Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Intelligens irattározás és digitalizálás A papír és a dokumentumkép múltja, jelene és jövője 2010. október 19.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Intelligens irattározás és digitalizálás A papír és a dokumentumkép múltja, jelene és jövője 2010. október 19."— Előadás másolata:

1 Intelligens irattározás és digitalizálás A papír és a dokumentumkép múltja, jelene és jövője 2010. október 19.

2 Dokumentumkezelési kompetenciáink fejlődéstörténete Bravogroup többségi tulajdon szerzés számlák napi szkennelése, feldolgozása 2005 2006 2007 2008 2010 Archiválás, Irattár alapítás levelek napi szkennelése, feldolgozása faxok, e-mailek, feldolgozása számlák napi szkennelése, feldolgozása és tárolása 1996 Alapítás nagy volumenű szkennelés (banki igény) * Ezen felül már a minimum követelménynek számító minősítésekkel is rendelkezünk (ISO 9001, ISO14001) * közhiteles másolat készítése

3 Dokumentum szolgáltató központunk Szkennelési helyszín  14 éves dokumentum digitalizálási tapasztalat  80 fős feldolgozó csapat  Egyik legnagyobb Mo-i kapacitás (2,5 millió oldal / hó) Irattári helyszín  45 km irat kezelése  25 km bérirattárolás és folyamatos adatszolgáltatás saját telephelyen  20 km külső helyszínen történő iratkezelés és iratrendezés OTP Pénztárszolgáltató Rt. Veszprém megyei Földhivatal

4 A magyar jogszabályi környezet most teszi csak lehetővé a papír nélküli munka szélesebb körű elterjedését A dokumentumkezelés fejlettségi szintjei Innovátorok Újdonságra nyitottak Korai / Kései többségKésőn kapcsolókReménytelenek Házon belüli dokumentumkezelési megoldások Házon belüli „dokumentumkezelés” Professzionális outsourcing dokumentumkezelési megoldások Professzionális dokumentumkezelési megoldások

5 A dokumentumkezelés múltja Fizikai iratkezelés  Szabályozatlan működés  Dokumentumok tömeges előállítása  Rendezetlenség  Irattárak változó állapota és felszereltsége  Minimális megsemmisítés  Hatékonyság alacsony  Költségszint közepes  Beruházás alacsony - közepes Elektronikus iratkezelés  Archív anyagok szkennelése  Megsemmisítés előtti  Nem selejtezhető iratok szkennelése  Kampány jellegű feldolgozás  Túl kevés vagy túl sok indexadat kezelése  Hatékonyság közepes  Költségszint magas  Beruházás magas

6 A dokumentumkezelés jelene Fizikai iratkezelés  Szabályozott működés  Dokumentumkezelés, mint vállalati folyamat  Saját, belső elven alapú rendezettség  Irattárak változó állapota  Megsemmisítési folyamat lassú és nehézkes  Hatékonyság közepes  Költségszint közepes  Beruházás közepes Elektronikus iratkezelés  „Élő” anyagok szkennelése  Elektonikus postaszoba  Szkennelt iratok a munkafolyamatokban  Folyamatos feldolgozás, rövid határidő (24,48 órán belül)  Folyamatokhoz optimalizált indexadat mennyiség  Hatékonyság közepes-magas  Költségszint közepes  Beruházás közepes

7 A dokumentumkezelés jövője Fizikai iratkezelés  Szabályozott működés  Láthatatlan dokumentumkezelés  Törvényi megfelelőség és felelősségvállalás  Professzionális irattár  Évenkénti megsemmisítés  Hatékonyság magas  Költségszint alacsony  Beruházás alacsony Elektronikus iratkezelés  Szkennelés mint alapelem  OCR technológia széles körű alkalmazása  Folyamatokat vezérlő elektonikus dokumentumok  Közhiteles másolat készítés  Hatékonyság magas  Költségszint közepes  Beruházás közepes

8 A magyar jogszabályi környezet most teszi csak lehetővé a papír nélküli munka szélesebb körű elterjedését Innovátorok Újdonságra nyitottak Korai / Kései többségKésőn kapcsolókReménytelenek Házon belüli dokumentumkezelési megoldások Házon belüli „dokumentumkezelés” Professzionális outsourcing dokumentumkezelési megoldások Professzionális dokumentumkezelési megoldások Az Ön vállalata jelenleg hol helyezkedik el?

9 Néhány pénzintézeti és egyéb referenciánkból Page  9 Elektronikus és fizikai irtakezelési megoldások (digitalizálás, bérirattárolás és kiegészítő szolgáltatások) Bérirattárolás és adatszolgáltatás Iratrendezés, irattárüzemeltetés és kihelyezett szakember Technológiai fejlettség szint Top 5-ös biztosító Top 5-ös bank Országos hatáskörű államigazgatási szervek Megbízó Megoldás

10 Page  10 Optimális kapcsolat a dokumentumkezelésben Posta beérkezése/ átvétel Postabontás Előkészítés/ azonosítóval történő ellátás Digitalizálás Képkezelés/ Indexelés Elektronikus rendszerbe történő átadás Irattár, Archiválás Számlafeldolgozás Pénzügyi rendszerbe történő adatátadás Elektronikus Papíralapú Elektronikus postaszoba Ügyfélkikérések Fax és e-mail szerverről érkező adatok fogadása

11 Esettanulmány - regionális közműszolgáltató MÚLT JELEN JÖVŐ  Határidők betartása (Energiahivatal szabályozza, bűntetések)  Ártámogatással kapcsolatos megnövekedett ügyféllevelezés kezelése  Ciklusok, csúcsok kezelése (óraállások beküldése)  Optimális erőforrás méretezés  Fizikai iratkezelés  Kiszervezett tevékenység (tárolás és digitalizálás)  Bravogroup nyújtja az embert és a technológiát  Havi 100.000 oldal szkennelése (24 órán belüli feldolgozás) és tárolása  Faxok és e-mail-ek 4 órán belüli feldolgozása  VIP levelek külön kezelése  Teljesített munka utáni fizetés  Titkosított internet vonal  Szabályozott dokumentumkezelés  Optimalizált, automatikus feladatkiosztás  Call centeres és a nem terhelt ügyfélszolgálati munkatársak bevonása  Válaszadási határidő csökkenése (32 napról 7 napra)  Magas fokú ügyfélelégedettség (több, mint 3 éve sikeresen működő project)

12 Projektterv a dokumentumkezelés területén Page  12  Beérkező dokumentumok áttekintése  Jelenlegi folyamatok áttekintése  Adatok begyűjtése  Szakaszos bevezetés  Fejleszétsek implentálása  Adatok elemzése  Megvalósíthatósági tanulmány készítése.  Prezentáció és személyes egyeztetés  Logisztika kialakítása  Adatbiztonság kezelése  PILOT Kiértékelése Helyszíni felmérés Kiértékelés Döntés- előkészítő anyag Kiértékelés Döntés- előkészítő anyag Döntés PILOT Részleges bevezetés PILOT Részleges bevezetés Teljes bevezetés  Dokumentumkezelési (fizikai és elektronikus) szabályozási rendszer elkészítése  Változatlan állapot fenntartása 4-8 hét 2-4 hét 8-12 hét 12 -16 hét 4-12 hét Megvalósítás teljes időtartama: 30-52 hét

13 Miben tudunk segíteni? Kontroll dokumentumok (információk) felett oda és olyan formában eljuttatni az információt ahol és ahogyan szükség van rá KöltségHatékonyságBiztonság Környezetvédelem / CSR

14 Bravogroup kompetencia a fizikai iratkezelésben  Szakmai tapasztalat a dokumentumkezelésben  Professzionális irattár  Szakképzett humán erőforrás  Probléma/hiány esetén értékeljük!  Folyamatos és rugalmas rendelkezésre állás (6:30- 17:00)  Reggel már az irodájában várja az iratanyag  ½- 24 órán belüli adatszolgáltatás  ISO 27001:2005 információbiztonság  Vagyonvédelem  Tűzvédelmelem  Felelősségbiztosítás  Titoktartás  Törvényi megfelelés  Iratok (akár lapszintű) rendezett állapota  Visszakereshetőség  Nyomon követhetőség (akár web-es eléréssel)

15 Bravogroup kompetencia az elektronikus iratkezelésben  Üzem jellegű iratdigitalizálás  Az ország legnagyobb kiszervezett tevékenységként működő dokumentum kezelő központ (szekennlés, fax, e-mail)  A digitalizálandó irat vezérli az üzem munkafolyamatait  Nagyfokú rugalmasság, folyamatos optimalizálás  Napi 40-50 ezer értékes kép elkészítése, 2 műszakban 50-70 fő  ICR, OCR technológiák alkalmazása  Rendszer független késztermék

16 Kérdések

17 Köszönjük a megtisztelő figyelmüket! 2010. október 19.

18 Meghökkentő adatok Költség A dokumentumkezelésre fordított költségek elérik az árbevétel 3 %- át 1 A nyomtatási költségek 20-40%-a megtakarítható 2 A helpdesk hívások 23%- a nyomtatással kapcsolatos 3 Hatékonyság Egy irodai munkás átlag heti 8 órát fordít iratok keresésére 4 Egy vezető idejének átlag 25%-át tölti iratok keresésével 5 A szükséges információ közel fele nem elérhető amikor szükség van rá 6 Biztonság Az alkalmazottak 53%-a talált már bizalmas dokumentumot a nyomtatóban 7 Minden tízedik alkalmazott lopott már el adatbázist vagy kontaktlistát az irodából 8 Környezetvédele m / CSR Az elmúlt 3 évtizedben a világ papírfelhasználása megtriplázódott 9 1 tonna papír előállításához 98 tonna további erőforrás szükséges 10

19 Miben tudunk segíteni? Költség A dokumentumkezelésre fordított teljes költség felmérése és csökkentése A dokumentum-előállító eszközpark optimalizálása A dokumentumkezelésre fordított költség csökkentése Hatékonyság A munkához szükséges információk rendelkezésre állásának gyorsítása Üzleti folyamatok optimalizálása Működési hatékonyság növekedése Biztonság Megfelelő hozzáférés biztosítása a megfelelő személyeknek Nyomon követhetőség Kontrollálni ki, hol és milyen műveleteket végez a dokumentumokon a munkafolyamatok során Biztonsági kockázatok csökkentése Környezetvédele m / CSR Papír, kellékanyag és energia felhasználás csökkentése Újrahasznosítás


Letölteni ppt "Intelligens irattározás és digitalizálás A papír és a dokumentumkép múltja, jelene és jövője 2010. október 19."

Hasonló előadás


Google Hirdetések