Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Projektirányítási Kézikönyv Szervezetfejlesztés Tótvázsony Polgármesteri Hivatalában Molnár Zsolt, KONETT Team Tótvázsony, 2009. november 5.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Projektirányítási Kézikönyv Szervezetfejlesztés Tótvázsony Polgármesteri Hivatalában Molnár Zsolt, KONETT Team Tótvázsony, 2009. november 5."— Előadás másolata:

1 Projektirányítási Kézikönyv Szervezetfejlesztés Tótvázsony Polgármesteri Hivatalában Molnár Zsolt, KONETT Team Tótvázsony, november 5.

2 1 Mi a projekt? (1) •Nem ismétlődő, célirányos, tervezett tevékenység, amelynek költség- (erőforrás-) és határidő kerete van •Átmeneti szervezetet hoznak rá létre, amelynek saját működési rendje van „ Semmi sem különösen nehéz, ha kis munkákra osztod” Henry Ford

3 3 Mi a projekt? (2) • egyedi cél • határidő • erőforrások • minőségi előírások, keretek • saját, feladatmegoldó szervezet • PM módszertan Cél Határidő Erőforrás Minőség

4 4 Mikor indokolt projektet szervezni? •Amikor a feladat olyan egyedi, újszerű, konkrétan körülhatárolható cél elérése, amely nem tartozik a szervezet vagy szervezeti egység rendszeresen ismétlődő feladatai közé, és •Amikor a feladat megoldása szakmailag és/vagy szervezésileg olyan komplex, hogy több különböző kompetenciájú személy vagy szervezet együttműködését igényli, és •Amikor a menedzsmentre fordított többlet ráfordítás megtérül a hatékonyság növekedéséből

5 5 Projekt- és szervezeti feladat ki kell találni meghatározott idejű összetett, új különleges, újszerű Projekt hagyományos Megoldás folyamatosFeladat megszokott gyakorlat szerint Probléma mindennapi Tevékenység Szervezeti feladat

6 6 A projekt szakaszai Előkészítés Tervezés Végrehajtás Zárás – értékelés Zárás – értékelés 1.Előkészítés 2.Tervezés 3.Végrehajtás 4.Zárás-értékelés

7 7 A projekt szakaszai Előkészítés Tervezés Végrehajtás Zárás – értékelés Zárás – értékelés 1.ELŐKÉSZÍTÉS 2.Tervezés 3.Végrehajtás 4.Zárás-értékelés

8 8 1.Szakmai-üzleti célok megfogalmazása 2.Megvalósíthatóság vizsgálata, a business case elkészítése 3.Projekt indítás kezdeményezése 4.Stakeholder analízis és menedzsment 5.Célrendszer és sikerkritériumok meghatározása 6.Hatókör meghatározása 7.Vázlatos szervezeti ábra, felelősségi körök, fázisterv és erőforrásbecslés 8.Projekt Definíció véglegesítése és elfogadása Az előkészítés lépései

9 9 A megvalósíthatóság vizsgálata •Üzletileg racionális-e a projekt megvalósítása, ill. a kiválasztott és követendő megközelítési mód hogyan térül meg •A megoldási lehetőségek felsorolása – pályáztatás – a reális megoldási lehetőségek kiválasztása •A reális megoldások részletes kifejtése, szakmai/műszaki pénzügyi alátámasztása, megvalósíthatósági tanulmányok

10 10 A Business Case •Megtérülési tanulmány •Elemzi a kidolgozott megoldási lehetőségeket az üzleti célok elérése és a megtérülés szempontjából •A megbízó erre a dokumentumra alapozva hozza meg a projekt megvalósítására vonatkozó döntését,és indítja el a projektet •Tartalma: stratégiai célok, várható hatókör, feltételezések, korlátok, elvárások, megközelítési módok és kulcs termékek, költség / hozam számítás, az eredmény mérésének módja, következtetések, javaslat

11 11 Projektindítás kezdeményezése •A beérkezett megoldási ajánlatok (pályázatok), a megvalósíthatósági tanulmányok és a Business Case alapján hozzák meg a döntést a feladat megvalósítási módjáról, a projekt előkészítés folytatásáról. Pályázat esetén kihirdetésre kerül ez eredmény •Amennyiben a projekt indításáról pozitív döntés születik, akkor itt kell határozni a projektet a továbbiakban felelősséggel irányító személyről (projekt igazgató, projektvezető, projekt felelős, stb.), akinek hatáskört kell kapnia a következő lépések elvégzéséhez és a szükséges erőforrások bevonásához

12 12 •Stakeholder: érdekhordozó •Minden személy vagy csoport, aki(k) hatással van(nak) a projekt eredményére vagy akikre a projekt hatással van (érdekelt, ellenérdekelt; valósan hat, véletlen hatással van) •Például: megbízó/szponzor, projekt igazgató, vezető, ügyfél, beszállítók, vállalkozók, konkurencia, későbbi partnerek, képviselőtestület tagjai stb. Stakeholder elemzés

13 13 Hatással van a projektre Támogató Nincs hatással a projektre Ellenző A stakeholder térkép

14 14 Célrendszer meghatározása •A célok és a célrendszer a projekt számára az az alapvető stabil pont, aminek az elérésére a projektben dolgozóknak az energiáikat mozgósítani kell. •Ha egy cél tisztán érthető, felvállalható és azonosan értelmezett a projekt csapatban, akkor a cél elérésén dolgozók együttműködése jelentős szinergikus hatással jár •A célrendszer hierarchikus felépítésű •Egy adott szinten lévő cél megvalósításához az alatta lévő szinten található részcélok eszközként szolgálnak •A cél jó, ha egyszerű, közérthető, azonosan értelmezett, az érdekeltek valós igényein alapszik, mérhető sikerkritériumok kapcsolódnak hozzá, megvalósítható és reális időtartamú A NEM célok meghatározása is fontos!

15 15 Sikerkritériumok •Az eredményt, a cél elérését mérhetővé, viszonyíthatóvá tévő adatok és tények •A célban megfogalmazott elvárások mindegyikére mérhető értéket vagy viszonyítást adnak •Nem tartalmaznak többet, mint ami a célban megfogalmazódott

16 16 •A projekt hatóköre alapvetően a projekt által a célok eléréséhez elvégzendő szakmai feladatok, eljárások, elérendő eredmények és elkészítendő termékek meghatározását tartalmazza –keretek, korlátok, feltételezések, végtermék és végeredmények meghatározása, technológia/módszertan, szakmai koncepció •A projektmenedzsment hatókör része –a kontrolling rendszer alapelvei, a tervezési PM termék meghatározása, az általános változáskezelési alapelvek, a kockázatmenedzsment irányelvekei, a kommunikációs alapelvek stb. Hatókör (scope)

17 17 Felső szintű fázisterv és időütemezés A felső szintű fázisterv a projekt várható fő fázisait, mérföldköveit tartalmazza, szakértői becslések alapján meghatározott átfutási időkkel és hozzávetőleges teljesülési időpontokkal.

18 18 Erőforrásbecslés Erőforrások: •Pénz •Emberi erőforrás igény kompetenciák szerint (mértékegységek: embernap, emberév, tanácsadói nap, mérnökév, stb.), ebből mennyi belső, mennyi külső •Eszközigény •Anyagigény

19 19 Vázlatos projektszervezet •Az alábbi szerepek, szereplők meghatározása –megbízó –projekt menedzser –teamek és team vezetők

20 20 Projekt Definíciós Dokumentum (PDD) •Részei: – Célrendszer – Fázisterv – Erőforrásbecslés (pénz, ember, eszköz, anyag) – Hatókör •A PDD elfogadása azt is jelenti, hogy a projekt a tervezési szakaszba léphet és a tervezésben résztvevők a tervezés elvégzésére megbízást kapnak

21 21 A projekt szakaszai Előkészítés Tervezés Végrehajtás Zárás – értékelés Zárás – értékelés 1.Előkészítés 2.TERVEZÉS 3.Végrehajtás 4.Zárás-értékelés

22 22 Mire jó a terv? •Projekt terv definíció: „formális, jóváhagyott dokumentum, amelyet a projekt végrehajtás irányítására és kontrollálására használnak” •Iránytű a projekt végrehajtáshoz •Dokumentálja a projekt tervezési feltételezéseket •Dokumentálja a tervezési döntéseket a kiválasztott alternatívákról •Megkönnyíti a stakeholderek közötti kommunikációt •Meghatározza a fő menedzsment felülvizsgálatokat tartalom, hatókör és időzítés terén •A haladás mérésére és a projekt kontrollra alapot szolgáltat A siker nagyrészt az alapos tervezésen múlik!

23 23 A tervezés inputjai •Más tervek, mint outputok •Stakeholder elemzés •Szervezeti politikák, szabályozások •Elfogadott projekt célrendszer •Korlátok •Feltételezések

24 24 A tervezési szakasz lépései 1.Projekt szervezet kialakítása 2.Működés kialakítása - PSZMR 3.A hatókör (scope) meghatározásából levezethető a Feladat Lebontási Struktúra (FLS) 4.Hálóterv kialakítása 5.Projekt terv (feladatok, erőforrások, idő) 6.Támogató folyamatok tervezése (kockázat menedzsment terv, kommunikáció tervezés, minőség tervezés, emberi erőforrás tervezés)

25 25 A projektszervezet

26 26 A Projekt Irányító Bizottság •A projekt legfőbb döntéshozó szerve •A projekt üzleti, felhasználói, és beszállítói érdekeinek vezetői szintjét képviseli •Jóvá hagy minden fontosabb tervet, és engedélyeznie kell minden eltérést az elfogadott Szakasz Tervtől •Hatásköre kiterjed minden, a projekt sikeres végrehajtását befolyásoló kérdésre, tényezőre (erőforrás, határidők, külső kommunikáció, belső konfliktusok, stb.), de nem dönt a stratégia tartalmi, szakmai kérdéseiben

27 27 •PSZMR = a projekt működési rendje •Célja: egyértelművé tenni a működés rendjét, a projekt teljes időtartamában alkalmazott működési eljárásokat, eszközöket –A projekt hatóköre –A projekt szervezeti felépítése –Projekt kommunikáció –Projekt változáskezelés –Mellékletek A működés kialakítása (PSZMR)

28 28 •A projekt munkájának operatív irányítása •A projekt team vezetése, projektértekezletek tartása •A projekt előkészítése, a szakmai munka összehangolása •A projektterv, működési rend és erőforráskeretek betartása •Kommunikáció •A költségvetés nyomon követése •A külső szállítók munkájának összehangolása •Szerződések előkészítése és adminisztrálása •A projekt eredményeinek illesztése a szervezeti működésbe •Felel a projekt eredményeiért és minőségéért A projektvezető (projekt menedzser) feladatai

29 29 A projekt adminisztrátor feladata •Projektdokumentáció és adminisztráció •A projekt dokumentációs- és adminisztrációs rend karbantartása, meetingek, ülések szervezése, pontos, tényszerű emlékeztetők, összefoglalók elkészítése •Szervezési és projekt szakértelem biztosítása; •A projekt szponzor és a projektvezető támogatása •Javaslattétel a projekt stratégiai és szervezési kereteinek folyamatos tökéletesítésére

30 30 •A teljes szakmai feladat átlátása, a célt kielégítő termék meghatározása, a részterületek integrálása •Termék terv, előállítási módszer elkészítésének szakmai irányítása •Termék előállításához szükséges elvégzendő feladatok és erőforrás becslés helyességének ellenőrzése •Döntéshozatal és eszkaláció szakmai kérdésekben •A „Hogyan és ki csinálja?” kérdés megválaszolása A szakmai vezető feladatai

31 31 Hálótervezés (1) Lépései: •Tevékenységek listázása •Tevékenységek logikai sorrendbe állítása •Tevékenységek átfutásának becslése •Ütemezés elkészítése Elölről tervezés után visszafelé ellenőrzés!

32 32 Hálótervezés (2) •Feladat Lebontási Struktúra • Hálóterv •Logikai kapcsolatok

33 33 Időterv •Tevékenységek időbecslése •A feladat átfutási idejének (duration) meghatározása •A ráfordított munka meghatározása (munkanap, munkaóra) •A kritikus út kijelölése (leghosszabb útvonal) •Mérföldkövek kijelölése (milestone) •Az időtartalékok meghatározása

34 34 Időterv – rövidítési módszerek •Meglévő erőforrások intenzívebb kihasználása •Újabb erőforrások bevonása •Tevékenység kapcsolatok logikai típusainak átértékelése (pl. befejezés-kezdés feltétlenül szükséges-e?) •További feladatlebontás és a tevékenységek párhuzamosítása

35 35 Kockázatelemzés és menedzsment terv lépései •Kockázatok azonosítása (pénzügyi, beszállítók, emberi, politikai stb.) – strukturáltan történjék! •Kockázatok számszerűsítése •A kockázatok priorizálása a projekt célokra kifejtett potenciális hatásuk szerint. •Válaszreakció: elkerülés, elfogadás, áthárítás, megosztás •Felülvizsgálatok kitűzése

36 36 Kockázatok számszerűsítése

37 37 A Projekt Kommunikációs Terv •A Projekt Kommunikációs Terv a PSZMR része •A projekt különböző eseményeihez, szakaszaihoz kötve tartalmazza a következőket –a kommunikáció célja –üzenetek (célja, tartalom, mélység, stílus, forma) –kinek szól (stakeholderek = célcsoportok) –kommunikáció időzítése (eseményhez vagy konkrét dátumhoz lehet-e kapcsolni, egyedi vagy rendszeres) –csatorna, eszköz (ha van dokumentum sablon) –akciók, elemek –ki felelős a kommunikáció megtörténtéért

38 38 A projekt kommunikáció szintjei •Tevékenységek közötti kommunikáció •Teamen belüli kommunikáció •Projekten kívüli kommunikáció

39 39 Minőség-menedzsment terv •Tartalma –Működési definíciók (folyamat és termékspecifikációk), melyek tartalmazzák a folyamatokat, termékeket és a minőség mérésének eljárásait, olyan részletességgel, hogy ezek alapján a megvalósítás mérhető legyen –Tartalmazza a minőségügyi rendszerhez szükséges szervezeti struktúrát, felelősségi és hatásköröket, eljárásokat, erőforrásokat, inputként szolgál a teljes projekttervhez

40 40 Emberi erőforrás terv •Kompetencia szükséglet meghatározása (szakmai és menedzsment) •„Ideális” projektszervezet meghatározása a vázlatos szervezeti ábra figyelembe vételével (funkciók, feladatok és hierarchia) •A projekt team együttműködési normáinak, egyéni és csoportcéljainak tisztázása és egyeztetése; team építési/fejlesztési eszközök meghatározása; kompenzáció és motiváció eszközeinek tisztázása

41 41 •A projekt dokumentációs rend célja, hogy a projekt során előállított elektronikus és papír alapú dokumentumok strukturáltan rendelkezésre álljanak, tárolhatók és egyértelműen visszakereshetők legyenek A dokumentációs rend biztosítja, hogy az egyes dokumentumok élettörténetét nyomon lehessen követni, és verziókeveredés ne fordulhasson elő •A Projekt Titkár (PT) teljes (vagy rész)munkaidőben, személyesen felel azért, hogy minden definiált termék központilag a döntéshozók és végrehajtók rendelkezésére álljon Projekt dokumentációs rend

42 42 A projekt szakaszai Előkészítés Tervezés Végrehajtás Zárás – értékelés Zárás – értékelés 1.Előkészítés 2.Tervezés 3.VÉGREHAJTÁS 4.Zárás-értékelés

43 43 A végrehajtás feladatai 1.Projektindító értekezlet (kick-off meeting) 2.A projekt termék megvalósítása 3.A projekt termék átadása – átvétele 4.Monitoring, kontrolling 5.Változáskezelés 6.Kockázatmenedzsment 7.A projekt kommunikáció működtetése 8.Beszerzés- és beszállító-menedzsment

44 44 •Az értekezletnek meg kell adni a „súlyát” •Emlékeztető készül róla •Résztvevői: megbízó, teljes projekt team, esetleg a stakeholderek is •Az értekezlet napirendi pontjai: –bemutatkozás –a projekt fő célja –a projekt feladatai –a projekt szervezeti felépítése –működési szabályok Projektindító megbeszélés

45 45 Monitoring, kontrolling •A kontrolling a projekt célirányos és sikeres végrehajtását ellenőrzött keretek között tartja •Méri és rögzíti mindazokat a jelzőszámokat és eseményeket, amelyek vizsgálata szükséges ahhoz, hogy megállapítható legyen –a projekt státusza, –értékelhető legyen a projekt teljesítménye –és kimutathatóak legyenek a projekten szükséges módosítások, majd –ezekről a módosításokról megalapozott és hatékonyan végrehajtható döntések szülessenek

46 46 A projekt kontrolling célterületei •Formális projekt kontrolling –Hatókör –Idő –Költségek –Emberi erőforrás –Minőség •Informális –A projektvezető az emberekkel a saját környezetükben kötetlenül találkozik

47 47 Beszámolói rendszer •Projekt értekezletek •Vezetői tájékoztatók •Módosítások dokumentálása

48 48 Eltérés elemzés •Mi okozza az eltérést? •Az eltérés a projekt mely részét, feladatait érinti? •Mi az eltérés hatása az időre, költségre, minőségre, célra és erőforrásokra? •Az eltérésnek milyen hatása van a stakeholderekre?

49 49 Változások kezelése •Változási igény megfogalmazása •Változási igény hatáselemzése •Döntés a változási igény végrehajtásáról •Változási igény feladatainak beépítése a projekttervbe és végrehajtása •Változások kommunikálása a szervezet és a változásban érintett stakeholderek felé

50 50 A projekt szakaszai Előkészítés Tervezés Végrehajtás Zárás – értékelés Zárás – értékelés 1.Előkészítés 2.Tervezés 3.Végrehajtás 4.ZÁRÁS-ÉRTÉKELÉS

51 51 1.Eredmények értékelése 2.Követő feladatok, munkák meghatározása 3.Projekttagok visszaillesztése a szervezetbe 4.Eszközök re-integrációja 5.Lezáró elemzés, tapasztalatok rögzítése 6.Lezáró értekezlet 7.Záró jelentés 8.Tájékoztatás A zárás lépései

52 52 A termék követési megállapodás tartalma: •Garanciális megállapodás •Üzemeltetési feladatok •Továbbfejlesztési megállapodások Követő feladatok meghatározása

53 53 •A végeredmény összevetése a PDD sikerkritériumaival és a rögzített idő, ill. erőforrás keretekkel; annak megállapítása, hogy melyik teljesült és melyik nem •Az eltérések és a sikerek elemzése •A projekt folyamatának elemzése •Tanulságok összegyűjtése Tapasztalatok rögzítése

54 54 •A projekt eredményei/termékei •A záró szakasz projektmenedzsment termékei •A termékekhez kapcsolódó vélemények, kiegészítések rögzítése •Tapasztalatok, tanulságok összefoglalása •A zárójelentés tartalma, határideje, készítői •A projekt vezetése megköszöni a projektben elvégzett munkát és kiosztja a megérdemelt jutalmakat Lezáró értekezlet

55 55 Záró jelentés •A záró jelentés a korábbi szakaszokban és zárás lépéseiben előállított termékeket és ezen túlmenően a záró értekezleten elhangzott vélemények és kiegészítések írásban rögzített felvetéseinek összesítését tartalmazza •A záró jelentés a lezárt projekt dokumentációval együtt archiválásra kerül, és a későbbiekben az egyetlen hivatalos referenciaként szolgál a projektről

56 Köszönöm a figyelmet!


Letölteni ppt "Projektirányítási Kézikönyv Szervezetfejlesztés Tótvázsony Polgármesteri Hivatalában Molnár Zsolt, KONETT Team Tótvázsony, 2009. november 5."

Hasonló előadás


Google Hirdetések