Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Iratkezelési ismeretek Dr. Hollósi Gábor Ph.D. főlevéltáros Magyar Országos Levéltár Kormányzati Gyűjtőterületi Főosztály.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Iratkezelési ismeretek Dr. Hollósi Gábor Ph.D. főlevéltáros Magyar Országos Levéltár Kormányzati Gyűjtőterületi Főosztály."— Előadás másolata:

1 Iratkezelési ismeretek Dr. Hollósi Gábor Ph.D. főlevéltáros Magyar Országos Levéltár Kormányzati Gyűjtőterületi Főosztály

2 Az iratkezelés folyamata A küldemény átvétele A küldemény átvétele A küldemény felbontása A küldemény felbontása A küldemény érkeztetése A küldemény érkeztetése Iktatás Iktatás Szignálás Szignálás Kiadmányozás Kiadmányozás Expediálás Expediálás Átmeneti irattárazás Átmeneti irattárazás Központi irattárazás Központi irattárazás Selejtezés Selejtezés Levéltárba adás Levéltárba adás Levéltári szempontból különösen fontos A küldemény érkeztetése A küldemény érkeztetése Iktatás Iktatás Átmeneti irattárazás Átmeneti irattárazás Központi irattárazás Központi irattárazás Selejtezés Selejtezés Levéltárba adás Levéltárba adás

3 A küldemény érkeztetése Főszabály Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell.Kivétel Nem kell érkeztetni, ha a szerv valamennyi (!!!) beérkező küldeményt papír alapú iktatókönyvben iktat. Nem kell érkeztetni, ha a szerv valamennyi (!!!) beérkező küldeményt papír alapú iktatókönyvben iktat. Erről az iratkezelési szabályzatnak kell rendelkeznie. Erről az iratkezelési szabályzatnak kell rendelkeznie. Az érkeztetési nyilvántartás tartalma küldő neve küldő neve beérkezés időpontja beérkezés időpontja könyvelt postai küldeménynél a postai azonosító (ragszám) könyvelt postai küldeménynél a postai azonosító (ragszám) a szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító a szerv által képzett, folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosítóMegjegyzés Küldemény: tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el. Küldemény: tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el.

4 Az iktatás alóli kivételek Zöld = az érkeztetés mellőzése esetén sem kell iktatni, mert nem küldemény Fehér = érkeztetés esetén nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani könyveket, tananyagokat; (sajtótermék) könyveket, tananyagokat; (sajtótermék) reklámanyagokat, tájékoztatókat; (reklámanyag) reklámanyagokat, tájékoztatókat; (reklámanyag) meghívókat; meghívókat; nem szigorú számadású bizonylatokat; nem szigorú számadású bizonylatokat; bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat; nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat; nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat; munkaügyi nyilvántartásokat; (nincs címezve, nem küldemény) munkaügyi nyilvántartásokat; (nincs címezve, nem küldemény) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; (nincs címezve, nem küldemény) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat; (nincs címezve, nem küldemény) közlönyöket, sajtótermékeket; (sajtótermék) közlönyöket, sajtótermékeket; (sajtótermék) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat. visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.

5 Az iktatókönyv megnyitása és lezárása Megnyitás Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. „A [intézmény neve] … évi iktatókönyvét az 1-es számmal megnyitom” Körbélyegző, dátum, intézményvezető aláírása Lezárás Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. Az utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és szerv bélyegzőjével kell hitelesíteni. Az utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és szerv bélyegzőjével kell hitelesíteni. Ezt követően a lezárt iktatókönyvben tilos iktatást végezni! Ezt követően a lezárt iktatókönyvben tilos iktatást végezni! Tipikus hibák Az iktatókönyv megnyitás ának és lezárás ának elmaradása ! Az iktatókönyv megnyitás ának és lezárás ának elmaradása !

6 Az iktatókönyv bal oldala Iktatás Másodjára (elsőre) töltjük ki! Érkezés Először ezt töltjük ki! (Nem töltjük ki!) FőszámAlszámIdőpontjaMódja (P, F) Érkeztető szám (ha van érk.) Adathor- dozó (P, CD) Időpontja Küldő szerv / személy Küldő iktató- száma Irat / melléklet száma Tárgy 1 (2) 1 Ügyintéző szervezeti egység GH (FT) (1)(4) Ügyintéző HG (HG) 22 Irattári tételszám 16 (4) (3)(5) Előirat iktató- száma (76/2011) 43 Utóirat Iktató- száma (89/2013) (5)(6)

7 Az iktatókönyv jobb oldala Elintézés / Továbbítás (Másodjára töltjük ki!) Meg- nevezés Alszám Irat / melléklet száma IdőpontjaMódja (P, F) Adathordozó típusa (P, CD) Címzett és adatai Ügyintézés határideje Kezelési feljegyzések Irattárba helyezés időpontja 1 (2) 3 (4) 5 Nyomtatványszám: C (Pátria Nyomda) ún. „Narancssárga” 5 alszámos iktatókönyv

8 Az iktatókönyv kitöltésének másik módja Iratváltások egy (al)számra történő iktatása

9 Az iktatókönyv bal oldala Iktatás Másodjára (elsőre) töltjük ki! Érkezés Először ezt töltjük ki! (Nem töltjük ki!) FőszámAlszámIdőpontjaMódja (P, F) Érkeztető szám (ha van érk.) Adathor- dozó (P, CD) Időpontja Küldő szerv / személy Küldő iktató- száma Irat / melléklet száma Tárgy 3 (4) 7 (10) Első bejövő iratnál kitöltjük! Válaszként kapott első bejövő iratnál kitöltjük! Ügyintéző szervezeti egység GH (FT) 1 8 (11) Második bejövő iratnál kitöltjük! Ügyintéző HG (HG) 2 9 (12) Harmadik bejövő iratnál kitöltjük! Irattári tételszám 16 (4) Előirat iktató- száma (76/2011) Utóirat Iktató- száma (89/2013)

10 Az iktatókönyv jobb oldala Elintézés / Továbbítás (Másodjára töltjük ki!) Meg- nevezés Alszám Irat / melléklet száma IdőpontjaMódja (P, F) Adathordozó típusa (P, CD) Címzett és adatai Ügyintézés határideje Kezelési feljegyzések Irattárba helyezés időpontja Első bejövő iratra adott válasznál kitöltjük! Első (kezdő) kimenő iratnál kitöltjük! (1) Második bejövő iratra adott válasznál kitöltjük! Második kimenő iratnál kitöltjük! (2) Harmadik bejövő iratra adott válasznál kitöltjük! Harmadik kimenő iratnál kitöltjük! Nyomtatványszám: C (Pátria Nyomda) ún. „Narancssárga” 5 alszámos iktatókönyv

11 Érkeztetés Érkezetőszám Évente 1-gyel újrakezdődő folyamatos sorszám. Évente 1-gyel újrakezdődő folyamatos sorszám. Az érkeztetés időpontja Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában – ha pedig nem iratkezelésre jogosult személy veszi át, az érkezést követő első munkanap kezdetén – érkeztetni kell. Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában – ha pedig nem iratkezelésre jogosult személy veszi át, az érkezést követő első munkanap kezdetén – érkeztetni kell. Érkeztetési adatok feltüntetése Az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen, vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján fel kell tüntetni. Az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen, vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján fel kell tüntetni. Tipikus hibák Érkeztetés jogosulatlan mellőzése. Érkeztetés jogosulatlan mellőzése. Iratoknak csak érkeztető-bélyegzése. Iratoknak csak érkeztető-bélyegzése. Érkezető szám küldeményre való rávezetésének elmaradása. Érkezető szám küldeményre való rávezetésének elmaradása.

12 Főszám és alszám Főszám Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Évente 1-gyel újrakezdődő főszámokon kell iktatni. Évente 1-gyel újrakezdődő főszámokon kell iktatni.Alszám Külön alszámra kell iktatni az ügyhöz tartozó minden iratváltást. Külön alszámra kell iktatni az ügyhöz tartozó minden iratváltást. Az ügyirathoz tartozó ugyanabban az évben keletkezett utóiratokat a főszám alatt folyamatos, zárt, 1-el kezdődő emelkedő sorszámos rendszerben kiadott alszámokon kell nyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó ugyanabban az évben keletkezett utóiratokat a főszám alatt folyamatos, zárt, 1-el kezdődő emelkedő sorszámos rendszerben kiadott alszámokon kell nyilvántartani.Iktatólapok Az alszámrovatok betelte esetén iktatókönyv tartalmával megegyező iktatólapot kell használni. Az alszámrovatok betelte esetén iktatókönyv tartalmával megegyező iktatólapot kell használni. Az iktatólapok számát fel kell tüntetni az iktatókönyvben is. Az iktatólapok számát fel kell tüntetni az iktatókönyvben is.

13 Tipikus hibák Az ügyben keletkezett legelső irat nemcsak főszámot, hanem alszámot is kap. Az ügyben keletkezett legelső irat nemcsak főszámot, hanem alszámot is kap. Az első alszámos irat „2”-es alszámot kap, az „1”-es alszám felhasználását mellőzve. Az első alszámos irat „2”-es alszámot kap, az „1”-es alszám felhasználását mellőzve. Gyűjtőív használata. A jogszabály a beiktatott irat további ügyiratdarabjait az irat alszámára rendeli beiktatni, tehát nem engedi ezeknek az iktatás alóli kivonását. Gyűjtőív használata. A jogszabály a beiktatott irat további ügyiratdarabjait az irat alszámára rendeli beiktatni, tehát nem engedi ezeknek az iktatás alóli kivonását. Az adott főszámhoz tartozó alszámrovatok beteltét követően ugyanabban az évben, ugyanabban az ügyben keletkező irat új főszámra iktatása. Az adott főszámhoz tartozó alszámrovatok beteltét követően ugyanabban az évben, ugyanabban az ügyben keletkező irat új főszámra iktatása.

14 Az iktatás időpontja és az ügyirat tárgya Az iktatás időpontja Az ügykezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Az ügykezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „sürgős” jelzésű iratokat. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, „sürgős” jelzésű iratokat. Az ügyirat tárgya Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon. Tipikus hiba Pontatlan az irat tárgymegjelölése, ebből következően hibás a tételszámozása. Pontatlan az irat tárgymegjelölése, ebből következően hibás a tételszámozása.

15 Az irattári tételszám Mi az? Az iratkezelési szabályzat irattári terv mellékletében szereplő iratcsoporthoz (irattári tételhez) tartozó kód. Például: Az iratkezelési szabályzat irattári terv mellékletében szereplő iratcsoporthoz (irattári tételhez) tartozó kód. Például: 112 Pályázatok S 10 Kinek és mikor kell feltüntetni? Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia (papír alapú irat esetén az iratra kell rávezetnie) az irattári tételszámot. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia (papír alapú irat esetén az iratra kell rávezetnie) az irattári tételszámot. Egy ügyirat egy tételszám elve Az ügyirat csak egy tételszám alá sorolható be, az alszámok nem kaphatnak külön tételszámot. Az ügyirat csak egy tételszám alá sorolható be, az alszámok nem kaphatnak külön tételszámot. Tipikus hiba Ügyintéző általi tételszámozás elmaradása. Ügyintéző általi tételszámozás elmaradása.

16 Előirat és utóirat Előirat Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Ha korábbi évben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát. Ha korábbi évben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát.Utóirat Ha egy korábbi évben keletkezett ügyiratnak folytatása van, akkor azt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és abban az iktatókönyvben kell rögzíteni az utóirat iktatószámát, amelyben a korábbi évben keletkezett ügyiratot iktatták. Ha egy korábbi évben keletkezett ügyiratnak folytatása van, akkor azt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és abban az iktatókönyvben kell rögzíteni az utóirat iktatószámát, amelyben a korábbi évben keletkezett ügyiratot iktatták. Tipikus hibák A szerelés iktatókönyvben való rögzítésének elmaradása. A szerelés iktatókönyvben való rögzítésének elmaradása. Az összetartozó iratok szerelésének elmaradása. Az összetartozó iratok szerelésének elmaradása.Megjegyzés Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása. Szerelés: ügyiratok végleges jellegű összekapcsolása.

17 Iktatási adatok javítása Téves iktatás A bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. A bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.Tilos! iktatókönyvbe ceruzával beírni iktatókönyvbe ceruzával beírni sorszámot üresen hagyni sorszámot üresen hagyni a felhasznált lapokat összeragasztani a felhasznált lapokat összeragasztani adatokat kiradírozni, vagy más módon olvashatatlanná tenni. adatokat kiradírozni, vagy más módon olvashatatlanná tenni. A javítás helyes módja A téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

18 Főnyilvántartó könyv Sorszáma Iratkezelési segédlet megnevezése Terjedelme Használatba vételének dátuma Végleges lezárásának dátuma Irattári tételszáma Kezelési bejegyzés (selejtezés, átadás) Vezetésére vonatkozó különleges szabályok: Nem kell évente új főnyilvántartó könyvet nyitni. Nem kell évente új főnyilvántartó könyvet nyitni. Az új főnyilvántartó könyvben a sorszámozást az előző főnyilvántartó könyv utolsó sorszámától kell folytatni. Az új főnyilvántartó könyvben a sorszámozást az előző főnyilvántartó könyv utolsó sorszámától kell folytatni. Az iratkezelési segédletekre (iktatókönyvek, mutatókönyvek, stb.) a főnyilvántartó könyvi számot rá kell vezetni. Az iratkezelési segédletekre (iktatókönyvek, mutatókönyvek, stb.) a főnyilvántartó könyvi számot rá kell vezetni.

19 Név- és tárgymutató könyv Névmutató könyv Küldő neve és azonosító adatai IktatószámTételszám Tárgymutató könyv Ügyirat tárgya IktatószámTételszám

20 Határidők nyilvántartása Ügyintézési határidő Figyelmeztetési határidő (-5 nap) Iktatószám Ügyintéző neve Intézkedés utáni határidők Nem kötelező iratkezelési segédlet!

21 Belső átadókönyv „kézbesítőkönyv” ÜgyiratszámCímzett (belső személy vagy szervezeti egység) Az átvétel IdőpontjaElismerése Nyomtatványszám: C (Nyomell Kft.)

22 „Átfutó akták könyve” IktatószámElőadóTárgy ÉrkezettTovábbítva DátumHonnanDátumHová Másik szervezeti egységről érkezett, és ügyintézés után másik szervezeti egységhez továbbított ügyiratok nyomon követését segíti. A saját belső átadókönyvemben az általam átvett ügyiratokat nem látom! Nem kötelező iratkezelési segédlet!

23 „Átadott akták könyve” IktatószámTárgyElküldveHovaVissza Célja az ügyirat visszavételének a rögzítése az ügyiratot átadó (keletkeztető) szervezeti egységnél. A saját belső átadókönyvemben az ügyirat számomra történő visszaadását nem látom! Nem kötelező iratkezelési segédlet!

24 Átmeneti irattár – központi irattár I. Fogalma: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 2.§ 1. Az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik. Irattározás: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 60.§ Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az elintézett, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi az iratokat, ezt követően azokat selejtezi vagy átadja a szervezet központi irattárának. Fogalma: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 2.§ 21. A közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár. Irattározás: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 60.§ A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.

25 Irattárazás I. Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 61.§ Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak javításáról. Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak javításáról. –Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia (papír alapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot. –Az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesülését. Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját. Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni.

26 Irattárazás II. Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 61.§ A központi irattárba kell leadni A lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit. A lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit. Irattári rend Az ügyiratokat szerv iratkezelési szabályzatában meghatározott rendben kell tárolni. Az ügyiratokat szerv iratkezelési szabályzatában meghatározott rendben kell tárolni. A levéltár javasolja az évkörök, azon belül a tételszámok szerinti rendet! A levéltár javasolja az évkörök, azon belül a tételszámok szerinti rendet!Iratkölcsönzés Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet az átvevő aláír. Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az ügyirat helyén kell tárolni. Az aláírt ügyiratpótló lapot az ügyirat helyén kell tárolni. Az ügyiratpótló lappal egyenértékű, ha a szerv elektronikus nyilvántartást vezet. Az ügyiratpótló lappal egyenértékű, ha a szerv elektronikus nyilvántartást vezet.

27 Irattárak állapota Berendezése Berendezése Klimatikai viszonyok Klimatikai viszonyok Fényviszonyok Fényviszonyok Tisztaság Tisztaság Víz elleni védelem Víz elleni védelem Kizárólag irattár Kizárólag irattár Tűzbiztos Tűzbiztos Zárható Zárható Befogadóképesség (polcfolyóméter) Befogadóképesség (polcfolyóméter) Noha a Magyar Országos Levéltár Állományvédelmi Ajánlása új levéltári raktárak kialakítására vonatkozik, annak raktári viszonyokra vonatkozó részeit célszerű az új irattárak létrehozásakor is figyelembe venni.

28 Az irattár klimatikai viszonyai Ideális értékek Ideális értékek Légnedvesség: 45-55% (napi megengedett ingadozás: ±5%) Hőmérséklet: ºC (24 ºC-ig elfogadható, napi megengedett ingadozás ±1 ºC) Legfontosabb a stabil klimatikus környezet! Az irattár klímájának fenntartása Az irattár klímájának fenntartása Kellő légáramlás biztosítása (géppel vagy közvetett szellőztetéssel) Levegőszárítók működtetése (pl. beázás megszüntetésének idejére) Túlzott szárazság ellen a fűtés csökkentése (párologtató edények használata nem ajánlott)

29 Az irattár fényviszonyai Az irattári anyagot érő fény mennyisége csökkenthető: Elsötétítők alkalmazásával az ablakokon Elsötétítők alkalmazásával az ablakokon Fényszűrő fóliák és bevonatok segítségével Fényszűrő fóliák és bevonatok segítségével Dobozos, szekrényes tárolással Dobozos, szekrényes tárolással Kis teljesítményű világítótestek szakaszos, csak a munkavégzés helyére korlátozódó alkalmazásával ( lux) Kis teljesítményű világítótestek szakaszos, csak a munkavégzés helyére korlátozódó alkalmazásával ( lux)

30 Az irattár berendezése és a raktárhigiénia Berendezés Berendezés Polcok anyaga: fém Alsó polc min. 15 cm-re legyen a padlótól Legyen a polcnak teteje (porosodás és fény ellen) Takarítás Takarítás „Elárasztásos” felmosást alkalmazni nem szabad! Dobozok tisztítása: porszívóval Polcok tisztítása: élelmiszeriparban engedélyezett fertőtlenítőszerrel, de csak éppen nedves ronggyal. Iratok eltávolítása kötelező, csak száraz polcra kerülhetnek vissza.

31 Az iratkezelés során tiltott anyagok öntapadó ragasztószalag öntapadó ragasztószalag spárga spárga az iratot vágja, helyette pamutszalag ajánlott fémkapocs fémkapocs idővel az iratba belerozsdásodik műanyag borító műanyag borító műanyagban lévő lágyító feloldja az íróanyagot és a papírt is savasítja. javító folyadék javító folyadék cigarettafüst cigarettafüst

32 Iratselejtezés Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 64.§ Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az őrzési időt az ügyirat lezárását követő évtől kell számítani az irattári tételbe soroláskor érvényes irattári terv szerint. Az őrzési időt az ügyirat lezárását követő évtől kell számítani az irattári tételbe soroláskor érvényes irattári terv szerint.

33 Az iratselejtezés közlevéltári ellenőrzése I. Jogalap: 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 9.§ A közlevéltár az irattári anyag selejtezésének ellenőrzése során megvizsgálja, hogy a selejtezésre javasolt irattári tételek között szerepel-e olyan tétel, amely a szerv irattári terve szerint maradandó értékű iratokat tartalmaz; megvizsgálja, hogy a selejtezésre javasolt irattári tételek között szerepel-e olyan tétel, amely a szerv irattári terve szerint maradandó értékű iratokat tartalmaz; abban az esetben, ha a szervnél végzett ellenőrzései során az irattári terv használatával kapcsolatban hibákat, hiányosságokat tárt fel, vagy a selejtezési jegyzőkönyv alapján kétsége támad a selejtezés szabályszerűségét vagy szakszerűségét illetően, úgy a helyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a kiselejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat. abban az esetben, ha a szervnél végzett ellenőrzései során az irattári terv használatával kapcsolatban hibákat, hiányosságokat tárt fel, vagy a selejtezési jegyzőkönyv alapján kétsége támad a selejtezés szabályszerűségét vagy szakszerűségét illetően, úgy a helyszínen végzett vizsgálat alapján győződik meg arról, hogy a kiselejtezésre javasolt iratok között valóban nincs maradandó értékű irat.

34 Az iratselejtezés közlevéltári ellenőrzése II. A közlevéltár a selejtezési jegyzőkönyv egyik példányát magánál tartja, a másikat a szervnek visszaküldi: ha a selejtezés szabályszerűségét megállapította záradékolva, ha a selejtezés szabályszerűségét megállapította záradékolva, ha a hiányosságok egyes (iratcsoportok) irattári tételek visszatartásával kiküszöbölhetők, a jegyzőkönyvben *-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyek visszatartását szüksé- gesnek tartja, s a jegyzőkönyvet záradékolja, ha a hiányosságok egyes (iratcsoportok) irattári tételek visszatartásával kiküszöbölhetők, a jegyzőkönyvben *-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyek visszatartását szüksé- gesnek tartja, s a jegyzőkönyvet záradékolja, ha a hiányosságok miatt az iratanyag egy részében a selejtezési eljárást meg kell ismételni, a jegyzőkönyvben **-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyeket újból selejtezés alá kell vonni. ha a hiányosságok miatt az iratanyag egy részében a selejtezési eljárást meg kell ismételni, a jegyzőkönyvben **-gal jelöli meg azokat a tételeket, amelyeket újból selejtezés alá kell vonni. ha a hiányosságok a fenti eljárásokkal nem szüntethetők meg, a jegyzőkönyvet nem záradékolja, hanem a szerv vezetőjét a selejtezési eljárás megismétlésére szólítja fel. ha a hiányosságok a fenti eljárásokkal nem szüntethetők meg, a jegyzőkönyvet nem záradékolja, hanem a szerv vezetőjét a selejtezési eljárás megismétlésére szólítja fel.

35 A selejtezési jegyzőkönyv tartalma A jegyzőkönyv elkészítésének helye (irattár címe) és időpontja A jegyzőkönyv elkészítésének helye (irattár címe) és időpontja A jegyzőkönyv tárgya (mely szervnek az iratai és az iratok összefoglaló jellegű leírása) A jegyzőkönyv tárgya (mely szervnek az iratai és az iratok összefoglaló jellegű leírása) A selejtezési bizottság tagjai, minimum 3 fő A selejtezési bizottság tagjai, minimum 3 fő A selejtezés alá vont iratok terjedelme iratfolyóméterben A selejtezés alá vont iratok terjedelme iratfolyóméterben A selejtezés alá vont iratok évköre A selejtezés alá vont iratok évköre A jogszabályi alap és az alkalmazott irattári tervek A jogszabályi alap és az alkalmazott irattári tervek Mellékelt iratjegyzékek száma Mellékelt iratjegyzékek száma Bizottság nyilatkozata a selejtezési eljárás szabályszerű lefolytatásáról (az iratok keletkezésekor hatályos irattári terveket alkalmazták) Bizottság nyilatkozata a selejtezési eljárás szabályszerű lefolytatásáról (az iratok keletkezésekor hatályos irattári terveket alkalmazták) Pecsét és a selejtezési bizottság tagjainak az aláírása Pecsét és a selejtezési bizottság tagjainak az aláírása Mellékletben a selejtezendő iratok jegyzéke Mellékletben a selejtezendő iratok jegyzéke tételszám – tárgy – évkör – terjedelem (iratfolyóméterben)

36 A köziratok levéltárba adása I. Jogalap: évi LXVI. törvény 12.§ A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait – kivéve, ha államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmaznak – a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait – kivéve, ha államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmaznak – a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni. Az átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szervnek a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, illetőleg akkor, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadási-átvételi határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb tíz év időtartamra a kultúráért felelős miniszter engedélyezi. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg. Az átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szervnek a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, illetőleg akkor, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadási-átvételi határidő öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb tíz év időtartamra a kultúráért felelős miniszter engedélyezi. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg. A közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető. A közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhető.

37 A köziratok levéltárba adása II. Jogalap: 335/2005. (XII. 29.) Kormányrendelet 65.§ A levéltár számára átadandó ügyiratokat  az ügyviteli segédletekkel együtt  nem fertőzött állapotban  levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban  az átadó költségére  az irattári terv szerint  átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében  annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt  teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket elektronikus formában is át kell adni.

38 A köziratok levéltárba adása III. Jogalap: 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet 12.§ (3) A közlevéltár a maradandó értékű irattári anyagot csak  irattári rendben,  ügyviteli segédleteivel,  levéltári tárolásra alkalmas és a tartalomnak megfelelően feliratozott dobozokban (vagy az iratanyag jellegének megfelelő más tárolóeszközökben),  a levéltári anyagot legalább raktári egységenként (dobozonként, illetve egyéb tárolóeszközök szerint) felsoroló jegyzékkel (átadás- átvételi jegyzékkel) együtt köteles átvenni.  Az átadás-átvételt a közlevéltár helyiségében kell elvégezni.

39 Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalma A jegyzőkönyv felvételének helye (Magyar Országos Levéltár) és a jegyzőkönyv felvételének időpontja A jegyzőkönyv felvételének helye (Magyar Országos Levéltár) és a jegyzőkönyv felvételének időpontja Jelenlévők (átadó és átvevő neve, beosztása) Jelenlévők (átadó és átvevő neve, beosztása) Az átadás alá vont iratok megnevezése Az átadás alá vont iratok megnevezése Az átadandó iratok évköre Az átadandó iratok évköre Az átadandó iratok terjedelme (folyóméterben és dobozok vagy kötetek számában) Az átadandó iratok terjedelme (folyóméterben és dobozok vagy kötetek számában) Jogszabályi alap és alkalmazott irattári tervek Jogszabályi alap és alkalmazott irattári tervek Mellékelt iratjegyzékek száma Mellékelt iratjegyzékek száma A levéltár pecsétje, átadó és átvevő aláírása A levéltár pecsétje, átadó és átvevő aláírása Mellékletben az átadandó iratok jegyzéke Mellékletben az átadandó iratok jegyzéke raktári egység száma (dobozszám) – tételszám – iratok tárgya – évkör

40 Iratátadás a gyakorlatban Vagy a szerv kezdeményezi vagy a levéltár, ha az iratkezelés-ellenőrzés során észleli, hogy lejárt őrzési idejű, maradandó értékű iratanyag van a szerv birtokában. Vagy a szerv kezdeményezi vagy a levéltár, ha az iratkezelés-ellenőrzés során észleli, hogy lejárt őrzési idejű, maradandó értékű iratanyag van a szerv birtokában. A szerv hivatalos levélben felajánlja az iratanyagot átadásra, legalább tételszintű iratjegyzék-melléklettel. A szerv hivatalos levélben felajánlja az iratanyagot átadásra, legalább tételszintű iratjegyzék-melléklettel. Belső elbírálás a levéltárban: egyeztetés az irattári tervvel, továbbá a jegyzék bemutatása az illetékes iratőrző osztálynak, szükség esetén konzultáció az állományvédelmi osztállyal. Belső elbírálás a levéltárban: egyeztetés az irattári tervvel, továbbá a jegyzék bemutatása az illetékes iratőrző osztálynak, szükség esetén konzultáció az állományvédelmi osztállyal. Az átadandó iratok helyszíni megtekintése, meggyőződés azok maradandó értékéről, nem fertőzött (penészes) állapotáról, a savmentes dobozolásról és a megfelelő jegyzékelésről. Az átadandó iratok helyszíni megtekintése, meggyőződés azok maradandó értékéről, nem fertőzött (penészes) állapotáról, a savmentes dobozolásról és a megfelelő jegyzékelésről. A levéltár hivatalos levélben nyilatkozik, hogy az iratanyagot átveszi, vagy mely részét kívánja átvenni. A levéltár hivatalos levélben nyilatkozik, hogy az iratanyagot átveszi, vagy mely részét kívánja átvenni. Nem hivatalos (telefonos) egyeztetés az átvétel időpontjáról. Nem hivatalos (telefonos) egyeztetés az átvétel időpontjáról. A szerv a végleges iratjegyzéket elektronikus formában is elküldi a levéltárnak. A szerv a végleges iratjegyzéket elektronikus formában is elküldi a levéltárnak. Átvételkor a levéltárban megtörténik az átadás-átvételi jegyzőkönyv aláírása, melyet az iratátadó szerv képviselője hoz magával 3 példányban. Átvételkor a levéltárban megtörténik az átadás-átvételi jegyzőkönyv aláírása, melyet az iratátadó szerv képviselője hoz magával 3 példányban.


Letölteni ppt "Iratkezelési ismeretek Dr. Hollósi Gábor Ph.D. főlevéltáros Magyar Országos Levéltár Kormányzati Gyűjtőterületi Főosztály."

Hasonló előadás


Google Hirdetések