Kisvállalkozások menedzsmentje 3/3

Az előadások a következő témára: "Kisvállalkozások menedzsmentje 3/3"— Előadás másolata:

1 Kisvállalkozások menedzsmentje 3/3
1. A termék kitalálása és pozícionálása 2. A menedzsment feladatai - Kezdeti finanszírozás, piacteremtés és ápolás - Termelés, szolgáltatás és annak bővítése - Pénzügyi tervezés - Működtetés -- Napi gazdálkodás -- Személyi kérdések -- Telephely -- Napi időbeosztás 3. A sikeres vállalkozó jellemzői. A delegálás.

2 A napi gazdálkodás: a pénzügyi menedzsment főbb szereplői
Vállalkozó/ ügyvezető A pénzügy fő szereplői Pénzügyes/ Gazdasági vezető Könyvelő Bank Könyvvizsgáló

3 Ügyvezető Ha van gazdasági igazgató, akkor feladata a stratégiai tervezés, gazdasági igazgató irányítása, ellenőrzése Ha nincs gazdasági igazgató, akkor az ügyvezető gazdasági igazgatóként is működik. Ami nem az igazi, hiszen…

4 A gazdasági igazgató feladatai:
A pénzügyes és a könyvelő(cég) felügyelete Tervezés és szervezés: Éves költségvetés tervezése Téma-költségvetések tervezése a témavezetőkkel Témavezetők segítése Pénzügyes és számviteli folyamatok megszervezése, a szoftver kiválasztása és a bevezetés irányítása Gazdálkodás: Havi, heti, másnapi költségvetés tervezése Bármikor naprakész pénzügyi helyzetjelentésre kész Váratlan kifizetések elbírálása, teljesítése, átvezetése Kifizetési politika kidolgozása (pl. válság…) Kifizetések ellenőrzése és irányítása

5 Könyvelő (cég) Ő az, aki sok terhet levesz a vállunkról:
• bizonylatok átvétele és feldolgozása az előírt bevallások elkészítése és határidőre történő be- vagy átadása • főkönyvi kivonat és a belső jelentések elkészítése és átadása számlák „mérlegképes” kezelése időközi jelentések összeállítása mérleg összeállítása • konzultáció pénzügyi, adójogi kérdésekben

6 Pénzügyes Számlák érkeztetése, alaki felülvizsgálata
Érdemi (jogcím, jogosság) vizsgálata Költséghelyekhez rendelés Számla- és készpénz-kezelés Átutalások, előtte: gazdasági vezetőhöz Havi zárás A pénzügyes legyen független a könyvelő cégtől, ám ápoljon jó viszonyt azzal. Ne a pénzügyes ajánljon könyvelőt vagy fordítva.

7 Az ügyviteli szoftver kiválasztása és beüzemelése
Kisvállalkozásoknál, tehát 50 alkalmazottig, nem éri meg a belső könyvelés és a bérszámfejtés A kisvállalati „házi” ügyviteli SW feladatai: számlázás, bevételi bizonylat készítés, házipénztár-kezelés, készletgazdálkodás, vevőnyilvántartás

8 Kisebb vállalatirányítási rendszerek
- Iktatás - Főkönyv - Pénzügy - Eszköznyilvántartás - Készletnyilvántartás - Bér és HR - Kontrolling (=~ eltéréselemzés) és utókalkuláció - Gyűjtőlap:

9 További vállalatirányítási SW alapfogalmak
Hosting: a telepítés, működtetés, mentés, követés, HW és IT-személyzet a bérbeadónál. Ajánljuk! ERP (Enterprise Resource Planning*). Ennek részei: CRM: Customer Relationship Management MIS: Vezetői Információs Rendszer OMF: Operation, Management and Finance Dokumentum Menedzsment * Vállalatirányítási rendszer

10 CRM – Customer Relationship Management
A rendszerben nyilvántarthatók a telefonhívások, a tárgyalások és azok jegyzőkönyvei, a személyes megbeszélések, vagy akár egy Helpdesk szolgáltatás bejelentései - vagyis egy ügylettel, projekttel, ügyféllel kapcsolatos összes esemény. Ezek az események, az iktatott dokumentumokkal együtt, egy helyen, rendezetten elérhetők, elemezhetők (pl. hány telefonhívásra, személyes bemutatóra volt szükség egy projekt megszerzéséhez, egy eset lezárásához). Kicsi, de használható ingyen CRM: Kulcs-Soft Kft.

11 MIS: vezetői információs rendszerek
Általános jelentés-készítési funkciókon túl elsősorban az alábbiakra használjuk: Agregált adatok különböző szempontok (dimenziók) szerinti elemzésére, mint például a negyedéves értékesítési árbevétel kimutatása vevőcsoport, termékcsoport bontásban Terv-tény összehasonlításra, mint például azon területek kimutatása, ahol az értékesítés messze elmarad a tervezettől Idősor elemzésekre. Például az idei kumulált árbevétel ö. has. a tavalyi év azonos időszaki kumulált árbevétellel

12 A vállalatirányítási rendszer (ERP = Enterprise Resource Planning) és a Vezetői Információs Rendszer (MIS = Management Information System) kapcsolata Forrás:

13 Vevőkinnlevőségek „Magyarországon az elmúlt egy évben (2009) a vevők csupán 51%-a fizetett határidőn belül.” (Forrás: Dun & Bradstreet Hungária Kft.) A számlák 6,3%-át nem fizették ki 9 hónap múltán sem. A nemfizetés lopás, függetlenül a közgazdasági szakzsargon önérzetkímélő nevezéktanától.

14 Személyzeti politika (HR)
A HR feladata: a személyi állomány megtervezése feladatkörönkénti munkaköri leírásokkal és alá/fölé rendeltségekkel. Személyre szabott teljesítmény-figyelés és karrier-irányítás Továbbképzések tervezése és szervezése Bér és jövedelempolitika kialakítása, juttatások kezdeményezése és véleményezése „Hiring & firing” A cégvezetés és az alkalmazottak viszonyának átfogó figyelése és ápolása

15 Mindenkinek legyen főnöke, aki a
feladatokat adja munkafeltételekről gondoskodik szakmai irányítást biztosít munkavégzést számon kéri érdemben, tehát szakmailag kiértékeli jó munkát jutalmazza hibákat szankcionálja időről-időre nem csak az adott feladat elvégzését, hanem a dolgozó hosszabb távú teljesítményét is értékeli

16 Személyzeti kérdések A munkatárs közvetlen főnöke egyedül ne dönthessen: a dolgozó felvételéről a dolgozó elbocsátásáról alapbérének megváltoztatásáról munkakörének módosításáról. Ezekhez kérje ki a saját főnökének a véleményét. Az elbocsátáshoz kelljen az ügyvezető jóváhagyása is.

17 Az a híres SZMSZ I. Alapadatok (cégnév, telephelyek, elérhetőség, számlaszám) II. Szervezeti leírás – struktúra, hierarchikus viszonyok   (a szervezet statikája) III. Működési leírás – hatáskörök, döntési és végrehajtási mechanizmusok (a szervezet dinamikája) Függelék: részterületi szabályzatok (tűzrendészeti, készpénz-kezelési, iratkezelési stb.) Ezeket adaptálni érdemes, más, hasonló profilú cégtől vagy a könyvelőtől.

18 Az állásinterjúztatás alapszabályai
Legalább kétszer, alkalmanként 20 percben találkozz a jelentkezővel. Te is mutatkozz be és előre mondd meg, hogy most főleg te kérdezel. Közöld, hogy másodszorra kiegyensúlyozottabb lesz a beszélgetés. Az életrajzát ne előtte olvasd el először. Legyen három, az életrajz alapján előkészített konkrét, szakmai kérdésed. Amikor ezekre válaszol, hagyd beszélni és figyeld, mit mond, milyen lényegre törően és rokon- ill. ellenszenvesen. Ne lássa, mit jegyzetelsz. Minden kérdésed szakmai irányultságú legyen. Kétszer húsz perc után a beszédmódjából és a viselkedéséből a személyiségképe is kialakul. Az első interjú során ne beszélj a fizetésről és csak módjával biztasd az esélyeit illetően. Közöld, hogy a jobbakat hívjátok be a második körre. Az első interjúban nem illik rázós, beugratós vagy a lélekjelenlétet tesztelő „na, hogyan reagál?” típusú kérdéseket feltenni. Légy barátságos, de visszafogott. Ne barátkozz, ne viccelj és ne politizálj.

19 Az állásinterjú célszerű menete
Bemutatkozás „Elmondaná, mi volt a dolga az előző munkahelyén?” Ennek alapján rákérdezés egy-két szakmai részletre. Mit szervezne vagy csinálna ezek során másképpen? Miért nem tudta ezt ott megvalósítani? Gyakorlati / nyelvi próba (rövid levél íratása vagy egyéb szakmai feladat). Értékeljük ki röviden! Mik az anyagi igényei? Mikor tudna beállni? Van-e valami fontos terve vagy egyéb tényező, ami befo-lyásolja a következő 3 évben a munkavégző képességét?

20 Felvételi próba-beszélgetés (gyak.)
Kérem, értékeljék: Kiderült-e a jelölt szakmai alkalmassága vagy alkalmatlansága? Kiderült-e olyan személyiségvonás, amely problémás lehet? A beszélgetés elriasztó volt a jelölt számára? Nem volt bántó a kérdező stílusa? Figyelt-e az időtényezőre a kérdező?

21 A munkavállalók ösztönzése
Felsővezető: a jövedelem 30-40%-a függjön a cég eredményétől Középvezető: 15-20% Beosztott: 5% „Egy kicsivel mindig adj többet, mint amennyit a jól dolgozó beosztott vár” (Bojár G.) Ne fuss kielégíthetetlenül mohó nő után – még ha bombázó, akkor se A jövedelmek ne legyenek nyilvánosak, de a kialakulásuk rendje igen.

22 Működtetés: telephely
A telephely legyen kínosan tiszta és rendezett, legyen külön férfi és női mosdó. Öltözésre, étkezésre* külön helyiségek kellenek. Ne a munkaasztaluk mellett majszoljanak az emberek. A füstmentes munkahely és a dohányzás is emberi jog. A törvény is megköveteli külön dohányzóhely kijelölését. A szeszesitalt tiltsuk ki a cégtől, a névnapi alkohol fogyasz-tást is. Kapatosan érkező munkatársat azonnal küldjünk haza, másnap pedig kapjon írásbeli, utolsó figyelmeztetést. A munkaidő nem feltétlenül kell rugalmas legyen. Az aláírási ív munkaügyi és pénzügyi bizonylat! * vagy vezessük be a külső étkezést

23 Működtetés: a főnök napi időbeosztása
Korai beérkezés: példamutató és ad egy nyugodt félórát. A munkaidőd kb. egyharmada ne legyen beosztva. Légy bármelyik munkatársnak vagy ügyfélnek mindig elérhető (ez azt jelenti, hogy 3 – 4 órán belül, de legkésőbb másnap). Minden nap beszélj a vezetőtársaiddal. A problémák 90%-a négyszemközt vagy legfeljebb hármasban tisztázható.

24 Működtetés: a főnök napi időbeosztása (folyt.)
Ne tarts egy (1) óránál hosszabb vezetői értekezletet. Ne tartson a hétfő reggeli „hét-indító” vezetőségi se fél napig. A pénzügyeket célszerű akkor megnézned, amikor a felmerülő problémáknak a gazdaságisodtól és a banktól is azonnal utána tudsz kérdezni (tehát reggel 8:30 után). A cégnél tartózkodva a mobilodat bátran állítsd némára vagy add le a titkárnőnek.

25 Működtetés: a főnök működése
Beszámoltatás, tárgyalás, döntés, munkahelyi beszélgetések - A nap elején tervezd meg, hogy miről tárgyalsz a beosztott-jaiddal. Gondold át, mi a célod, hogyan akarod elérni, mi lesz a nehézség. Előtte elevenítsd fel az emlékezetedet. Ha ügyféllel találkozol, tedd ugyanezt. Mindig készíts jól visszakereshető jegyzeteket! Soha ne légy indulatos, ügyféllel pláne ne. Ha nagy gond van, netán nagyon feldühödnél, kérj egy-két óra/nap időt. Magánügyet a munkahelyen még az érintett beosztott külön kérésre is csak nagyon röviden beszélj meg. Rokonod vagy barátod felvétele, bére és elbocsátása ügyében lehetőleg ne te, és különösen ne egyedül dönts.

26 Működtetés: a főnök működése (folyt.)
Alapvető „emberi” dolgok: Dicsérj, ne csak bírálj Mindig légy pihent és kiegyensúlyozott Ne beszélj túl sokat a beosztottjaidnak Tartsd be a kulturált beszélgetés szabályait: (greeting, thanking, asking, listening, acknowledge, smiling) Félévenként tarts céggyűlést, ahol az eredményekről és a gondokról, a változásokról és a tervekről beszélsz Ne ragaszkodj a „csapatépítésekhez” és céges kirándulásokhoz. Ezeket sokan manipulációs kísérletként élik meg. A dolgozó szabadideje amúgy sem a tiéd. Az alulról jövő kezdeményezés más dolog, azt – ha tetszik - bátorítsd.

27 Működtetés: a főnök működése (folyt.)
A formák szerepe: a tartalom megjelenítése Tiszta telephely és cipő, mosolygó titkárnő, kikapcsolt mobil, pontos megjelenés, tárgyszerű tárgyalási stílus, szép autó, ápolt teherautó, oldott viselkedésű, barátságos, fegyelmezett munkatársak (pl. Mediagnost…) Gyakori hiba: az elnöki, vezetői procc

28 A delegálás A delegálás a vezetői erőtartalékok, tehát a vezetői dinamizmus, azaz a növekedés kulcstényezője. Aki nem tud vagy nem mer delegálni, örökre magányos „hangya”*, tipikusan egyéni vállalkozó marad. * ld. Vecsenyi János: Kisvállalkozások indítása és működtetése, pl. 65. o.

29 A delegálás Főbb hibák: A feladat túlhatározása Az ellenőrzés túlzásai
A beosztott közvetlen főnökének megkerülése A főnök saját mindenhatóságának fenntartása: a beosztott főnöknek lehessen igaza veled szemben is. Az ellenőrzés hiánya

30 Hogyan legyünk sikeres vállalkozók?

31

32 A sikeres vállalkozó jellemzői:
Átlagon felüli önérvényesítési késztetés Okosság, intelligencia, munkabírás Élete központi célja: törekvés a gazdagságra, a sikerre, a szuverén hatalomgyakorlásra Kedveli az éles helyzeteket, szeret dönteni Gyorsan túljut saját hibáin, nem emészti magát Tárgyilagos, tárgyszerű, az érzelmei fölött a megfontolások elsőbbséggel bírnak

33 A vállalkozói sikertelenség biztos záloga:
Döntésképtelenség Hajlam a cselekvés halasztgatására Szétszórtság Lustaság Visszahúzódó természet

34 Példák Üzleti modellre Értékesítési csatornára

35 Mi az az üzleti modell? Ki és miért fog fizetni,
Ki és miért kap pénzt az üzleti folyamatban Példák: inkubátor-ház seed (csíra) vállalkozásoknak, segédanyag „árusító” automata

36 Az üzleti modell alapkérdése: az értékesítési csatorna
Közvetlen, közvetett, Közvetett: egyszintű, kétszintű, Ügynökös, saját alkalmazottas Retailer, VAR A már létező vevők hasznosítása A fentiek hierarchiája

37 A szóbeli beszámoló Négy szóbeli beszámolási alkalom. Anyag: az előadás és valamennyi dia tartalma, felsorolási és társalgási szinten. A beszámoló hossza kb. 15 perc, előtte 10 perc felkészüléssel. Három kérdést húznak.