Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Az előadás letöltése folymat van. Kérjük, várjon

Dr. Fehér Csaba (BFL) FLE, Badacsony, 2012 Két felmérés – két eredmény, a MOL és a BFL e-adatvagyon felmérésének összehasonlítása.

Hasonló előadás


Az előadások a következő témára: "Dr. Fehér Csaba (BFL) FLE, Badacsony, 2012 Két felmérés – két eredmény, a MOL és a BFL e-adatvagyon felmérésének összehasonlítása."— Előadás másolata:

1 dr. Fehér Csaba (BFL) FLE, Badacsony, 2012 Két felmérés – két eredmény, a MOL és a BFL e-adatvagyon felmérésének összehasonlítása

2 BFL 2010 (FLEXUS) / MOL 2012 (ITA )  Célok, hatókör azonos: elektronikus iratok terjedelme, jellege, alkalmazott megoldások, gyakorlatok vizsgálata, objektumtípusok meghatározása, maradandó érték  Járulékos hozadék: a jogszabály betartásával a szervnyilvántartás feltöltése  Előzmények:  BFL 2007 és 2008  nem teljeskörű, nincs kontroll, becsült adatok  Konklúzió levonása - a metodika kidolgozása!

3 MÓDSZERTAN – lényegileg azonos  Előkészítés: munkacsoport, korábbi kérdőívek felülvizsgálata, teljeskörű szervjegyzék meghatározása, módszertani alapvetés - Pilot-projekt –workshop  Végrehajtás: kérdőív kiküldése (postai, elektronikus), tájékoztató levél, helyszíni személyes interjúk, adatfelvételi jegyzőkönyvek rögzítése, adatrögzítés táblázatban - szervcsoportonkénti összegzés  Értékelés: a felmérés adatainak összefoglaló elemzése, értékelő tanulmány és jelentés elkészítése  Különbség: online felmérés, website, feldolgozás

4 Kérdőív témakörei - alapvetően azonos 1. az elektronikus iktatás helyzete,(e) 2. az elektronikus ügyiratkezelő rendszerek alkalmazása, (e) 3. az -ek archiválása, 4. elektronikus aláírással alkalmazása, 5. az elektronikus adatbázisok helyzete, (e) 6. a hang- és képrögzítés, (e) 7. a konvertálás, migrálás kérdésköre, 8. az intézményi honlapok, 9. az e-irattári szolgáltatások, 10. selejtezés (MOL), 11. egyéb elektronikus adattartalmak (MOL, e), 12. elektronikusan tárolt adatállományok összesen (e).

5 A vizsgált iratképzők szakterületenként (BFL)  Önkormányzatok: 24  Jogszolgáltatás: 6  Egészségügy: 13  Dekoncentrált szervek: 9  Oktatás: 2  Rendészeti szervek: 2  Köztestület: 1 Összesen szerv

6 MOL szakterületi besorolása: 85 ténylegesen felmért iratképző (+80 online adatszolgáltató)  Államhatalom, közigazgatás, külügy (10) – miniszterelnökség, választási ir.  Belügy, rendészet, nemzetvédelem (9) – nemzetbiztonság, info hiv.  Egészségügy, szociális, rehabilitáció foglalkoztatásügy (11)  Energiagazdálkodás és bányászat (5) – MOL kimaradt  Földművelésügy (7)  Hírközlés és informatika (6)  Igazságügy (6 )  Ipar- és kereskedelem, építésügy (9)  Közlekedés (8)  Kultúra, oktatás, sport (6)  Pénzügy, gazdálkodás, vagyon (8) – államkincstár kimaradt  Kisebbségi önkormányzatok (5) – csak online!

7 Termékek tartalma  Táblázatok, diagramok – MOL  Vezetői összefoglaló – 10 pont – MOL TENDENCIÁK  Ágazati-szakterületi elemzések – BFL KIDOLGOZOTT  Kérdőpontok szerinti elemzés – 1-9. BFL KIDOLGOZOTT  Mellékletek – kérdőív, szervjegyzék,  Térinformatika, digitalizálás – BFL  Online felmérés - MOL

8 BFL (49 TB) - MOL (1083 TB)

9 FELMÉRT IRATOK

10 MOL online felmérés  203 online megkeresett szerv  Kamarák, intézetek, kisebbségi önkormányzatok….  80 tényleges válaszoló - 73 TB ténylegesen bevallott  Bevallott mennyiség átlaga 1.1 TB szemben a 11 TB- os helyszíni felmérés átlagával  Validálás hiánya – bizonytalanság magas kockázata  Korábbi BFL-es tapasztalatok!  Értékelhetősége kétséges – jelzés!

11 Maradandó érték számítása!? BFLMOL  Iktatás100%100%  Ügyiratkezelés50%50%  20% 5%  Adatbázis80%25%  Hang/kép10%40%

12 BFL

13 MOL (maradandó)  130 TB egzakt módon felmért – 12 % (BFL 56%!)  TB a becsült mennyiség – %  15 évnél régebbi (BFL nincs adat) – azonnal átvehető!  Iktatás, ügykezelés 700 GB  , kép/hang, adatbázis becsült 8-10 TB  %-os megoszlás alapján: 1083TB – 276 TB maradandó  10% irat-ügykezelő, 1% , 2% hang/kép, 87% adatbázis Iratfajtánként éves maradandó/ éves gyarapodó tábla nem készült!

14 BFL

15

16 Mennyiségi különbség okai  állami szektor – önkormányzati szektor feladatai, jellege, előbbi központosítása  %-os maradandó érték számítása  időtényező – 2 év különbség - adatgyarapodás  felmért iratképzők száma – alárendeltségi körük terjedelme (57/ )  informatika fejlődése, elterjedése, beruházások  jogszabályi környezet kialakulása, illetve beépülése a gyakorlatba

17 Fontos informatikai megállapítások - MOL  Iratképzők 91 % az alábbi fájlformátokat használja: doc/docx, pdf, tif, xls/xlsx, jpg, rtf, ppt, msg, xml, txt, htm/html  Adatbáziskezelők korlátozott száma: Oracle, MS-SQL, Lotus Domino/Notes, dBase/FoxPro és a Clipper (iratkezelő 94%)/ MS-SQL, Oracle, MySQL, Lotus Domino/Notes, dBase/FoxPro, Informix vagy Caché (adatbázis 91%)  Exportformátumok (80%): txt/csv dump, xls, xml, html, pdf  (BFL nincs statisztikai adat, de a gyakoriság jellemző)

18 Az elektronikus iktatás helyzete  Elektronikus iktat á s elterjedts é ge jellemző, de t ú lnyom ó r é szt nem akkredit á lt szoftverek!  Szoftverek soksz í nűs é ge, kimeneti form á tumok v á ltozatoss á ga tapasztalhat ó !  MOL- egységesülő folyamat – EKEIDR (Poszeidon), KKIR, ROBOTZSARU NEO!  MOL – együttesen kezeli az iktató és ügykezelő szoftvereket  Hasonló: 80-as 90-es évek migrálatlan adatállománya – lokális gépeken – veszélyeztett.

19 Elektronikus ügykezelő rendszerek alkalmazása TTeljes funkcionalit á s haszn á lat á nak hi á nya (metadata) IInformatikai rendszerek k ö zpontos í t á sa (orsz á gos adatb á zisok) DDinamikus növekedés AAkad á ly: az elektronikus irat hiteless é g é nek k ö lts é gei, elektronikus al áí r á s, időb é lyegző

20 archiválás (MOL hasonló) MMinden szerv haszn á l levelező rendszert ÜÜ zemi ment é sek ar á nya 80% feletti AArchiv á l á s ink á bb kiv é tel IIratk é pzői szeml é let: a hivatali iktat á sra ker ü l LLev é lt á ri szeml é let: d ö nt é s-elők é sz í tő, f é lhivatalos is maradand ó (lev á laszt á s?) MMegold á s: hivatalos, vezetői postafi ó k, felv é tel az iratt á ri tervbe!

21 Elektronikus aláírással ellátott dokumentumok küldése és fogadása  A szervek d ö ntő t ö bbs é ge nem haszn á lja – MOL ellentétes tapasztalata (42 %) – állami szektor!  Kiv é telek oka jogszab á lyi k ö telezetts é g  Pl. APEH: igazol á si k é relmek, F ö ldhivatal: e-tulajdoni lap,K ó rh á zak: OEP gy ó gyinfo, Ö nkorm á nyzatok: elsorvad á s!  OK: k ö lts é ges, alternat í va hivatali é s ü gyf é lkapu

22 Adatbázisok  Iratk é pzők t ú lnyom ó r é sze rendelkezik (MOL- kiemelkedő mennyiség 92%)  Jellemzően: b é r, sz á mviteli, munka ü gyi, eszk ö z (nem maradandó)  Maradand ó :  BFL: ingatlan é s t é rk é pnyilv á ntart á s, vagyonkataszter, é p í t é si é s t é rinformatikai, szoci á lis é s gy á m ü gyi rendszerek, oktat á si, k é pviselőtest ü leti inform á ci ó s rendszerek, betegnyilv á ntart ó é s digit á lis r ö ntgen, k ö zponti: n é pess é g/j á rmű/anyak ö nyvi nyilv á ntart á s  MOL : országos nyilvántartások, hatósági ügyek, szakrendszerek (804 nyilvántartás, adatbázis!)

23 Adatbázisok  Ment é s á ltal á nos – archiv á l á s ritka (MOL 20%)  Adat á llom á nyok é venk é nti elk ü l ö n í t é se nem jellemző  Export lehetős é gek nem biztos í tottak  Probl é ma: informatikusoknak nincs r á l á t á sa az adott szerv ö sszes adatb á zis á ra (k ü lső ü zemeltető)

24 Hang- és képrögzítés  Iratk é pzők t ö bb mint fele haszn á l megfelelő (digit) eszk ö z ö ket  Hangr ö gz í t é s: jellemzően k é pviselőtest ü leti ü l é sek, é p í t é si hat ó s á gi ü gyek, OGY, rendvédelem, minisztérium  K é pr ö gz í t é s: rend é szeti szervek, bv. int é zetek, k ó rh á zak, OGY HIV  Maradand ó é rt é kű (archiv á l á s k ü lső adathordoz ó kon é s kijel ö lt szervereken)  Nyilv á ntart á s nem megoldott (kiv. APEH, k ó rh á zak)

25 Migrálás/konvertálás  Iratk é pzők (BFL20%-a, MOL 12%) rendelkezik nem migr á lt – vesz é lyeztetett - adat á llom á nyokkal Val ó sz í nűs í thetően j ó val t ö bb é s sz é lesebb k ö rű  Ok: forr á shi á ny, technikai probl é m á k, ü gyviteli é rdekm ú l á s  Konvertálás az iratk é pzők fel é n é l megt ö rt é nt (MOL 46%)  Á ltal á ban 100%-os siker, kev é s kiv é tel 5-10%-os adatveszt é s (k é zi jav í t á s)  Leggyakrabban külső v á llalkoz ó k v é gezt é k – forr á sig é nyes – tapasztalatok hi á nya

26 Honlapok  Iratk é pzők kiv é tel n é lk ü l rendelkeznek honlappal  K ü l ö nbs é g: k ö vetlen el é r é s, vagy k ö zponti  Ü zemeltet é s: k ö zponti, vagy v á llalkoz ó á ltal, ritk á bban helyben  Jobb á ra ü zemletet é si ment é s, archiv á l á s eleny é sző  Gyakori a statikus honlap  Dinamikus honlap archiv á l á si neh é zs é gei

27 E-irattári szolgáltatások  É l é nk é rdeklőd é s a t á rhely-szolg á ltat á s ir á nt az iratk é pzők t ö bbs é g é n é l – MOL – 54%!  Előny ö k: 0 ft, katasztr ó fatűrő rendszer, adatv é delem é s adatbiztons á g  K é ts é gek: k ö lts é gek, adatv é delem é s adatbiztons á g, sebess é g,  Eelenyésző adat, magas szintű informatikai rendszer, adatbiztonság (MOL)

28 A felmérés hasznosulása  Új módszertani eszközök alkalmazása a gyakorlatban  Szervdosszié és nyilvántartás kiegészítése  Problémák megvilágítása (szabályozatlanság, konvertálás, migrálás, informatika, archiválás)  Friss információk az iratképzőkről  Hivatalos megbeszélések  A levéltár szerepének tudatosítása

29 Következtetések  Nagy erőforrás szükséglet!  Időigényes!  Szükséges 2-3 évente újabb felmérés – kontroll, gyarapodás, szervek átalakulása, megszűnése (éves gyarapodás!)  Maradandó érték mennyiségi meghatározása bizonytalan, nem egzakt  Megoldás a gyakorlati tapasztalatok bővítése! Paradigmaváltás!  tárgy: papír alapú vs elektronikus irat  célcsoport: irattáros vs informatikus

30 Köszönöm a figyelmet!


Letölteni ppt "Dr. Fehér Csaba (BFL) FLE, Badacsony, 2012 Két felmérés – két eredmény, a MOL és a BFL e-adatvagyon felmérésének összehasonlítása."

Hasonló előadás


Google Hirdetések