Automatizált szállítói számlafeldolgozás a MÁV Zrt.-nél

Az előadások a következő témára: "Automatizált szállítói számlafeldolgozás a MÁV Zrt.-nél"— Előadás másolata:

1 Automatizált szállítói számlafeldolgozás a MÁV Zrt.-nél
Nagyné Cselényi Edit Magyar Államvasutak Zrt. könyvelés vezető Doqsys Szakmai Nap, /21

2 Tartalom A MÁV Zrt. Bemutatása Projekt előzmények
Megfogalmazott célkitűzések A számlafeldolgozás folyamatának lépései Az ICR alapú adatkinyerés előnyei Elért eredmények Jövőbeli tervek Összefoglalás Doqsys Szakmai Nap, /21

3 A MÁV csoport fontosabb
mutatószámai (2010) Megnevezés Mértékegység Mennyiség Vasúti pályahálózat építési hossza km 7 476 Nemzetközi törzshálózat hossza 2 641 Villamosított vasúti pálya hossza 2 659 Állomások száma darab 657 Megállóhelyek száma (megálló-rakodóhelyek számával együtt) 833 Mozdonyok száma 900 Összes utasfő fő Összes utaskilométer Forrás: Doqsys Szakmai Nap, /21

4 A MÁV Zrt. felépítése Doqsys Szakmai Nap, /21 4

5 Projekt előzmények Csoport szintű, független nemzetközi tanácsadói átvilágítás Nemzetközi legjobb gyakorlatok alapján megfogalmazott irányelvek (BPR) mintegy 40 működési területre A beszerzési és számlafeldolgozási folyamat újratervezése és automatizálása önálló projektet kapott Nyílt közbeszerzési eljárás előkészítése és lebonyolítása külső minőségirányító tanácsadó bevonásával Doqsys Szakmai Nap, /21

6 Megfogalmazott célkitűzések
Központi számlabefogadás (egyetlen postafiók címre) Többszöri iktatás kiküszöbölése Többszöri adatrögzítés (hibalehetőség) megelőzése Manuális lépések automatizálása: automatikus mezőfelismerés – ICR, szállító ellenőrzés, matching workflow, ERP export Doqsys Szakmai Nap, /21

7 Megfogalmazott célkitűzések
Igazolási folyamat dokumentálása, transzparenssé tétele Automatikus helyettesítés (betegség, szabadság esetén) Átfutási idő jelentős csökkentése (20-30 helyett 4-6 nap) Működési költségek csökkentése Késedelmi kamat csökkentése, megelőzése Sztenderd folyamatok, sztenderd rendszerben Doqsys Szakmai Nap, /21

8 A projekt számokban induláskor
számla (~ oldal) évente 16% PO előzményes, 84% előzmény nélküli 60 fő számviteli felhasználó 600 fő számlajóváhagyó, igazoló Bevezetés szerződéskötéstől éles indulásig: – = 4 hónap Doqsys Szakmai Nap, /21

9 A szállítói számlák megoszlása
Doqsys Szakmai Nap, /21

10 A folyamat 1. fázisa: Digitalizálás
A számlák a MÁV Zrt. Könyves Kálmán krt-i címére érkeznek (postafiókba) Levélbontás, előkészítés (kikapcsozás, elválasztás, sorbarendezés, vonalkódozás, stb.) Szkennelés elválasztó lapokkal (számla és mellékletek) Teljesoldalas karakterfelismerés a TIS eFlow-ban, automatikus mezőkitöltés Doqsys Szakmai Nap, /21

11 A folyamat 2. fázisa: Adatbevitel
Adatellenőrzés, kiegészítés (completion) Háttérlogikák futtatása, formai ellenőrzés Összevetés az ERP-ből letöltött szállítói törzzsel, és egyéb törzsadatokkal Továbbítás a BasWare jóváhagyási workflow-ba Kivételek kezelése hibás szállító, bankszámla szám, végösszeg, áfa eltérés, rendelés szám Doqsys Szakmai Nap, /21

12 Adatellenőrzés, kiegészítés
Doqsys Szakmai Nap, /21

13 Prioritás kezelés, ripotok
Doqsys Szakmai Nap, /21

14 A folyamat 3. fázisa: Kontírozás, jóváhagyás
Könyvelési adatok kitöltése (számlasorok kontírozása) Főkönyvi szám és költséghely ellenőrzés Jóváhagyási limitek figyelése Költséghelyenkénti jóváhagyási folyamat Végső jóváhagyásra után küldés a könyvelésre Doqsys Szakmai Nap, /21

15 A folyamat 4. fázisa: Könyvelés, ERP export
Végső jóváhagyás után a könyvelő ellenőrzi a számlakönyvelés adatait Az ellenőrzés után automatikus számlaküldés az ERP-be Bővebb jogosultság kontírozó / jóváhagyó szerepkörnél Teljes kontírozási / jóváhagyási folyamatra rálátás Doqsys Szakmai Nap, /21

16 Jelentéskezelés, riporting
A rendszer minden eseményt naplóz Részletes statisztikák feldolgozott számlák, feldolgozásra váró számlák száma / értéke átfutási idők termékre, beszállítóra, költséghelyre, stb. PO előzményes vs előzmény nélküli Egyedi statisztikák Felhasználói szinten definiálható riportok Exportálás lehetősége Doqsys Szakmai Nap, /21

17 Az ICR technológia előnyei
Az ICR sokkal több, mint az egyszerű OCR Adatbázis kapcsolatok, háttérlogikák biztosítják, hogy az OCR felhasználásával nagy pontosságú MEZŐ SZINTŰ eredményt kapjunk Kiszűri a hibákat már a folyamat elején, ezért a kivétel kezelés sokkal hatékonyabb(formai hiba, nincs PO, stb.)) Minimalizálja a manuális adatbevitelt Minden számla egységesen, egy kapun keresztül jön be Doqsys Szakmai Nap, /21

18 Elért eredmények Jelentős létszám és költségmegtakarítás
Átlátható, lekövethető folyamatok Lerövidült a számlák átfutási ideje (beérkezéstől lekönyvelésig: akár 2-3 nap) Késedelmi kamatok ¼-re (!) csökkentek Felhasználói és vezetői elégedettség nőtt Vezetői döntésekhez pontos és aktuális információk állnak rendelkezésre Doqsys Szakmai Nap, /21

19 Jövőbeli lehetőségek A folyamatok kiterjesztése a MÁV konszolidált körben lévő leányvállalataira Más folyamatok hasonló átalakítása (pl. utazási költségtérítés, bankkártyás elszámoltatás) A vállalati tartalmokezelés (ECM) bementi kapujának egységesítése és támogatása eFlow-val (dokumentum osztályozás) Doqsys Szakmai Nap, /21

20 Összefoglalás MÁV csoport bejövő számla kezelésének átalakítása
Ezen belül a feladatok megfelelő szintű szétválasztása (könyvelés-completion) SSC jellegű működés kialakítása Átfutási idő jelentős csökkentése (4-6 nap) Késedelmi kamatok jelentős csökkentése (75%) Átlátható, könnyen riportolható feldolgozás Stabil működés, jó partnerkapcsolat Doqsys Szakmai Nap, /21

21 Köszönöm a figyelmet! Nagyné Cselényi Edit nagynecse@mav.hu
Doqsys Szakmai Nap, /21