AUDIT TRAIL Előadó: Dr. Fábián Tibor

Az előadások a következő témára: "AUDIT TRAIL Előadó: Dr. Fábián Tibor"— Előadás másolata:

1 AUDIT TRAIL Előadó: Dr. Fábián Tibor
Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Hivatal Belső Ellenőrzési Főosztályvezető

2 AUDIT TRAIL Jogszabályi háttér:
80/2003. (VI.7.) Kormányrendelet, ami hatályon kívül helyezte a 255/2000 Kormányrendeletet (ezen rendelet alapján készült el a SAPARD Audit Trail-je) 280/2003 (XII.29.) Kormányrendelet 438/2001 EK rendelet

3 AUDIT TRAIL Egyéb szakanyag:
az 1999-ben elkészült Audit Trail című kiadvány (a Kiadvány az akkori tagállamok Strukturális Alapja számára lett kifejlesztve az Európai Közösségek Bizottságának megbízásából) M. F. Rodriguez és J. Ferreira: „Végső jelentés az európai Strukturális Alapok kiadásainak ellenőrzési és vezérlési rendszerének kiválasztott tagállamokban végzett tanulmányozásáról”

4 AUDIT TRAIL A 280/2003 (XII.29.) Kormányrendelet kimondja:
145/B. § (1) A költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési útvonalát (Audit Trail), amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolításai és ellenőrzési folyamatainak szöveges, illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírása. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv e rendelet 10. §-ának (4) bekezdésében foglalt szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi.

5 AUDIT TRAIL Audit Trail (ellenőrzési nyomvonal) – definíció 1
„Az Európai Unió által előírt, támogatások felhasználásának rendszervizsgálati eszköze, melynek eredményeképp elkészül a program lebonyolítási és működési leírása szövegesen, táblázatba foglalva, illetve folyamatábrával szemléltetve, amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és előzetes ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.” (80/2003. (VI.7.) Korm. Rendelet) „Az érintett szervezetek ellenőrzési nyomvonalat alakítanak ki, és azt folyamatosan karbantartják”. (80/ § (d))

6 AUDIT TRAIL Audit Trail (ellenőrzési nyomvonal) – definíció 2 Az Audit trail egy grafikusan megjelenített folyamatábra, amely tartalmazza a belső kontrollokat és mindazon dokumentumokat, amelyen a munkafolyamat egyes lépései lebonyolódnak

7 AUDIT TRAIL Az Audit Trail általában:
Az audit trail úgy is felfogható, mint a követelményeket (jogszabályi, sound financial management, pénzügyi érdekek védelme, stb.) teljesítő menedzsment és irányítási rendszer megfelelő leírása. A lebonyolítási rendszer leírásában egyértelműen láthatóvá kell tenni az Alapokból származó pénzek és információk áramlását, a kapcsolódó dokumentumok és ellenőrzések leírását. Ehhez tartozik azon információ-áramlások leírása is, amelyek a kedvezményezett teljesítményét és az előírásoknak való megfelelését bizonyítják.

8 AUDIT TRAIL Összefoglalva:
Az Audit Trail tehát a teljes lebonyolítási folyamatot lefedi, az eljárásrend sajátosságai miatt különböző szintjei vannak, az egyes szinteken más-más szereplők az érintettek. Fontos, hogy az Audit Trail egyértelműen mutassa be az egyes szintekhez tartozó ellenőrzési követelményeket, rendszereket és azt, hogy ezek hogyan biztosítják a Közösségi szabályoknak való megfelelést.

9 AUDIT TRAIL A megfelelő ellenőrzési nyomvonal információigényének leírása: (A 438/2001 EK Rendelet I. melléklete alapján) 7. cikk (2) bekezdésében említett ellenőrzési nyomvonal akkor tekinthető megfelelőnek, ha az adott támogatás esetében:

10 AUDIT TRAIL 1. A megfelelő irányítási szinten vezetett könyvelési nyilvántartások valamennyi társfinanszírozott művelet esetében részletes információt nyújtanak a végső kedvezményezetteknél felmerült kiadásokról, a végső kedvezményezettek közé értve, ahol nem az utóbbiak a finanszírozás végső címzettjei, a műveleteket végző szervezeteket és vállalkozásokat is. A könyvelési nyilvántartásokon feltüntetik elkészítésük időpontját, mindegyik kiadási tétel összegét, az illető tételt alátámasztó bizonylatok természetét, valamint a kifizetés keltét és módját. A szükséges bizonylatokat (pl.: számlák) mellékelni kell.

11 AUDIT TRAIL 2. A társfinanszírozott művelethez csak részben kapcsolódó kiadási tételeknél a társfinanszírozott műveletek és az egyéb műveletek között kimutatható a kiadások felosztásának pontossága. Ugyanez vonatkozik az olyan költségfajtákra, amelyek csak bizonyos korlátokon belül vagy csak az egyéb költségek arányában tekinthetők támogathatónak.

12 AUDIT TRAIL 3. A művelet műszaki leírása és pénzügyi terve, az időközi jelentések, a támogatás jóváhagyására, a versenytárgyalási és szerződéskötési eljárásokra vonatkozó iratok, továbbá a műveletben társfinanszírozott termékek és szolgáltatások vizsgálatáról szóló jelentések az Audit Trail-ben meg kell, hogy jelenjenek.

13 AUDIT TRAIL 4. A közvetítő szervezetek mindegyik műveletről és a kiadásoknak a végső kedvezményezettek által igazolt összegéről könyvelési nyilvántartást vezetnek.. A közvetítő szervezet az 1260/1999/EK rendelet 9. cikkének o) pontja alapján kijelölt kifizető hatóságnak benyújtják azon műveletek listáját, amelyek az egyes támogatások keretében jóváhagyásra kerültek, mindegyik műveletet részletesen azonosítva és megjelölve a végső kedvezményezettet, a támogatás jóváhagyásának keltét, a lekötött és kifizetett összegeket és a kiadások időszakát, valamint az összes kiadást intézkedések és alprogramok vagy prioritások szerint. Ezek az információk a kifizető hatóság számára könyvelési nyilvántartást alátámasztó bizonylatokat képeznek, és egyben a Bizottság számára benyújtandó költségnyilatkozatok elkészítésének az alapjai is, amelyek meg kell, hogy jelenjenek az Audit Trail-ben.

14 AUDIT TRAIL 5. Ha a könyvelési adatokat elektronikusan adják át, az összes érintett hatóságnak és szervezetnek elegendő információt kell kapnia az alacsonyabb szintről ahhoz, hogy könyvelési nyilvántartásaikat és a felfelé jelentett összegeket igazolni tudják. Ennek révén megfelelő ellenőrzési nyomvonal biztosítható az összesítők Bizottság számára igazolt összegeitől lefelé az egyes kiadási tételekig és az alátámasztó bizonylatokig a végső kedvezményezettek és a műveleteket végző szervezetek és vállalkozások szintjén. Ezt az Audit Trail-ben ábrázolni kell.

15 AUDIT TRAIL A megfelelő audit trail a 438/2001-es Bizottsági Rendelet alapján: lehetővé teszi a Bizottság felé igazolt összesített kiadások egyeztetését (megfeleltetését) a különböző szinteken (irányító-, megvalósító-, kifizető szervek, végső kedvezményezettek) nyilvántartott költségekkel és az azokat dokumentáló bizonylatokkal biztosítja, hogy a rendelkezésre álló közösségi és nemzeti alapok felosztása és felhasználása minden szinten ellenőrizhető és igazolható legyen

16 AUDIT TRAIL A megfelelő audit trail-nek tartalmaznia kell a pályázat befogadásától a végső kedvezményezettig tartó teljes folyamat munkaműveletenkénti ábrázolását azokkal a DOKUMENTUMOKKAL együtt, amelyekben a pályázat ill. kérelemkezelés, valamint a kifizetés folyamata lezajlik.

17 AUDIT TRAIL Az Audit Trail használata
Az Audit Trail a rendszer audit egy olyan eszköze, melynek segítségével az auditor gyorsan elemezheti a rendszert, és meghatározhatja annak gyenge pontjait, melyek további vizsgálatot igényelhetnek, annak érdekében, hogy meggyőződjenek az alkalmazott rendszer magbízhatóságáról, stabilitásáról. Tulajdonképpen ez egy navigációs térkép, amely keresztül vezet a különböző szinteken, melyek a nemzeti vezetési és ellenőrzési rendszert alkotják.

18 AUDIT TRAIL Audit Trail felépítése Szerkezetileg 2 részre osztható:
Szöveges rész Mellékletek

19 AUDIT TRAIL A szöveges részben az alábbiakra kell kitérni:
Szerzői jogvédelem (ha van ilyen) Az audit trail definiciója, használata Az alkalmazott rendszer áttekintése rendszer dokumentáció, annak általános alapelvei dokumentumazonosítás végrehajtási és kifizetési folyamatok dokumentációja; monitoring és könyvelési dokumentáció; iratkezelés; könyvelési rendszer működése; információáramlás egyeztetések; tranzakciók története; a rendszerben bekövetkezett változások dokumentálása;

20 AUDIT TRAIL A mellékletek tartalma a szöveges részhez kapcsolódóan a következő lehet: Tevékenységek folyamatábrái Dokumentum áramlás Dokumentumtérkép Számlastruktúra Számla magyarázatok Iratmozgás folyamatábrája A főkönyv inputjai és outputjai

21 AUDIT TRAIL Az alkalmazott rendszer áttekintése
A rendszer működtetése során kiemelt jelentőségű dokumentum az ELLENŐRZŐ JEGYZÉK, amely az egyes ellenőrzési lépések nyomon követését segíti. Ebben a jegyzékben kerül rögzítésre minden egyes folyamatlépés, tranzakció, az ügyintéző/végrehajtó neve, végrehajtás ideje, ügyintéző beosztása, szervezeti egysége, aláírása. Így könnyen nyomon követhető, hogy a tevékenységek folyamatábrájában jelzett eljárás egyes lépéseit végrehajtották-e, és mi az aktuális státusa az egyes projekteknek.

22 AUDIT TRAIL Példa: A SAPARD Hivatal Ellenőrző jegyzéke Sorszám
Ellenőrizendő feladatok megnevezése Jelmagyarázat Kitöltő Ellenőrző   A feladat elvégzéséért felelős személy tölti ki! A feladat ellenőrzéséért felelős személy tölti ki! Igen Aláírás Dátum

23 AUDIT TRAIL Rendszer dokumentáció
A kidolgozott eljárásrend biztosítja, hogy minden, a szervezet munkatársai által elvégzett ellenőrzési lépésnek van dokumentális bizonyítéka. Minden dokumentumot, formanyomtatványt aláír, és dátummal lát el a kitöltő személy, illetve az ellenőrzést végző, magasabb pozíciójú személy is. A dokumentáció alapvetően két nagy kategóriába sorolható: A pályázó/kedvezményezett által benyújtott dokumentáció Hivatali dokumentáció (ellenőrző listák, értesítő levelek, jegyzőkönyvek, döntési lapok, jelentések, stb.)

24 AUDIT TRAIL Példa: A SAPARD Hivatal tart egy DOKUMENTUM TÉRKÉP-et, amelyet minden szervezeti egység számára biztosítanak. A dokumentum térkép tartalmazza a feldolgozási folyamatokhoz kapcsolódó minden egyes dokumentum útvonalát az egységek között. Továbbá azt is megmutatja, hogy a dokumentum eredeti, avagy másolati példányát kell-e továbbítani a megjelölt helyre. Egyaránt része a Hivatal dokumentációja, és a külső dokumentáció (pályázó (kedvezményezett által benyújtott anyagok, bankszámla kivonatok) is.

25 AUDIT TRAIL A SAPARD Dokumentum térkép szerkezete: Dokumentum
Készítette továbbítás helye száma neve eredeti másolat

26 AUDIT TRAIL Az egyes dokumentumok azonosítása
Minden egyes dokumentumnak saját, önálló, száma van. A SAPARD-nál például 3 számjegyű azonosítókat használnak, amelyből az első számjegy az osztályokat jelenti az alábbiak szerint: 1 Pályázatkezelési folyamatok a Regionális Irodában 2 Pályázatkezelési folyamatok a Pályázatkezelési Osztálynál 3 Szerződéskötési folyamatok a Jogi és Szerződéskötési Osztálynál 4 Számlakezelési folyamatok a Regionális Irodánál 5 Számlakezelési, engedélyezési folyamatok a Pénzügyi Engedélyezési Osztálynál 6 Kifizetési folyamatok a Kifizetési Osztálynál 7 Nyilvántartási és könyvelési folyamatok a Pénzügyi Nyilvántartási és Könyvelési Osztálynál 8 Projekt monitoring folyamatok 9 Szabálytalanságok, eltérések kezeléséhez kapcsolt folyamatok A második és harmadik számjegy jelzi a feldolgozási folyamatban jelzett egymás utániságot. Minden dokumentumon fel van tüntetve annak a projektnek az azonosító száma, amelyhez a dokumentum kapcsolódik.

27 AUDIT TRAIL Végrehajtási folyamatok dokumentációja
A végrehajtási folyamat a pályázat befogadásától a szerződéskötésig tartó folyamat. Az audit trailben a végrehajtási folyamat dokumentációját főként az audit trail mellékletében vázolt végrehajtási folyamatábra rögzíti, amelynek megértését az Audit trail szöveges részében lévő rövid, tömör magyarázat segíti. A végrehajtási folyamat dokumentumai a következők lehetnek: Pénzügyi tervek Jelentések, beszámolók Támogatás jóváhagyásának dokumentumai Szerződések, stb

28 Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály
Regionális Iroda Központi Iroda Ügyviteli referens Pályázatkezelők Titkárság Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály 1. lépés: Információszolgáltatás, tanácsadás a lehetséges pályázóknak 2. lépés: Pályázati csomag kiadása Dokumentum: Pályázati felhívás Pályázati dokumentáció összeállítása Postai úton 3. lépés: Pályázatok átvétele, felbontása, szétválasztása, nyilvántartásba vétele, iktatása és azonosítása Dokumentum: iktatott pályázati csomag, 100, 115 4. lépés: Pályázati csomag, adminisztratív ellenőrzése aktásítása és adatrögzítése Dokumentum: pályázat kezelési dosszié, 001, 100, 101 5. lépés: Beérkezést igazoló levél posta Közbeszerzés 008. dokumentum Dokumentum: 100, 102

29 Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály
Regionális Iroda Központi Iroda Ügyviteli referens Pályázatkezelők Titkárság Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály 6. lépés: Formai ellenőrzés Dokumentum: 001, 100, 101, 103, 7. lépés: Hiányok megállapítása esetén felszólítás hiánypótlásra 8. lépés: Postázás Dokumentum: 100, 104, 116 A pályázó pótolja a hiányt / nem pótolja a hiányt Osztályvezető aláírása az Elutasító levélre 9./a lépés: Hiánypótlás megtörtént Dokumentum: visszaküldött nyilatkozatok, igazolások, engedélyek. 9./b lépés: Hiánypótlás nem történt meg, hiányos maradt, ezért elutasító értesítés Dokumentum: 100, 101, 113, 118 A pályázó megkapja az elutasító értesítést, s az ellen kifogással élhet A Titkárság érkezteti és továbbítja az anyagokat a JSZO-ra A JSZO javaslatot terjeszt az Elnök elé /szükség esetén más osztályok bevonásával/ Postázás Kifogás esetén az R.I. a kifogást és a Pály. dosszié másolatát továbbítja a Központi Titkárságra Információkérő adatlap OTMR-nek 10. lépés: Információkérés az OTMR-től Dokumentum: 005, 100

30 Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály
Regionális Iroda Központi Iroda Ügyviteli referens Pályázatkezelők Titkárság Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály 11. lépés: Értesítés a pályázat befogadásáról Dokumentum: 100, 101, 109/a Megkapja az ügyviteli referens a döntést és továbbítja az illetékesnek 12. lépés: Jogosultság ellenőrzés Az Elnök elutasítja, vagy helyt ad a kifogásnak (Dok. 211., amelynek egy példánya a JSZO-nál marad) Dokumentum: 100, 101,105, 114 A Titkárság megküldi a döntést a Kedvezményezettnek és a Regionális Irodának Dokumentum: 211 Megkapja a pályázó a döntést 13. lépés: Jogosulatlanság esetén értesítés a pályázat elutasításáról Az eljárásban érintett osztályok megkapják a 211-es dokumentum egy példányát 14. lépés: Elutasító értesítés postázása Dokumentum: 100, 101,113, 118 A pályázó megkapja az elutasító értesítést, amely ellen kifogással élhet /A kifogás elbírálását ld. 9/b lépéstől/ Dokumentum: 113 15. lépés: Nem támogatható és jogosult költségtételek ellenőrzése Dokumentum: 100, 101, 106/a-b, 114 Módosítás megtörtént Felszólítás a pályázati anyag módosítására 16. lépés: Támogatási szint és forrásterv ellenőrzése Dokumentum:100, 101, 108, 114 Módosítás nem történt meg 17. lépés: Felszólítás a pályázati anyag módosítására Dokumentum: 100, 101, 107

31 Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály
Regionális Iroda Központi Iroda Ügyviteli referens Pályázatkezelők Titkárság Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály 19. lépés: Elutasító értesítés postázása 18. lépés: Elutasítás módosítás hiánya alapján, A pályázó megkapja az elutasító értesítést , amely ellen kifogással élhet /A kifogás elbírálását ld. 9/b lépéstől/ vagy nem megfelelő módosítás miatt 20. lépés: Pályázat (üzleti terv) értékelés A pályázónál helyszíni szemle Dokumentum: 100, 101, 110, 114 21. lépés: Elutasítás pályázat (üzleti terv) értékelés alapján. Osztályvezető aláírása az Elutasító határozatra Dokumentum: 100, 101, 113, 118 22. lépés: Előzetes helyszíni szemle Dokumentum: 100, 101, 111, 114 A pályázó megkapja az elutasító értesítést, amely ellen kifogással élhet /A kifogás elbírálását ld. 9/b lépéstől/ 24. lépés: Elutasító levél postázása 23. lépés: Elutasító határozat az előzetes helyszíni szemle alapján Dokumentum: 100, 101, 113, 118 Osztályvezető aláírása az Elutasító határozatra 25. lépés: A pályázatok szelekciós kritériumok szerinti pontozása, értékelése. Dokumentum: 100,101,112,114

32 Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály
Regionális Iroda Központi Iroda Ügyviteli referens Pályázatkezelők Titkárság Pályázatkezelési Osztály Jogi és Szerződéskötési Osztály 26. lépés: Egyeztető értékelés, 4 szem elv érvényesítése, az elvégzett értékelés áttekintése, egyeztetése 27. lépés: Sikertelen egyeztetés esetén újra levezetése Osztályvezető aláírása a Döntés előkészítő lapon Dokumentum: 112 Dokumentumok: 100, 101, 112 29. lépés: Minimum 20%-os minta kijelölése és erről R. I. értesítése 28. lépés: Lista küldése a feldolgozott pályázatokról a Pályázatkezelési Osztály részére Dokumentumok: 115, 117,118, 209 Dokumentumok: 115, 117, 118 30. lépés: Pályázati dosszié-kivonat és a mintavételbe bekerült pályázati dossziék feljuttatása a Központi Irodába Pályázati dosszié kivonat Közbeszerzés 008. dokumentum Dokumentum: dossziékivonat, R.I. pály. kez. dosszié 31. lépés: A dosszié-kivonat iktatása Dokumentum: dossziékivonat, R.I. pály. kez. dosszié 32. lépés: A pályázati dosszié kivonatok teljességének ellenőrzése R. I. pályázati dosszié Dokumentum: 200, 201

33 AUDIT TRAIL Kifizetési folyamatok dokumentációja
A kifizetési dokumentációáram a kedvezményezettek által benyújtott elszámolással kezdődik és a kedvezményezettnek történő kifizetéssel zárul. Az audit trail ezt a folyamatot is kétféleképpen rögzíti: folyamatábra és szöveges formában.

34 AUDIT TRAIL Monitoring dokumentáció
A monitoring magába foglalja a Programmal kapcsolatos folyamatok folyamatos értékelését mind a pályázatok/projektek szintjén, mind a szervezet/Hivatal szintjén. A monitoring rendszer egy olyan hierarchikus vezetői információs rendszer, amely alapján a Program megvalósításának minden egyes szakasza értékelhető. A SAPARD Programnál a Helyszíni Ellenőrzési Osztály volt felelős a monitoring rendszer működtetéséért és a monitoring jelentések elkészítéséért.

35 AUDIT TRAIL Könyvelési dokumentáció
A Könyvelési osztályhoz beérkező dokumentumok mindig eredeti példányok, hiszen a könyvelés alapját fogják képezni. Az osztály dokumentumai: analitikai nyilvántartások a kötelezettségvállalásról, kifizetésekről, adósokról számlatükör számlák közti összefüggések könyvelési segédlet Az utóbbi a legfontosabb, mert ez tartalmazza az összes előforduló gazdasági eseményt, azok alapdokumentumait, a könyvelendő összeg meghatározásának módját és a könyvelendő teljesítési dátumot. A segédlet alapján kell elkészíteni a napló bizonylatokat, melyeknek a jóváhagyása után lehet a főkönyvi feladást elvégezni.

36 AUDIT TRAIL Iratkezelés
A pályázatok feldolgozását illetően alapvető követelmény a pályázat-feldolgozási folyamat nyomon követhetősége, átláthatósága és ellenőrizhetősége. Kiemelt fontosságú feladat, a pályázatkezelés, a projektek megvalósulása során keletkezett iratok kezelésének egyértelmű szabályozása és az ebből következő előírások érvényesítése. A pályázatok feldolgozása és a végrehajtás folyamán keletkezett dokumentumok kezelését a szervezet működésével kapcsolatos egyéb iratoktól elkülönítetten, annak zárt egysége biztosításával kell megoldani.

37 AUDIT TRAIL A könyvelési rendszer működése, és az információ áramlás áttekintése Ebben a részben rögzítik a könyvelési teendőket (keretösszegek, kötelezettségvállalások, kifizetések, korrekciók, kamatjóváírás stb. lekönyvelése) és az egyes szakaszok (végrehajtási, kifizetési) információáramlását.

38 AUDIT TRAIL Példa az egykori SAPARD Hivatal könyvelési osztályáról:
Év eleji könyvelési teendők 1. keretösszeg PNYKO lekönyveli év elején elnöki utasítás alapján az EU és a Magyar Köztársaság által a vállalt kötelezettséget a Program végrehajtását illetően Információáramlás a végrehajtási szakaszban 2. kötelezettségvállalás PNYKO hivatalos értesítést kap a JSZO-tól a szerződéskötéseket illetően PNYKO lekönyveli a vállalt kötelezettséget PNYKO készíti a jelentéseket havonta a kötelezettségvállalásokat illetően, és továbbítja a Nemzeti Alaphoz. A jelentések intézkedésenként, szerződéskötés dátuma szerint tartalmazzák a kötelezettségeket PNYKO készíti a kifizetés előrejelzéseket havonta negyedévre előre a kötelezettségvállalások ütemezése alapján, és továbbítja a Nemzeti Alaphoz, valamint a FVM KF-hez. Az előrejelzés intézkedések szerint tartalmazza a várható kifizetéseket

39 AUDIT TRAIL Információáramlás a kifizetéseket illetően 3. engedélyezés
PNYKO megkapja a Kifizetés engedélyezése dokumentumot a PEO-tól PNYKO könyveli a kifizetés engedélyezését 4. kifizetés PNYKO megkapja a kifizetéshez szükséges források lehívásának adatait a KO-tól (átutalási megbízás, támogatásigénylés) PNYKO könyveli a források lehívását PNYKO megkapja a források átutalásának adatait a MÁK-tól bankkivonaton PNYKO könyveli a források átutalását PNYKO megkapja a kifizetés teljesítésének adatait az átutalási megbízáson a KO-tól (indítás) PNYKO könyveli a kifizetések elindítását PNYKO megkapja a kifizetés teljesítésének dokumentumát, a MÁK-tól bankkivonaton (teljesítés) PNYKO könyveli a kifizetések teljesítését PNYKO könyveli az árfolyamok eltéréséből adódó korrekciót PNYKO készíti a jelentéseket havonta a kifizetéseket illetően a Nemzeti Alap részére, illetve negyedévente az Európai Bizottság részére az átutalás-igényléshez. A kimutatás intézkedések szerint tartalmazza a kifizetéseket

40 AUDIT TRAIL A tranzakciók története
Az eljárások során a tranzakciók, feldolgozási lépések nyomon követését biztosítja, hogy: a beérkező pályázatok minden oldalán feltüntetik a projekt azonosító számát; a beadott számlákon feltüntetik az adott elszámolás sorszámát; a nyilvántartásában minden beadott pályázat és támogatásigénylés szerepel azonosítószámmal, sorszámmal ellátva, és a beérkezés dátumának feltüntetésével az elutasítástól függetlenül; a Szerződés és a Kifizetés engedélyezése dokumentumok tartalmazzák az azonosító számot, és a támogatásigénylés sorszámát is, az aláírás dátumával együtt; az Átutalási megbízásokon feltüntetik az azonosító számot, a kiállítás dátumát, és a bankba érkezés dátumát is, így az megjelenik a bankkivonaton is; a könyvelési naplóban feltüntetik az alapdokumentumok számát (sorszám, vagy azonosító szám), és dátumát is; minden eljárásrendi lépést, ellenőrzést az Ellenőrző Jegyzékbe felvezetnek, melyet azután a kedvezményezett aktájában helyeznek el.

41 AUDIT TRAIL A rendszerben bekövetkezett változások dokumentálása
A rendszer működésének hibáit, hiányosságait jegyzőkönyvezik. A kialakított számviteli rendet és a számlatükröt – tekintettel a következetesség elvére- csak akkor szabad megváltoztatni, ha azt valamilyen vonatkozó jogszabály módosítása szükségessé teszi, vagy a gazdálkodás külső és/vagy belső körülményeiben jelentős változás következik be.

42 AUDIT TRAIL Összefoglalva:
Az Audit Trail a Közösségi jogszabályoknak való folyamatos megfelelés biztosításáról tanúskodik, amely a teljes folyamatot lefedi (a pályázat kiírásától a finanszírozott projekt megvalósításának utólagos ellenőrzéséig) és az összes érintett, közreműködő szervvel való kapcsolatot is ábrázolja. A rendszer ilyen jellegű leírásának alapvető része a folyamat egyes szintjeihez tartozó ellenőrzések bemutatása. Ide tartoznak tehát a szervezeten kívüli, szervezeten belüli ellenőrzések, a formai, az adminisztratív, a helyszíni és a belső ellenőrzési tevékenységek, tehát a szabályoknak való megfelelőséget vizsgáló ellenőrzési feladatok.

43 AUDIT TRAIL Köszönöm figyelmüket!