Iratkezelés.

Az előadások a következő témára: "Iratkezelés."— Előadás másolata:

1 Iratkezelés

2 Mit nevezünk iratnak? valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja.

3 Mit nevezünk iratkezelési szabályzatnak?
A szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége. melléklete: az irattári terv.

4 Hogyan kell megszervezni az iratkezelést?
Hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, onnan továbbított irat: Azonosítható, fellelhető, útja követhető, ellenőrizhető, visszakereshető legyen Tartalma csak az arra jogosultnak megismerhető Iratkezelés személyi felelőssége egyértelmű Biztosított feltételek a szakszerű kezeléshez, nyilvántartáshoz, kézbesítéshez, védelemhez Rendszeres selejtezés, maradandó értékű iratok megőrzése Ügyintézéshez, döntés-előkészítéshez támogatás

5 Mivel szemben kell megvédeni az iratokat?
Jogosulatlan hozzáférés Megváltoztatás Továbbítás Nyilvánosságra hozatal Törlés Megsemmisítés Megsemmisülés Sérülés ellen.

6 Milyen tartalommal célszerű elkészíteni az iratkezelési szabályzatot?
Az iratkezelés szervezete Iratok rendezése Iratok nyilvántartás Iratkezelés folyamata Irattározás Selejtezés Levéltárba adás Hozzáférés az iratokhoz Az iratok védelme Másolatok készítése /részletesebben Tk oldal./

7 Irattári őrzés időtartalmát meg kell jelölni.
Mit kell tartalmaznia az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képező irattári tervnek? Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket tárgyi alapon tételekbe sorolni. Meg kell határozni, mely irattári tételek nem selejtezhetők, melyek amelyek bizonyos idő után selejtezhetők. Irattári őrzés időtartalmát meg kell jelölni. Nem selejtezető iratok levéltárba adásának határidejének meghatározása.

8 A levéltári törvénynek megfelelően. (12.§, 15 év után ….)
Hogyan kell meghatározni a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának rendjét? A levéltári törvénynek megfelelően. (12.§, 15 év után ….)

9 Mit nevezünk bizonylatnak?
 Számviteli bizonylat : minden olyan a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától -, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá.

10 Melyek a bizonylatok alaki és formai kellékei?
megnevezése és sorszáma, egyéb más azonosítója;  a bizonylatot kiállító gazdálkodó megjelölése a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása;  a bizonylat kiállításának időpontja, illetve annak az időpontnak vagy időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell

11 gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és értékbeni adatai; külső bizonylat: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás;  a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; minden olyan adat, amelyet jogszabály előír.

12 Csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján
Hogyan lehet bejegyezni a különféle nyilvántartásokba a bizonylatokba szereplő adatokat? Csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján Szabályszerű: Valósághű Hiánytalan adatok Megfelel az alaki, formai követelményeknek Előírásszerűen javítottak.

13 Milyen előírások figyelembevételével lehet javítani a bizonylatokat?
Csak a kiállító javíthatja A módosítás a bizonylat minden példányán Eredeti bejegyzést át kell húzni, hogy olvasható maradjon és a helyes adatot fölé kell írni. Helyesbítés időpontja és helyesbítést végző aláírása.

14 Mit nevezünk szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványnak?
 A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.

15 A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli.
A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.

16 Hogyan szabályozza az szja a bizonylat fogalmát?
Alakilag és tartalmilag hiteles Dokumentum, irat Megfelel a tv-i feltételeknek Minden adózáshoz szükséges adat magyar nyelven fel van rajta tüntetve.

17 Milyen nyomtatványokat kell használnia a kifizetőhelynek?
OEP által rendszeresített nyomtatványokat. Ezek egy része letölthető az OEP hivatalos honlapjáról.

18 Melyek a megvásárolható bizonylatok, nyomtatványok?
Nyomtatványboltban megvásárolhatók. Tb-vel kapcsolatos nyomtatványok: Segélyezési lap,pótlap, dolgozói táppénz, THGY, GYED, baleseti táppénz nyilvántartására Gyáp Baleseti jegyzék Tb. Kisköny melléklete…. /357 oldal/

19 Honnan lehet letölteni a szükséges bizonylatokat, nyomtatványokat?
A hatóságok honlapjain hozzáférhetők. Pl. NAV ;KSH ;OEP; minisztériumok ..

20 Melyek a letölthető bizonylatok, nyomtatványok?
Tb-vel kapcsolatos bizonylatok Pl, tb. Ellátások elszámolás, adatmegállapító lap, nyilatkozat gyermekápolási tppénz folyósításához… Családtámogatással kapcsolatos bizonylatok Igénybejelentés családtámogatási ellátásokra Igazolás tartósan beteg, v. súlyosan fogy. Gyermekről Bejelentés családi pótlékhoz gyerekről… / oldal/

21 Milyen előírások vannak az Mt
Milyen előírások vannak az Mt.-ben, az Szja-ban, és a Tbj-ben a kötelező nyilvántartásokra? Mt.: nem tartalmaz tételes előírást, de előírja az üzemi tanács véleményeztetését a személyügyi nyilvántartás kialakítására A munkáltató köteles nyilvántartani Rendes és rendkívüli munkaidővel, ügyelettel, készenléttel Szabadság kiadáassal Egyéb munkaidő-kedvezménnyel kapcsolatos adatokat Teljesítményszázalékok nyilvántartása Kiigazított teljesítményszázalék Kiigazított teljesítménybér

22 Szja szerint: Azaz minden adat, ami szükséges az adókötelezettség betartásához és ellenőrzéséhez.

23 Tbj szerint: a foglalkoztató, az egyéni vállalkozó, az őstermelő,
külföldi foglalkoztató munkavállalója, foglalkoztatott nyilvántartásra kötelezettek -Kötelesek a jogszabályban meghatározott nyilvántartás vezetésére és -Az adózás rendjéről szóló törvényben meghatározott adatokról a bevallásukban adatszolgáltatást teljesíteni.

24 A Ktv. Hogyan szabályozza a közszolgálati alapnyilvántartást?
A 3. számú melléklete tartalmazza a közszolgálati alapnyilvántartások körét. I.-XI. Lásd. Tk oldal

25 Kormányzati személyügyi szolgáltató rendszer=
A kormánytisztviselők nyilvántartására szolgáló KSZSZR milyen modulokból épül fel? Kormányzati személyügyi szolgáltató rendszer= központi adatbázisra épül Egységes alapokon Moduláris felépításű

26 Moduljai: Személyügyi adminisztráció Dokumentumtár
Munkaidő és távollét-nyilvántartás Képzés, oktatás Vezetői információs rendszer

27 Milyen kötelező nyilvántartást tartalmaz a Ktj
Milyen kötelező nyilvántartást tartalmaz a Ktj. a közalkalmazotti alapnyilvántartás adatkörére? I.-IX. pontban Tk oldal.

28 A munkaviszony, a köztisztviselői-, közalkalmazotti jogviszony létesítésekor milyen igazolásokat kell bekérni a leendő munkavállalóktól? Adatlap X-évre munkáltatótól származó jövedelemről és az adóelőleg levonásáról Tb kiskönyv Jövedelemigazolás egészségbiztosítási ellátáshoz Pótlap a „Foglalkozatató igazolásá”-hoz Munkaviszony igazolás Tartozásról igazolás Megbízás bankszámlára történő utaláshoz Nyilatkozat az adóelőleg levonásához Nyilatkozat az adóelőleg érvényesítéséről

29 Milyen igazolásokat kell kiadni a munkavállalók részére?
Előző évi keresetről kiadandó igazolások Járulékigazolás M30-as munkáltatótól származó Xévi jövedelmekről és adóelőleg levonásáról M29-es munkáltatói szja elszámolás Év közbeni: -egészségügyi hozzájárulás megfizetéséről -Különböző munkáltatói igazolások -NYENYI lap kiadása nyugdíjigény esetén

30 Kilépő dolgozóknak: Adatlap az X évre munkáltatói jövedelmekről és az adóelőleg levonásáról Tb kiskönyv Jövedelemigazolás egészségbiztosítási ellátás megállapításához Pótlap a „foglalkoztató igazolásához” Munkaviszony igazolás Tartozásról igazolás Igazolólap az álláskeresési támogatáshoz