Emberi erőforrás menedzsment

Az előadások a következő témára: "Emberi erőforrás menedzsment"— Előadás másolata:

1 Emberi erőforrás menedzsment
4. Előadás Tervezés, felvétel, kiválasztás

2 A munkaerő tervezés feladata
Megszerezni és megtartani a vállalat számára szükséges mennyiségű, és minőségű munkaerőt, Biztosítani a meglevő munkaerő állomány leghatékonyabb foglalkozatását, Előre jelezni azokat a problémákat, amelyek a jövőben felléphetnek, akár a munkaerő többletből, akár a munkaerő hiányból fakadóan, Csökkenteni a külső munkaerő felvételtől való függőséget, kialakítva egy jól képzett, és elkötelezett ugyanakkor rugalmas munkaerő gárdást

3 A munkaerő tervezés = felesleg és kínálat összevetése
A munkaerő felesleg esetén lehetséges teendők A munkaerő hiány esetén lehetséges teendők A felvétel „befagyasztása” (létszám-stop) Részmunka-idő növelése, és túlóra Előnyugdíj ösztönzése Előléptetések (vezetés esetén) Közös megegyezéssel történő „kiléptetés” Termelékenység növelés Munkahét csökkentés Alvállalkozói szerződések Átképzés Elbocsátás Visszahívás és üzemen belüli áthelyezés Tömeges létszámleépítés Felvétel (Személyzet-beszerzés)

4 A felvételi terv elkészítésének összetevői
Meghatározni milyen számú, összetételű, képzettségű stb. munkaerő felvételére lesz szükség Meghatározni ennek a munkaerőnek az elérhetőségét (intézmény, hely, más vállalatok kereslete) Meghatározni, hogy a potenciális jelöltek milyen „csomaggal” érhetők el, Tekintetbe venni a speciális elemeket, amely meghatározza a kereslet mértékét, Mindezeket figyelembe véve, egy toborzási programot (ütemezés, létszám, felelősök) kell összeállítani

5 A munkaerő kínálat összetevői
A belső munkaerő kínálat elemzése A külső munkaerő kínálat elemzése Szakértelem-leltár (a dolgozók, és a vezetés szintjén) A vonzáskörzetben (üzem-bezárások, és új vállalkozások indítása) A fluktuáció elemzés (nyugdíjazás, felmondás, lebocsátás, kilépés közös megegyezéssel) Tömegközlekedési változások Belső mozgások elemzés (előléptetés, visszaminősítés, áthelyezés A helyi munkanélküliségi ráta, és munkaerő-helyzet A munkavállalók karrier-vágyainak elemzése A múltbeli tapasztalatok a hiányszakmákról A belső kínálat előrejelzése A külső kínálat előrejelzése

6 A személyzet-beszerzés módszerei
Belső módszerek Külső módszerek „Képesség-leltár” Állami munkaközvetítők Átképzés, továbbképzés Álláshirdetések Karrier-tervezés Vállalati dolgozók ajánlásai Előléptetés Magán munkaközvetítők Áthelyezés más munkakörbe Munkaerő kölcsönzés Rotáció Állásbörzék, ösztöndíjas rendszer Belső pályázat kiírása Vállalati egyesülés, felvásárlás Nyugdíjas volt dolgozó alkalmazása „Fejvadászok”

7 Kiválasztás és szelekció stratégiai kérdése
Képezzük, fejlesszük, akik megvannak Döntően kívülről vásároljuk ami kell Keveset toborozzunk kívülről, Minden szinten külsőket keressünk Komoly és részletes szelekció alapszinten Könnyen felvenni, és aki nem megfelelő attól azonnal megszabadulni

8 A toborzás meghatározása
A toborzás az a folyamat, amelynek során a vállalat üzenetét eljuttatjuk mindazokhoz, akik a vállalat szempontjából érdekesek lehetnek egy adott munkakör betöltése szempontjából, felkeltjük érdeklődésüket, felmérjük képességeiket, és alkalmasságukat, majd egy alkufolyamat keretében megpróbálunk megegyezni velük.

9 A kiválasztási folyamat meghatározó tényezői
A szervezet kiválasztási politikája Az adott munkakör jellemzői A sikeres teljesítmény pontos kritériumai (és az ezt létrehozó kompetenciák) A munkakör pontos specifikációja Ennek alapján határozhatók meg a kiválasztási módszerek

10 Toborzás „belülről” Az üresedést először vállalaton belül kell meghirdetni Minden pályázó a lehető leggyorsabban választ kell kapjon Mindenkit a lehető legszélesebben tájékoztatni kell A munkakör betöltésének legfontosabb szempontjai: végzettség, gyakorlat, teljesítmény Minden jelöltet elfogultságtól mentsen és részletesen kell meghallgatni, A vállalat nem alkalmaz semmiféle hátrányos megkülönböztetést, Minden tudomására jutott adatot bizalmasan kell kezelni

11 A felvételi folyamat tipikus problémái (1)
1. Az üresedés egyeztetve volt-e a felelős vezetőkkel? 2. Van-e egy naprakész munkaköri leírás a megüresedett állásról? 3. Melyek a foglalkoztatás pontos feltételei az adott munkakörben, pl: bér, munkaórák, szabadság stb.? 4. Elkészült-e a potenciális jelölttel szemben támasztandó követelménylista? 5. Az üresedést meghirdették-e a vállalaton belül? 6. Van-e egyezetett álláshirdetés, van-e megfelelő média? 7. Tudja-e az összes jelölt, külső belső egyaránt, hogy hol kell pályázni? 8. Ki fog készíteni a vállalatnál egy egyeztetett listát az összes jelöltről? 9. Van-e megállapodás arról, hogy milyen formában zajlanak le az interjúk? 1o. A nem megfelelő jelölteket vagy azokat akiket várakozólistára helyeztek értesítették-e? 11. Elkészült-e az ajánlati levél, amely a vállalat ajánlatát hivatalosan is és írásban is rögzíti? 12. Elkészült-e a megfelelő visszautasító levél a sikertelen pályázóknak? 13. Számításba vettünk-e minden az ajánlati levélre érkezett választ? 14. Megvan-e a sikeres jelölt, megfelelő az elhelyezése, készült-e bevezetési terv, vagy akciók az elsô hónapok megkönnyítésére?

12 A felvétel menete és időtartama vezetői munkakörbe
LÉPÉSEK A szükséges idő 1. Döntés a munkatárs felvételéről 1 hét 2. A munkaköri leírás, majd a hirdetés elkészítése 1 hét-1 hónap 3. A hirdetés/belső pályázat feladása 1 hét – 1 hónap 4. Tanácsadás/információ adás 2 hét – 1 hónap 5. Első szelekció 6. Második szelekció 2-3 hét 7. Harmadik (végső) szelekció 2 hét 8. Alku az alkalmazás feltételeiről 9. Döntés/megegyezés 10. Belépés

13 A kiválasztási folyamat tipikus problémái (2)
Irreális követelmények, Az átgondolt követelmények teljes hiánya, Minden információt hitelesnek elfogadni, A majdani főnök egyáltalán nem vesz részt a kiválasztásban, Strukturálatlan interjú, Előre eldöntött kit vesznek fel, A kiválasztási folyamat nem megfelelő adminisztrálása Nincs megfelelő választék Az érzelmi intelligencia figyelmen kívül hagyása, Politikai (külső, vagy vállalaton belüli) nyomás.

14 A kiválasztási folyamat fő elemzési szempontjai
A teljesítmény, A magatartás, Kompetenciák, A tulajdonságok, és személyiség, Beválás a volt munkahelyeken, Miért vált? Milyen munkakörben dolgozott, mit csinált, és mennyit keresett?

15 A kiválasztás folyamatának lépései (1)
1. A munkaköri követelmények feltárása 2. A munkakör betöltéséhez kívánatos kompetenciák összeállítása 3. Pályáztatás 4. A jelölt személyek jellemzőinek feltárása Dokumentációk vizsgálata (önéletrajz) Interjú: élethelyzet, motivációk, tervek megismerése Munkahelyi vélemények értékelése Szakértői vizsgálatok (egészségügyi, pszichológiai stb.) 5. A munkakör, valamint a személyi alkalmasság, megfelelés elemzése 6. Döntés A kiválasztás előkészítéseként célszerű a munkakör elemzés adataira készített munkaköri leírást elővenni, mint kiinduló pontot. Ez az okmány tartalmazza a munkatartalom leírását. Tartalmazza azokat a követelményeket, (terhelés, felelősség, szakmai feladatok,kapcsolattartási elvárások, teljesítmény elvárások,) összefoglalóan kompetenciákat amelyeket a munkakör betöltőjétől elvárunk a kívánt teljesítmény érdekében. Ezután következik a pályáztatás,melyet a jelöltek jelentkezése, és dokumentációjuk vizsgálata után személyes meghallgatás, interjú követ. A személyes benyomások és az írásos dokumentációk együttes vizsgálata után az alkalmas jelöltek további alkalmassági szűkítését célozhatják a egészségügyi és pszichológiai vizsgálatok) A végső döntés meghozatala a munkakör követelményeinek és a személy specifikációjának összevetése után történik meg. „Megtaníthatsz egy pulykát repülni, de jobb ha mindjárt egy galambbal kezded.”

16 A kiválasztás lépései (2)
1. A jelentkezők önéletrajzának és jelentkezési anyagának a rostálása, 2. Elkészíteni a potenciális jelöltek listáját. 3. A jelölteket interjúra hívni, 4. Lefolytatni az interjút és, ahol kell, elkészíteni a teszteket, 5. Meghozni a döntést: kiválasztani a legjobbat. 6. Megtenni neki a megfelelő ajánlatot és megállapodni vele 7.Értesíteni a sikertelen jelölteket 8. Közölni az érintett vezetőkkel a döntést.

17 A kiválasztás módszerei és eszközei
Jelentkezési lap Önéletrajz Referenciák Grafológia Háttér-információk (vállalati dolgozók ajánlásai) Tesztek (alkalmassági, képesség, személyiség, munkaköri ismeretek) Interjúk (strukturált, strukturálatlan, szituációs, magatartásbeli, stressz, panel) Értékelő központ (Munkapróbák, menedzsment játékok, prezentációk, konfliktus-szituációk)

18 A kiválasztási módszerek beválási aránya
Mennyivel jobb, mint a véletlen beválás (50%) Grafológia 0% Jelentkezési lap 5-10% Interjúk 10-20% Referenciák elemzése 15-25% Felügyelői megítélés Képesség- és személyiségi tesztek 25-35% Értékelő központ Munka gyakorlat 30-40%

19 Mi az amit a személyiségi tesztek mérni akarnak?
Érzelmi stabilitás, Alkalmazkodási képesség, Extrovertáltság Tudatosság, Nyitottság (érdeklődés) Feladatmegoldó képesség

20 A vállalatok fő szempontjai
1.Képesség és megfelelőség. A felvételi beszélgetésre úgy kell tekinteni, hogy ennek során bizonyítania kell majd: valóban képes minderre. 2. Hajlandóság. Előnybe kerül az, aki érzékeltetni tudja, hajlandó a munkahelyi elvárásoknak megfelelni és aki bizonyítani képes, hogy elkötelezetten akar dolgozni. 3. Irányíthatóság, csoportban történő munkára való készség. A siker fontos tényezője annak érzékeltetése, hogy képes egyedül is dolgozni, ha kell. Ugyanakkor szívesen dolgozol közösségben és képes vagy beilleszkedni a munkacsoportba. 4. Professzionális viselkedés. Megbízható, szakértelemmel rendelkező, a problémákat megoldani, a kérdéseket megválaszolni képes, önmagát kontrolláló személyiség képét mutatni: ezek azok a legfontosabb értékek, amelyeket a munkahelyek keresnek. 5. Ne “kelti”, hanem oldja meg a problémákat. Senki nem alkalmaz egy olyan embert, akiről lerí, állandóan baj van vele. Ugyanakkor szívesen foglalkoztatnak olyan embert, aki képesnek látszik megoldani a felvetődő problémákat.

21 A sikeres kiválasztási folyamat
Meg kell határozni a munkakör jelenlegi és jövőbeli elvárásait, Rangsorolni kell az elvárási szempontokat, Össze kell állítani a kulcs-kompetenciák listáját, és azokat matartás-formákkal meghatározni, Szisztematikus eljárás, és megfelelő számú jelölt az összehasonlítás érdekében, De – még így sem lehet teljesen objektívvé tenni a kiválasztási folyamatot.

22 Kiválasztási technikák (interjú) Több személyes interjú
Egyszemélyes interjú Több személyes interjú Leggyakrabban használt kiválasztási mód A kiválasztási technikák közül csak az interjúval foglalkozunk, mert a vezetőknek ebben a kiválasztási technikában kell a legnagyobb jártassággal rendelkeznie. Ezt használja a leggyakrabban.  1. Az interjú A leggyakrabban alkalmazott technika, minden kiválasztási folyamat kulcsfontosságú része. Célja, hogy mélységi információkat szerezzünk a jelöltről, amelyeket mérlegelve eldönthetjük, hogy képes lesz-e megfelelni a munkakör támasztotta követelményeknek, illetve be tud-e illeszkedni a szervezetbe. Az interjút, a személyes kontaktust a betöltendő munkakör vezetője és a jelölt között semmilyen más technika nem pótolhatja, mert csak ez teszi lehetővé a megjelenés, a verbális és metakommunikációs képesség, a habitus közvetlen megismerését a vezető által. Segítségével pontosíthatjuk és kiegészíthetjük az önéletrajzban szereplő információkat, részletesen megismerhetjük a jelölt konkrét szakmai tapasztalatát, felmérhetjük a tájékozottságát, és benyomást szerezhetünk az illető személyiségéről. Az interjúk, a kérdezők száma szerint, többfélék lehetnek: Egyéni interjú: a kiválasztási módszer szerint történhet a tanácsadóval (fejvadásszal vagy a közvetítő cég tanácsadójával), a szervezet EEM szakemberével vagy a munkakör közvetlen vezetőjével. Lehetővé teszi a szívélyes légkör megteremtését, a kölcsönös bizalom kialakulását, az idő hatékony elosztását. A jelöltnek is egyszerűbb a helyzete, mert csak egy személyre kell ráhangolódnia és figyelnie. Hátránya, hogy egyetlen ember megítélésétől függ, hogy ki fogja betölteni a munkakört. Ez kiküszöbölhető több egyéni interjú beiktatásával, például EEM szakemberrel és a közvetlen vezetővel. A vezetői munkakörök esetében, a munkakör pozíciója és jellege szerint az interjúztatók köre bővülhet. Több személyes interjú: két vagy több személy vesz részt a szervezet részéről, akik valamilyen módon kapcsolódnak a betöltendő munkakörhöz. Előnye, hogy kisebb az időszükséglete, és több személy alkothat véleményt a jelöltről ugyanazon szituáció alapján, tehát a döntés sokkal objektívabb. Ellenben komoly tervezési-szervezési munkát igényel a kérdezőktől, akiknek előre ki kell dolgozniuk nemcsak az interjú vázlatát, hanem a forgatókönyvét is, szétosztva a szerepeket. A jelölt számára is fokozottabb stresszhelyzetet teremt, mert több személy kérdéseit és nonverbális kommunikációját kell nyomon követnie. Célja: mélységi információk gyűjtése a jelöltről Személyes kontaktus a vezető és a jelölt között Megismerés: verbális és metakommunikációs jegyekről

23 Kiválasztási technikák (interjú) Az interjú előkészítése
Interjú időpontja Interjú tartalma Interjú helye Interjú lebonyolítása Kapcsolatteremtés Jelölt bemutatkozása Jelölt kérdései Az interjú előkészítése: Ez a szakasz a sikeres interjú megalapozója. Az interjút készítő meghatározza az elérendő célt és a várt eredményeket. Az előkészítési munkának négy területre kell kiterjednie: ·        az interjú időpontjára, ·        a fizikai környezetére, ·        a tartalmára, ·        a pszichikai felkészülésre Itt kell meghatározni az elérendő célt és várt eredményeket 2. Az interjú lebonyolítása Az interjú maga három szakaszból áll: 1. A bevezetés, kapcsolatteremtés szakaszában megtörténik a bemutatkozás, esetleg a feszültség oldására néhány perces könnyed beszélgetést lehet kezdeményezni közös hobbiról, szakmai rendezvényről stb.. 2. A cél eléréséhez szükséges témakörök megbeszélése: a jelölt bemutatkozása, majd a tapasztalataira, ismereteire vonatkozó kérdések megválaszolása, valamint a jelölt kérdéseinek a megválaszolása a szervezetre és a munkakörre vonatkozóan. 3. A befejezési szakaszban meg kell kérdeznie a jelölttől van-e még kérdése, vagy van-e még olyan tapasztalata, amit fontosnak tart elmondani. Ezután tudatni kell vele, melyek a kiválasztás további lépései, és milyen módon fogják értesíteni az interjú alapján meghozott döntésről 4. Az információk feldolgozása és következmények Az interjúkészítőnek az egyes jelöltekre vonatkozó anyagok és az interjú alapján készített jegyzetek áttanulmányozása után meg kell hoznia a kiválasztási döntést, ha ez az ő felelőssége, vagy továbbítania kell a jelentést véleményével és javaslatával a megfelelő helyre, ahol meghozzák a döntést. Jelölt kikérdezése Információk feldolgozása Döntés

24 A kiválasztás során elemzendő és figyelembeveendő szempontok, tények:
Egyenlő elbánás, egyenlő jogok biztosítása A jelölt munkahelyi múltjának elemzése Tapasztalat ( szintje és fejleszthetősége) A fejlődési lehetőség elemzése A meghirdetett munkakörbe való beilleszkedésének elemzése A stílus/kultúra elemzése A szervezet kultúrájához való illeszkedése, várható beválása

25 Az öt legfontosabb dolog, amit a felvétel során vizsgálnak
Képesség és megfelelőség a munkakör ellátására, Hajlandóság a munkakör magas-színvonalú ellátására, és a munkahelyi elvárásoknak való megfelelésre, Irányíthatóság, vezethetőség, és a csoportban való munkavégzés képessége, Professzionális viselkedés, Mindenkitől ugyanazt várják: ne „termelje” hanem oldja meg a problémákat.

26 Tanácsok kezdőknek (1) Kell Tilos Pontosan érkezni a beszélgetésre
Rágógumizni és engedély nélkül rágyújtani Előzetesen tájékozódni a cégről Szidni előző munkahelyünket és főnökünket Tisztán, kellemesen, mértéktartóan felöltözni Túl sokat beszélni és okoskodni Pontosan közölni céljainkat Előzetes helykínálás előtt leülni Magunkkal hozni minden szükséges iratot Túl korán felvetni a fizetés kérdését Önbizalmat és érdeklődést mutatni és kérdezni Befolyásos rokonokat és barátokat emlegetni

27 Az érzelmi intelligencia elemei
Önismeret, Önkontroll, Motiváció, Empátia, Szociális készségek.

28 A HR menedzser kiválasztásának mintája
Név: Kiválasztási módszerek és azok értékelése Szakirányú felsőfokú képzettség Szervező készség Delegálási képesség Rangsorolási képesség 3 éves gyakorlat a HR területen Tapasztalat az iparban Jó kommunikációs készség Az üzleti angol felsőfokú ismerete Külföldi utazások Jogosítvány Egyéb ismeretek (nyelv, számítógép )

29 Általános tanácsok a személyes karrierhez
Szeresd azt amit csinálsz, mert annak alapján ítélik meg mire vagy képes Soha ne zárkózz el attól, hogy tanulj a munkahelyen, vagy elsajátíts vezetési készségeket Törekedj arra, hogy nemzetközi gyakorlatra tegyél szert Állandóan igyekezz a cégnek üzleteket csinálni, Az előrelépésénél ne a pénz és a pozíció, hanem a perspektíva legyen a fontos, Legyél kiváló abban, amit most csinálsz, ebben a pillanatban, ezen a héten, ebben az évben.