Körlevél készítése 2017.04.04..

Az előadások a következő témára: "Körlevél készítése 2017.04.04.."— Előadás másolata:

1 Körlevél készítése

2 NEM EZ! Mi a körlevél? Kedves Évi! Holnap nem tudok menni az oktatásra
Kiss Éva Budapest Erzsébet krt. 7 1073 Fa: Biró Erzsébet Kedves Évi! Holnap nem tudok menni az oktatásra Pusz Erzsi NEM EZ!

3 Mi a körlevél? A körlevél több személynek küldendő azonos tartalmú levél, amely azáltal válik személyessé, hogy minden levél a címzettre vonatkozó adatokat tartalmazza.

4 Mi szükséges a körlevélhez?
ADATFORRÁS TÖRZSDOKUMENTUM «Megszólítás» «Vezetéknév» «Keresztnév» ! Mellékelten megküldöm a ………………………………………………………………………… stb Budapest, Üdvözlettel: Biró Erzsébet EGYESÍTÉS Adatmezők Drága Kovács Krisztina! Mellékelten megküldöm a ………………………………………………………………………… stb Budapest, Üdvözlettel: Biró Erzsébet Tisztelt Nagy Péter! Mellékelten megküldöm a ………………………………………………………………………… stb Budapest, Üdvözlettel: Biró Erzsébet Kedves Kiss József! Mellékelten megküldöm a ………………………………………………………………………… stb Budapest, Üdvözlettel: Biró Erzsébet LEVELEK

5 A körlevélkészítés menete
A törzsdokumentum létrehozása A dokumentum összekapcsolása az adatforrással A címzettek és az elemek pontosítása Helyőrzők (körlevélmezők) hozzáadása a dokumentumhoz A körlevél megtekintése és befejezése

6 Körlevélkészítés (Word2003)
A Törzsdokumentumról (!) indítjuk a körlevélvarázslót:

7 Körlevélkészítés (Word2007)

8 Körlevélvarázsló lépései 1.
Dokumentumtípus kiválasztása: levél boríték címke címtár

9

10 Körlevélvarázsló lépései 2.
Az alapul szolgáló dokumentum kiválasztása az aktuális alapján (a mi törzsdokumentumunk, ahonnan indítottuk a körlevelet) sablon alapján (beépített körlevélminták) már meglévő dokumentum alapján

11

12 Körlevélvarázsló lépései 3.
Címzettek kiválasztása Mivel nekünk már van egy adatforrásunk, ezért: Tallózás és megkeressük az adatforrásunkat (Adat-112.doc) Ráállunk az Adat-112.doc-ra és Megnyitás gomb

13

14

15

16

17

18 Körlevélvarázsló lépései 4.
A levél megírása, tehát az adatmezők beszúrása a megadott helyre Álljunk rá ahová adatmezőt szeretnénk beszúrni További elemek Válasszuk ki a megfelelő mezőt, és Beszúrás

19

20

21 Körlevélvarázsló lépései 5.
Levelek megtekintése Még az egyesítés előtt lehetőségünk van „mintalevélen” megtekinteni, milyen is lesz a körlevél. Most még módosíthatjuk a kinézetet, pl.: ha két adatmező között még nem hagytunk szóközt, akkor pótolhatjuk az adatmezők ugyanúgy formázhatók, mint bármely szöveg

22

23 Körlevélvarázsló lépései 6.
Az egyesítés befejezése, majd Az egyes levelek szerkesztése itt készül egy új dokumentum, amelyet szintén el kell menteni (pl.: Levelek-112.doc) NE feledkezzünk meg a törzsdokumentum módosításainak mentéséről sem!

24

25

26 Hibák 1. Nem ismeri fel az adatforrásomat! Teendő:
Valószínű, hogy a táblázat előtt van egy üres sor, ezt ki kell venni az Adat-112.doc-ból és akkor hozzá lehet majd rendelni.

27 Hibák 2. Az adatforrásról indítottam a körlevélvarázslót! Teendő:
Visszalépkedni a legelső lépésig (nem kilépni a körlevélkészítésből, mert akkor megőrzi, hogy már körlevél törzsdokumentuma), bezárni az adatforrást, és a törzsdokumentumról elindítani

28 Hibák 3. Egyesítés után vettem észre, hogy kihagytam valamit! Teendő:
nincs semmi gond, vissza kell menni a törzsdokumentumra (5/6 lépésig), és módosítani, majd újra egyesíteni, egy új dokumentumba.

29 Hibák 4. Nem mentettem el a törzsdokumentumot! Teendő:
Nagy gond, mert ez alapján értékeljük a vizsgát is, de van megoldás, csak hosszadalmas. Az elkészült levelek első oldalából másolatot készítünk egy új dokumentumba, ez lesz az elveszett törzsdokumentum alapja. A változó mezőket kitöröljük, és innen indítjuk a körlevélkészítést. NE FELEJTSÜK ELMENTENI!

30 Hibák 5. Nem mentettem el az elkészült leveleket! Teendő:
A 6/6 lépésben újra kell egyesíteni és most már tényleg elmenteni!