldolgozás  Tárolás/archiválás  Az iktatókönyv kezelése

23 A beérkező levelek kezelése Két fontos fogalom !  Érkeztetés  Minden beérkező küldeményre elvégezni  Szortirozás (fontos levelek felismerése, a normál levelek kezelése,..)  Érkeztetési dátumozás (kronologikus csoportosítás)  Iktatás  kezdőirat vagy van előzménye?  Iktató bélyegző elhelyezése és kitöltése  Iktatókönyvbe történő bejegyzés  Kölcsönösen egyértelmű azonosítás !!!

24 Iktatási rendszerek  szervezeti egységenként  időrendben  kimenő-bejövő  témakörök Példa: Az iktatókönyv egy oldala

25 Számítógéppel segített iktatás 1. Az IQtató® Titkársági Információkezelő egy programrendszer, amely komplex megoldást nyújt az irodai adminisztráció gyors és pontos elvégzésére. A program moduláris felépítésű. Létezik  általános célú (univerzális) iktatókönyv modul,  postai feladójegyzék készítő modul, és  specializált, önkormányzati iktató modul. Előnyei a hagyományos iktatással szemben: A letárolt adatok több ezer irat esetén is azonnal elérhetők. Az elektronikus keresés lehetővé teszi, hogy akár adattöredék, fél szó esetén is a program pillanatok alatt megtalálja a keresett iratot, nevet, céget, telefonszámot. Az iktatókönyvek egyes rovatai átnevezhetők. Tetszőleges számú új rovatot lehet definiálni. Minden rovatnak saját törzsadattára lehet. A törzsadattárak használata révén rendkívül gyors és hibamentes az adatok rögzítése.

26 Számítógéppel segített iktatás 2. Az IQtató® program fő szolgáltatásai:  Levelek, faxok, egyéb iratok elektronikus iktatása tetszőleges bontásban, csoportosításban.  Elektronikus, „Postai feladójegyzék” készítő modul. (önállóan is rendelhető)  Önkormányzati modul, amely kezeli az „A” adatlapokat, elkészíti az éves statisztikai jelentéseket.  Nevek, címek, telefonszámok nyilvántartása. Határidőnapló; napi teendők nyilvántartása, automatikus figyelése.  Közel százféle, menüből választható lista és egy önálló listagenerátor.  Átnevezhető, bővíthető iktatókönyvi rovatok.  Iratkapcsolás különböző időszakú iratok között.  Többszintű, jelszavas hozzáférés védelem menükre és műveletekre lebontva.

27 Számítógéppel segített iktatás 3.

28 Számítógéppel segített iktatás 4.

29 Nyilvántartások vezetése  irattár felállítása  iratok előkészítése tárolásra  az irattartók elrendezése  a lerakott iratok elérése  a „kivettem” kártya  kereszthivatkozások  elveszett dokumentum keresése  lerakott (iktatott) irat továbbítása  a nem papír jellegű anyagok kezelése (floppy,mikrofilm, minták stb.)  elhelyezés (témakör, földrajzi, kódolt)

30 Irattározás A visszakeresés gyakorisága határozza meg az irattározás formáját:  Feldolgozás közben  Tárolás  Archiválás  Levéltár  Selejtezés

31 Mit tartalmaz az iratkezelési szabályzat? 1.  Ki a felelős szervezet?  Ki felügyeli a szervezetet/iratkezelést?  Milyen iratokra vonatkozik?  Szabályozáson kívül eső dokumentumok (pl.: METRO katalógus)  Jelen szabályozás alá vont iratok  Más (szigorúbb) szabályozás alá vont dokumentumok meghatározása

32 Mit tartalmaz az iratkezelési szabályzat? 2.  Beérkező adatok kezelése  Iratnyilvántartás, iktatás szabályzása  Ügyintézéssel összefüggő feladatok  Kimenő iratok kezelése  Irattározás/archíválás  Selejtezés  Szabályzat felülvizsgálati rendje Erőforrások biztosításának rendje


Letölteni ppt "Levelezés Miről fogunk beszélni? Mi a levél? Levelek csoportosítása A levél tartalma, formai követelmények Az elküldendő levelek kezelése A beérkezett."

Hasonló előadás


Google Hirdetések