JÓL SZERVEZETT (HATÉKONY) RENDEZVÉNYEK

Az előadások a következő témára: "JÓL SZERVEZETT (HATÉKONY) RENDEZVÉNYEK"— Előadás másolata:

1 JÓL SZERVEZETT (HATÉKONY) RENDEZVÉNYEK
„Ha nem mutatom meg, amit csinálok, akkor az (majdnem) olyan, mintha nem is csinálnék semmit.”

2 FOGALMAK DISSZEMINÁCIÓ
„A disszemináció a projektek eredményeinek terjesztése annak érdekében, hogy a projekt által kiváltott hatás és ezáltal a projekt megvalósítására fordított források hasznosulása a lehető legnagyobb lehessen. Magában foglalja mind a projektek során megszületett termékek (új képzések, tantervek, tananyagok, taneszközök stb.), mind a projektmegvalósítás tapasztalatainak (projektmenedzsment, együttműködés, módszertan stb.) átadását. A hazai szakirodalomban egyelőre nem született olyan magyar szakkifejezés, amely kellő pontossággal adná vissza a jelentését, így az angolból átvett szó látszik meggyökeresedni.” Idézet Tordai Péter korábbi előadásából

3 FOGALMAK RENDEZVÉNY A rendezvény fogalma a wikipédia szerint:
„Előre meghatározott célból, adott helyen és időben tartott összejövetel, egységes és összehangolt szervezésben”

4 KULCSSZAVAK CSAPATMUNKA, TERVEZÉS, TUDATOSSÁG STRATÉGIA

5 MIKOR SZERVEZZÜNK RENDEZVÉNYT?
Ne csak akkor, amikor kötelező  FONTOS: Ha valamit létrehoztunk, disszemináljuk! „Ha nem mutatom meg, amit csinálok, akkor az (majdnem) olyan, mintha nem is csinálnék semmit.”

6 MIKOR SZERVEZZÜNK RENDEZVÉNYT?
Disszemináljunk rendezvény formájában, ha:  Meg tudjuk tölteni a programot valódi szakmai tartalommal  Ha az eredményeink bemutatását valamilyen egyedi, látványos kontextusba tudjuk helyezni Ha fontos a személyes kapcsolat, a kontaktokkal való személyes találkozás Ha személyes kötődést szeretnénk kialakítani

7 MIKOR SZERVEZZÜNK RENDEZVÉNYT?
Büdzsé, vagy kapacitás hiánya: kapcsolódó rendezvények, programok

8 MIKOR LEHET HATÉKONY EGY RENDEZVÉNY?

9 MIKOR LEHET HATÉKONY EGY RENDEZVÉNY?
Résztvevőként: Hasznos, érdekes, és aktuális információk, amik csak itt elérhetők Nekem szól / célzott Kapcsolatépítés  Pozitív élmények

10 MIKOR LEHET HATÉKONY EGY RENDEZVÉNY?
 Szervezőként: Sok résztvevő jön el Ők jól érzik magukat (a program végéig maradnak) Pozitív visszajelzések

11 MIRE / MIÉRT JÓ EGY HATÉKONY RENDEZVÉNY?
Disszemináció  Pr, image, kapcsolatok Üzenet, kommunikációs célok elérése Nemzetközi rendezvények: ország, kultúra bemutatása

12 MIT BUKHATUNK EGY ROSSZ RENDEZVÉNNYEL?
Nem érvényesülnek a kitűzött célok, és a várt eredmények Hitelesség A jó hír / image Felesleges idő, energia és pénzkidobás Rosszkedvű és ideges résztvevők

13 MIVEL NÖVELHETJÜK EGY RENDEZVÉNY HATÉKONYSÁGÁT?
Látványos programok Interaktív elemek Új munkamódszerek használata a frontális előadás mellett (vagy helyett) Célcsoport orientált program és kommunikáció Fókuszban a szakmaiság, az üzenet AZ IGAZI HATÉKONYSÁG RITKÁN SZÁMSZERŰSÍTHETŐ, DE SOKSZOR ÉRZŐDIK A HATÁSA MÁS TERÜLETEKEN!

14 MIVEL NÖVELHETJÜK EGY RENDEZVÉNY HATÉKONYSÁGÁT?
Meghívó: gondoljuk tovább! A témában érintett intézmények, helyi szervezetek és szakértők, esetleg hírességek, VIP vendégek Sajtó

15 FOLYAMATOK TERVEZÉS SZERVEZÉS ELŐKÉSZÍTÉS LEBONYOLÍTÁS UTÓMUNKÁLATOK – DISSZEMINÁCIÓ!

16 TERVEZÉS – ELSŐ FÁZIS Célcsoportok (elsődleges, másodlagos) Célok
Üzenetek ÉS: Büdzsé, kapacitás !

17 TERVEZÉS - MÁSODIK FÁZIS
Program, létszám, kellékek Stílus, forma, hangvétel – helyszín? Időzítés Költségterv Ütemezés Ütemezés!

18 SZERVEZÉS – ELSŐ FÁZIS Az ideális helyszín Könnyen megközelíthető
Jó ár / érték arány Igazodik a rendezvény stílusához A folyamat: ajánlatkérések - ajánlatok összehasonlítása, kiértékelése, döntés, szerződéskötés A program véglegesítése Célok, a szakmai program, előadók és egyéb szereplők, extrák

19 A CÍMVÁLASZTÁS A jó cím: Frappáns, rövid (alcím) Figyelemfelkeltő
Utal a szakmai tartalomra Miért fontos a jó cím?

20 SZERVEZÉS – MÁSODIK FÁZIS
Meghirdetés, meghívók kiküldése Jelentkezések kezelése Előzetes forgatókönyv: kellékek, feladatok, felelősök Folyamatos egyeztetés minden érintettel

21 A MEGHÍVÓ A meghívó feladata Figyelemfelkeltés, érdeklődéskeltés
A jó meghívó: Tömör, lényegre törő Figyelemfelkeltő / vonzó, egyedi Célzott Miért fontos a jó meghívó?

22 A RÉSZLETES MEGHÍVÓ TARTALMI ELEMEI
Technikai információk Dátum Helyszín Megközelítés (autó, tömegközl., bicikli, parkolás, stb) Érkezés, helyszíni regisztráció (tól-ig) A részvétel feltételei (díja, ha van, regisztráció, visszaigazolást kapnak-e?) A jelentkezés módja, határideje, a kiválasztás módja, szabálya Speciális információk Akadálymenteség Étkezés: van/nincs? Egyéb: dohányzás, fenntarthatóság, elvárt öltözék Jogi részek Kép, és videó felvételek Pedagógus kreditek

23 A MEGHÍVÓ TERJESZTÉSE/ MEGHIRDETÉS
A kiküldés időzítése: 4-6 héttel a rendezvény előtt (elektronikus küldés, 1 napos, nem nemzetközi rendezvény) A kiküldés módja, csatornái: Célcsoportok szerint változzon! Ingyenes: saját és partnerek hírlevelei, honlapjai, saját adatbázisok, előző rendezvények, közösségi média, stb… Fizetős: ha a célcsoport indokolja, ha kevés az időnk, ha van rá pénzünk… Online: leggyakoribb, kivéve bizonyos célcsoportok Offline: posta (költségek, idő) – ma már ritkább Pontos címlisták, adatbázisok!

24 Személyiségi jogok, adatvédelem
REGISZTRÁCIÓ Regisztráció, jelentkezések kezelése és feldolgozása: folyamatos feladat Szakmai információk A programmal kapcsolatos kérdések Technikai információk Személyiségi jogok, adatvédelem Formátum

25 ELŐKÉSZÍTÉS Részletes forgatókönyv Emlékeztetők
Szóróanyagok, információs anyagok Előadások Fenntarthatóság!

26 LEBONYOLÍTÁS Aznapi előkészítés Forgatókönyv Problémamegoldás
Gördülékeny rendezvény Csapatmunka!

27 DISSZEMINÁCIÓ (amikor disszemináljuk a disszeminációt :D)
UTÓMUNKÁLATOK DISSZEMINÁCIÓ (amikor disszemináljuk a disszeminációt :D) Az utómunkálatok (disszemináció) fontossága és előnyei A rendezvény értékelése & tanulságok Meglévő információk, anyagok felhasználása Pénzügyi elszámolás, lezárás

28 NEMZETKÖZI RENDEZVÉNYEK
Hosszabb folyamatok – ütemezés Költségterv – tartalék A saját céljaink + az ország bemutatása Protokoll fontossága

29 JÓTANÁCSOK EGY CSOKORBAN
Ne zsúfoljuk túl a programot! 1-1 blokk hossza ne haladja meg a órát! Aznap: figyeljünk, hogy elkerüljük a nagyobb csúszásokat a programban! Mindennek legyen felelőse és legyen egy „főnök” is! Legyen egy technikus, vagy egy ahhoz értő felelős is! Ha fontos a technikai háttér, legyen egy mentő telefonszám (pl. bérlés) a telefonunkban! Mindig járjunk fejben egy programponttal előrébb, mint ahol éppen tart a program! Amiből lehet, legyen nálunk tartalék (elem, előadások, pendrive…) Amit lehet, készítsünk elő előző nap! Legyen nálunk S.O.S. doboz: tollakkal, filcekkel, ragasztóval, papírral, stb.

30 JÓTANÁCSOK EGY CSOKORBAN
Legyen nálunk egy mobil, az összes szereplő, előadó, fontos vendég mobilszámával! Előző nap ellenőrizzük a kellékeket, hogy minden megvan-e, fussuk át a forgatókönyvet, programot, beszéljük át közösen is a többi szervezővel Fektessünk nagy hangsúlyt az előadók előzetes felkészítésére, kössünk velük szerződést (feladatok, határidők, jogi rész!) Előző nap próbáljuk ki az előadásokat, filmeket, lehetőleg azon a gépen, amiről menni fog! Ne pánikoljunk,ha valami nem a tervek szerint alakul, mindig van megoldás és mindig jobb megoldást találunk „hideg fejjel” Legyen velünk a jószerencse 

31 Karnuts-Takács Zsuzsanna
NAGYON SZÉPEN KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! Karnuts-Takács Zsuzsanna Rendezvényszervező  - kommunikáció, pr   Tempus Közalapítvány T: /127

32 Jó példák: videók, képek
Dokumentumok Feladatok, tapasztalatok, beszélgetés