A jó időbeosztás A jó időbeosztás olyan, mint a karmester munkája: sok hangszert vezényel egyszerre. A közös hangzás legyen jó!

Az előadások a következő témára: "A jó időbeosztás A jó időbeosztás olyan, mint a karmester munkája: sok hangszert vezényel egyszerre. A közös hangzás legyen jó!"— Előadás másolata:

1 A jó időbeosztás A jó időbeosztás olyan, mint a karmester munkája: sok hangszert vezényel egyszerre. A közös hangzás legyen jó!

2 Melyik időpontban tudunk legaktívabban dolgozni?
Ez emberenként változik. Pacsirta és bagoly típusok.

3 Az IDŐT nem tudjuk uralni, de a FELADATOKAT igen!

4 „Akár azt gondolod, hogy meg tudod csinálni-, akár azt, hogy nem: mindenképpen igazad van!”
Azaz: a hozzáállás dönti el a sikerességet!

5  KRITIKUS KATEGÓRIÁK Hozzáállás Célok kitűzése ? Prioritások
Analizálás Tervezés Ütemezés Megzavarások Értekezletek Papírmunka Munkamegosztás Halogatás ? ?  ? ? ? ? ? ? ?

6 Te melyik kategóriát tudod legjobban és legkevésbé uralni?
Osztályozd magad az előző pontok alapján!

7 Hozzáállás A csüggedőnek mindig rossz napja van…,
…a jókedvűnek pedig mindig ünnepe. Példabeszédek 15;15.

8 Egy rossz szokás megváltoztatásához legalább 3 hét kell!

9 A rossz szokás megtörése
Ismerd fel a rossz szokást Határozd meg az új szokást Erősen kezd el a változást Soha ne térj le a megkezdett útról Kérj segítséget

10 AZ ÉLET BÖLCSESSÉGE ABBAN ÁLL, HOGY ELHAGYJUK A LÉNYEGTELENEKET.
Nemes dolog bizonyos dolgokat elkezdeni cselekedni… …de ugyanolyan nemes más dolgokat pedig nem megtenni. AZ ÉLET BÖLCSESSÉGE ABBAN ÁLL, HOGY ELHAGYJUK A LÉNYEGTELENEKET.

11 A belső dolgok változást idéznek elő, a külsők reagálásra, panaszra késztetnek

12 Vess el egy gondolatot, és egy cselekvést aratsz.
Vesd el a cselekvést, és egy szokást aratsz. Vesd el a szokást, és egy jellemet aratsz. Vesd el a jellemet, és meghatározod az életet.

13 Célkitűzések

14 CÉLKITŰZÉSEK Napi Heti Havi Évi

15 A CÉL legyen: Pontos Mérhető Elérhető Reális Időben meghatározott

16 IDŐEGYENSÚLY Isten? Munka? Család? Egyéb? Mérlegeld a hasznot!

17 PRIORITÁSOK

18 HOGYAN HATÁROZZUK MEG A SORRENDET?
Mit csinálok meg először ? Amit szeretek Amit tudok Ami könnyű Ami gyors Amit már beütemeztem Amit mások kérnek tőlem Ami segít elérni a céljaimat Aminek itt a határideje Attól függ, ki kérte Attól függ, mi lesz a következménye A kérések beérkezésének sorrendjében

19 Nem az a fontos, amit csinálunk, hanem amit megcsináltunk.

20 S Ü R G Ő F O N T O S Igen KRÍZIS SZOKVÁNYOS MUNKA Nem
MEG KELL CSINÁLNI IDŐ-POCSÉKOLÁS F O N T O S

21 Tanulj meg nemet mondani! Hogyan?
Hivatkozz az ütemtervedre! Mondd meg a „nem” okát világosan! Legyél becsületes, határozott! Adj más lehetőségeket! Önmagadnak is pontosítsd, hogy miért „nem”! Ne érezd magad lekötelezve!

22 Tevékenységünk 80%-a 20 %-ban eredményes…
Miközben 20% tevékenység hozza létre eredményeink 80%-át

23 Analizálás

24 Egyetlen problémát sem lehet megoldani addig, amíg pontosan meg nem határoztuk a problémát.

25 Feladatainkat 3 módon szemlélhetjük:
úgy gondolom, hogy ezt vagy azt cselekszem mit kellene cselekednem amit valójában megcselekszem

26 Tervezés

27 Ha elmulasztjuk a tervezést… …akkor egészen biztosan betervezzük a mulasztást

28 Tervezd meg a napodat, mielőtt elkezdenéd!

29 A tervezés 6 szempontja várható eredmény mit kell a célért tennem
minek van elsőbbsége mennyi idő kell rá ütemezés a váratlan dolgok betervezése

30 Ütemezés

31 Tervezés: eldöntöm, hogy mit csinálok
Ütemezés: átgondolom, hogy mikor csinálom

32 A tervezés egy szándék, az ütemezés egy odaszánás!

33 MEGZAVARÁSOK

34 „BENÉZŐ” VENDÉGEK KEZELÉSE
Fontold meg a prioritásokat! Fogd rövidre a látogatásokat! A feladatra koncentrálj! Találkozz irodán kívül! Inkább te látogass! Ha jól felkészülsz, időt spórolsz Ne ülj szembe a nyitott ajtóval!

35 EGY „NYITOTT AJTÓ” MÓDSZER
Akkor dolgozz, ha be tudod csukni az ajtót! Néha be kell csukni az ajtót ahhoz, hogy minőségi időd legyen.

36 A TELEFONÁLÁS ELLENŐRZÉSE
Beszélj röviden! Használj időmérőt amikor telefonálsz! Tudd befejezni! Használj alternatívákat! ( , SMS)

37 ÉRTEKEZLETEK

38 MEGBESZÉLÉSEK PROBLÉMÁI:
Nincs cél Nem a megfelelő emberek vannak jelen Félreérthető cél Nincs ütemterv, napirend Nem a napirendet követik A résztvevők nincsenek felkészülve Túl sok résztvevő Késői kezdés, késői befejezés MEGOLDÁS: Határozott üléselnök

39 FIGYELMET IGÉNYLŐ, RÖVID ÜLÉSEK
Ebéd előtti találkozók Reggeli közbeni megbeszélések A résztvevők állva fogadása Ne legyenek túl kényelmesek a székek Állj fel, ha valaki belép!

40 PAPÍRMUNKA

41 A PAPÍRHALMOZÓDÁS OKAI:
Nem hozunk döntéseket az ügy érkezésekor Nincs válogatási / szűrési rendszerünk

42 MIT CSINÁLJUNK A PAPÍROKKAL?
Dobjuk ki! Továbbítsuk! Foglalkozzunk vele! Halogassuk az ügyet…

43 AZ ÍRÁS PROBLÉMÁI Perfekcionizmus „Szószátyár” írás Nincs terv
Nincs világos cél Nem az olvasónak készült

44 „Ha több időm lenne, rövidebb levelet írnék…”

45 MUNKAMEGOSZTÁS

46 MIÉRT NEM OSZTJUK LE A FELADATOT?
Megállapodás / szerződés hiánya Szabályok hiánya Oktatás hiánya Nem világos az instrukció Bizalom hiánya Önbizalom hiánya Félelem, hogy hibát követek el Tökéleteset szeretnénk Szeretnénk, ha szeretnének… Túlságosan szeretjük a munkát

47 A FELADATLEOSZTÁS SZINTJEI
A leosztás előtt tisztázni kell, milyen szintű a feladat leosztása Függ a feladat nagyságától, az illető képességétől, tapasztalatától

48 NÖVEKVŐ SAJÁT FELELŐSSÉG
Megkapod a feladatot, de mindenben én döntök, Javasolhatsz alternatívákat, de ezek közül én döntök, Dönts, de várd meg a beleegyezésem, Dönts, cselekedj, amíg azt nem mondom, hogy „nem”, Dönts, cselekedj, jelentsd a végeredményt, Dönts, cselekedj, csak akkor szólj, ha kell, Dönts, cselekedj, visszajelzés nem szükséges.

49 MUNKACSOPORT TIPPEK Példák Megbeszélés Ötletbörze

50 Halogatás

51 Miért halogatunk? Félelem a kudarctól
Nem szeretjük a rendszerezettséget Konfliktus kerülése Döntésképtelenség Félelem a változástól Nem szeretjük a feladatot

52 A HALOGATÁS LEGYŐZÉSE Be kell ismerni, nem magyarázkodni,
Mérlegeld a következményeket A nagy feladatot oszd fel kisebbekre Munkamegosztás / leosztás Tűzz ki határidőket!