Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Projektdokumentáció. Projektdokumentáció  A projektek menedzselésének kulcsfontosságú területe.  A projekt sikerének alapfeltétele a döntések megfelelő.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Projektdokumentáció. Projektdokumentáció  A projektek menedzselésének kulcsfontosságú területe.  A projekt sikerének alapfeltétele a döntések megfelelő."— Előadás másolata:

1 Projektdokumentáció

2 Projektdokumentáció  A projektek menedzselésének kulcsfontosságú területe.  A projekt sikerének alapfeltétele a döntések megfelelő szintű előkészítése, aminek biztosítéka a pontos, naprakész tájékoztatási rendszer és dokumentáció.  Lehetővé teszi, hogy a projekt megvalósítása nyomon követhető legyen, az egyes tevékenységek eredményeit ellenőrizni lehessen.

3 Projektdokumentáció (folyt.)  A projekt tervezésének és megvalósításának minden fázisa konkrét, jól dokumentálható eredménnyel kell, hogy záruljon.  A lezárult szakasz outputja a következő szakasz inputja lesz.  A szigorú dokumentálás teszi lehetővé, hogy minden egyes munkaszakasz eredményét (termékét) szigorú minőségi ellenőrzésnek vessük alá.

4 Projektdokumentáció (folyt.)  Projektdefiniálás dokumentumai:  megvalósíthatósági tanulmány  cselekvési terv  SWOT analízis  logikai keretmátrix (Logframe Matrix)  Projekttervezés dokumentumai:  projektalapító okirat  kommunikációs terv  tevékenységfelelős-mátrix  kockázatelemzés (mátrix)  kockázati napló

5 Projektdokumentáció (folyt.)  Projektirányítás (végrehajtás) dokumentumai:  feladatkijelölő adatlap  megbízási szerződés  problémanapló  helyzetjelentés (monitoring jelentés)  Projektzárás és –értékelés dokumentumai:  projektzáró jelentés  projektértékelő jelentés

6 Projektdefiniálás dokumentumai Megvalósíthatósági tanulmány  Célja: a tevékenységek részletes elemzése révén kellő információval szolgáljon a projekt lehetséges kimeneteit illetően.  Fontos a projektindítás szempontjából, mivel a projekttel kapcsolatos alternatívák és lehetőségek széles körű vizsgálata után valamilyen végkövetkeztetést, javaslatot fogalmaz meg.

7 Megvalósíthatósági tanulmány (folyt.)  Az érintettek a megvalósíthatósági tanulmány alapján tudnak döntést hozni a projekt elfogadásáról vagy elutasításáról.  A tanulmánynak bizonyítania (vagy cáfolnia) kell a tervezett tevékenységek, költségek megalapozottságát (megtérül-e a befektetés)  Bár a projektdefiniáláshoz tartozik, de ismerni kell részletes információkat a projekttel kapcsolatban (főbb tevékenységek, résztvevők, ütemezés (mérföldkövek), költségek…)

8 Megvalósíthatósági tanulmány (folyt.)  A tanulmány összeállításához tehát rendelkeznünk kell a különböző területeket érintő tervekkel és elemzésekkel.  A dokumentum tartalma nagymértékben függ a konkrét projekttől, de általánosságban elmondható, hogy az alábbiakat mindenképpen tartalmaznia kell: 1. Projekt célja – pontos, konkrét, értelmezhető célmeghatározás

9 Megvalósíthatósági tanulmány (folyt.) 2. Szükségletelemzés – a jelenlegi helyzet bemutatása mellett tartalmazza a tervezett tevékenységek szükségességének indoklását, várható hatásait 3. Projekt hatóköre – a projekt tartalmi összefoglalása, főbb tevékenységek felsorolása 4. Ütemterv – a tervezett konkrét lépések bemutatása, főbb mérföldkövek, azokhoz kapcsolódó határidők rögzítése 5. Stakeholder-elemzés – projektben érintett személyek bemutatása

10 Megvalósíthatósági tanulmány (folyt.) 6. Költségelemzés – a projekt finanszírozásával kapcsolatos pénzügyi elemzés; a beruházási költségek meghatározása, különös tekintettel az ún. költség-haszon elemzése (Cash-flow) 7. Javaslatok, ajánlások megfogalmazása – megvalósíthatósággal kapcsolatos következtetések 8. Kockázatelemzés, érzékenységvizsgálat – a projektvégrehajtással kapcsolatos bizonytalanságok szisztematikus kezelése

11 Projektdefiniálás dokumentumai (folyt.) Cselekvési és ütemterv  Ez egy speciális dokumentum, mivel a projektdefiniáláshoz tartozik, de fontos szerepe van a megvalósítás során is.  Ahhoz, hogy a projekt beindításáról vagy elfogadásáról döntés születhessen, feltétlenül szükség van legalább a főbb tevékenységek és azok ütemezési tervének elkészítésére.  A döntés megszületése után a projektmenedzser első feladata a cselekvési terv és a hozzá tartozó költségterv átdolgozása, aktualizálása, finomítása.

12 Cselekvési és ütemterv (folyt.)  A részletes ütemtervet (nagyobb feladatcsoportok lebontása, erőforrások és költségek, feladatok tevékenységekhez való hozzárendelése) célszerű egy projekttervező szoftverrel elkészíteni.  A tervezés időszakában az első tervezet célja a projekt végrehajtásához szükséges tevékenységek alapadatainak rögzítése, azok sorrendjének és egymáshoz való viszonyának meghatározása.

13 Cselekvési és ütemterv (folyt.)  Ekkor kell meghatározni a projekt sikerét alapvetően befolyásoló eseményeket, az ún. mérföldköveket, amelyek „útjelzőként” használhatóak a projekttevékenységek során.  A mérföldköveknek fontos szerepük van később az ütemezésben, hozzájuk igazíthatjuk a részletesebb tevékenységeket, a menedzsment- találkozókat, megbeszéléseket, helyzetjelentéseket.

14 Cselekvési és ütemterv (folyt.)  A cselekvési terv tartalmazza:  a tevékenységek, feladatok ütemezését  a tevékenység pontos megnevezését és egyedi azonosítóját  a megvalósítás helyszínét  az adott feladat elvégzéséért felelős szervezet, csoport, vagy személy megnevezését  megjegyzéseket, a konkrét feladattak kapcsolatos speciális információkat (Lásd: Minta1)

15 Projektdefiniálás dokumentumai (folyt.) SWOT analízis  A projekt előkészítő szakaszának egyik legfontosabb lépése az, hogy feltárjuk a meglévő problémákat, megindokoljuk a projekt szükségességét.  A SWOT elemzést használhatjuk a projektötlet kidolgozása során azon problémák áttekintésére, melyek indokolják a projekt beindítását.  Az elemzés arra is alkalmas, hogy már megszületett döntés után a vezetés számára gyors áttekintés készüljön a végrehajtás biztos, ill. bizonytalan pontjairól, az esteleges kockázatokról. (Lásd: Minta2)

16 Projektdefiniálás dokumentumai (folyt.) Logikai keretmátrix (Logframe Matrix)  A projektirányítás összefoglaló jellegű dokumentuma, mely a célok, tevékenységek és eredmények közti logikai összefüggéseket tárja fel és elemzi.  Fontosságát jelzi, hogy bár a definiálási szakaszban készül el, nemcsak a tervezés szakaszában, de a végrehajtás és lezárás szakaszaiban is hasznosítható információkat tartalmaz. (Lásd: Minta3)

17 Projekttervezés dokumentumai Projektalapító okirat  Lényegét tekintve a projekt bejelentésének dokumentuma.  Fő funkciója: projektdefiniálás, vagyis a projekttel kapcsolatos leglényegesebb információk rövid, írásos összefoglalása.  Céljainak megfelelően az alapító okirat időben megelőzi az összes többi hivatalos dokumentumot.

18 Projektalapító okirat (folyt.)  Tartalmazza a projekt pontos nevét, megnevezi és ezáltal döntési jogkörrel ruházza fel a projektmenedzsert.  E felhatalmazással a projektmenedzser irányítóként vesz részt a tervezéssel, végrehajtással kapcsolatos további tervek, dokumentumok, stratégiák kidolgozásában.  Mivel fontos felelősség(ek) meghatározásáról van szó, az okiratot megfelelő döntési jogkörrel rendelkező személynek is alá kell írnia ( aki a projektszponzor).

19 Projektalapító okirat (folyt.)  Nem kell tartalmaznia a részletes ütemtervet, mivel a megfogalmazáskor ez még nem is áll rendelkezésre.  Röviden összefoglalja a projekt hátterét, alapvető céljait, a végrehajtás során együttműködő partnerek szándékait, esetleg megindokolja a tervezett tevékenységek szükségességét.  Ez egy szándéknyilatkozatnak tekinthető, amelyet aláírva a partnerek kinyilvánítják hogy elfogadják a közösen kialakított munkamódszereket és felelősségeket, és a dokumentumban foglaltakat magukra nézve kötelezőnek tekintik és együttműködnek a célok elérése érdekében.

20 Projektalapító okirat  A következőket tartalmazza rövid leírással: 1. Projekt célja 2. Tervezett tevékenységek 3. A projekt irányítása 4. Döntési mechanizmus 5. Kommunikáció 6. Monitoring (Lásd: Minta4)

21 Kommunikációs stratégia  A projekt sikerét alapvetően meghatározza az érintett személyek közötti eredményes kommunikáció.  A projektirányítás szempontjából elengedhetetlen tényező, hogy a megfelelő információk időben eljussanak a megfelelő helyre.  Ezért szükséges már a definiálás szakaszába kidolgozni egy kommunikációs stratégiát, melyben rögzítjük az információáramlás, tájékoztatás alapelveit.

22 Kommunikációs stratégia (folyt.)  Meg kell fogalmazni, hogy a projekttevékeny- ségek egyes szakaszaiban a különböző érdekcsoportoknak, személyeknek milyen információkkal kell rendelkezniük, és ezeket milyen csatornákon keresztül kapják meg (ki? mit? hogyan?).  Egy konkrét projekt esetében megkülönböz- tetnek belső és külső kommunikációt.

23 Kommunikációs stratégia (folyt.)  A belső kommunikáció a projekt sikeres lebonyolításához szükséges (menedzsmenttagok és stakeholderek közti) információáramlás  A külső kommunikáció az eredmények terjesztését, a projekt hatásainak, létrehozott termékeinek minél szélesebb körben való megismerését célozza.  Ezeket általában egy külön dokumentumban rögzítik, ez az ún. marketingkommunikációs stratégia.

24 Projekttervezés dokumentumai (folyt.) Kommunikációs terv  A kommunikációs stratégiaírásban rögzített változata.  Tartalmazza:  Azon érdekhordozók csoportjait (típusait), illetve megnevezésüket, akiknek valamilyen információt kell eljuttatni.  Az adott csoportnak milyen konkrét információra van szüksége (információk egyes személyekhez rendelése)  Kommunikáció gyakoriságának, kommunikációs csatornák a rögzítését  Visszacsatolás (válasz) esedékességét

25 Kommunikációs terv (folyt.)  Érdemes feltűntetni benne még, hogy az érintett érdekhordozó milyen döntési jogkörrel rendelkezik a számára eljuttatott információ kapcsán.  Az információt csak tájékoztatásul kapja, vagy van valamilyen speciális jogköre azzal kapcsolatban (jóvá kell hagynia, bírálnia vagy ellenőriznie kell, módosítási ill. vétójoggal rendelkezik fölötte)  Így a kommunikációs terv nemcsak az együttműködés dokumentuma, hanem a csoportok közti kapcsolatok és felelősségek körét is érinti. (Lásd: Minta5)

26 Projekttervezés dokumentumai (folyt.) Tevékenységfelelős-mátrix  Meghatározza a projektben résztvevő felek feladatait.  A végrehajtásban résztvevő személyek feladatainak, felelősségeinek tisztázása feltétlenül szükséges, hiszen ez hatással lehet a projekt sikerességére.  A mátrix elkészítésénél tehát az elvégzendő tevékenységek mellett az azokért felelős személyeket vagy csoportokat is meg kell nevezni.

27 Tevékenységfelel ő s-mátrix (folyt.)  A felelősségek meghatározásához stakeholder elemzést kell végezni.  ez alapján azonosítjuk az érintett csoportokat, és hogy milyen érdekük fűződik a projekttevékeny- ségekhez, milyen elvárásaik vannak, esetleg milyen befolyással rendelkeznek felette  A stakeholder-elemzést akár külön dokumentumban is végezhetjük.

28 Tevékenységfelel ő s-mátrix (folyt.) A mátrix elkészítésének lépései: 1. A projektszervezeten belüli kapcsolatok pontos feltérképezése és az érdekhozó személyek (stakehol- derek) meghatározása 2. A lényegesebb feladatok, tevékenységek meghatáro- zása és érdekhozó (stakeholder) csoportokhoz ren- delése  Ezen két lépés után érdemes még az egyes csoportok kapcsán a konkrét jogköröket és felelősségek típusát meghatározni (ki hajtja végre, ki hagyja jóvá, kit kell tájékoztatni) (Lásd: Minta6)

29 Kockázatelemzés  Nehezen definiálható, hogy egy projekt kapcsán mit értünk kockázat alatt.  Legegyszerűbben: a végrehajtással kapcsolatos bizonytalanságok jelentik a kockázatot.  Bár negatív események bekövetkeztét társítjuk hozzá, beleértendő ebbe a fogalomba a pozitív eltérés lehetősége is!!  Kockázat = nem várt esemény bekövetkezésének valószín ű sége (sosem biztos a bekövetkezés)

30 Projekttervezés dokumentumai (folyt.) Kockázatmenedzsment  Lényege: a projektvégrehajtás során felmerülő kockázatok (azaz bizonytalanságok) szisztematikus kezelése  Első lépése: valamilyen módszerrel (elemzés, becslés, korábbi tapasztalat, ötletbörze) definiáljuk, azonosítjuk a kockázati tényezőt.  Az azonosítás után valamilyen válaszstratégiát kell kidolgozni, melyekkel az esetleges negatív hatásokat ki tudjuk küszöbölni, vagy csökkenteni.

31 Kockázatmenedzsment (folyt.)  A válaszstratégia meghatározásához értékelést kell végezni.  Fel kell mérni a kockázat következményit és meg kell határoznunk a bekövetkezés valószínűségét.  Az elemzés alapján meg kell határozni a beavatkozási prioritásokat, azaz hogy milyen módon reagálunk a felmerülő bizonytalanságra.  A kockázatkezelés főbb lépései tehát: azonosítás – értékelés – reagálás

32 Kockázatmenedzsment (folyt.)  A szükséges lépések megtétele előtt minden- képpen össze kell vetni a kockázat okozta lehetséges veszteséget és a kockázatkezelés költségeit.  Az elemzés során leírjuk kockázati körülménye- ket, elemezzük annak hatásait, meghatározzuk a bekövetkezés valószínűségét és válaszlépéseket dolgozunk ki. (Lásd: Minta7)  A már bekövetkezett kockázat során alkalmazandó beavatkozási stratégiát dokumentálni kell.

33 Kockázatmenedzsment (folyt.)  Ha meg tudjuk becsülni, hogy egy bizonyos esemény mekkora valószínűséggel következhet be, és milyen mértékben befolyásolja a projektet, akkor be tudjuk határolni, hogy milyen mértékben kockáztatja a terveinket. (Lásd: Minta8)  A kockázatelemzés rögzítése mellett kockázati naplót is kell készíteni, ami jegyzőkönyvként tartalmazza a konkrét kockázattal kapcsolatos legfontosabb adatokat. (Lásd: Minta9)

34 Projektirányítás (végrehajtás) dokumentumai Feladat kijelölése, meghatározása  Az érdekhozó személyek azonosításán és felelős- ségük meghatározásán és a kommunikációs stra- tégia kialakításán kívül még egy fontos tényezője van a projekt sikerességének: az elvégzendő feladatok pontos meghatározása  A menedzsmenttagoknak tudniuk kell, mit várnak tőlük, milyen szerepük van az egyes tevékenységek elvégzésében.

35 Feladatkijelölés (folyt.)  Az eredményesség alapfeltétele, hogy az elvégzendő feladatokkal kapcsolatos összes fontos információ (célok, elvárások, várható nehézségek, határidők) az érintettek rendelkezésére álljon.  Az egyéni kompetenciák csak akkor érvényesül- hetnek, ha minden érdekelt pontosan tudja, mikor mit kell csinálnia.

36 Feladatkijelölés (folyt.)  A részfeladatok meghatározására alkalmas dokumentum az ún. feladatkijelöl ő lap, mely az elvégzendő tevékenység pontos meghatározása mellett tartalmazza:  a feladat rövid leírását  az elvégzéshez szükséges előfeltételeket  a teljesítési kritériumokat  a határidőket  esetleg az elvégzéssel kapcsolatos költségeket (Lásd: Minta10)

37 Projektirányítás (végrehajtás) dokumentumai (folyt.) Megbízási szerz ő dés  Egy konkrét feladat elvégzésére irányuló utasítás hivatalossá tételéhez szükség lehet megbízási szerződésre is.  Különösen akkor lehet erre szükség, ha külső munkatársak vagy szakértők bevonására is szükség van. (Lásd: Minta14)

38 Projektirányítás (végrehajtás) dokumentumai (folyt.) Problémakezelés (problémanapló)  A projektvégrehajtás esetén is akadhatnak olyan problémahelyzetek, melyek megkövetelik a menedzsment beavatkozását.  Hogy mi számít problémának, az az adott szituációtól függ.  Bár az esetlegesen felmerülő problémákra nem lehet előzetesen, helyzettől független „receptet” kidolgozni, vannak olyan tervezhető eljárások, melyekre fel lehet készülni, így könnyítve ezek kezelésén.

39 Problémanapló (folyt.)  A helyzettől való függés miatt általános elveket nehéz lenne megfogalmazni, de a dokumentálás (probléma- napló) elengedhetetlen feltétele az azonnali és hatékony beavatkozás esélyességének.  A problémanaplóba a legalapvetőbb információkat rögzítjük, melyek segítségével:  nyomon tudjuk követni a probléma alakulását  megoldásukra tett kísérleteket és ezek hatásait  problémafelelős(öke)t határozunk meg  kronologikus sorrendben rögzítjük a beavatkozás lépéseit, a helyzet alakulását az akadályok elhárításáig vagy megszüntetéséig (Lásd: Minta11)

40 Projektirányítás (végrehajtás) dokumentumai (folyt.) Helyzetjelentés (Monitoring-jelentés)  A projekt előrehaladását, az elvégzett tevékeny- ségek, feladatok bemutatását tartalmazza, ezért ez a projektteljesítési szakasz egyik legfontosabb dokumentuma.  Célja: az elvégzett munka dokumentálásán felül a projekt előre meghatározott szakaszaihoz igazodó időszakokra bontva lehetővé teszi a tervezett és az elvégzett tevékenységek összevetését

41 Helyzetjelentés (folyt.)  Tartalma:  a tervezetthez képest bekövetkezett változások felsorolása  ezen változások indoklása  végrehajtás során felmerült gátló tényezők, problémák  ezek elhárítására tett intézkedések, és a még szükséges lépések  Bár alapvetően a projekt aktuális állapotát írja le lehetőleg számszerűsített eredményekkel, nem árt, ha a következő szakasz feladatai is megjelennek benne (előfeltételek biztosítása miatt) (Lásd: Minta12)

42 Projektzárás dokumentumai Projektzáró jelentés  Célja: az elvégzett tevékenységek és a projekt végrehajtása során szerzett tapasztalatok összefoglalása, bemutatása  Ezzel hivatalossá tesszük a projekt lezárását, és lehetőséget adunk vele arra, hogy a megvalósítás során szerzett tapasztalatokat későbbi projekteknél is felhasználhassuk.  a megszerzett ismereteket megfelelően alkalmazva akár hibákat is elkerülhetünk

43 Projektzáró jelentés (folyt.)  Előrehaladási jelentésnek is nevezhető, mivel tartalmazza a tevékenységek, felmerült problé- mák, meg nem valósult események bemutatását és az ezekkel kapcsolatos különböző intézkedé- seket.  Mindezek mellett érdemes még a megvalósítás- ban szereplő csoportok, személyek együttmű- ködését és az ezzel kapcsolatos tapasztalatokat is összefoglalni benne.

44 Projektzáró jelentés (folyt.)  Részeként el kell végezni a projekt értékelését, a zárás és az értékelés részletesebb összefoglalása külön dokumentum(ok)ként is elkészíthető. (Lásd: Minta13)  A teljes projektdokumentációhoz szigorúan hozzátartoznak az alvállalkozókkal kötött szerződések, számlák, átadás-átvételi jegyzőkönyvek is.


Letölteni ppt "Projektdokumentáció. Projektdokumentáció  A projektek menedzselésének kulcsfontosságú területe.  A projekt sikerének alapfeltétele a döntések megfelelő."

Hasonló előadás


Google Hirdetések