Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

1/30 Számlafeldolgozás a felhőben Máté Krisztián értékesítési igazgató DoqSys Business Solutions.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "1/30 Számlafeldolgozás a felhőben Máté Krisztián értékesítési igazgató DoqSys Business Solutions."— Előadás másolata:

1 1/30 Számlafeldolgozás a felhőben Máté Krisztián értékesítési igazgató DoqSys Business Solutions

2 2/30 • Az automatizált számlafeldolgozás • Az invoicehotel.hu technológiai partnerei • Mit kínál az invoicehotel.hu szolgáltatás? • Kiknek ajánljuk? • Mi szükséges a szolgáltatás elindításához? • Miért éri meg? • Biztonságos? – Igen! • Szolgáltatási modellek • Összefoglalás Tartalom

3 3/30 Számlafeldolgozás automatizálásának főbb mozgatórugói Forrás: Aberdeen Group Számlák és kapcsolódó dokumentumok átláthatóságának hiánya A működési költségek csökkentésének szükségessége Jobb készpénz menedzsment Nehezen kezelhető papír alapú dokumentum archívumok A kockázatok csökkentése (kontroll növelése) A határidő előtti fizetési kedvezmények (skontó) kihasználása

4 4/30 Hatékonyság és megtakarítás Legjellemzőbb számlafeldolgozással kapcsolatos kérdések Kontroll és megfelelőség Teljes átláthatóság

5 5/30 Kontroll és megfelelőség: kihívások Kihívások •Jóváhagyási szabályozás következetlen, vagy nincs betartva •Nincs naplózott számlatörténet, a kifizetéseknek gyakran nincs megfelelően előkészített dokumentációja a könyvvizsgálatokhoz, nagy a hibázás kockázata •Teljes folyamat betartása SOX, IFRS és egyéb elvárások szerint Kontroll és megfelelőség ElőnyökKépességek

6 6/30 Kontroll és megfelelőség: a mi megoldásunk Kihívások •Szervezeti hierarchia •Felhasználói jogosultságok, egyéni jóváhagyási keretek •A számlák teljes életciklusának áttekinthetősége (ki, mikor, mennyi ideig, mit hagyott jóvá...) •Rendszer szintű figyelmeztetések (pl. duplikált számlák) •Feldolgozást követő elemzési lehetőség, riportok (pl. különböző megrendelési számon érkezett azonos tartalmú számlák, soha le nem szállított áru, stb.) ElőnyökKépességek Kontroll és megfelelőség

7 7/30 Kontroll és megfelelőség: előnyök Kihívások •Belső szabályozás betartása •Teljes számlatörténet megrendeléstől kifizetésig •Többszöri vagy késői kifizetés elkerülése •Túlfizetések elkerülése •Könnyen auditálható folyamat •SOX, IFRS, stb. megfelelés Előnyök Képességek Kontroll és megfelelőség

8 8/30 Teljes átláthatóság: kihívások Kihívások •Nem átlátható a folyamat •Nincs valós idejű cash flow kimutatás •Nincs konszolidált adat a teljes költésről ElőnyökKépességek Teljes átláthatóság

9 9/30 Teljes átláthatóság: a mi megoldásunk Kihívások •Könyvelői ellenőrző felület •Riasztások és figyelmeztető kiemelések •Státusz figyelés •Cash menedzsment •Beszállítónkénti költés kimutatások •Személyes archívum Teljes átláthatóság ElőnyökKépességek

10 10/30 Teljes átláthatóság: előnyök Kihívások •Rövidebb átfutási idő •Folyamat fejlesztés •Gyorsabb kivétel kezelés •Pénzeszközök jobb kihasználása •Dinamikus kedvezmény kezelés •Összevont költési adatok ElőnyökKépességek Teljes átláthatóság

11 11/30 Hatékonyság és megtakarítás: kihívások Kihívások •Magas költségek •Papír alapú számlák •Kihasználatlan engedmények •Nem értéknövelt feladatok Hatékonyság és megtakarítás ElőnyökKépességek

12 12/30 Hatékonyság és megtakarítás: a mi megoldásunk Kihívások •100% elektronikus számlakezelés •Egyeztetés a megrendelésekhez •Egyeztetés a szerződésekhez •Előre definiált sablonok •Meghatározott munkafolyamatok •iPhone / iPad / Android lehetőség ElőnyökKépességek Hatékonyság és megtakarítás

13 13/30 Hatékonyság és megtakarítás: előnyök Kihívások •100% elektronikus számlakezelés az első naptól •Rövidebb számla kezelési ciklus •Skontó kihasználás lehetősége •Kevesebb hibalehetőség •Alacsonyabb költségek ElőnyökKépességek Hatékonyság és megtakarítás

14 14/30 1. lépés – Manuális számlakezelés és egyeztetés ~5000 számla/FTE 2. lépés – Alapszintű egyeztetés és munkafolyamat ~ számla/FTE 3. lépés – Teljes PO egyeztetés ~ számla/FTE 4. lépés – End-to-end AP automatizálás ~ számla/FTE számla / AP FTE 10% 33% 75% 100% Papír-alapú kezelés Papírmentes munkafolyamat Számla automatizálás Érintés nélküli számlakezelés A teljes automatizálás 4 lépése

15 15/30 Hagyományos (papír vagy elektronikus) folyamat Automatically match invoice and PO, or invoice and contract payment schedule. XML vagy egyéb hitelesített adatstruktúrák, esetleg adatkinyerés OCR technológia segítségével. Kézi kontírozás, amit általában szakember végez. Számla alaki és tartalmi ellenőrzése, amit általában szakember végez. Számla jóváhagyása (jóváhagyási szintek és szabályok szerint). Számla adatok továbbítása kifizetésre az ERP-be, vagy pénzügyi rendszerbe e-számlaOCR Kézi kontírozás Kézi ellenőrzés Kézi jóváhagyás Könyvelés és kifizetés

16 16/30 Inteligens folyamat XML vagy egyéb hitelesített adatstruktúrák és adatkinyerés a legmodernebb ICR technológia segítségével. Számla automatikus alaki és tartalmi ellenőrzése, egyeztetés. Ha nincs egyezés, akkor köröztetés, sablonok, „kedvencek” szerinti kontírozás. Automatikus számla jóváhagyás (jóváhagyási szintek és szabályok szerint). Számla adatok továbbítása kifizetésre az ERP-be, vagy pénzügyi rendszerbe e-számlaICR Kézi kontírozás Kézi ellenőrzés Kézi jóváhagyás Könyvelés és kifizetés Számla egyeztetés

17 17/30 3 utas egyeztetés: megrendelés – TIG – számla Számla egyeztetés a jóváhagyott rendeléssel és TIG-gel Számla nem egyezik a megrendeléssel és/vagy TIG-gel (eltérés) Automatikus feladás Jóváhagyási workflow Igénylés Igény jóváhagyás MegrendelésTIG Számla beérkezés Számla egyeztetés Könyvelés és kifizetés Számla jóváhagyás ICR

18 18/30 Visszatérő számlák feldolgozásának automatizálása (energia, bérleti díjak, stb.) Számla egyezik a jóváhagyott szerződéssel vagy kerettel Számla nem egyezik a szerződéssel vagy kerettel(kivételek) Automatikus feladás Jóváhagyási workflow Könyvelés és kifizetés Számla jóváhagyás Számla beérkezés Számla egyeztetés Szerződés vagy keret létrehozása Szerződés vagy keret jóváhagyása ICR

19 19/30 Egyeztetés előnyei Folyamat -Teljes automatizálás -Részleges automatizálás -Automatikus kontírozás -Automatikus workflow -Kevesebb emberi hibalehetőség -Több idő jut az értéknövelt feladatokra Kontroll -Beszerzési szabályok érvényesítése -Auditálás fenntartása -Sor szintű egyeztetés -3-utas egyeztetés (PO-TIG- Számla) Megtakarítás -Rutin feladatok automatizálása -PO-TIG-Számla kapcsolat -Kontírozás -Workflow -Korai fizetési (skontó) kedvezmény lehetőségek Megtakarítás Kontroll Folyamat

20 20/30 Történet • 1985-ben alapították • Független tanácsadó cégek az helyre rangsorolják a P2P automatizálásban és e-számla kezelésben • 11 iroda a világon Vállalati adatok • Nettó bevétel >107 M EUR 2011-ben • alkalmazott • 30 országban rendelkezik partnerrel • >1 M felhasználó 60 országban Nyílt hálózat •1.9 M beszállító •>20 M e-számla/PO 2011-ben •175 Mrd EUR éves forgalom a hálózaton keresztül •>50 e-számla formátum •130+ partner Technológia partnerünk(workflow): BasWare Corporation

21 21/30 Driving content in the right direction Technológia partnerünk (ICR): Top Image Systems

22 22/30 • Nemzetközi és magyar legjobb gyakorlatokon alapuló, magas rendelkezésre állású, felhő alapú szolgáltatást • biztonságos és bárhonnan elérhető elektronikus számlafeldolgozást • gyors és pontos mező szintű adatkiemelést a legkorszerűbb OCR/ICR technológiával • tetszőleges formátumú e-számlák fogadását és feldolgozását • könnyű elindulást: nem igényel beruházást, sem hónapokig tartó bevezetést, és csak tranzakciós díja van • azonnali megtérülést, átlátható folyamatot, egy kattintásra hozzáférhető informciókat Mit kínál az invoicehotel.hu?

23 23/30 • mindenkinek, akinek van szállítói számlája, függetlenül attól, hogy ez papír alapú, vagy e- számla • akiknek az alacsony számlamennyiség miatt nem indokolt dedikált rendszert bevezetni, de szeretne költséget megtakarítani és átláthatóságot növelni • aki már tudja, hogy erre van szüksége, de nem tud vagy nem akar beruházni licencekbe és hardverbe • akik igazodni szeretnének a nemzetközi nagyvállalatoknál alkalmazott legjobb gyakorlat szerinti pénzügyi folyamatokhoz Kinek ajánljuk?

24 24/30 • a változtatáshoz elengedhetetlen elhatározás • felsővezetői döntés és elkötelezettség (kultúraváltás) • internet hozzáférés • 1 folyamatgazda és 1 informatikus • 4 hét közös munka Mi szükséges hozzá?

25 25/30 • tranzakció alapú árazásának köszönhetően jól kalkulálható költséget jelent • egy számla feldolgozási költsége töredéke a manuális feldolgozás költségének, ezáltal a megtakarítás a bevezetéstől azonnal jelentkezik • a szolgáltatás tranzakciós díján felül nincs egyéb költség, nincsenek további licenc díjak, nincsenek egyéb járulékos hardver és üzemeltetési költségek • hatékony és átlátható folyamatot teremt, amely néhány hétről pár napra rövidül Miért éri meg?

26 26/30 • a legmagasabb fokozatú adatbiztonságot nyújtó sztenderd technológia alkalmazása • SSL (https) titkosítás • magas rendelkezésre állású Amazon Web Service, a világ egyik legbiztosabb infrastruktúrája • egymástól jól elszeparált válallati (nem személyes!) adatok • fizikailag biztonságos helyszín, védett objektum (Prime Rate szolgáltató centrum) Biztonságos? – Igen!

27 27/30 I. Modell (teljes outsourcing) Számla befogadás (DoqSys) Szkennelés (DoqSys) Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys) Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél)

28 28/30 II. Modell (részleges outsourcing) Számla befogadás (Ügyfél) Szkennelés (Ügyfél) Adatkiemelés és ellenőrzés (DoqSys) Számlaköröztetés és jóváhagyás (Ügyfél)

29 29/30 1.globális technológia, „holnap” is jelen lesz 2.nemzetközi és magyar legjobb gyakorlat, helyi támogatás 3.jelentős átfutási idő rövidülés, hatékonyság növekedés 4.törvényi megfelelőség, mindenkori átláthatóság 5.valós idejű kötelezettség és ÁFA információk 6.nincs induló beruházás, azonnali költségcsökkenés 7.stabil, biztonságos szolgáltató és szolgáltatás Összefoglalás

30 30/30 Köszönöm a figyelmet!


Letölteni ppt "1/30 Számlafeldolgozás a felhőben Máté Krisztián értékesítési igazgató DoqSys Business Solutions."

Hasonló előadás


Google Hirdetések