Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Intelligens irattározás és digitalizálás A papír és a dokumentumkép múltja, jelene és jövője 2010. október 19.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Intelligens irattározás és digitalizálás A papír és a dokumentumkép múltja, jelene és jövője 2010. október 19."— Előadás másolata:

1 Intelligens irattározás és digitalizálás A papír és a dokumentumkép múltja, jelene és jövője október 19.

2 Dokumentumkezelési kompetenciáink fejlődéstörténete Bravogroup többségi tulajdon szerzés számlák napi szkennelése, feldolgozása Archiválás, Irattár alapítás levelek napi szkennelése, feldolgozása faxok, ek, feldolgozása számlák napi szkennelése, feldolgozása és tárolása 1996 Alapítás nagy volumenű szkennelés (banki igény) * Ezen felül már a minimum követelménynek számító minősítésekkel is rendelkezünk (ISO 9001, ISO14001) * közhiteles másolat készítése

3 Dokumentum szolgáltató központunk Szkennelési helyszín  14 éves dokumentum digitalizálási tapasztalat  80 fős feldolgozó csapat  Egyik legnagyobb Mo-i kapacitás (2,5 millió oldal / hó) Irattári helyszín  45 km irat kezelése  25 km bérirattárolás és folyamatos adatszolgáltatás saját telephelyen  20 km külső helyszínen történő iratkezelés és iratrendezés OTP Pénztárszolgáltató Rt. Veszprém megyei Földhivatal

4 A magyar jogszabályi környezet most teszi csak lehetővé a papír nélküli munka szélesebb körű elterjedését A dokumentumkezelés fejlettségi szintjei Innovátorok Újdonságra nyitottak Korai / Kései többségKésőn kapcsolókReménytelenek Házon belüli dokumentumkezelési megoldások Házon belüli „dokumentumkezelés” Professzionális outsourcing dokumentumkezelési megoldások Professzionális dokumentumkezelési megoldások

5 A dokumentumkezelés múltja Fizikai iratkezelés  Szabályozatlan működés  Dokumentumok tömeges előállítása  Rendezetlenség  Irattárak változó állapota és felszereltsége  Minimális megsemmisítés  Hatékonyság alacsony  Költségszint közepes  Beruházás alacsony - közepes Elektronikus iratkezelés  Archív anyagok szkennelése  Megsemmisítés előtti  Nem selejtezhető iratok szkennelése  Kampány jellegű feldolgozás  Túl kevés vagy túl sok indexadat kezelése  Hatékonyság közepes  Költségszint magas  Beruházás magas

6 A dokumentumkezelés jelene Fizikai iratkezelés  Szabályozott működés  Dokumentumkezelés, mint vállalati folyamat  Saját, belső elven alapú rendezettség  Irattárak változó állapota  Megsemmisítési folyamat lassú és nehézkes  Hatékonyság közepes  Költségszint közepes  Beruházás közepes Elektronikus iratkezelés  „Élő” anyagok szkennelése  Elektonikus postaszoba  Szkennelt iratok a munkafolyamatokban  Folyamatos feldolgozás, rövid határidő (24,48 órán belül)  Folyamatokhoz optimalizált indexadat mennyiség  Hatékonyság közepes-magas  Költségszint közepes  Beruházás közepes

7 A dokumentumkezelés jövője Fizikai iratkezelés  Szabályozott működés  Láthatatlan dokumentumkezelés  Törvényi megfelelőség és felelősségvállalás  Professzionális irattár  Évenkénti megsemmisítés  Hatékonyság magas  Költségszint alacsony  Beruházás alacsony Elektronikus iratkezelés  Szkennelés mint alapelem  OCR technológia széles körű alkalmazása  Folyamatokat vezérlő elektonikus dokumentumok  Közhiteles másolat készítés  Hatékonyság magas  Költségszint közepes  Beruházás közepes

8 A magyar jogszabályi környezet most teszi csak lehetővé a papír nélküli munka szélesebb körű elterjedését Innovátorok Újdonságra nyitottak Korai / Kései többségKésőn kapcsolókReménytelenek Házon belüli dokumentumkezelési megoldások Házon belüli „dokumentumkezelés” Professzionális outsourcing dokumentumkezelési megoldások Professzionális dokumentumkezelési megoldások Az Ön vállalata jelenleg hol helyezkedik el?

9 Néhány pénzintézeti és egyéb referenciánkból Page  9 Elektronikus és fizikai irtakezelési megoldások (digitalizálás, bérirattárolás és kiegészítő szolgáltatások) Bérirattárolás és adatszolgáltatás Iratrendezés, irattárüzemeltetés és kihelyezett szakember Technológiai fejlettség szint Top 5-ös biztosító Top 5-ös bank Országos hatáskörű államigazgatási szervek Megbízó Megoldás

10 Page  10 Optimális kapcsolat a dokumentumkezelésben Posta beérkezése/ átvétel Postabontás Előkészítés/ azonosítóval történő ellátás Digitalizálás Képkezelés/ Indexelés Elektronikus rendszerbe történő átadás Irattár, Archiválás Számlafeldolgozás Pénzügyi rendszerbe történő adatátadás Elektronikus Papíralapú Elektronikus postaszoba Ügyfélkikérések Fax és szerverről érkező adatok fogadása

11 Esettanulmány - regionális közműszolgáltató MÚLT JELEN JÖVŐ  Határidők betartása (Energiahivatal szabályozza, bűntetések)  Ártámogatással kapcsolatos megnövekedett ügyféllevelezés kezelése  Ciklusok, csúcsok kezelése (óraállások beküldése)  Optimális erőforrás méretezés  Fizikai iratkezelés  Kiszervezett tevékenység (tárolás és digitalizálás)  Bravogroup nyújtja az embert és a technológiát  Havi oldal szkennelése (24 órán belüli feldolgozás) és tárolása  Faxok és -ek 4 órán belüli feldolgozása  VIP levelek külön kezelése  Teljesített munka utáni fizetés  Titkosított internet vonal  Szabályozott dokumentumkezelés  Optimalizált, automatikus feladatkiosztás  Call centeres és a nem terhelt ügyfélszolgálati munkatársak bevonása  Válaszadási határidő csökkenése (32 napról 7 napra)  Magas fokú ügyfélelégedettség (több, mint 3 éve sikeresen működő project)

12 Projektterv a dokumentumkezelés területén Page  12  Beérkező dokumentumok áttekintése  Jelenlegi folyamatok áttekintése  Adatok begyűjtése  Szakaszos bevezetés  Fejleszétsek implentálása  Adatok elemzése  Megvalósíthatósági tanulmány készítése.  Prezentáció és személyes egyeztetés  Logisztika kialakítása  Adatbiztonság kezelése  PILOT Kiértékelése Helyszíni felmérés Kiértékelés Döntés- előkészítő anyag Kiértékelés Döntés- előkészítő anyag Döntés PILOT Részleges bevezetés PILOT Részleges bevezetés Teljes bevezetés  Dokumentumkezelési (fizikai és elektronikus) szabályozási rendszer elkészítése  Változatlan állapot fenntartása 4-8 hét 2-4 hét 8-12 hét hét 4-12 hét Megvalósítás teljes időtartama: hét

13 Miben tudunk segíteni? Kontroll dokumentumok (információk) felett oda és olyan formában eljuttatni az információt ahol és ahogyan szükség van rá KöltségHatékonyságBiztonság Környezetvédelem / CSR

14 Bravogroup kompetencia a fizikai iratkezelésben  Szakmai tapasztalat a dokumentumkezelésben  Professzionális irattár  Szakképzett humán erőforrás  Probléma/hiány esetén értékeljük!  Folyamatos és rugalmas rendelkezésre állás (6:30- 17:00)  Reggel már az irodájában várja az iratanyag  ½- 24 órán belüli adatszolgáltatás  ISO 27001:2005 információbiztonság  Vagyonvédelem  Tűzvédelmelem  Felelősségbiztosítás  Titoktartás  Törvényi megfelelés  Iratok (akár lapszintű) rendezett állapota  Visszakereshetőség  Nyomon követhetőség (akár web-es eléréssel)

15 Bravogroup kompetencia az elektronikus iratkezelésben  Üzem jellegű iratdigitalizálás  Az ország legnagyobb kiszervezett tevékenységként működő dokumentum kezelő központ (szekennlés, fax, )  A digitalizálandó irat vezérli az üzem munkafolyamatait  Nagyfokú rugalmasság, folyamatos optimalizálás  Napi ezer értékes kép elkészítése, 2 műszakban fő  ICR, OCR technológiák alkalmazása  Rendszer független késztermék

16 Kérdések

17 Köszönjük a megtisztelő figyelmüket! október 19.

18 Meghökkentő adatok Költség A dokumentumkezelésre fordított költségek elérik az árbevétel 3 %- át 1 A nyomtatási költségek 20-40%-a megtakarítható 2 A helpdesk hívások 23%- a nyomtatással kapcsolatos 3 Hatékonyság Egy irodai munkás átlag heti 8 órát fordít iratok keresésére 4 Egy vezető idejének átlag 25%-át tölti iratok keresésével 5 A szükséges információ közel fele nem elérhető amikor szükség van rá 6 Biztonság Az alkalmazottak 53%-a talált már bizalmas dokumentumot a nyomtatóban 7 Minden tízedik alkalmazott lopott már el adatbázist vagy kontaktlistát az irodából 8 Környezetvédele m / CSR Az elmúlt 3 évtizedben a világ papírfelhasználása megtriplázódott 9 1 tonna papír előállításához 98 tonna további erőforrás szükséges 10

19 Miben tudunk segíteni? Költség A dokumentumkezelésre fordított teljes költség felmérése és csökkentése A dokumentum-előállító eszközpark optimalizálása A dokumentumkezelésre fordított költség csökkentése Hatékonyság A munkához szükséges információk rendelkezésre állásának gyorsítása Üzleti folyamatok optimalizálása Működési hatékonyság növekedése Biztonság Megfelelő hozzáférés biztosítása a megfelelő személyeknek Nyomon követhetőség Kontrollálni ki, hol és milyen műveleteket végez a dokumentumokon a munkafolyamatok során Biztonsági kockázatok csökkentése Környezetvédele m / CSR Papír, kellékanyag és energia felhasználás csökkentése Újrahasznosítás


Letölteni ppt "Intelligens irattározás és digitalizálás A papír és a dokumentumkép múltja, jelene és jövője 2010. október 19."

Hasonló előadás


Google Hirdetések