Projektmenedzsment a KIR megújítási folyamatában

Az előadások a következő témára: "Projektmenedzsment a KIR megújítási folyamatában"— Előadás másolata:

1 Projektmenedzsment a KIR megújítási folyamatában
Bemutatkozás – 25 perc Írásbeli vizsga – Szünet – 13-ig ebédszünet, 90 percenként szünet .

2 KIR PM Főbb témák Adatkezelés szabályai KIR bemutatása
Főbb nyilvántartások KIR Projektek és projektmenedzsment Projektmenedzser Projektciklus és projektfázisok PM

3 PM

4 Projektmenedzsment alapjai Fontosabb projektfázisok, folyamatok
Az előadás célja? Projektmenedzsment alapjai Fontosabb projektfázisok, folyamatok Projektszereplők Projektszemlélet erősítése Nem cél: részletes projekttervezés, eu-s támogatási adminisztráció

5 Projekt és projektmenedzsment
Témák? Projekt és projektmenedzsment Projektmenedzser Projektciklus Projektfázisok

6

7 Ki valósított meg projektet?
Projekt és projektmenedzsment Ki valósított meg projektet? Pl. piramis, kínai fal, római vízvezetékek De nem minden projekt vége termék, lehet szolgáltatás, v. eredmény ld. Holdraszállás Minden esemény értelmezhető projektként: pl. egyetmi tanulmányok bizonyítvány formájában

8

9 Projekt és Projektmenedzsment
Egy előre meghatározott cél érdekében szervezett munka, egyedi „vállalkozás” meghatározott ütemezéssel és költségvetéssel. Projektmenedzsment: az a tudás, képesség, eszköz, technológia illetve ezek alkalmazása, ami a projekt meghatározásához, tervezéséséhez, végrehajtásához, monitoringjához, ellenőrzéséhez szükséges, amellyel biztosítható hogy a projektcélok az elvárt minőségben, határidőben és költségkeretben sikeresen fejeződjenek be Pl.: utazás

10 Miért jelenthet segítséget?
Nincsenek világos viszonyítási pontok. Hiába tesszük a tőlünk telhető legjobbat, nem érjük el a célunkat. A használandó dokumentumok köre nap, mint nap és személyenként változik. Ma excelben kell dolgoznunk, holnap címszavas ekben.

11 Miért jó? PM = Közös keret, közös nyelv, közös kultúra, hogy hogyan érjünk el eredményt, úgy, hogy útközben nem veszünk el Komplex problémák menedzselhető darabokra szedése Munkaszervezés szigorú idő és költségvetési korlátok között Meg tudjuk csinálni megközelítés Keretek és kompromisszumok Alkalmazkodás a folyamatosan változó környezethez

12 Projekt és működés Projekt Működés Érezhető változás
„Evolúciós” változás Időben és „tárgyban” korlátozott „Végtelen” Egyedi Ismétlődő Célorientált menedzsment Szerep központú menedzsment Átmeneti forrás Stabil pénzügyi háttér Egyensúlyoz teljesítmény, idő és költség között Fix és kiegyensúlyozott idő, költség, költségvetés Izgalmasabb? Biztonságosabb?

13 Projekt„típusok” Kifestő Felfedezés Filmforgatás Séta a ködben

14 Projekt„típusok” Projekttípus Leírás Példa „Kifestő”
Mindenki tudja mi a dolga. A projekt lineárisan, fokozatosan halad Házépítés „Felderítés” Jobbára tudják mit kellene csinálni, csak azt nem , hogy hogyan . Párhuzamos végrehajtás, határidőknél konvergálnak K+F projektek „Filmezés” Biztosak abban, hogy hogyan, csak azt nem tudják, hogy mit. Számos ellenőrési pont, ahol tisztázni kell a továbblépést Új termékek „Séta a ködben” A legtöbben nem tudják mit és hogyan kellene tenni. Óvatos előrehaladás, egyszerre egyet lépve Először valami újat csinálni.

15 Érintettek-Stakeholderek
Bárki, aki érdekelt, érintett vagy akit az eredménye befolyásol Akinek a munkája bármilyen mértékben változik Akit az eredménye befolyásol Aki a forrásokat biztosítja Aki gátolni, akadályozni tudja a munkát bármilyen formában Fontosabb, mint gondolnánk Hierarchikus szervezet -> „Vertikális” kommunikáció Különböző nézőpont, tudás, tapasztalat = hasznos és kockázatos is lehet

16 Érintettek-Stakeholderek
Szponzor Bajnok Ügyfél Ellenálló

17 Projekt„szereplők” Szereplő Leírás Szponzor
Aki(k)nek az érdekében a projektet végrehatják. Elsődleges felelőssége, hogy a projekt a stakeholderek szemében sikeres legyen. Biztosítja a forrásokat Bajnok A projekt pártolója, védelmezője , aki hatással van a döntéshozókra, képes azt előmozdítani, különösen a nehéz időszakokban képes előremozdítani a projektet „Belső” ügyfél Megrendelő a szervezeten belül „Külső” ügyfél A termék végső felhasználója „Ellenállók” Akik gátolják a projekt előrehaladását

18 Projektmenedzser

19 Projektmenedzsment

20 Mit csinál egy projektmenedzser?
Tervezés mit szükséges tenni, és hogyan kell megszervezni mennyibe fog kerülni és meddig fog tartani milyen összefüggések vannak az egyes tevékenységek között Csapat képes hozzáértő embereket maga köré gyűjteni motiválni és vezetni őket

21 Mit csinál egy projektmenedzser?
Kommunikáció Kapcsolatot tart a stakeholderekkel, tárgyal velük és képes befolyásolni őket Szóvivője a projektnek. Összeköt és közvetít a szereplők között Kezelni tudja a változással járó kockázatokat

22 Milyen egy projektmenedzser?
Elvárások: PM tudás PM gyakorlat Képes egyensúlyozni a korlátok között Nem kell pontos technikai tudás Magas érzelmi intelligencia, személyes hatékonyság, kommunikációs, tárgyalási képesség

23 Milyen egy projektmenedzser?
Inspirál Jól kommunikál Csapatot épít Empatikus Problémamegoldó Teherbíró Delegál Pragmatikus Priorizál Rugalmas Együttműködő Adaptív Kérdez és figyel Nagy mennyiségű információt fogad be Konszenzusra törekszik Jó vezető

24 A projektmenedzsment fő kérdései
Hatókör Ütemezés Költség Minőség Emberi erőforrások Kommunikáció Kockázat Beszerzés Integráció

25 Milyen projektet tudunk azonosítani a KIR-hez kapcsolódóan?
Projektötlet Általános projektcél Projekttípus Stakeholderek Szereplők Előadáshoz.xlsx

26 Projektciklus

27 Monitoring-ellenőrzés
Projektciklus Előkészítés Tervezés Végrehajtás Lezárás Monitoring-ellenőrzés

28 Projektciklus Előkészítés Tervezés Végrehajtás Zárás Célok Koncepció
Felhatalmazás Tervezés Részletek Projektterv Megvalósíthatóság Végrehajtás Megvalósítás Projekttermékek Célok elérése Zárás Eredmények Átadás-átvétel Tapasztalatok

29 Projektciklus

30 Projektkorlátok Fő korlátok: Terjedelem – idő – Költség
Bármelyik változása hatással van a többire is és a minőségre A fő felelősség, hogy a teljes időszakban kiegyensúlyozza ezeket Projekttől függ, hogy mire helyezzük a hangsúlyt

31 Projektkorlátok Hatókör Követelmények összegyűjtése
Hatókör megfogalmazása Jóváhagyása Ellenőrzése Idő Tevékenységek meghatározása Sorrendiség Erőforrásigény Időtartam Ütemterv Ellenőrzés Költség Erőforrások becslés Szükséges időtartam Eredményükként költségbecslés Költségvetés Minőség Minőségi követelmények meghatározása Elérésük megtervezése Minőségbiztosítás Minőségellenőrzés A PM 4 korlátja is egyben Terjedelem – 5 követelmények összegyűjtése – ami a stakeholderek elvárását mutatja Terület meghatározása – hivatalos leírása a projektnek Egyrészt a projekt, másrészt a Termék meghatározást jelenti Work-brakedown structure – ez a 3 tervezéshez tartoznak Terjedelem validálása Ellenőrzése – ez a 2 végrehajtáshoz Idő – 6 eljárás Tevékenyésgek meghatározása Sorrendiség meghatározása Erőforrások meghatározása Időtartam meghatározása Projektütemezés: mit, mikorra kell elkészíteni Ellenőrzés Az utolsó kivételével mind a fejlesztési szakaszhoz tartozik, az a kivitelezéshez Költségmenedzsment: Költségbecslés Költségvetés meghatározása Az előző tényezőkből kiindulva: vegyük az erőforrásokat, és az időigényt, és így megkapjuk az eredményt Minőségi követelmények: Tervezése Minőségbiztosítás Minőség-ellenőrzés Az első a tervezéshez tartozik, a második a végrehajtáshoz

32 Projektfázisok

33 Előkészítés

34 Alapkérdések Koncepció: Mit akarsz elérni? Miért akarod elérni? Hogyan fogod megtenni? Mikorra fogod teljesíteni? Ki érintett ebben? Milyen (erő)források szükségesek hozzá?

35 Eredmény: Ismerjük Projektjavaslat
hivatalos projektjavaslat (ha szükséges mvt) Projekt definiálása. Ismerjük a hátteret, a projekt céljait, sikerkritériumokat, azok megvalósíthatóságát, a stakeholdereket, költségvetési kereteket, mérföldköveket + a projektmenedzsert.

36 Projektjavaslat céljai
Érintettek bevonása Kezdeti kommunikáció kialakítása Felelősség átruházása a PM-re Viszonyítási pont a végrehajtás során és a projektzáráskor Felhatalmazás

37 Specific=pontosan meghatározott Measurable=mérhető Achievable=elérhető
Célok, eredmények Egyértelműen azonosítható legyen az eredmény Specific=pontosan meghatározott Measurable=mérhető Achievable=elérhető Realistic=erőforrás szempontból reális Time=pontos céldátummal rendelkező Miért? Milyet? Mennyiért? Mikorra? Mennyit? Minél egyértelműbb, annál egyszerűbb megbecsülni a megvalósítást

38 Vizsgálni szükséges Eredmény:
Stakeholder elemzés Vizsgálni szükséges Kik ők, mik az érdekeik, hogyan lehet bevonni, milyen hatásuk lehet? Eredmény: Stakeholder nyilvántartás Stakeholder „menedzsment terv” – érzékeny infó Cél: Támogatást megnyerni, negatív befolyást csökkenteni Szervezeti hierarchia ismerete elengedhetetlen, találd meg a bajnokokat

39 Feltételezések, felelősségek
Projektjavaslatba bekerülhetnek Feltételezések, korlátok– amik tényleges befolyással vannak a projektre Szerepek és felelősségek – Szponzor Menedzser Ügyfél

40 Projektjavaslat Probléma azonosítása
Projektcélok meghatározás (inkább a mit, mint a hogyan) Korlátok meghatározása (költség, idő stb.) Kérdések: Megvalósítható-e? Van-e hozzá elég belső erőforrás? Képes-e működtetni a szervezet? Létrehozási és fenntartási költségek alapján indokolható-e? Van jobb módja a probléma megoldásának? Döntési javaslat?

41 Pontosítsuk a kiválasztott projekt célját

42 Előkészítés Tervezés

43 Projektciklus

44 PM csapat Mag: Szponzor, Menedzser, Ügyfél „Kick off meeting” - Terjedelem, munka, időtartam, erőforrások tervezéséhez tudni kell, hogy kit kell bevonni, és érdemes már a tervezéskor bevonni. Bemutatás, csapatépítés, megértés Megvitathatók a projektjavaslat részletei, kialakítható a kommunikáció Szerepek és felelősségek meghatározhatók Túl veszélyes egyvalakinek csinálni, hagyd, hogy segítsenek tervezni

45 Projekttervezés Cél: annak biztosítása, hogy a célok a megadott idő alatt, a rendelkezésre álló erőforrásokkal megvalósítható Lépések: Projektcélok meghatározása Tevékenységek és céljuk meghatározása Legrövidebb és leghosszabb időtáv meghatározása Fő mérföldkövek meghatározása Feladatok sorrendiségének meghatározása Mit kell előbb elvégezni? Mi végezhető párhuzamosan? Erőforrások társítása Költségek becslése Eredmény: Projektterv a menedzsment számára GANTT PERT

46 További felhatalmazást jelent
Miért tervezünk? Miért fontos? Simább végrehajtás Előrehaladás mérése Változások minimalizálhatók A célokra lehet figyelni További felhatalmazást jelent

47 Mit tervezünk? Integráció (Projektterv) Hatókör Ütemezés Költség
Minőség Emberi erőforrások Kommunikáció Kockázat Beszerzés Integráció (Projektterv)

48 Szükséges lehet külső erőforrás bevonása
PM terv Sokkal részletesebb, mint a projektjavaslat, de jobb ha már itt kiderül, hogy nem működhet PM terv készítése: Mit, miért, hogyan, ki, mikor? Összefoglalja a 8 terület tervezésének eredményét = az integráció eredménye Szükséges lehet külső erőforrás bevonása

49 Mit? - Hatókör Stakeholderek igényeinek azonosítása
Követelmények összegyűjtése (interjúk, kutatások, kérdőívek, egyeztetések) Hatókör meghatározása Tevékenységek meghatározása Hierarchikus rend kialakítása Ha nem tudjuk mit akarnak a stakeholderek, nem tudjuk szállítani, a projekt nem lehet eredményes. Az igényeket dokumentálni kell – teljesülésüket folyamatosan nyomonkövetni.

50 Követelmények meghatározása
Minimalizálja a költségek növekedését, a projekt hatókör változását, a megrendelők elégedetlenségét Fő kérdések: Ki tudja meghatározni? Mitől lesz az elfogadható és megfelelő? Hogyan lehet ezt igazolni és dokumentálni? Milyen technikai, pénzügyi vagy szervezeti konfliktusokat vetnek fel? A követelmény annak az elvárásnak a konkrét megfogalmazása, amit amelyet a projektnek teljesítenie kell Pontosan megfogalmazott és a megrendelő elfogadta Tisztázott teljesítésének igazolása, bizonyítása is (pl. egy napos betanítás után a felhasználók képesek egy jégtelenítési programot lmegvalósítani) Példa: ajtó, űrhajó alkatrész

51 Időtartam és erőforrások becslése
Mikorra? - Ütemterv Időtartam és erőforrások becslése Tevékenységek meghatározása Sorrendbe rendezése Szükséges erőforrások becslése (személyek, anyagok, felszerelések, szolgáltatások) Időtartam becslése Ütemterv elkészítése

52 Válaszd szét a feladatokat Vedd figyelembe a múltbeli adatokat
Ütemterv Légy reális Válaszd szét a feladatokat Vedd figyelembe a múltbeli adatokat De, így sem fogod tartani A teljesülést kövesd nyomon, avatkozz be, Több erőforrás, nagyobb költség vagy több idő Kritikus út Azoknak a legfontosabb tevékenységeknek a meghatározása, amik a projekt csúszását okozhatják ou and a group of three friends are planning the end of year party for Year 12s. Construct a GANTT chart for this. Be sure to consider events that could occur simultaneously as well as dependent events, i.e. those that must be done before others start. Estimate the time for each event.

53 Mennyiért? - Költségvetés
Költségek becslése Költségvetés meghatározása Időintervallum-erőforrásmennyiség-egységköltség Lehetséges megoldások pl.: analógia Célszerű puffereket beépíteni Célszerű a csapatot bevonni, nem egyemberes feladat

54 Tervezni kell, különben a termékek átadásakor lehet gond
Milyet? - Minőség Tervezni kell, különben a termékek átadásakor lehet gond Metódusokat tartalmaz Minőségbiztosítás és ellenőrzés folyamatati tartalmazza Szoros összefüggés a minőségi követelmények és az ügyfél-elégedettség között A minőség nem magától értetődő, idő és figyelmet kell rá fordítani

55 Milyet? - Minőség

56 Toborzás Építs csapatot Menedzseld
HR Toborzás A legjobbak sem mindig képesek csapatban dolgozni Alakíts ki egy magot a tervezéshez – célszerű házon belül Építs csapatot Kick-off – mi a cél, érezzék, hogy szükség van rájuk Menedzseld Információkat is menedzselni kell – egyszerűen és világosan

57 Kommunikáció

58 Nem magától értetődő a működő kommunikáció
Aktív figyelés a leghasznosabb tulajdonság, és a visszacsatolás a megértett dologról Egynél több kommunikációs metódust kell választani Belső és külső kommunikáció egyaránt fontos Push – státuszriport Pull – információ kiszedése

59 Nem lehet felkészülni az összes kockázatra
Kockázatok - változás Nem lehet felkészülni az összes kockázatra Minél több kockázatot célszerű azonosítani Megoldások: Azonosítani mi történhet, hogyan reagálhatunk

60 Változáskezelés: Kockázatok - változás
A projekt már önmagában változást eredményez A legjobb esetben is a végrehajtás során értjük meg a projektet Fő tényezők: Kimaradt feladatok Változó technikai környezet Új intézményi eljárások Tervezd meg, hogy kezeled Legjellemzőbb, a szkóp folyamatos változása A változástól nem kell félni, csak, ha kontrollálatlan

61 Beszerzés – kivételes, ha minden házon belül elérhető
Meg kell vizsgálni, hogy mi az amit kívülről, mi az amit belülről szerezzünk be Az időtényező szempontjából jelentős A végeredmény minőségének szempontjából meghatározó.

62 Monitoring-ellenőrzés
Előkészítés Tervezés Végrehajtás Zárás Monitoring-ellenőrzés

63 Végrehajtás Projektterv megvalósítása Projekttermékek kivitelezése Kommunikáció a stakeholderekkel, Erőforrások biztosítása Projektterv aktualizálása Projektköltségek követése Mérföldkövek és fő célok teljesítésének biztosítása Projekttevékenységek monitoringja, ellenőrzése

64 Monitoring és ellenőrzés
Cél a projekt vágányon tartása Mennyire teljesülnek a célok? Teljesül-e az elvárt minőség? A költségterven belül marad-e a projekt? Sikerül-e időben befejezni? Vannak-e hibák a projekt megvalósításában? Csak azokat az elemeket tartalmazza, a projekt, amire a megrendelőnek szüksége van? Mindent megkap a megrendelő, amire szüksége van?

65 A változások hivatalos jelzése szükséges
Változáskezelés A változások hivatalos jelzése szükséges Áttekinteni, becsülni, értékelni szükséges Eredmény, idő, költség, projektfolyamat – ha ezeket nem pozitív irányban befolyásolja, nem fogadható el Célszerű külön „fórumot” létrehozni erre Célszerű bizonyos mérték alatt delegálni pl. értékhatár korlátokat bevezetni

66 Válság? Az még nem gond önmagában, ha...
Csúszik a tervhez képest a projekt A szponzorok idegesek Az emberek idegesek Nagy gáz van ha... Egyik meglepetés ér a másik után Az emberek menekülnek a projektből Állandósul a hétvégézés Óriásira nőtt a hegy, amit görgetsz magad előtt Inkább nézz szembe a problémával mielőbb, és oldd meg, akkor is, ha fáj és ha ordítanak miatta! (

67 Válság? Az a projekt, ahol nincs válság a teljes életciklus során legalább egyszer, az nem projekt. Ha szinonímaként a válsághelyzetre az erdőtüzet használom, akkor az jól érzékelteti ennek szinte folyamatos esélyét, ha úgy fogalmazok: mindig van valaki, aki eldob egy csikket vagy égő gyufát tűzgyújtási tilalom idején. Ezért merem azt mondani, hogy az erdőtüzek megelőzése miatt sosem lankadó figyelemmel kell követnünk a projektünkben, porjektjeinkben futó szálakat, hogy mi taposhassuk el az eldobott csikket.

68 Zárás Dokumentumok számbavétele és rendezése, amik a projekt során keletkeztek. Szerződések felülvizsgálata –eredmények, kifizetések, feltételek teljesültek-e? Célszerű egy átmeneti időszakot is rögzíteni a projektben a „beüzemelésre”. Attól, hogy valami teljesítettünk, még nem biztos, hogy sikeres – nem biztos, hogy találkozik a sh igényével A projekt sikere nem mindig határozható meg azonnal – különösen szolgáltatások esetében Célszerű kb. 6 hónappal utána újra megvizsgálni Zárójelentés Ezen keresztül lehet biztosítani, hogy a leckét megtanultuk Reflexiókra is lehetőséget ad Tartsunk záróeseményt - a projekt megünneplésére

69 A projekt sikereinek és kudarcainak számbavétele
Zárójelentés célja A projekt sikereinek és kudarcainak számbavétele A projekt eredményeinek értékelése A működtetéshez szükséges feltételek leírása A projektzárás utáni feladatok összefoglalása Ajánlások és jó gyakorlatok a jobb projektmegvalósításhoz Zárás hivatalossá tétele

70

71 A projektek sikerét befolyásoló tényezők
Projektelem Sikertényező Célok Reálisak . A megvalósíthatósági terv megalapozott. Teljesítmény-ellenőrzés Hatékony monitoring és kontroll. Tervezett zárás, felülvizsgálat, hibakezelés Döntéshozók Támogató felső vezetés. Kompetens projektmenedzser. Részletes terv. Reális ütemezés. Jó vezetés. Jó projektmenedzsment eszközök. Változás Képzett csapat. Kommunikáció Jó visszacsatolás Határok Projektméret. Komplexitás. Résztvevők száma. Általános Felhasználó, szponzor, bajnok bevonása. Hatékony változáskezelés. Különböző szempontok figyelembe vétele.

72 Hogyan vigyük sikerre a projektet
Sikerkritérium Projektenként eltér, az összetettségétől, bonyolultságától függ Teljesült-e amiért a projektet elindítottuk? Elégedettek-e a stakeholderek? A leírásnak megfelelően és a költségvetésen belül készült el a termék elérte az üzleti célt? A projektcsapat/felhasználó elégedett a projekt alatt és annak termékével? A projekt profitabilis?

73 Eszköz, nem cél…

74 Források https://www.open2study.com/
Principles of Project Management (ProjMgt) by Sue Dowson Eric Verzuh: Projektmenedzsment

75 Köszönöm a megtisztelő figyelmet. („Dolgozat”) Kajdi Ákos akos
Köszönöm a megtisztelő figyelmet! („Dolgozat”) Kajdi Ákos