Dokumentumkezelés.

Az előadások a következő témára: "Dokumentumkezelés."— Előadás másolata:

1 Dokumentumkezelés

2 A Synergon MOSS2007 alapú Iratkezelő megoldása
Frunza Zsolt Szoftvertanácsadás Üzletágigazgató Synergon Informatika Nyrt.

3 Tartalom Hagyományos iratkezelés korlátai
Megoldás célja, funkcionalitása A megoldás előnyei a szervezet egyes szereplői számára Architektúra áttekintése Egyéb elektronikus ügyviteli lehetőségek

4 Hagyományos iratkezelés

5 Iratkezelési problémák
Problémás az iratok egymáshoz rendelése és visszakeresése A különböző tartalmú dokumentumok összekeverednek A munkatársak későn kapják meg a szükséges iratokat Nehezen találják meg az adott dokumentumot Az iratkezelési folyamat nem átlátható Nem tudják követni az iratok mozgását Sok időt vesz el az adatszolgáltatás Túl nagy a sokszorosítási költség Problémás a napi posta elosztása Irathegyek tornyosulnak

6 Megoldás célja, funkcionalitása
Iratkezelési folyamat lépései: Érkeztetés Többszintű szignálás Bejövő Iktatás Ügyintézés, Csoportmunka Kimenő Iktatás Kiadmányozás Expediálás Postázás Általános funkciók: Átadás-átvétel, Határidő figyelés, Helyettesítés kezelés Irattározás, selejtezés, levéltárba adás, archiválás Lekérdezések (küldemény, irat, metaadat), statisztikák Partnertörzs kezelés Irattári Terv kezelés

7 Előnyök Minden információ egy helyen, integráltan megtalálható
Az információkeresés ideje lerövidül Lehetővé teszi a fontos információk gyors és hatékony eljuttatását a szervezeten belül A vezetés számára az egyes tevékenységek monitorozása leegyszerűsödik A határidőcsúszások és hibalehetőségek minimalizálása, munkafolyamatok követhetősége magasabb ügyféllojalitást eredményez

8 Miért MOSS2007 platformon? Az iratkezelés tipikus csoportmunka alkalmazás Közös dokumentumtárak Feladatlisták Esemény naptárak Központi irattár Hozzáférés kontroll Teljesszövegű keresés Munkafolyamat automatizálás, követés (WF)

9 Architektúra Synergon MOSS2007 alapú iratkezekő megoldása Csoportmunka
Dokumentumtárak / Irattár WEB űrlapok (Form Server) Workflow Kereső Speciális Iratkezelési Funkciók Synergon MOSS2007 alapú iratkezekő megoldása

10 Iratkezelési folyamat

11 Elektronikus ügyviteli lehetőségek
Célszerű a több szervezeti egységet, vagy több szerepkört érintő humán folyamatokat workflow megoldással támogatni Előnyök: Dokumentált ügymenet Ügyek státusza visszakövethető Az adott lépés felelőse mindig ismert (kinél áll az ügy??) Példák: Eszköz, vagy szolgáltatás igénylés Számlaigazolás Tervek, dokumentumok köröztetése, jóváhagyása Munkaerő beléptetés, kiléptetés (elektronikus sétapapír)

12 Köszönöm a figyelmet!