Rendezvényszervezés Rendezvényturizmus

Az előadások a következő témára: "Rendezvényszervezés Rendezvényturizmus"— Előadás másolata:

1

2 Rendezvényszervezés Rendezvényturizmus

3 Rendezvényszervezés fogalma
Előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kulturális, sport és egyéb) összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező munka, mely magába foglalja az esemény megvalósításával kapcsolatos infrastruktúra biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást.

4 Rendezvények csoportosítása

5 „jellegük” szerint 1. Művészeti jellegű (koncert, fesztivál)
2. Tudományos jellegű (konferencia, bemutató) 3. Közművelődési jellegű (fesztiválok, közösségi szokásokhoz fűződő programok) 4. Társadalmi, politikai jellegű (közgyűlés, felvonulás) 5. Egyházi jellegű (körmenet) 6. Sport jellegű (verseny, bemutató) 7. Kereskedelmi jellegű (árubemutató, vásár) 8. Komplex

6 Előkészítés szerint Tervezett rendezvények
Spontán rendezvények (tüntetés)

7 Rendezvényszervezők kompetenciája szerint
Hivatásos Nem hivatásos

8 Gazdasági cél szerint Nyereség-orientált Non-profit

9 Helyszín jellege szerint
Zárt térben, épületben Szabad téri

10 Helszínek száma szerint
Egyhelyszínes többhelyszínes

11 Funkcionális tartalom szerint
Kongresszus, konferencia Előadó-művészeti élőműsorok (koncert, színház) Versenyek Kiállítások Játékok, közösségi szabadidős programok Látványfelvonulás, demonstráció Szertartás, protokolláris rendezvény, megemlékezés

12 „volumene” szerint Világrendezvények Európai Nemzetközi Országos
Regionális Megyei Kistérségi, települési, kerületi Kisebb közösségi

13 Marketing szempontjából és a kezdeményezés eredete szerint:
Kandidált rendezvények Adaptált rendezvények Innovált rendezvények Konvencionális rendezvények

14 2.3. Rendezvények Jelentősége megnőtt, ok: társadalmi igény
Jelentős időbeli fejlődés (pl. Művészetek Völgye) Típusai: 1. Kulturális rendezvények: Gazdagabb rétegek látogatják Magas életminőséget kínálnak a jól képzett rétegek számára I. A szervezők és a résztvevők rendezvényhez való viszonya alapján: A)belső jellegű rendezvények: a sajátos kultúrából kinövő, de annak szerves részét képező események; a szervezők és a résztvevők döntő része is ebből a körből kerül ki; elsősorban etnikai kisebbségek fesztiváljai

15 B) kereskedelmiesedett rendezvények: megkezdődik az esemény reklámozása; a kultúrán kívülről is érkeznek;cél: szélesebb körben bemutatni a kultúrát C) multikulturális rendezvények: halvány kapcsolat a befogadó terület és az esemény jellege között; különböző kultúrák mutatkoznak be; a szervezők és a közönség is más-más kultúrából jön II. az esemény jellege alapján A) örökségi jellegű rendezvények: a múltbéli hagyományokra támaszkodik; felújított épületek, hagyományok B) művészeti jellegű rendezvények: valamilyen művészi esemény megrendezése

16 2. Kereskedelmi rendezvények:
Típusai A) kiállítások és vásárok Jelentős történelmi múltja van Jó fokmérője egy adott terület gazdasági helyzetének (van-e annyi tőkeerős vállalkozó, érzik-e a kiállítók annyira fizetőképesnek az adott terület piacát, hogy megjelenjenek?) A hétköznapi szóhasználatban gyakran szinonima, pedig nem ugyanaz a két rendezvény

17 Különbségek a kiállítások és vásárok között

18 Csoportosítása: I. Ajánlati paletta alapján a)általános kiállítások és vásárok: sok termelési ág kínálata jelenik meg, de csak szűk választék b) szakmai kiállítás és vásár: egy-egy termelési ág árui, teljes körű bemutatás; számuk egyre nő

19 II. földrajzi hatókör alapján
a) helyi kiállítások és vásárok: 100km vonzáskörzet; helyi gazdasági szereplők számára b) országos kiállítások és vásárok: km c) euroregionális rendezvények: km, több országot átfogó d) globális kiállítások és vásárok: az egész világról vonzzák az adott ágazat résztvevőit

20 Külön kategóriát képeznek a világkiállítások
Nem csak szakmai, hanem szélesebb közvélemény is 1851. London volt az első Típusai: A) általános világkiállítás: Egy-egy általános téma köré szerveződik Pl. Hannover: „Az ember, a természet és a technológia” B) speciális világkiállítások: Egy-egy szűkebb témára koncentrálnak Pl. Lisszabon: óceán

21 3. Konferenciák és kongresszusok
Egyre nő a szerepe Okai: Nem szezonális Hosszabb tartózkodási idő (bár napjainkban már csökken, mert a résztvevők nem tudnak hosszú ideig távol lenni munkahelyüktől) Nagyobb költés Nőnek az adott ország tudományos ismeretei

22 Típusai: A) Szervezetek, egyesületek ülései - résztvevők száma igen tág határok között mozog - általában nemzetközi (gyakori tolmácsolás) - egymással párhuzamosan, több helyszínen tanácskoznak - elszállásolás különböző kategóriájú szállásokon Gyakran összefonódik kiállításokkal, vásárokkal Oka: kiállításokat egyre több megbeszélés egészíti ki, cégek a konferenciákon be tudják mutatni termékeiket

23 B) Testületi ülések: - vállalatokhoz kapcsolódik - alacsonyabb részvevőszám - Közös munkanyelv - Magas szintű vezetők a résztvevők - Intenzív időkihasználás - Aktív kikapcsolódás kapcsolódik hozzá

24 Rendezvényszervezés a település oldaláról
- egyszerűen meg lehessen közelíteni a helyszínt - Megfelelő kapacitás, felszereltség - Megfelelő számú parkolóhely - Megfelelő szálláshelyek - Fejlett vendéglátóipar - Kulturális és kikapcsolódási lehetőségek - Természeti vagy társadalmi látványosságok

25 4. Sportesemények Típusai: A) szabályos időközönként, különböző helyeken megrendezésre kerülő események (olimpia, EB, VB) B) szabályos időközönként, korlátozott számú helyszínen megrendezésre kerülő események (Forma-1) C) szabályos időközönként, egy meghatározott helyszínen megrendezésre kerülő események (Grand Slam)

26 5. Vallási rendezvények Távoli múltra tekint vissza Típusai: A) zarándoklat szent helyekre (Lourdes, Mekka, Vanarasi, Jeruzsálem) B) vallási események: pápalátogatások, egyes vallások rendszeres rendezvényei

27 A rendezvények hatásai:
1. Gazdasági élet területén: Közvetlen bevétel a vállalkozók és a lakosság számára Helyi és központi költségvetést növeli (adók) Láthatatlan és sajátos exportbevétel (egy terület termékeit a településen vásárolják meg, nincs szállítási és csomagolási költség) Munkahelyek számának növekedése Magasabb árak a teleülésen Veszteséges lehet a rendezvény

28 2. Politikai élet területén
A rendezvény alkalmas az adott terület stabilitásának bemutatására Politikai tiltakozások kinyilatkoztatására is alkalmas (pl. moszkvai és los angelesi olimpia) A rendezvény elvonja a figyelmet az aktuális problémákról A rendezvény sikere elősegíti az újraválasztást

29 3. Idegenforgalom és a kereskedelem területén
Média: ingyenes reklám A rendezvények résztvevők később átlagos látogatóként is visszatérhetnek Az esetleges negatív események ronthatják a település hírnevét

30 4. Fizikai és épített környezet területén
Helyi infrastruktúra nagymértékű fejlesztése Javul a megközelíthetőség Leromlott városrészek megújítása A fejlesztéseket nem saját erőből kell fedezni, a központi kormányzat adja a forrást Környezeti és ökológiai károk

31 5. Társadalom és kultúra területén
Értékek és tradíciók megőrzésee Helyi lakosság elégedettsége nő Létrejöhet a „public-private partnership” alapja Összehozhat egymástól távol álló csoportokat A rendőri biztosítás zavarja a helyi lakosságot Növekvő ingatlanárak Széthúzás a társadalomban

32 Konferenciaturizmus

33 Miért alakult ki? & a konferenciaturista nagyon jó pénzköltő
1. Tudás közvetítése, ismeretszerzés. 2. Kapcsolatteremtés. 3. Társadalmi program. & a konferenciaturista nagyon jó pénzköltő (átlag turista költésének 3*, 4* -e, Mo.-n 6*, 8*-a) Presztízsfogyasztók + számlájukat a küldő intézmény fizeti

34 Ülések csoportosítása
a.) szervezetek, egyesületek ülései (nemzetközi szervezetek, kormánytestületek, non-profit szövetségek, vallási egyesületek, stb.) b.) testületi ülések (corporate meetings) (=cégek értekezletei, összejövetelei) Pl.: közgyűlés, termékbemutató, oktató- és tréningprogram

35 Konferencia Ankét: nyilvános értekezlet, előadók+vitavezető (mozgó mikrofon, szerény vendéglátás, jegyzőkönyv) Értekezlet: valamilyen testület tanácskozása (tájékoztató anyagok, frissítők) Közgyűlés: mindig előkészítés igényel, munkaanyagot kell csinálni, szerény vendéglátás, komolyabb technika (szavazógép) Vándorgyűlés: más-más városban gyűlések Kerekasztal-beszélgetésés: mindenki egyenrangú

36 Nemzetközi trend és statisztikák

37 Európa a vezető desztináció

38 4. Olaszország & Németország
Országos bontásban: 1. USA (7-8%) 2. Franciaország 3. Nagy Britannia 4. Olaszország & Németország ( nagy a verseny az országok és a városok között; Párizs, London, Brüsszel, Bécs)

39 Nemzetközi konferenciák számának változása Magyarországon és Budapesten

40 Konferenciák mérete, létszám

41 Konferenciák időtartama

42 Konferenciák szezonalitása

43 Konferenciák előkészületi ideje
14% 4 évvel előbb 40% 2-3 évvel korábban 35% 1-2 évvel előre

44 Konferenciák helyszíne

45 A kongresszusi szakma nemzetközi szervezetei

46 Kongresszus és Konferenciaszervezők Nemzetközi Szövetsége (ICCA)
ben alakult meg -- titkársága Amszterdamban működik -- legátfogóbb szervezet -- hét kategóriából kerülnek ki a tagjai utazási irodák légitársaságok kongresszus és kiállításszervezők állami irányító hivatalok és testületek kongresszusi központok, kongresszusi irodák szállodák egyéb szállítók és szolgáltatók -- ők állítják elő és birtokolják a világ legnagyobb konferencia adatbankját -- jelenleg 9000 rendezvény története és jellemzői állnak rendelkezésre (létszám, teremigény, időpontok, címek stb.)

47 Kongresszusszervezők Nemzetközi Szövetsége (IAPCO)
mintegy 40 tagja van: a világ vezető kongresszusszervezői a szakma legjobb oktató szemináriumait tartják kiadták a kongresszusi szakma kilencnyelvű szakszótárát

48 Kongresszusi és Látogató Irodák Nemzetközi Szövetsége (IACVB)
Amerika-orientált szakmai szervezet felméréseket készít a turizmus általános hasznáról egy város életére gyakorolt hatásáról fő kutatási iránya a kongresszusokon és vásárokon résztvevők napi költési struktúrájának vizsgálata

49 Konferencia-megrendelők Nemzetközi Szövetsége (MPI)
Amerika orientált szervezet a megrendelőknek ad át munkamódszereket a helykiválasztáshoz és az ellenőrzéshez

50 Konferenciatolmácsok Nemzetközi Szövetsége (AIIC)
székhelye Genfben van tagjai a világ bármelyik tudományos konferenciáján vállalhatnak munkát minden költségüket fedezni kell a megrendelőnek (utazás, szállás, ellátás, munkadíj) megbízható, sok nyelven beszélő, leinformálható munkaerőt garantál

51 Európai Kongresszusi Városok Szövetsége (EFCT)
1958-ban alakult, titkársága Brüsszelben van közel 100 tagja van egy várost csak egy tag képviselhet, ez általában az adott város idegenforgalmi hivatalának kongresszusi osztálya, vagy kongresszusi központ szoros kapcsolatban van az Európai Unió vezető hivatalaival lobbyzik az üzleti és konferenciaturizmus kormányszintű elismeréséért és támogatásáért

52 Kongresszusi Központok Nemzetközi Szövetsége (AIPC)
konresszusi központok technikai felszerelésének kérdéseivel foglalkozik tanulmányokat készítettek a kongresszusi központok építéséről és gazdaságos üzemeltetéséről kiemelten foglalkozik a konferenciák rendezésének biztonsági kérdéseivel

53 Nemzetközi Szervezetek Szövetsége (UIA)
székhelye Brüsszelben található óriási adatbázissal rendelkezik statisztikai elemzései a szakma számára nagyon fontosak összefoglalókat készít nemzetközi szervezetekről, melyet meg is jelentet általános statisztikákat tesz közzé évente

54 Kongresszusi Látogató Irodák Ázsiai Szövetsége (AACVB)
létrejött, mivel nő az ázsiai ülésezési helyszínek jelentősége sok új és korszerű helyszín található a térségben

55 Rendezvények szervezése
Kétoldalú rendezvények (egy külföldi delegáció érkezik) Többoldalú rendezvények (nemzetközi rendezvény, lehet akár rotációs is)

56 (protokoll, rendezvényi, marketing, PR csoport)
Személyi háttér 1. Saját szervezésű (protokoll, rendezvényi, marketing, PR csoport) 2. Külső rendezvény szervező cég

57 a.) Szervezési (fő)bizottság
Meghatározza a rendezvény típusát, tartalmát, idejét Dönt a program(ok)ról Időbeosztást készít Felkéri a védnököket, előadókat Dönt a külső beszállítói partnerekről (pályázat) Szerződéseket köt Kiküldi a meghívókat Jóváhagyja a forgatókönyvet Folyamatosan ellenőriz, értékel Kapcsolatot tart a stábokkal, ellenőriz

58 b.) Stábok Hostessek/hostok Biztonsági szolgálat vagyonbiztonság
ügyintézés, kapcsolatszervezés, információátadás, regisztrálás, utazási ügyintézés,vendég fogadása, kísérése (sál, kitűző, kalap, embléma) Biztonsági szolgálat vagyonbiztonság résztvevők védelme

59 Technikai stáb (egy vagy több személy)
Közlekedési stáb Forgatókönyvben: technikai felkészültség, kiállási isők, tartalék gépjárművek és gépkocsivezetők Technikai stáb (egy vagy több személy)

60 c.) Külső szolgáltatók Biztonsági szolgálatok Orvosi ügyelet
Hostess-host szolgálat Tolmácsküldő, fordító iroda Gépkocsi kölcsönző szolgálat Buszkölcsönzők Grafikusok, tervezők Nyomdák, kiadók Fotós Vendéglátási szolgáltatók Virágkötők, kölcsönzők, díszítők Szálloda, panzió Külső programszervezők, kísérők

61 Szükséges eszközök Mikrofonok (asztali, álló, hordozható) Hangtechnika
Vetítők, vetítővászon Szavazóberendezés Tolmácsberendezés Lámpák, irányított fények Laptopok, nyomtatók, fénymásolók Bútorzat Dobogók Posztertábla

62 Lebonyolítás Ki miben dönthet és változtathat? Ki mit írhat alá?
Kinek ki adhat utasításokat? Ki mit ellenőriz? Ki milyen ügyben intézkedhet? Kinek tartozik beszámolni, mikor és hogyan? Rendezvényt megelőzően nyitó értekezlet….majd eligazító és munkaértekezletek…hogy mindenki ugyan azt hallja

63 Konferencia előkészítése
A program leírását tartalmazó dokumentumok Alapinformációk: Időpont, kísérő kiállítás, várható létszám (résztvevő, előadó, kísérő), technika, nyelv, helyszín, vendéglátás, regisztrációs díj, szállásfoglalás, forgatókönyv

64 1. körlevél Főbb témakörök Szándék kérés Címlista begyűjtése
Ajánlatok kérése (szállás, étkezés, programok)

65 2. körlevél Témakörök, szekciók
Általános infok, fizetési feltételek, jelentkezési lap Hirdetési lehetőségek Nyomdai és promóciós anyagok szponzorok

66 Meghívó 2 típus 1. konferenciákra, előadásokra, megnyitókra
2. üzleti vacsora, fogadás, borkóstoló Az eseményt megelőző 8-10 nappal Válaszbekérés telefonon, faxon Hely, időpont,személy és intézmény neve, öltözet, visszajelzés határideje, hány személyre szól (feleség)

67 Programfüzet Elegáns mappa, dosszié
Program, térkép, meghívó, helyszínrajz, idegenforgalmi anyagok Résztvevőknek, rendezőknek, gépkocsivezetőknek Külső borító: rendezvény neve, időpontja, helyszíne 1. oldal: köszöntő (több nyelven is) További oldalak: programok Utolsó oldal: szervezők, szolgálatok elérhetősége

68 Tájékoztatók, technikai-adminisztratív kiadványok
Belépési, behajtási engedélyek Kitűzők Ültetőkártyák Asztalszámok Konferenciatáblák Konferencia zászlók Sajtótájékoztató anyagok

69 Költségvetés Költség-bevétel elemzés
Költség: szállás, ellátás, közlekedés, ajándékok, kommunikáció, munkabérek, oklevelek, honoráriumok, bérleti díjak, tolmácsköltség, nyomdaköltség, postaköltség, reklám, szabadidős programok Bevétel: részvételi díjak, szponzorok, kiállítás bevételei, reklám, állami tám., belépők

70 Rekvizitumok A pulpitus Dekoráció Mikrofonok Asztalok
A terem közepén, az elnökség helye, a résztvevők moziszerűen ülnek ezzel szemben Dekoráció Virág, üdvözlőszöveg, zászló (friss virág, locsolás) Mikrofonok Levezető elnök elé, kitűzhető mikrofon, mobil mikrofon, tolmácsnak Asztalok Moziszerűen vagy kör alakban

71 Tolmácsfülke, pihenőszoba
Asztali zászlók Az embereket ne takarja el Szemléltetőeszközök Biztosítani kell mindent, előre bekérni az igényeket Tolmácsfülke, pihenőszoba Poharak, frissítők, mindenkinek külön fülke, ne zavarják egymást

72 Étkezés A konferencia helyszínén vagy annak közvetlen közelében
Ügyelni kell, hogy az adott helyen más étkezés ne legyen Minimum kétféle menü Fogadásnál svédasztal, több ország konyháját tükrözze Nagy rendezvény esetén a terem helyszínrajzát. A dohányzóhelyet kifüggeszteni Gondoskodni a pohárköszöntőkről Ültetőkárty, menükártya, asztalszám, zászlók, stb

73 Fakultatív programok Vásár, tárlat látogatás Üzemlátogatás
Kulturális program, városnézés Gulyásparty hölgyprogramok

74 Kiegészítő programok Tárlat, hangverseny - szakember kell
Fontos: ki fogad, ki tart tájékoztatót, mit néznek, hallgatnak Jelképes ajándékok

75 Hölgyprogram - feleségek részére, amikor a férj dolgozik Kirándulás, városnézés Nem szerencsés szabadtéri program (időjárás) Karitatív, vagy gyermekekhez kapcsolódó programok

76 Elutazás Check out A közlekedési eszközök és menetrendek rendelkezésre bocsátása Hostessek biztosítsanak Kisebb ajándék

77 utómunkák Bontások Számlák kifizetése, elszámolás Számlázás értékelés

78 Adminisztratív előírások betartása
a kölcsönvett technikák visszaszolgáltatása Építmények lebontása Veszélyforrások felszámolása A terület rendezvény előtti állapotának visszaállítása

79 Pénzügyi elszámolása Számlák kiegyenlítése, ill. igazolása
A költségtervhez képest megállapítani a túllépést v. megtakarítást Hivatalos iratok irattározása